基于“軍字一號(hào)”耗材二級(jí)庫(kù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

游海鴻,楊 森,張 宇,陳宇強(qiáng)

耗材二級(jí)庫(kù)房是使用科室將請(qǐng)領(lǐng)來(lái)的耗材存放于本科室供本科室患者使用,或本科室工作人員公用而形成的耗材庫(kù)存管理單元[1],庫(kù)存數(shù)量有限但品規(guī)繁多,包括不同規(guī)格、不同廠家的醫(yī)用高值耗材、醫(yī)用低值耗材、試劑、醫(yī)用雜品、辦公用品等。長(zhǎng)期以來(lái),由于缺少有效的信息化管理手段,使得二級(jí)庫(kù)房管理成為醫(yī)院耗材管理中最薄弱的環(huán)節(jié)。從流轉(zhuǎn)過(guò)程來(lái)看,只有中心庫(kù)房的入庫(kù)、出庫(kù)和患者終末消耗,缺少二級(jí)庫(kù)入庫(kù)和消耗環(huán)節(jié);從使用管理來(lái)看,采購(gòu)計(jì)劃制定缺乏有效數(shù)據(jù)輔助,容易造成庫(kù)存積壓,存在漏收、錯(cuò)收、套收的風(fēng)險(xiǎn),高值耗材無(wú)法逆向追溯,無(wú)法直觀查詢消耗、報(bào)損、盤(pán)點(diǎn)等數(shù)據(jù);從成本核算來(lái)看,低值耗材以領(lǐng)代耗,無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算實(shí)際成本支出[2,3]。在落實(shí)軍隊(duì)醫(yī)改政策和北京市疾病診斷相關(guān)分組(diagnosis related groups,DRG)付費(fèi)方式改革背景下,筆者結(jié)合我院耗材管理模式設(shè)計(jì)一套耗材二級(jí)庫(kù)管理信息系統(tǒng),借助信息化手段進(jìn)一步推進(jìn)我院耗材精細(xì)化、規(guī)范化管理。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 總體設(shè)計(jì) 按照科室耗材管理業(yè)務(wù)需求,本系統(tǒng)功能模塊被設(shè)計(jì)成三大部分:(1)入、出庫(kù)管理,包括采購(gòu)計(jì)劃制定、入出庫(kù)處理、高值管理;(2)庫(kù)存管理,包括庫(kù)存查詢、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、入出單據(jù)查詢、對(duì)賬明細(xì)、產(chǎn)品去向查詢;(3)系統(tǒng)管理,包括權(quán)限管理和模塊管理。本系統(tǒng)與現(xiàn)有中心耗材庫(kù)房系統(tǒng)、門(mén)診收費(fèi)系統(tǒng)、費(fèi)用確認(rèn)系統(tǒng)、護(hù)士站系統(tǒng)、計(jì)價(jià)錄入系統(tǒng)深度融合,重塑了耗材信息數(shù)據(jù)流。本系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)圖見(jiàn)圖1。

圖1 基于“軍字一號(hào)”耗材二級(jí)庫(kù)管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)圖

1.2 技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì) 本系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)沿襲了“軍字一號(hào)”系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)思路,采用客戶/服務(wù)器方式,二層軟件體系結(jié)構(gòu)。服務(wù)器端與“軍字一號(hào)”共用一套數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),負(fù)責(zé)執(zhí)行數(shù)據(jù)的存取和處理,客戶端采用Powerbuilder 11.5開(kāi)發(fā),承擔(dān)大多數(shù)業(yè)務(wù)邏輯處理以及用戶交互。

1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì)分為三類,分別是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中間表。本系統(tǒng)充分利用“軍字一號(hào)”數(shù)據(jù)庫(kù)comm模式和equipment模式下相關(guān)表,如權(quán)限分配字典、人員字典、科室字典、耗材庫(kù)房字典、耗材價(jià)表字典、入出庫(kù)主記錄及明細(xì)記錄表、耗材庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)表等。本系統(tǒng)增加了6張表以支持二級(jí)庫(kù)系統(tǒng)功能,主要為二級(jí)庫(kù)房名稱字典(exp_storage_dept)、采購(gòu)計(jì)劃主記錄表(exp_purchase_master)、采購(gòu)計(jì)劃明細(xì)記錄表(exp_purchase_detail)、高值耗材明細(xì)表(hvalue_document)、耗材發(fā)生記錄明細(xì)表(exp_document_sale)、耗材結(jié)存中間表(month_stock),用以記錄耗材二級(jí)庫(kù)房代碼以及每個(gè)庫(kù)房的入、出、耗、結(jié)存等信息。

2 系統(tǒng)核心功能

2.1 高值耗材管理功能 我院高值耗材管理采用零庫(kù)存管理模式,由中心耗材庫(kù)房系統(tǒng)建立耗材相關(guān)數(shù)據(jù)信息,包括申領(lǐng)科室,名稱,一物一碼(流通唯一條形碼),規(guī)格,價(jià)格,包裝單位,廠家等,科室使用前先申領(lǐng),廠家配送貨,醫(yī)工科驗(yàn)收,科室接收,患者使用計(jì)費(fèi),中心耗材庫(kù)房根據(jù)使用情況按月進(jìn)行入、出庫(kù)平賬[4-7]。系統(tǒng)高值計(jì)費(fèi)功能設(shè)計(jì)為在打開(kāi)管理界面時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)從高值耗材明細(xì)表中檢索出本科室所申請(qǐng)的且use_status字段值為0的所有高值耗材記錄,此記錄由中心耗材庫(kù)房根據(jù)使用科室申請(qǐng)預(yù)先錄入高值耗材明細(xì)表,使用科室在相應(yīng)界面輸入患者ID,提取患者信息,再手工輸入或掃碼檢索出相應(yīng)高值耗材記錄,點(diǎn)擊“發(fā)出”按鈕,將患者信息寫(xiě)入高值耗材明細(xì)表,計(jì)價(jià)信息寫(xiě)入患者費(fèi)用明細(xì)表,高值耗材明細(xì)表中use_status字段值置為1。

2.2 低值耗材入出庫(kù)功能 低值耗材管理模式為科室制定采購(gòu)計(jì)劃,中心庫(kù)房匯總采購(gòu),建檔,建立庫(kù)存,消毒供應(yīng)室請(qǐng)領(lǐng)入庫(kù),科室請(qǐng)領(lǐng)入庫(kù),患者計(jì)費(fèi)出庫(kù)或核銷(xiāo)出庫(kù)。制定采購(gòu)計(jì)劃功能設(shè)計(jì)為從耗材發(fā)生記錄明細(xì)表和庫(kù)存表中提取本科室上一時(shí)間段消耗記錄,現(xiàn)科室?guī)齑嬗涗浐椭行膸?kù)存記錄,護(hù)士對(duì)耗材品規(guī)、數(shù)量等信息進(jìn)行編輯和確認(rèn)后,點(diǎn)擊“導(dǎo)出”按鈕寫(xiě)入采購(gòu)計(jì)劃主記錄表和采購(gòu)計(jì)劃明細(xì)記錄表,中心耗材庫(kù)房根據(jù)庫(kù)存情況和科室采購(gòu)計(jì)劃匯總生成院級(jí)采購(gòu)計(jì)劃,并根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃表進(jìn)行采購(gòu)。這種模式有助于降低二級(jí)庫(kù)存和中心庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)還提高了工作效率,降低了錯(cuò)誤率。

通過(guò)電子申請(qǐng)單進(jìn)行入庫(kù)申請(qǐng),中心耗材庫(kù)房根據(jù)庫(kù)存實(shí)際情況對(duì)耗材進(jìn)行全部發(fā)放或部分發(fā)放,發(fā)放確認(rèn)后,科室進(jìn)行請(qǐng)領(lǐng)單入庫(kù)。低值耗材出庫(kù)分為計(jì)費(fèi)出庫(kù)和核銷(xiāo)出庫(kù)。對(duì)于可收費(fèi)項(xiàng)目,在計(jì)費(fèi)同時(shí)減相應(yīng)庫(kù)存,對(duì)于非收費(fèi)項(xiàng)目采用集中消耗出庫(kù)的方式出庫(kù)至消耗庫(kù)。

2.3 庫(kù)存管理功能 庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)功能設(shè)計(jì)為通過(guò)提取耗材庫(kù)存表,生成盤(pán)點(diǎn)界面,盤(pán)點(diǎn)記錄寫(xiě)入盤(pán)點(diǎn)記錄表,可以暫存或最終保存。耗材對(duì)賬明細(xì)功能設(shè)計(jì)為通過(guò)檢索庫(kù)存表、耗材發(fā)生記錄明細(xì)表、耗材結(jié)存中間表、盤(pán)點(diǎn)表的數(shù)據(jù)顯示自定義時(shí)間區(qū)間內(nèi)耗材的期初數(shù)量、期初金額、入出庫(kù)數(shù)量、入出庫(kù)金額、盤(pán)點(diǎn)盈虧數(shù)量、盤(pán)點(diǎn)盈虧金額、結(jié)存數(shù)量、結(jié)存金額、當(dāng)前結(jié)存數(shù)量以及當(dāng)前庫(kù)存金額等信息。該功能幫助二級(jí)庫(kù)房管理人員及時(shí)了解庫(kù)存及消耗信息。

3 系統(tǒng)集成

3.1 數(shù)據(jù)集成 新增二級(jí)庫(kù)房系統(tǒng)數(shù)據(jù)表在邏輯上屬于equipment模式和tsp_equipment表空間,與醫(yī)院管理信息系統(tǒng)(hospital information system,HIS)采用數(shù)據(jù)表直接讀寫(xiě)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)集成。

3.2 應(yīng)用集成 (1)與中心耗材庫(kù)房系統(tǒng)集成。首先,在中心耗材庫(kù)房系統(tǒng)的庫(kù)房配置中增加了二級(jí)庫(kù)房,并增加了屬性列,中心耗材庫(kù)房分為高值耗材庫(kù)、醫(yī)用一次性耗材庫(kù)等,其屬性為“倉(cāng)庫(kù)”,二級(jí)庫(kù)存單元的屬性為“科室”。其次,二級(jí)庫(kù)存單元代碼使用科室字典表中病區(qū)、門(mén)診科室、輔診科室、機(jī)關(guān)科室的代碼,目的是為了在計(jì)價(jià)減庫(kù)存時(shí)可以關(guān)聯(lián)費(fèi)用明細(xì)表中的執(zhí)行科室代碼。第三,中心耗材庫(kù)房增加了耗材消耗統(tǒng)計(jì)功能,可統(tǒng)計(jì)科室或全院耗材實(shí)際支出。(2)與耗材計(jì)價(jià)系統(tǒng)集成。與耗材計(jì)價(jià)系統(tǒng)集成的目的是計(jì)價(jià)同時(shí)減二級(jí)庫(kù)存和寫(xiě)耗材發(fā)生記錄明細(xì)表,我院HIS系統(tǒng)中涉及耗材計(jì)價(jià)功能的模塊包括LIS系統(tǒng),門(mén)診收費(fèi)系統(tǒng),收費(fèi)確認(rèn)系統(tǒng),計(jì)價(jià)錄入,護(hù)士站等,鑒于涉及模塊較多以及今后可能會(huì)出現(xiàn)更多計(jì)費(fèi)相關(guān)模塊,同時(shí)減庫(kù)存邏輯代碼具有高可復(fù)用性,故通過(guò)在“軍字一號(hào)”數(shù)據(jù)庫(kù)inpbill模式和outpbill模式下建立觸發(fā)器,在寫(xiě)入住院費(fèi)用明細(xì)表和門(mén)診費(fèi)用明細(xì)表后觸發(fā)減二級(jí)庫(kù)存表和寫(xiě)耗材發(fā)生記錄明細(xì)表操作。(3)與系統(tǒng)管理模塊集成。通過(guò)統(tǒng)一的系統(tǒng)管理模塊,對(duì)科室、人員賬號(hào)、權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一管理。(4)應(yīng)用集成關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)。①耗材計(jì)費(fèi)減庫(kù)存時(shí)不判斷執(zhí)行科室二級(jí)庫(kù)存數(shù)量,允許負(fù)庫(kù)存。②二級(jí)庫(kù)可設(shè)置常用耗材庫(kù)存最低值提醒,方便管理人員及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存。③收費(fèi)模板中所包含的耗材信息若發(fā)生變動(dòng),由醫(yī)工科及時(shí)通知物價(jià)管理員進(jìn)行變更。④利用系統(tǒng)中耗材對(duì)賬明細(xì)功能,能夠監(jiān)管耗材使用情況,盡量避免負(fù)庫(kù)存,尤其是期初值為零,入庫(kù)數(shù)量為零,卻有消耗數(shù)據(jù)和負(fù)庫(kù)存的情況。⑤由醫(yī)工科利用中心耗材庫(kù)房系統(tǒng),定期統(tǒng)計(jì)科室和全院耗材成本支出,供財(cái)務(wù)記賬參考。

4 應(yīng)用效果

本系統(tǒng)在2021年底正式上線,經(jīng)過(guò)一年多的運(yùn)行,基本達(dá)到初期目標(biāo)。(1)新系統(tǒng)中低值耗材入出庫(kù)功能補(bǔ)齊了二級(jí)庫(kù)入庫(kù)和消耗環(huán)節(jié),完善了耗材閉環(huán)管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的數(shù)據(jù)信息。(2)規(guī)范了耗材二級(jí)庫(kù)房管理,有效降低了耗材庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn),減少了錯(cuò)收、漏收、套收等情況的發(fā)生。以某病區(qū)系統(tǒng)正式運(yùn)行前(包括試運(yùn)行階段)后12個(gè)月時(shí)間段內(nèi)留置針請(qǐng)領(lǐng)和使用數(shù)據(jù)對(duì)比為例(表1)。從品規(guī)上進(jìn)行比較,請(qǐng)領(lǐng)與記賬使用的品規(guī)數(shù)量差縮小,說(shuō)明有效降低了費(fèi)用錯(cuò)收、套收、漏收的情況。從數(shù)量、金額上比較,請(qǐng)領(lǐng)與記賬使用的數(shù)量差縮小,說(shuō)明有效降低了庫(kù)存積壓且記賬金額能夠真實(shí)反映實(shí)際成本支出。(3)利用產(chǎn)品去向、對(duì)賬明細(xì)等功能所提供的數(shù)據(jù),為醫(yī)療管理部門(mén)的耗材管理工作提供科學(xué)支撐,通過(guò)講評(píng)、獎(jiǎng)懲等措施不斷規(guī)范耗材使用,使得耗材記賬數(shù)據(jù)貼近真實(shí)消耗數(shù)據(jù),有助于掌握耗材實(shí)際成本支出[8,9]。

表1 某病區(qū)在系統(tǒng)正式運(yùn)行前后12個(gè)月時(shí)間段內(nèi)留置針請(qǐng)領(lǐng)和使用數(shù)據(jù)對(duì)比

基于“軍字一號(hào)”耗材二級(jí)庫(kù)管理信息系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了耗材信息化閉環(huán)管理,規(guī)范了耗材在醫(yī)院內(nèi)部的流通過(guò)程,提高了工作效率,醫(yī)院耗材管理的整體水平得到提升[10,11]。今后將繼續(xù)深度開(kāi)發(fā)和優(yōu)化耗材二級(jí)庫(kù)管理信息系統(tǒng),提升系統(tǒng)智能化、精確化程度,助力醫(yī)院耗材精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。