數(shù)字化視域下的珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品檔案管理

林麗娜

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)為檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和使命。由于珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品檔案的特殊性，目前，其數(shù)字化建設(shè)正處于不斷探索的階段。現(xiàn)以國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品（北方）儲(chǔ)藏庫(kù)為例，從內(nèi)部制品檔案管理的實(shí)踐出發(fā)，通過(guò)對(duì)珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品檔案的存儲(chǔ)現(xiàn)狀及其數(shù)字化過(guò)程中的難點(diǎn)、痛點(diǎn)進(jìn)行分析，提出相關(guān)的解決策略，以期加深人們對(duì)珍稀瀕危陸生野生動(dòng)植物制品檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)和了解。

依據(jù)《中華人民共和國(guó)野生動(dòng)物保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)陸生野生動(dòng)物保護(hù)實(shí)施條例》《中華人民共和國(guó)瀕危野生動(dòng)植物進(jìn)出口管理?xiàng)l例》以及財(cái)政部《關(guān)于印發(fā)＜罰沒(méi)財(cái)務(wù)管理辦法＞的通知》等與野生動(dòng)植物保護(hù)相關(guān)的政策法規(guī)的要求，應(yīng)遵循罰沒(méi)制品管理工作中執(zhí)法、保管、處置崗位相分離的原則，罰沒(méi)的陸生野生動(dòng)植物制品應(yīng)由縣級(jí)以上林業(yè)和草原主管部門(mén)依法處理，而我國(guó)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)存儲(chǔ)和處理國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品的機(jī)構(gòu)還存在空白。為此，在國(guó)家林業(yè)和草原局以及北京市園林綠化局的大力推動(dòng)下，北京建設(shè)了國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品（北方）儲(chǔ)藏庫(kù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)儲(chǔ)藏庫(kù)），用于存儲(chǔ)海關(guān)、市場(chǎng)監(jiān)管、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)依法罰沒(méi)并移交給林業(yè)和草原主管部門(mén)的陸生野生動(dòng)植物制品。儲(chǔ)藏庫(kù)的建成也是推動(dòng)我國(guó)瀕危野生動(dòng)植物保護(hù)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，促進(jìn)人與自然和諧共生的落地之舉。

儲(chǔ)藏庫(kù)內(nèi)制品檔案存儲(chǔ)現(xiàn)狀

儲(chǔ)藏庫(kù)項(xiàng)目于2019年6月啟動(dòng)，2020年12月竣工驗(yàn)收，2021年12月開(kāi)始接收儲(chǔ)藏品。總用地面積17993平方米，庫(kù)內(nèi)建有存儲(chǔ)庫(kù)房88間。同時(shí)配備了智能消防聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)、監(jiān)控防盜系統(tǒng)等多個(gè)現(xiàn)代化綜合管理系統(tǒng)，是一個(gè)集收儲(chǔ)保管、展覽陳列、智能管理等功能于一體的動(dòng)植物制品檔案管理庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)存儲(chǔ)的制品以象牙原牙及牙雕制品為主，同時(shí)存有部分穿山甲片、羚羊角、虎皮等瀕危陸生野生動(dòng)物制品，沉香、紫檀等瀕危珍稀植物制品，其他多門(mén)類(lèi)的國(guó)家珍稀瀕危動(dòng)植物皮毛、骨角、植物等未加工制品以及通過(guò)雕刻、研磨、烘干等形式加工的實(shí)體制品。目前，庫(kù)內(nèi)現(xiàn)有動(dòng)植物制品檔案的數(shù)字化管理措施主要包括以下幾點(diǎn)。

制品移交全過(guò)程的數(shù)字化處理

1.移交開(kāi)始前，移交方需提供移交制品的詳細(xì)電子清單，并由接收方在接收前將制品清單導(dǎo)入儲(chǔ)藏庫(kù)移交管理系統(tǒng)。

2.移交當(dāng)日，交接雙方工作人員根據(jù)移交清單，將移交制品放置在移交指定區(qū)域，經(jīng)雙方確認(rèn)原施封無(wú)破損后，予以開(kāi)箱，進(jìn)行清點(diǎn)，并逐一核實(shí)實(shí)物與清單描述制品的數(shù)量、形態(tài)是否一致，對(duì)一致的予以接收，不一致的予以退回。

3.在初步確認(rèn)制品數(shù)量無(wú)誤后，由相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行真假鑒定，按照瀕危野生動(dòng)植物制品、混合制品和非瀕危野生動(dòng)植物制品進(jìn)行標(biāo)注，同時(shí)檢查制品的品相、外觀是否完好，對(duì)鑒定出有損傷、有裂紋的制品要進(jìn)行備注說(shuō)明，隨后出具鑒定報(bào)告，并依次對(duì)制品進(jìn)行拍照留樣、錄入移交系統(tǒng)、上傳制品照片等操作。對(duì)于鑒定為非瀕危野生動(dòng)植物制品的則由移交雙方商定，可以移交給儲(chǔ)藏庫(kù)，也可以退回給移交方。對(duì)于移交給儲(chǔ)藏庫(kù)的非瀕危野生動(dòng)植物制品則需進(jìn)行單獨(dú)拍照留存。

4.對(duì)罰沒(méi)制品進(jìn)行稱(chēng)重計(jì)量，核實(shí)重量。對(duì)計(jì)量結(jié)果要進(jìn)行同步拍照，導(dǎo)入系統(tǒng)。對(duì)于鑒定為非瀕危野生動(dòng)植物制品的則需要單獨(dú)計(jì)重，但不錄入系統(tǒng)。隨著制品數(shù)量的再確認(rèn)工作完成后，移交雙方對(duì)制品的交接工作暫時(shí)告一段落。

制品存放位置的數(shù)字化處理

移交雙方確認(rèn)制品的真?zhèn)?、?shù)量、重量，并對(duì)鑒定為正品的瀕危動(dòng)植物制品進(jìn)行拍照后將相關(guān)資料上傳到電腦管理系統(tǒng)，并在系統(tǒng)內(nèi)選取適合制品存放的庫(kù)房以及貨架，打印標(biāo)簽。標(biāo)簽應(yīng)注明原碼、數(shù)量、重量、時(shí)間和存放地址等內(nèi)容。對(duì)于非瀕危野生動(dòng)植物制品則采用手寫(xiě)標(biāo)簽紙的方式，標(biāo)簽內(nèi)容包括原碼、數(shù)量、重量、時(shí)間和存放地址，放入單獨(dú)的包裝箱內(nèi)，并加貼專(zhuān)用封簽。最后交接雙方以及鑒定專(zhuān)家在《XXX單位移交野生動(dòng)植物制品接收單》和《XXX單位移交非野生動(dòng)植物制品接收單》上簽字確認(rèn)，至此，整個(gè)交接工作結(jié)束。

罰沒(méi)制品入庫(kù)后的數(shù)字化管理

接收工作結(jié)束后，工作人員需要對(duì)封箱完畢的所有制品（包括瀕危野生動(dòng)植物制品和非瀕危野生動(dòng)植物制品）進(jìn)行入庫(kù)，按照動(dòng)物骨骼（象牙、豹牙、犀牛角）、皮毛（虎皮、熊皮）、植物（紅木、沉香）進(jìn)行分類(lèi)后，由電腦生成制品標(biāo)簽信息，然后進(jìn)行分類(lèi)入庫(kù)，存至對(duì)應(yīng)的樓層、區(qū)域、房間、貨架，并碼放整齊。最后所有參與入庫(kù)的人員須在入庫(kù)登記表上簽字確認(rèn)。需要注意的是，入庫(kù)后的制品信息不可隨意更改。

庫(kù)房?jī)?nèi)制品的智慧化管理

珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品真實(shí)反映了野生動(dòng)植物的生存環(huán)境、地理分布、形態(tài)特征等，可以讓人們更加直觀地了解其形態(tài)特征，因此在庫(kù)房管理上，要充分考慮珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品的原始性、易損性等特征，進(jìn)行分區(qū)域管理[1]。

1.骨角類(lèi)制品的管理。庫(kù)房?jī)?nèi)的骨角類(lèi)制品以象牙、犀牛角、羚羊角為主，同時(shí)存有少量盔犀鳥(niǎo)、虎牙、豹牙等制品。對(duì)于象牙等對(duì)濕度和溫度有一定要求的骨角類(lèi)制品，工作人員在存儲(chǔ)時(shí)要對(duì)其進(jìn)行獨(dú)立的密封處理，以防止其因水分流失而開(kāi)裂。工作人員還要盡量確保庫(kù)房環(huán)境恒溫恒濕。如果發(fā)現(xiàn)入庫(kù)的個(gè)別骨角類(lèi)制品在移交時(shí)就已出現(xiàn)了生蟲(chóng)、發(fā)霉或者腐爛等問(wèn)題，工作人員應(yīng)先將腐爛的地方剝離去除，再以清水用毛刷刷凈，最后用高溫熏蒸的方式進(jìn)行消殺處理，并將其包裹進(jìn)行陰干，待陰干到一定程度之后進(jìn)行獨(dú)立密封處理，從而避免其再次腐爛、發(fā)霉、開(kāi)裂。定期對(duì)存放環(huán)境進(jìn)行消殺可以有效避免蚊蟲(chóng)蛇蟻對(duì)制品和密封設(shè)備的破壞。

2.鱗甲、皮毛、皮質(zhì)類(lèi)制品的管理。庫(kù)內(nèi)的鱗甲、皮毛、皮類(lèi)制品以虎皮、鱷魚(yú)皮、穿山甲片等為主。在皮毛類(lèi)制品的管理上，可以按照鱗甲類(lèi)制品、皮質(zhì)類(lèi)制品、皮毛類(lèi)制品進(jìn)行分類(lèi)。鱗甲類(lèi)制品（如穿山甲片）的儲(chǔ)存比較簡(jiǎn)單，其主要成分是角蛋白，與人類(lèi)指甲的成分相同，非常堅(jiān)硬，因此不易生蟲(chóng)腐爛，直接封存在箱子里即可。對(duì)于存在臟污的甲片，用刷子去除表面雜質(zhì)再裝箱封存即可，存放位置的環(huán)境要避光干燥。皮質(zhì)類(lèi)制品（如鱷魚(yú)皮）最忌風(fēng)吹日曬，直接放在通風(fēng)陰涼處即可。對(duì)于有臟污處的皮質(zhì)類(lèi)制品，以軟布進(jìn)行擦拭即可。皮毛類(lèi)制品（如虎皮）在存儲(chǔ)時(shí)需要考慮皮毛脫落的問(wèn)題。這類(lèi)制品不宜存放在密閉的空間，要保持通風(fēng)，且皮草間要保持距離，防止受潮。對(duì)于臟污的地方，首選抖動(dòng)的方式去除表面的灰塵；對(duì)于抖落不掉的臟污，用毛刷沾著清水刷干凈即可。需要注意的是，此類(lèi)制品不可經(jīng)常清洗，以防皮毛脫落。

3.珍稀植物類(lèi)制品的管理。庫(kù)內(nèi)珍稀植物類(lèi)制品以沉香、紫檀木及其制品為主。植物類(lèi)制品一般存放在陰涼、避免陽(yáng)光直射的庫(kù)房?jī)?nèi)。例如，沉香的存儲(chǔ)溫度一般要保持在18—21℃，以防因氣溫過(guò)高而導(dǎo)致沉香油脂揮發(fā)；紫檀木及其制品存儲(chǔ)環(huán)境的溫度應(yīng)保持在20℃左右，同樣需要避免陽(yáng)光直射，并在條件允許的情況下進(jìn)行密封保存。

儲(chǔ)藏庫(kù)內(nèi)制品檔案數(shù)字化建設(shè)的難點(diǎn)與痛點(diǎn)

制度建設(shè)還有待進(jìn)一步完善

由于瀕危野生動(dòng)植物制品檔案管理的小眾化和局限性，有關(guān)部門(mén)在檔案數(shù)字化制度的建設(shè)方面還存在很大不足。涉及瀕危動(dòng)植物制品檔案管理的單位和工作人員在管理制品檔案方面還處于摸索學(xué)習(xí)的狀態(tài)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，因此管理的方式方法不統(tǒng)一。不論在國(guó)家層面還是在地方政府層面，對(duì)珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品的檔案管理都缺乏明確具體的、可操作性強(qiáng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

硬件設(shè)施有待進(jìn)一步優(yōu)化

第一，目前儲(chǔ)藏庫(kù)使用的制品移交系統(tǒng)為東北林業(yè)大學(xué)開(kāi)發(fā)的國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品（北方）儲(chǔ)藏庫(kù)管理系統(tǒng)。在實(shí)際使用過(guò)程中，工作人員發(fā)現(xiàn)了一些弊端，如交接制品清單數(shù)據(jù)不可更改。交接過(guò)程中出現(xiàn)移交制品在數(shù)量、形態(tài)上與移交前錄入的信息不一致時(shí)，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)更改，整個(gè)交接過(guò)程被迫終止。交接方必須重新提供交接清單后再進(jìn)行導(dǎo)入，交接雙方的交接工作只能再行約定時(shí)間。第二，目前，儲(chǔ)藏庫(kù)制品檔案管理的硬件設(shè)施主要有計(jì)算機(jī)、攝（照）相機(jī)、稱(chēng)重器等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，很難對(duì)移交制品的全貌進(jìn)行全方位的展現(xiàn)與還原，缺乏一定數(shù)量的高端設(shè)備以滿(mǎn)足未來(lái)制品檔案的數(shù)字化建設(shè)需求，以及在未來(lái)檔案管理中對(duì)收儲(chǔ)的制品進(jìn)行三維立體數(shù)字化開(kāi)發(fā)。第三，在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，保密工作還不到位。移交的國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品檔案中的一部分屬于秘密檔案。檔案在移交時(shí)涉及圖片采集、信息錄入等環(huán)節(jié)，在此過(guò)程中國(guó)可能出現(xiàn)泄密的問(wèn)題，而相應(yīng)的安全防范措施還不夠完善。

專(zhuān)業(yè)水平有待進(jìn)一步提升

第一，制品檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)綜合性的、長(zhǎng)期的管理過(guò)程。在制品檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，檔案管理人員和信息技術(shù)人員要相互配合。但是目前，儲(chǔ)藏庫(kù)制品檔案管理人員和信息技術(shù)人員的合作模式還不夠成熟，導(dǎo)致雙方的工作相對(duì)獨(dú)立。此外，面對(duì)珍稀瀕危動(dòng)植物制品檔案管理這一新型事物，檔案管理人員也缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致制品受潮、生蟲(chóng)以及損壞，無(wú)法為技術(shù)人員提供有力支持。第二，制品的清查盤(pán)存等日常管理工作還不能完全數(shù)字化。目前，制品檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工填寫(xiě)巡查記錄的方式進(jìn)行，這導(dǎo)致數(shù)據(jù)的整理、細(xì)分統(tǒng)計(jì)等工作效率不高。

儲(chǔ)藏庫(kù)制品檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

完善工作制度

制品檔案數(shù)字化管理制度的建設(shè)要具有科學(xué)性、宏觀性以及前瞻性，單位領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)做好頂層設(shè)計(jì)。只有在完善的工作制度的引導(dǎo)下，制品檔案的數(shù)字化管理工作才能更為科學(xué)、規(guī)范地開(kāi)展。2022年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 89—2022），填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)實(shí)物檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的空白；2021年11月5日，國(guó)家林業(yè)和草原局動(dòng)植物司發(fā)布了《罰沒(méi)野生動(dòng)植物及其制品保管處置管理辦法（征求意見(jiàn)稿）》；2023年5月，北京市園林綠化局內(nèi)部發(fā)布《北京市園林綠化局接收、保管及處置罰沒(méi)野生動(dòng)植物制品工作制度》。儲(chǔ)藏庫(kù)根據(jù)以上3個(gè)文件，在充分調(diào)查研究以及結(jié)合工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，完善了《國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品（北方）儲(chǔ)藏庫(kù)移交接收工作流程（試行）》《國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品（北方）儲(chǔ)藏庫(kù)日常管理制度》《國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品（北方）儲(chǔ)藏庫(kù)庫(kù)房管理制度》等一系列制度，對(duì)崗位管理、人員管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、庫(kù)房管理等工作流程進(jìn)行了明確規(guī)定，并進(jìn)一步完善了問(wèn)題反饋機(jī)制，以便對(duì)制品檔案數(shù)字化管理工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。

建立制品檔案數(shù)據(jù)中心

檔案數(shù)字化管理是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而形成的一種新型檔案管理模式，它可以把各種形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)管理，以便人們隨時(shí)利用，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。通過(guò)這種檔案管理模式，由檔案管理部門(mén)主導(dǎo)的制品檔案管理將從松散無(wú)序的狀態(tài)進(jìn)入科學(xué)化管理的集成狀態(tài)，從而推動(dòng)儲(chǔ)藏庫(kù)制品檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。2023年5月，儲(chǔ)藏庫(kù)在全方位征集意見(jiàn)、多次論證、反復(fù)研究的基礎(chǔ)上對(duì)東北林業(yè)大學(xué)開(kāi)發(fā)的制品移交管理系統(tǒng)進(jìn)行了細(xì)化完善，開(kāi)發(fā)出了第二代制品智能收儲(chǔ)管理軟件系統(tǒng)。升級(jí)后的系統(tǒng)有很多優(yōu)勢(shì)。例如，對(duì)交接過(guò)程中移交信息不可實(shí)時(shí)更改這一弊端進(jìn)行了修正；對(duì)存儲(chǔ)庫(kù)房?jī)?nèi)的動(dòng)植物制品現(xiàn)存量不能自動(dòng)顯示，只能依靠人工手動(dòng)操作等不足進(jìn)行了改進(jìn)；同時(shí)結(jié)合實(shí)際工作需要增加了庫(kù)內(nèi)環(huán)境溫濕度監(jiān)測(cè)、出入庫(kù)智能化管理、庫(kù)房日常巡檢等功能，進(jìn)一步厘清了移交和收儲(chǔ)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)字化管理權(quán)責(zé)。與此同時(shí)，儲(chǔ)藏庫(kù)不斷加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理工作，通過(guò)使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防火墻、特定安全軟件，以及建設(shè)單位內(nèi)部單獨(dú)的安全網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等措施加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范，確保數(shù)字檔案的安全。在實(shí)體制品的安全方面，儲(chǔ)藏庫(kù)完成了庫(kù)區(qū)制品位移智能報(bào)警系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)能夠?qū)φ箯d內(nèi)的制品進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，有效捕捉到制品的位置變化并及時(shí)報(bào)警，為儲(chǔ)藏庫(kù)的藏品安全保駕護(hù)航。

提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)的使用方法、信息存儲(chǔ)技術(shù)以及各種軟件的操作[2]。珍稀瀕危陸生野生動(dòng)植物制品檔案管理人員除了要掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)外，還要掌握與珍稀瀕危陸生野生動(dòng)植物制品管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)。對(duì)此，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)的方式增加工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備，如邀請(qǐng)國(guó)家動(dòng)物標(biāo)本資源庫(kù)、森林生態(tài)環(huán)境與自然保護(hù)研究所的專(zhuān)家來(lái)儲(chǔ)藏庫(kù)授課，以推動(dòng)國(guó)家珍稀瀕危野生動(dòng)植物制品檔案管理朝著創(chuàng)新、有序、科學(xué)的方向不斷發(fā)展。就職業(yè)素養(yǎng)來(lái)說(shuō)，管理罰沒(méi)的國(guó)家珍稀瀕危陸生野生動(dòng)植物制品是一項(xiàng)具有一定機(jī)密性的政治性工作[3]，這要求檔案管理人員不僅要堅(jiān)持正確的政治方向，還要養(yǎng)成良好的職業(yè)操守，具備極高的責(zé)任意識(shí)，從而確保制品檔案具有真實(shí)性、完整性、連續(xù)性和安全性。

（作者單位：北京市共青林場(chǎng)管理處）