信息化背景下投標(biāo)檔案數(shù)字化管理研究及創(chuàng)新

白雪嬌

（遼寧省沈陽市城市精細(xì)化管理服務(wù)中心，遼寧 沈陽 110400）

1 實(shí)施投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的重要性

投標(biāo)是企業(yè)進(jìn)行競(jìng)標(biāo)、承攬項(xiàng)目的重要途徑，而投標(biāo)檔案（以下簡(jiǎn)稱檔案）則是記錄投標(biāo)過程和結(jié)果的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，因此，數(shù)字化管理成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重要趨勢(shì)。

采用數(shù)字化的檔案管理方式可以更快速、更方便地進(jìn)行信息檢索、查詢和共享，提高檔案管理效率，降低檔案管理成本。對(duì)于投標(biāo)檔案來說，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將其從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為電子文檔形式，可以更好地保護(hù)原始投標(biāo)資料，避免因紙張破損、字跡模糊等原因?qū)е碌男畔G失。同時(shí)，數(shù)字化管理也有助于更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和決策支持，提高投標(biāo)成功率。因此，投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理已成為一種趨勢(shì)和必要手段。

2 投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（1）提高檔案管理效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集，通過數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速、準(zhǔn)確采集，減少人工錄入和錯(cuò)誤率。建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案進(jìn)行分類、編目和存儲(chǔ)，方便檔案信息的檢索和管理。實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理，通過自動(dòng)化技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行自動(dòng)化處理，例如自動(dòng)分類、自動(dòng)排序、自動(dòng)索引等，提高檔案管理效率。

（2）保障檔案信息安全。制定嚴(yán)格完善的安全管理制度，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行加密處理，可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息?？梢圆捎脤?duì)稱加密或非對(duì)稱加密技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有合法用戶可以訪問數(shù)字化檔案。建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)數(shù)字化檔案的操作進(jìn)行記錄和監(jiān)控，通過審計(jì)日志，可以追蹤用戶的操作行為，確保數(shù)字化檔案的安全性和可靠性。

（3）提高檔案利用價(jià)值。數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的共享和遠(yuǎn)程利用，提高了檔案的利用價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理中，查閱檔案需要到檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢，數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和共享，方便了用戶對(duì)檔案的利用，提高了檔案的利用價(jià)值[1]。

（4）數(shù)字化檔案可以節(jié)省存儲(chǔ)空間并改善存儲(chǔ)環(huán)境。將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也可以節(jié)省保管費(fèi)用。

3 投標(biāo)檔案數(shù)字化的應(yīng)用實(shí)踐

3.1 檔案當(dāng)前數(shù)字化的現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是一種利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)的信息記錄方式。具體來說，就是將紙質(zhì)文件、聲音圖像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件，通過一定的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的存儲(chǔ)介質(zhì)中，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。這種技術(shù)使得檔案信息可以更方便地進(jìn)行檢索、維護(hù)和管理，同時(shí)也有利于檔案的保存和備份。

檔案數(shù)字化關(guān)鍵的技術(shù)包括數(shù)字化加工技術(shù)、掃描技術(shù)、錄音（像）檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和方法等。需要注意的是，檔案數(shù)字化工作的要求包括目標(biāo)合理、遵守法規(guī)、遵循標(biāo)準(zhǔn)、管理集成、互相協(xié)作和強(qiáng)化核查等方面。同時(shí)，在數(shù)字化過程中還需要注意檔案的安全問題，確保數(shù)字化過程中檔案信息的完整性和安全性。

3.2 檔案數(shù)字化的規(guī)范流程

（1）檔案出庫：對(duì)每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

（2）整理編碼、核對(duì)：對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查，防止漏編錯(cuò)編。

在檔案數(shù)字化整理編碼核對(duì)過程中，可以采用一些創(chuàng)新性的技術(shù)和方法來提高效率和準(zhǔn)確性。首先，OCR技術(shù)可以對(duì)掃描的檔案進(jìn)行文字識(shí)別。通過高精度的掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像文件，利用OCR技術(shù)將這些圖像文件轉(zhuǎn)換成可編輯的文本，方便后續(xù)的檢索、查詢、編輯等操作。這個(gè)過程中，OCR技術(shù)的精度和準(zhǔn)確性非常重要。如果OCR技術(shù)的精度不夠高，可能會(huì)出現(xiàn)識(shí)別錯(cuò)誤、格式混亂等問題，影響數(shù)字化檔案的質(zhì)量，OCR技術(shù)可以提高數(shù)字化檔案的效率和準(zhǔn)確性，數(shù)字化檔案最大的優(yōu)勢(shì)是可以快速地進(jìn)行檢索、查詢等操作[2]。

（3）電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整：將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

電子目錄的錄入是數(shù)字化檔案管理的第一步，根據(jù)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，確定需要錄入的目錄項(xiàng)，如文件名、文號(hào)、責(zé)任者、形成時(shí)間等。根據(jù)確定的目錄項(xiàng)，將數(shù)字化圖像和相關(guān)信息進(jìn)行錄入，如標(biāo)題、作者、出版時(shí)間等。根據(jù)要求將錄入的目錄轉(zhuǎn)換為特定的格式，如CSV、XML等。

電子目錄的校對(duì)是確保電子目錄準(zhǔn)確性和完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。將電子目錄與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比，檢查是否有遺漏或錯(cuò)誤的信息。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤信息，需要及時(shí)進(jìn)行修正和調(diào)整，以確保電子目錄的準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)缺失信息，需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善，以確保電子目錄的完整性。檢查電子目錄的格式是否符合要求，如字段類型、長(zhǎng)度、格式等是否正確。

電子目錄的調(diào)整是為了滿足實(shí)際需求而對(duì)電子目錄進(jìn)行的修改和完善。根據(jù)實(shí)際需求和分析結(jié)果，確定需要調(diào)整的原因，如分類不準(zhǔn)確、字段過長(zhǎng)或過短等。根據(jù)調(diào)整原因，制定相應(yīng)的調(diào)整方案，如重新分類、修改字段長(zhǎng)度等。

（4）檔案文件掃描：將紙質(zhì)檔案文件放在掃描儀的掃描平臺(tái)上，確保文件平整、無折疊或扭曲。選擇合適的掃描模式，如彩色或黑白掃描。一般來說，對(duì)于以文字內(nèi)容為主的檔案文件，選擇黑白掃描可以更好地保留文件的清晰度和對(duì)比度。調(diào)整掃描分辨率，建議選擇300 dpi或以上。高分辨率可以更好地保留文件的細(xì)節(jié)和清晰度。點(diǎn)擊掃描按鈕，等待掃描完成。掃描后的文件通常以TIFF格式或JPEG格式保存，對(duì)掃描后的文件進(jìn)行校對(duì)和修正。檢查掃描的文件是否清晰、有無扭曲或缺失，如有需要進(jìn)行修正或重新掃描。將修正后的電子化檔案文件進(jìn)行保存和備份，方便后續(xù)的檢索、編輯和打印等操作。

（5）原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作：原始圖像制作是指對(duì)已掃描的檔案文件進(jìn)行修整，包括在不影響材料內(nèi)容的前提下，對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理，修整后對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，防止在轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。數(shù)據(jù)初審是指對(duì)原始掃描圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，確定其準(zhǔn)確性，對(duì)數(shù)據(jù)的格式、文件名等進(jìn)行檢查，確保其符合要求。高清圖像刻作是指對(duì)符合要求的圖像進(jìn)行處理，如調(diào)整分辨率、色彩等，使其清晰度和對(duì)比度更高，將處理后的圖像進(jìn)行保存和備份，方便后續(xù)的檢索、編輯和打印等操作[3]。

（6）重新裝訂并檢查：將掃描、處理完成的圖片裝訂還原回原檔案。

（7）數(shù)據(jù)總審入庫：在完成上述步驟后，進(jìn)行數(shù)據(jù)的總審入庫，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

4 投標(biāo)檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)

4.1 技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)

（1）全數(shù)字化發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了必然的趨勢(shì)。全數(shù)字化發(fā)展是指檔案館將館藏檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，使其能夠以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和利用。

（2）智能化發(fā)展。智能化發(fā)展是指將人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化分類、檢索、整理、分析和利用。智能化發(fā)展可以提高檔案管理的效率和精確度，同時(shí)還可以為檔案管理提供更多的安全保障。

（3）網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展可以打破時(shí)間和空間的限制，使得人們可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)獲取所需的檔案信息。此外，網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展還可以促進(jìn)各地區(qū)、各機(jī)構(gòu)之間的信息交流和合作，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展[4]。

（4）安全性提升。數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，將更加注重安全管理的提升，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、權(quán)限管理等措施，還需要加強(qiáng)人員的安全意識(shí)和培訓(xùn)，提高整個(gè)系統(tǒng)的安全性。

4.2 法規(guī)與政策發(fā)展趨勢(shì)

（1）法規(guī)體系日益完善。隨著檔案數(shù)字化的深入發(fā)展，相關(guān)法規(guī)體系也在不斷完善。國家層面相繼出臺(tái)了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)，為檔案數(shù)字化的健康發(fā)展提供了基本保障。同時(shí)，各級(jí)地方政府也結(jié)合實(shí)際情況，制定了一系列有關(guān)檔案數(shù)字化的地方法規(guī)和實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化了檔案數(shù)字化的規(guī)范和要求。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)加速推進(jìn)。近年來，我國在檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面取得了一系列重要成果。例如，國家檔案局先后發(fā)布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等一系列重要的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供了指導(dǎo)和依據(jù)。

（3）安全管理要求更加嚴(yán)格。國家層面，我國政府對(duì)檔案數(shù)字化安全管理提出了更高的要求。例如，《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律法規(guī)對(duì)檔案數(shù)字化安全管理提出了明確的要求和規(guī)定，這些法規(guī)和政策的出臺(tái)，為檔案數(shù)字化安全管理的有效實(shí)施提供了有力的保障。

5 結(jié)束語

利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的信息處理和檔案管理，大大提高了檔案管理效率；檔案數(shù)字化管理可以減少紙質(zhì)材料的消耗和存儲(chǔ)空間的需求，降低檔案管理成本。總之，投標(biāo)檔案數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)。通過加強(qiáng)培訓(xùn)和管理、強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保障、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等措施，可以推動(dòng)投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)一步發(fā)展，提高檔案管理效率和協(xié)作效率，降低檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。未來，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場(chǎng)景的不斷擴(kuò)展，投標(biāo)檔案數(shù)字化管理將更加完善和成熟，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。