大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化研究

王文娜

一、引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活節(jié)奏越來越快，人們對檔案信息的需求也在不斷增加，在這一形勢下，檔案管理工作也越來越受到重視。檔案是記載社會發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種社會事件、自然現(xiàn)象和科學(xué)技術(shù)等方面的原始資料，對人們的生產(chǎn)生活有著非常重要的作用。檔案管理工作是一項非常細(xì)致、煩瑣且復(fù)雜的工作，需要經(jīng)過長時間的積累和沉淀，才能為社會發(fā)展提供可靠參考。而隨著互聯(lián)網(wǎng)時代、信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時代背景下人們對檔案管理工作提出的更高要求。在大數(shù)據(jù)時代，各種信息數(shù)據(jù)都被賦予了一定價值，而檔案管理工作就要實現(xiàn)對這些信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和分析，從而為社會發(fā)展提供有價值的參考。檔案管理工作也是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)和系統(tǒng)的工作，需要不斷提高其信息化水平?；诖耍疚姆治龃髷?shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題，并提出加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的具體措施，希望可以為相關(guān)研究者提供有價值的參考。

二、大數(shù)據(jù)時代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）克服傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往需要檔案管理人員對大量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行手動記錄，工作壓力大，同時也容易出現(xiàn)人為失誤，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增多，對檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求也越來越高。因此，要通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題。同時，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，也避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞、易丟失的風(fēng)險。

（二）有利于提高檔案管理的效率和水平

大數(shù)據(jù)時代，實現(xiàn)信息化模式的檔案管理可以通過應(yīng)用電子文檔、數(shù)據(jù)庫等信息化媒介，實現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化，這不僅可以提升檔案管理水平和質(zhì)量，還可以提高檔案管理效率。同時，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，可以實現(xiàn)電子文檔的自動分類、自動歸檔、自動存儲等功能，這不僅能夠節(jié)省大量的人力、物力，還可以為檔案管理人員提供更加方便快捷的服務(wù)。通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，還可以為相關(guān)部門提供更加準(zhǔn)確和全面的數(shù)據(jù)信息支持，這對促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展也具有重要的意義。

（三）有利于提高檔案的使用效率

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以提高檔案信息的利用效率和價值。通過計算機(jī)技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，實現(xiàn)檔案信息的高效整合、數(shù)據(jù)優(yōu)化和共享。檔案使用者可以一定程度地突破時間和空間的限制，通過計算機(jī)、手機(jī)等設(shè)備，借助互聯(lián)網(wǎng)渠道獲取檔案信息。此外，檔案管理信息化還可以通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對檔案信息進(jìn)行深入挖掘和利用，為檔案使用者提供更加精準(zhǔn)、更加全面的檔案信息數(shù)據(jù)支持。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的現(xiàn)狀

（一）檔案管理機(jī)制不完善

在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度，建立完善的管理機(jī)制，從而保證檔案管理工作的有序開展。一方面，一些單位對檔案管理信息化建設(shè)工作重視程度不夠，缺乏完善的檔案管理相關(guān)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性。另一方面，部分單位沒有建立起完善的監(jiān)督機(jī)制和考核機(jī)制，導(dǎo)致在檔案管理信息化建設(shè)的實際工作中，缺乏對工作人員必要的監(jiān)督和獎懲措施。這些都導(dǎo)致檔案管理機(jī)制不夠完善，缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，在進(jìn)行檔案管理工作時也會出現(xiàn)一系列問題。

（二）基礎(chǔ)設(shè)備配置落后

目前很多單位在檔案管理工作中已經(jīng)逐漸以計算機(jī)為主，開展無紙化辦公，向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，但這一過程中還是存在許多問題。一些單位基礎(chǔ)設(shè)備在配置上較為落后、陳舊，在運(yùn)行大數(shù)據(jù)分析軟件和檔案管理軟件過程中時常會出現(xiàn)機(jī)器卡頓的情況，嚴(yán)重時甚至?xí)蛟O(shè)備問題造成檔案數(shù)據(jù)的損毀，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化工作的正常開展，同時，相應(yīng)的打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備也配置不足，這些都影響了檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一

在大數(shù)據(jù)時代推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)需要制訂相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保檔案信息數(shù)據(jù)的正常使用。然而，目前一些單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致檔案信息的共享和利用受到很大的限制。例如，不同單位之間的檔案信息格式和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，這直接影響了檔案信息的交流和共享，也影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)在跨區(qū)域情況下的聯(lián)動運(yùn)用。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化工作變得更加復(fù)雜和煩瑣，這就需要檔案管理人員具有更高的綜合素質(zhì)，能夠利用現(xiàn)代化技術(shù)提高工作效率和水平，在保證業(yè)務(wù)水平達(dá)到工作要求的同時，也要具備一定的職業(yè)道德素質(zhì)。但是在實際工作中，部分檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用不夠熟練，無法流暢操作計算機(jī)軟件系統(tǒng)，在處理檔案信息數(shù)據(jù)時容易出現(xiàn)失誤。同時，一些檔案管理人員在日常的學(xué)習(xí)和工作中缺乏積極向上的態(tài)度，不能做到認(rèn)真負(fù)責(zé)地管理好每一份檔案，這些都阻礙了檔案管理信息化水平的提高。

（五）信息安全防護(hù)不到位

大數(shù)據(jù)時代對檔案進(jìn)行信息化管理，要保證檔案資料的安全性、完整性和保密性等。但是，很多單位在實際工作中缺乏完善的安全保障措施，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息存在著一定的安全風(fēng)險。首先，在存儲介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)平臺的使用中，缺乏安全防護(hù)意識是一個主要問題。一些單位對存儲介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)平臺的安全防護(hù)不夠重視，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息存在泄露的風(fēng)險。這種情況下，需要進(jìn)行全面排查和處理，否則就會帶來巨大損失。其次，由于檔案信息數(shù)據(jù)量的不斷增加，信息的安全性也受到威脅。在大數(shù)據(jù)時代，信息整合與共享成為必然，然而由此形成的信息流通也給檔案管理信息化安全帶來了挑戰(zhàn)。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的應(yīng)對措施

（一）形成檔案管理信息化意識

大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理意識是相關(guān)工作人員推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的前提，也是開展檔案管理工作的必然要求?；诖?，相關(guān)單位通過多種渠道，培養(yǎng)工作人員形成檔案管理信息化意識，使其認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，也是提升檔案管理工作水平的必要手段。只有形成檔案管理信息化意識，相關(guān)工作人員才能形成對大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)意識和運(yùn)用意識，從而以更加積極的心態(tài)應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)。

（二）完善檔案管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性在逐漸提升，各單位要根據(jù)實際情況，不斷完善檔案管理機(jī)制。一方面，要明確檔案管理的目的和原則，據(jù)此完善相應(yīng)的管理機(jī)制，對檔案的分類、歸檔、保管、利用等方面都要進(jìn)行細(xì)致規(guī)定，以保證檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。另一方面，要制訂切實有效的監(jiān)督機(jī)制和考核機(jī)制，對檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行有效監(jiān)督和管理，對工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作業(yè)績進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的判定與獎懲，以確保檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利開展。

（三）不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備的配置

在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，而檔案管理工作也要借助相關(guān)設(shè)備設(shè)施來實現(xiàn)信息化管理?；诖耍环矫?，相關(guān)單位應(yīng)重視基礎(chǔ)設(shè)備的配置，如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀以及服務(wù)器等，為檔案管理信息化工作的正常開展提供最基本的物質(zhì)保障；另一方面，要建立健全的檔案管理設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)機(jī)制，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，并有效延長其使用壽命。同時，要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提升他們對設(shè)備的使用熟練度和維護(hù)能力。

（四）打造高素質(zhì)的人才隊伍

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工模式發(fā)展成為信息化模式，而檔案管理人員也要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，這就需要其具備較高的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力?；诖?，相關(guān)單位首先要重視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要不斷提高管理水平和管理效率，這就需要檔案管理人員擁有較高的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，相關(guān)單位應(yīng)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們掌握先進(jìn)的檔案管理理念和技能。其次，要鼓勵檔案管理人員參與相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動，使其了解最新的檔案管理理論和技術(shù)，學(xué)習(xí)其他地區(qū)的先進(jìn)經(jīng)驗和工作方式，還可以與其他地區(qū)的同行建立聯(lián)系，互相學(xué)習(xí)和交流，從而不斷提高自己的綜合素質(zhì)。最后，要拓展人才引進(jìn)渠道，通過社會招聘、高校選聘、考核招聘等多種形式，吸引專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理相關(guān)單位。只有打造高素質(zhì)的人才隊伍，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，推進(jìn)檔案管理人員的素質(zhì)提升，才能為檔案管理工作提供人才保障。

（五）重視數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化和升級

相關(guān)單位要重視對數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化和升級，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢作用，從而有效推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。首先，要建設(shè)檔案管理大數(shù)據(jù)平臺。為了更好地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，要建設(shè)檔案管理大數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中管理和統(tǒng)一存儲。檔案管理大數(shù)據(jù)平臺應(yīng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等功能，以支持檔案管理的各類應(yīng)用。其次，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)整合與標(biāo)準(zhǔn)化。要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對不同來源、分散的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)整合和標(biāo)準(zhǔn)化分類，從而形成標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)性檔案數(shù)據(jù)。最后，要利用人工智能技術(shù)來提高檔案管理工作效率。人工智能技術(shù)可以根據(jù)用戶需求構(gòu)建出相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫模型，使用戶可以根據(jù)模型來查詢相關(guān)檔案信息，并且可以依據(jù)用戶需求，實現(xiàn)智能化、定向化的檔案檢索、分類、存儲等工作，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。

（六）強(qiáng)化檔案信息安全保障

大數(shù)據(jù)時代，要保證檔案管理信息化工作的正常開展，信息安全是重中之重?；诖耍紫?，要嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度。各單位應(yīng)建立檔案信息安全風(fēng)險評估機(jī)制，對檔案信息進(jìn)行全面排查，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的安全問題。其次，加強(qiáng)技術(shù)安全防護(hù)。各單位應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息安全技術(shù)如加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等，確保檔案信息的安全性和完整性。同時，加強(qiáng)對存儲介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)平臺的維護(hù)和保養(yǎng)工作，防范人為失誤導(dǎo)致的信息泄露和破壞。此外，加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng)也非常重要。各單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其專業(yè)能力和素質(zhì)。最后，要培養(yǎng)檔案管理人員的信息安全意識，使其在實際工作中能夠自覺遵守信息安全規(guī)定，確保檔案信息的安全性和完整性。檔案管理信息化中的安全問題要引起足夠重視，通過完善的安全保障措施和技術(shù)防護(hù)手段，可以確保檔案信息的安全性和完整性，為檔案管理信息化進(jìn)程的順利推進(jìn)提供有力保障。

五、結(jié)語

當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)逐漸在社會各領(lǐng)域得到了應(yīng)用，并發(fā)揮越來越重要的作用。在推進(jìn)檔案管理信息化的過程中，也應(yīng)積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提升檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理工作模式的優(yōu)化和升級。為此，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，不斷提升工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平，加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度利用，這樣才能為檔案管理信息化建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。