微信工作群:豈能一建了之

崔震寧

工作群的過度使用，已經(jīng)成為“職場焦慮癥”的重要成因。

“能否參加請務(wù)必回復”，“@ 所有人”……相信很多職場人都有被微信工作群消息狂轟濫炸的經(jīng)歷。微信因其功能多樣、消息即時、互動性強等特點被廣泛應(yīng)用于工作領(lǐng)城，尤其在新冠肺炎疫情期間，很多企業(yè)采用線上辦公的形式，微信工作群逐漸成為企業(yè)員工必不可少的辦公工具。此前《解放日報》曾對1000 名職場員工進行調(diào)查，結(jié)果顯示，56.6% 的被訪者表示領(lǐng)導習慣在群聊中下達工作指令，而不通過正式流程；45.8% 的被訪者稱非工作時間的工作指令幾乎每天都會出現(xiàn)。

建立微信工作群的初衷是便于組織成員之間的信息共享與溝通便捷，但不知從何時開始，員工的業(yè)余生活被工作群所干擾，不管在哪里、在做什么，一旦收到工作群內(nèi)的指示他們就得馬上回復并處理，嚴重影響正常休息與生活。工作群的過度使用給員工帶來的工作壓力與生活負擔越來越大，不斷涌現(xiàn)的負面情緒積攢到一定程度便會對工作感到倦怠，這無疑不利于組織良性發(fā)展。

工作群帶來的焦慮不可忽視

你有沒有被工作群提示音不斷打擾的經(jīng)歷？每天工作群消息響個不停，但怕錯過重要消息又不能屏蔽或靜音，這種焦躁感想必很多人深有體會。手頭的工作剛剛進入狀態(tài)，群里突然下發(fā)新的緊急但不重要的任務(wù)，不僅分散員工注意力， 還擾亂正常工作思路和節(jié)奏。員工怕錯過工作群里的通知或擔心沒及時回復而擔心耽誤工作進度，又會不停地看群消息，無序的工作狀態(tài)會讓員工力不從心、筋疲力盡。

工作群的使用，真的讓工作更高效更便捷了嗎？顯然，如今工作群已經(jīng)成為很多人的夢魘。有些工作幾乎需要員工全天不時地查看群消息，時刻保持工作待命狀態(tài)，導致員工患上“職場焦慮癥”。據(jù)統(tǒng)計， 當員工每天使用工作群超過1 個小時，會逐漸產(chǎn)生壓力和抵觸心理， 如果超過2 個小時，則會產(chǎn)生“職場焦慮癥”。長此以往，一些員工在面對不斷彈出的群消息時會變得麻木，甚至抗拒工作群的使用。

工作群的海量信息成為工作負擔

工作群建立的初衷，本是為了方便組織成員隨時隨地溝通，傳遞信息。但由于其建立簡單，導致大家不論工作任務(wù)大小就建群，工作完成后也不好解散。有的領(lǐng)導職務(wù)調(diào)整，原有的群因為沒有時間處理， 也沒有解散。有時不再用的群會突然彈一些無用的消息，如投票或幫忙助力等。任何人在群內(nèi)都能隨時隨地發(fā)起話題，很多員工被迫在工作或非工作時間內(nèi)參與一些和工作業(yè)務(wù)無關(guān)的話題和事宜。另外，在企業(yè)層級管理下，一個業(yè)務(wù)部門十幾個群，有總?cè)?、大群、部門群、項目群、專業(yè)群、不同分類群…… 每一級領(lǐng)導可能都會和下屬員工建立一個以自己為管理員的工作群， 如此員工往往同時在很多群里。有時直屬領(lǐng)導會直接將上級領(lǐng)導的通知原文轉(zhuǎn)發(fā)到群里，造成各個工作群內(nèi)消息交叉重復，信息雜亂無序。

當微信辦公成為企業(yè)普遍現(xiàn)象， 那些本該按明確流程走的工作事項變得權(quán)責不清，誤事后員工就以“群里通知了”來搪塞推責。員工打開微信后各種工作群映入眼簾，各個群動輒顯示“未讀消息150 條”， 可點進去后往上翻很久看到的都是“收到”，找不到具體通知，而且一不留神，很可能又翻過了當前的通知，進入了上一個過期通知的“收到”回復里，越看越覺得邏輯混亂， 很容易漏掉重要信息。有的群通知并非要求群里所有員工都要參與， 但因管理人員沒有逐一@，導致大家要查看是否需要參與，有些員工花費精力查看半天結(jié)果與自己無關(guān)。員工每天花費大量時間瀏覽、查找與處理群消息，不僅降低工作效率、增加工作負擔，還容易滋生負面情緒，產(chǎn)生工作倦怠感。

工作群模糊了生活與工作的邊界

工作群的過度使用讓兩個領(lǐng)域的邊界越來越模糊，工作領(lǐng)域不斷入侵生活領(lǐng)域， 導致員工下班以及周末也要時刻關(guān)注群里通知并完成工作。沒有工作氛圍和條件，員工在非工作時間處理工作需要更多精力和時間，導致工作壓力過大。休息時間無法充分休息，總是處于一種待命的狀態(tài)，上班時就難以調(diào)整到最佳工作狀態(tài)。

很多企業(yè)并不重視這一情況， 將過量過多地使用工作群視為理所當然，對其造成的不良后果熟視無睹。

形式主義回復消耗精力和感情

有的工作群存在溜須拍馬的不良風氣，比如，有時領(lǐng)導在群里發(fā)了消息或作了點評，很多人紛紛點贊，跟風獻上奉承話，這種歪風邪氣的盛行使工作群的本質(zhì)發(fā)生改變， 成了形式主義的秀場?？傆幸恍肮贇狻笔愕念I(lǐng)導十分關(guān)心有多少人給自己的發(fā)言點贊，回復了哪些恭維話。還有些領(lǐng)導計較員工所發(fā)文字中透出的所謂工作態(tài)度，在他們眼中，“嗯”和“嗯嗯”，“OK” 的表情和“好的，老板”表達了工作態(tài)度的不同。迫于這些隱形壓力， 一些在文字表達領(lǐng)域社恐的員工、無奈謹慎回復的群成員難免煩躁。消息回復有快有慢，好似自然形成了一種形式上的工作態(tài)度，有時員工對群消息回復慢了會被單獨@ 好多遍，可能有些較真的領(lǐng)導還會單獨私聊詢問員工為什么沒有及時回復。有的同事之間本來沒有任何負面印象，就因為在工作群中的交流不暢，或回復領(lǐng)導發(fā)言表現(xiàn)突出， 引起了別人的反感或群嘲。久而久之，回復消息變得越來越字斟句酌， 形成了新的壓力來源。

工作群的過度使用，已經(jīng)成為“職場焦慮癥”的重要成因。據(jù)統(tǒng)計，在“組織認同感”和“工作滿意度”的影響因素中，工作群的過度使用和難以回復，已經(jīng)超越職場的真實人際交往，成為影響更大的重要因素。

直面問題，減輕工作群過度使用帶來的負面影響

首先，制定工作群使用規(guī)范。企業(yè)應(yīng)制定工作群使用規(guī)范辦法， 允許階段性項目成立專門工作群， 但必須經(jīng)過相關(guān)負責人同意。堅持工作群“誰主辦，誰負責”原則， 群主要明確管理責任和權(quán)責范圍， 對群內(nèi)人員的管理、工作發(fā)布、交流討論等進行整體把控，全權(quán)負責。當工作完成后，工作群要及時解散。

企業(yè)內(nèi)部各層級應(yīng)控制建群數(shù)量，對發(fā)布信息進行篩選，控制無效信息的傳播，減輕員工處理群消息的難度；明確哪些是能在非工作時間向員工傳達的信息，不在工作群里閑聊，防止有效信息被淹沒； 工作群中可發(fā)布的內(nèi)容包括通知公告類、制度規(guī)定類、工作動態(tài)類， 除此之外信息的發(fā)布要經(jīng)過嚴格審核，嚴禁在工作群內(nèi)散布與工作無關(guān)的信息；涉密文件嚴禁在工作群內(nèi)發(fā)布，業(yè)務(wù)該走的流程應(yīng)落實到位，切不可僅在工作群發(fā)布工作指令草草了事。對有條件的企業(yè)，可以考慮制作專門的app 用于工作交流，這樣更有利于信息的管理、使用和交流。

要以人為本，完善福利制度

工作群跟其他管理方法有很多共通之處，比如：員工業(yè)績考核、簽到制度等，要持續(xù)優(yōu)化，不斷完善；采用彈性工作制，允許組內(nèi)每位員工合理調(diào)整對工作群的使用時間并輪崗，保證小組內(nèi)有人對群內(nèi)工作任務(wù)及時接收與反饋，這樣既不漏掉信息、完成工作群發(fā)布的工作，又確保每位員工都有休息時間； 在非工作時間內(nèi)主動參與完成工作群內(nèi)發(fā)布的任務(wù)的員工，企業(yè)應(yīng)給予一定獎勛，提高員工福利，對員工的激勵不限于升職、獎金等物質(zhì)激勵，還應(yīng)有精神獎勵：企業(yè)可給工作壓力大、有負面情緒的員工安排休假，避免其心理失衡；對于員工以失去生活為代價服從工作安排， 企業(yè)的人文關(guān)懷也應(yīng)包括員工的家庭成員，確保員工在為企業(yè)工作的同時沒有后顧之憂等。只要秉持著以人為本的初心，解決問題的辦法總會比困難更多。

最后，及時疏導員工的職業(yè)倦怠情緒。領(lǐng)導應(yīng)以身作則，改善不合理的工作方式，營造團結(jié)友愛、互相信任的組織氛圍，及時關(guān)注員工的情緒變化，及時安撫和疏導。企業(yè)可建立員工心理壓力監(jiān)管體系， 組織員工定期進行壓力測評和舉辦心理培訓講座，引導員工以積極心態(tài)看待工作群的使用，提高處理信息的速度與效率并及時回復工作群內(nèi)的詢問消息，工作時不摻雜負面情緒；群成員之間有工作交流時， 盡量采取“一對一”私聊的溝通模式，非必要不在工作群內(nèi)展開討論， 以免給其他群成員帶來困擾；鍛煉員工加強邊界管理，盡量實現(xiàn)工作與生活的平衡與融合。

隨著新技術(shù)、新產(chǎn)品的出現(xiàn)， 企業(yè)面臨著很多新的選擇，在做選擇的時候，要辯證地看待問題、思考問題。在享受新技術(shù)新產(chǎn)品帶來的便捷高效的好處的同時，應(yīng)有預見性地看到其帶來的問題和影響， 早做打算，早做預案，以免帶來更大的影響。

（作者單位：中航文化）