青島市：城建檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐

文｜王俊剛 王勝 竇偉

城建檔案真實(shí)記錄了工程建設(shè)全過程，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供重要數(shù)據(jù)支撐。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)城建檔案管理模式已無法有效滿足數(shù)字政府建設(shè)的發(fā)展要求，加快推進(jìn)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求越來越迫切。為此，青島市城市建設(shè)檔案館緊跟時(shí)代、積極探索、主動(dòng)作為，積極履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的職責(zé)使命，以創(chuàng)建國家級(jí)數(shù)字檔案館為中心，通過全范圍完善基礎(chǔ)設(shè)施、全流程優(yōu)化系統(tǒng)功能、全領(lǐng)域豐富數(shù)字資源、全方位提升管理能力，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源“收、管、存、用”于一體的數(shù)字化管理模式。

一、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性和意義

（一）數(shù)字化建設(shè)是貫徹落實(shí)“數(shù)字住建”的必然要求

城建檔案工作是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，全面推進(jìn)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是貫徹落實(shí)“數(shù)字住建”工作部署，推動(dòng)城建檔案管理工作邁向現(xiàn)代化的重要戰(zhàn)略舉措，是解決城建檔案與城市建設(shè)高速發(fā)展需求不相適應(yīng)的重要措施。目前，城建檔案形成、收集和利用過程中的信息化集成度越來越高，城建檔案信息資源作為國民經(jīng)濟(jì)和城市建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位和作用越來越重要。因此，城建檔案工作必須搶抓時(shí)代機(jī)遇，充分依托現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案數(shù)字化管理體系，將信息技術(shù)深度融入到城建檔案管理各環(huán)節(jié)，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)注入源源不斷的活力。

（二）數(shù)字化建設(shè)是擴(kuò)大檔案資源利用的重要保障。

隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，城建檔案館中的檔案越來越多，但是傳統(tǒng)的利用模式很難快速地在眾多的檔案當(dāng)中精準(zhǔn)的查詢到所需要的內(nèi)容，導(dǎo)致城建檔案的利用效率低，利用效果差。推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)城建檔案的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化管理，根據(jù)查檔需求，通過工程名稱、工程地點(diǎn)、地圖位置、數(shù)據(jù)內(nèi)容等快速檢索查詢到所需的電子文件，縮短了檔案調(diào)閱時(shí)間，提高了查檔效率和查準(zhǔn)查全率，改善了有檔查不到或利用價(jià)值低等情況，有效提高城建檔案的利用效率和利用價(jià)值。

二、青島市城市建設(shè)檔案館數(shù)字化建設(shè)做法

（一）以數(shù)字資源為基礎(chǔ)做好數(shù)據(jù)共享共用

1.立足“存量數(shù)字化”，持續(xù)不斷推進(jìn)館藏城建檔案數(shù)字化掃描工作，大力開展城建檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。近年來，青島市城建檔案館分期分批啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化掃描，館藏檔案應(yīng)用數(shù)字化率近100%。以青島市存量房屋全生命周期數(shù)據(jù)普查為契機(jī)，全面推進(jìn)各區(qū)（市）館藏房屋工程檔案數(shù)字化工作，完成房屋工程檔案數(shù)字化約8100 萬頁，市域內(nèi)各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)館藏房屋工程檔案都可進(jìn)行數(shù)字化利用，有效化解了查閱效率低、家底不清的狀況。以青島市城建檔案綜合管理服務(wù)平臺(tái)為支撐，積極推進(jìn)青島市城建檔案資源共享，打通數(shù)據(jù)壁壘，建立城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使青島市的城建檔案信息化水平大大提高，處于全國領(lǐng)先水平。

2.著眼“增量電子化”，推進(jìn)城建檔案電子化接收。2020 年率先在山東省推行建設(shè)工程電子檔案在線接收，實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案接收全程網(wǎng)辦。引導(dǎo)建設(shè)單位分段移交檔案，減少跑腿次數(shù)，提高歸檔效率。2020 年以來，通過建設(shè)工程電子檔案在線接收系統(tǒng)，工程檔案實(shí)現(xiàn)100%電子檔案接收。

（二）以數(shù)字創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)優(yōu)化營商環(huán)境

針對(duì)工程審批制度改革后城建檔案管理面臨的新形勢(shì)，推行“互聯(lián)網(wǎng)+業(yè)務(wù)指導(dǎo)”服務(wù)和檔案管理專人負(fù)責(zé)制度，完善監(jiān)督部門與城建檔案管理機(jī)構(gòu)協(xié)同配合的檔案服務(wù)機(jī)制，推動(dòng)檔案形成、收集、歸檔全過程在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，建立檔案數(shù)字管理新模式。在辦理施工許可和竣工聯(lián)合驗(yàn)收階段在線告知?dú)w檔要求，按需提供靠前服務(wù)，建立檔案管理人員與建設(shè)單位“一對(duì)一”聯(lián)系機(jī)制，通過在線接收系統(tǒng)、微信工作群、服務(wù)電話等方式，實(shí)時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目檔案進(jìn)度，提供網(wǎng)絡(luò)化指導(dǎo)。

探索原生電子檔案單套制歸檔新模式，打破了紙質(zhì)和電子文件“雙套歸檔”的傳統(tǒng)觀念，研發(fā)原生電子檔案管理系統(tǒng)，自主創(chuàng)新復(fù)合電子圖章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程資料在線編制、簽章流轉(zhuǎn)、一鍵歸檔。在地鐵六號(hào)線和海天中心工程試點(diǎn)開展原生電子檔案接收，歸檔環(huán)節(jié)由原來的8 個(gè)縮減為3 個(gè)，節(jié)省70%以上的費(fèi)用，90%以上的時(shí)間，平均每個(gè)單位工程可節(jié)省檔案編制歸檔成本10 萬元以上，在前期試點(diǎn)取得明顯成效的基礎(chǔ)上，指導(dǎo)地鐵集團(tuán)在地鐵三期7 條線路全面推廣應(yīng)用原生電子檔案，依托工程資料流轉(zhuǎn)系統(tǒng)和電子簽章技術(shù)，每天形成約7000 份原生電子文件，已累計(jì)形成70 余萬份，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，原生電子檔案可隨工程建設(shè)進(jìn)度，同步實(shí)現(xiàn)“在線編制”“簽章流轉(zhuǎn)”“智能審核”“一鍵歸檔”，工作效率提升80%以上，每年可為地鐵項(xiàng)目節(jié)省檔案形成、歸檔費(fèi)用2000 余萬元以上，從源頭為企業(yè)節(jié)約大量的時(shí)間和成本，同時(shí)提高了檔案歸集質(zhì)量和效率，助力優(yōu)化營商環(huán)境，也為節(jié)約公共資源、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）以民生為中心提高公共服務(wù)能力

按照“建設(shè)人民滿意的服務(wù)型政府，構(gòu)建方便人民群眾的檔案利用體系”要求，強(qiáng)化科技賦能，著力提升檔案公共服務(wù)能力，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+地圖查檔”技術(shù)，依托城建檔案綜合管理服務(wù)平臺(tái)，將館藏1 萬余棟建筑檔案與互聯(lián)網(wǎng)天地圖上工程地理空間位置信息關(guān)聯(lián)匹配，利用GIS 技術(shù)和地名地址匹配技術(shù)，改變了檢索關(guān)鍵詞的傳統(tǒng)查檔模式，基本實(shí)現(xiàn)“查檔不翻卷、閱檔不進(jìn)庫”，群眾只需在地圖上確定建筑物位置，即可快速查詢到所需檔案，選擇所需工程檔案后，攜帶系統(tǒng)自動(dòng)生成的預(yù)約二維碼，到城建檔案館即可“秒級(jí)查檔、一次辦好”，實(shí)現(xiàn)檔案查詢“就近查、智慧查”，解決了因歷史沿革、地名變更等原因?qū)е碌牟闄n難、查不到困難，提高了查檔效率，保證了檔案?jìng)鬏斶^程中的數(shù)據(jù)安全，也落實(shí)了政務(wù)服務(wù)“一次辦好”目標(biāo)，真正做到“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”，增強(qiáng)了人民群眾的獲得感和幸福感。

（四）以安全為底線保障檔案信息安全

堅(jiān)持底線思維，著力構(gòu)建城建檔案數(shù)據(jù)安全體系。開展城建檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)，提升城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備安全水平，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)可管可控。提升網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)預(yù)警和應(yīng)急處置能力，健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全防護(hù)體系。完善檔案資源備份機(jī)制，扎實(shí)做好檔案數(shù)字資源備份工作，實(shí)現(xiàn)館藏全部檔案數(shù)字資源完整備份，重要電子檔案異地異質(zhì)備份，切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)安全，加強(qiáng)檔案數(shù)字資源安全管理能力。完善檔案庫房內(nèi)控制度，建立健全安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，推動(dòng)庫房精細(xì)化管理。對(duì)庫房進(jìn)行智能化升級(jí)改造，結(jié)合智慧庫房管理系統(tǒng)、安防系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案使用全過程、動(dòng)態(tài)管理，提升檔案實(shí)體安全防護(hù)水平。

三、進(jìn)一步深化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的思路

深入研究分析國內(nèi)其他城市城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的典型經(jīng)驗(yàn)做法，結(jié)合青島市實(shí)際情況，在后續(xù)推進(jìn)青島市城建檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，要主動(dòng)融入“智能建造”“數(shù)字住建”建設(shè)，以“檔案接收數(shù)據(jù)化”為目標(biāo)，研究制定建設(shè)工程電子檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)參建單位從源頭直接形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息。開放建設(shè)工程電子檔案在線接收數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，逐步推動(dòng)城建檔案在線接收系統(tǒng)與施工資料管理軟件、工程建設(shè)圖紙全過程數(shù)字化監(jiān)管系統(tǒng)、工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)施工文件、數(shù)字化圖紙、審批文件等工程電子文件的“一鍵歸檔”。有序推進(jìn)建設(shè)工程電子檔案單套制接收管理和應(yīng)用，在軌道交通工程原生電子檔案試點(diǎn)基礎(chǔ)上，逐漸推廣房屋建筑工程原生電子檔案試點(diǎn)項(xiàng)目，擴(kuò)大原生電子檔案試點(diǎn)范圍。探索推進(jìn)建設(shè)工程BIM 檔案歸檔工作。

青島市城建檔案館以成功創(chuàng)建國家級(jí)數(shù)字檔案館為起點(diǎn)，將持續(xù)提升數(shù)字檔案館建設(shè)水平，繼續(xù)深化數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)用，全力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，切實(shí)提升城建檔案智慧化現(xiàn)代化管理水平，為推動(dòng)新時(shí)代城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展作出新的更大的貢獻(xiàn)。