公共圖書館年報(bào):回眸、反思與展望
——以廣州圖書館年報(bào)為例

高美云

(廣州圖書館,廣東 廣州 510623)

1 引 言

黨的十八屆三中全會(huì)審議通過的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》提出,“全面深化改革的總目標(biāo)是完善和發(fā)展中國特色社會(huì)主義制度,推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。圖書館是社會(huì)的有機(jī)組成部分,承擔(dān)著培育社會(huì)文明新風(fēng)、傳承中華優(yōu)秀文化、構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系等時(shí)代使命,其治理能力現(xiàn)代化無疑是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要課題。年報(bào)作為定期梳理公共圖書館管理及服務(wù)工作、接受主管部門指導(dǎo)和社會(huì)監(jiān)督、宣傳推廣事業(yè)發(fā)展及記錄業(yè)務(wù)資料等的重要手段,它不僅是《中華人民共和國公共文化服務(wù)保障法》(以下簡稱《公共文化服務(wù)保障法》)和《中華人民共和國公共圖書館法》(以下簡稱《公共圖書館法》)規(guī)定的公共圖書館法定責(zé)任,也是公共圖書館在保障公眾知情權(quán)、維護(hù)社會(huì)監(jiān)督權(quán)等基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)良性互動(dòng),進(jìn)而構(gòu)建圖書館治理體系現(xiàn)代化的基本路徑之一。隨著公共圖書館行業(yè)年報(bào)編制實(shí)踐的持續(xù)開展,年報(bào)成果日益規(guī)范化和專業(yè)化,但也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到,公共圖書館年報(bào)還存在著編制意識不足、質(zhì)量參差不齊、傳播渠道匱乏等諸多短板。鑒于此,文章以廣州圖書館年度報(bào)告為例,梳理其發(fā)展歷程,總結(jié)其編制特點(diǎn),針對年報(bào)普遍存在的問題提出編制建議,以期為圖書館行業(yè)年報(bào)編制提供實(shí)踐樣本參考、經(jīng)驗(yàn)理念借鑒。

2 廣州圖書館年報(bào)發(fā)展歷程

2.1 年報(bào)萌芽期(1997—2012年):內(nèi)部統(tǒng)計(jì)檔案

20世紀(jì)90年代,隨著信息化浪潮的興起,圖書館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和數(shù)字圖書館建設(shè)剛剛起步,廣州圖書館也開通了自動(dòng)化集成管理系統(tǒng)。1996年,原文化部頒布執(zhí)行《全國文化、文物統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度》,要求縣級以上公共圖書館每年填報(bào)《公共圖書館基本情況年報(bào)》。廣州圖書館在此基礎(chǔ)上開始編制單館年報(bào),主要為各種業(yè)務(wù)報(bào)表的匯編。根據(jù)年報(bào)內(nèi)容及裝訂特征,該階段又可分為3個(gè)小階段:1997—1999年的年報(bào)以綜合業(yè)務(wù)檔案三孔一線的形式裝訂,大約有16項(xiàng)條目,均為《公共圖書館基本情況年報(bào)》《接受贈(zèng)書情況表》《購書經(jīng)費(fèi)使用》等統(tǒng)計(jì)報(bào)表;2000—2003年的年報(bào)以打印裝訂的形式存檔,缺少目錄,需要通覽全文后才有整體認(rèn)識,增加了計(jì)劃與總結(jié)、對比分析等敘述性內(nèi)容,篇幅有較大提升;2004—2012年的年報(bào)以簡裝印制方式裝幀,增加了封面與目錄,內(nèi)容沒有大變化,條目從18—22項(xiàng)不等,有時(shí)被作為學(xué)術(shù)會(huì)議的基礎(chǔ)材料用于行業(yè)交流。

廣州圖書館本階段的年報(bào)編制責(zé)任主體為檔案室,一般在第一季度完成編制,以每年一報(bào)的形式編制上一自然年的業(yè)務(wù)資料,是計(jì)劃與總結(jié)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員名單、大事記、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、獲獎(jiǎng)情況、學(xué)術(shù)成果等資料的全面匯編。年報(bào)編制目的主要為業(yè)務(wù)存檔,目標(biāo)閱讀對象是館內(nèi)員工,旨在全面準(zhǔn)確地記錄廣州圖書館事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r,在廣州圖書館網(wǎng)站開通后即選擇若干數(shù)據(jù)對外公布。其體例結(jié)構(gòu)采用列舉條目式,層級不夠清晰,勝在一目了然,起到了良好的存檔查閱作用。為了客觀展現(xiàn)廣州圖書館的運(yùn)營情況,該階段的年報(bào)中關(guān)于資產(chǎn)、服務(wù)、管理等在內(nèi)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)占比較大,總體偏重于統(tǒng)計(jì)型年報(bào),偶有穿插分析總結(jié)性的內(nèi)容。裝幀形式較為簡單,內(nèi)容較為簡潔,篇幅較為短小,最長不超過60頁。

2.2 年報(bào)專業(yè)化探索期(2013—2017年):常態(tài)化編印發(fā)布

黨的十八大以來,文化系統(tǒng)在穩(wěn)步推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的大環(huán)境下,深入貫徹落實(shí)中央關(guān)于構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系的決策部署,大力推進(jìn)公共文化機(jī)構(gòu)法人治理結(jié)構(gòu)改革、縣級文化館和圖書館總分館制建設(shè)等重大改革。2012年,廣州圖書館被確定為中央及省、市法人治理結(jié)構(gòu)試點(diǎn)單位,成立理事會(huì)。信息公開成為理事會(huì)的基本制度之一,編制發(fā)布年報(bào)成為法人治理結(jié)構(gòu)改革的內(nèi)在要求。隨著新館的全面開放,廣州圖書館以規(guī)劃管理為抓手,推動(dòng)由傳統(tǒng)圖書館功能向社會(huì)公共空間功能轉(zhuǎn)型,建立了由文獻(xiàn)信息服務(wù)、公共交流活動(dòng)、數(shù)字化服務(wù)、體系化服務(wù)構(gòu)成的多樣化服務(wù)架構(gòu),實(shí)現(xiàn)了服務(wù)效益跨越式提升。廣州圖書館迫切需要向政府報(bào)告投入產(chǎn)出情況,向社會(huì)各界報(bào)告服務(wù)效益和最新服務(wù)進(jìn)展,進(jìn)而樹立良好的圖書館形象。廣州圖書館館長方家忠曾作為交流館員在美國多個(gè)圖書館訪問學(xué)習(xí),認(rèn)識到年報(bào)已經(jīng)作為一項(xiàng)信息公開基本工作制度在美國公共圖書館普遍施行。廣州圖書館決定將年報(bào)打造成為展示圖書館服務(wù)理念、服務(wù)結(jié)構(gòu)和特色服務(wù)的平臺(tái),將年報(bào)當(dāng)作服務(wù)與管理專業(yè)化、規(guī)范化的工具之一[1]。作為一項(xiàng)專業(yè)性工作而非檔案工作,廣州圖書館年報(bào)轉(zhuǎn)由辦公室統(tǒng)籌組織,一般在每年的5月前完成編制發(fā)布,順應(yīng)圖書館轉(zhuǎn)型發(fā)展增加了讀者活動(dòng)數(shù)據(jù)、媒體報(bào)道及社會(huì)力量參與圖書館建設(shè)等業(yè)務(wù)資料,其中,最為顯著的特征是逐年增加了專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告的比重,至此,廣州圖書館年報(bào)成為一份綜合性的統(tǒng)計(jì)分析型報(bào)告。

2015年,《廣州市公共圖書館條例》的實(shí)施標(biāo)志著廣州市“圖書館之城”建設(shè)正式啟動(dòng)。廣州圖書館作為全市公共圖書館的中心館,承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)等法定職責(zé)。為了系統(tǒng)記錄和梳理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以備立法效果和評估之需,廣州圖書館從2016年開始編制發(fā)布廣州市“圖書館之城”年報(bào)(簡稱“體系年報(bào)”),旨在通過信息公開形成社會(huì)監(jiān)督,倒逼廣州全市公共圖書館提高管理服務(wù)水平。體系年報(bào)由承擔(dān)總分館服務(wù)體系協(xié)調(diào)職責(zé)的廣州圖書館辦公室負(fù)責(zé)編制[2],在每年“世界讀書日”期間以媒體發(fā)布會(huì)的形式向社會(huì)公開,其中最為基礎(chǔ)的部分是反映政府保障與服務(wù)效能的13項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),這也成為媒體宣傳廣州市公共圖書館的重要基礎(chǔ)性素材。2016年,廣州圖書館成為中國圖書館學(xué)會(huì)公共圖書館分會(huì)城市圖書館工作委員會(huì)掛靠單位,基本職責(zé)確定為推動(dòng)城市圖書館在中國公共圖書館事業(yè)發(fā)展中更好發(fā)揮引領(lǐng)作用,尤其是服務(wù)效能提升等領(lǐng)域。同年,該委員會(huì)主任,廣州圖書館館長方家忠在中國圖書館年會(huì)作學(xué)術(shù)報(bào)告,提出城市圖書館的引領(lǐng)機(jī)制可以概況為以服務(wù)效能引領(lǐng)為核心,以信息公開為手段,發(fā)揮整體引領(lǐng)作用,建立社會(huì)良性互動(dòng)。2017年,廣州圖書館與城市圖書館工作委員會(huì)聯(lián)合舉辦第一屆“城市圖書館學(xué)術(shù)論壇”,聚焦“城市圖書館信息公開規(guī)范與年報(bào)制度研究”,在行業(yè)內(nèi)掀起了年報(bào)制度的研究熱潮。

本階段是廣州圖書館年報(bào)進(jìn)入常態(tài)化編印的新階段,編制目標(biāo)從“檔案記錄”發(fā)展為“信息公開”“宣傳營銷”,從單館年報(bào)擴(kuò)展為單館年報(bào)與體系年報(bào)并行編制。年報(bào)體例結(jié)構(gòu)尚處于發(fā)展過渡期,根據(jù)編制目標(biāo)不斷動(dòng)態(tài)調(diào)整,篇幅逐年增加,專業(yè)化統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容比重不斷加大,并一改以往條目式體例,在歸納、合并的基礎(chǔ)上設(shè)置一、二級目錄,形成層級化體例結(jié)構(gòu)。版面委托專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì),增加了條形圖、柱狀圖、曲線圖等多種形式表格和契合年度發(fā)展的特色服務(wù)圖片,此后,廣州圖書館年報(bào)有了統(tǒng)一、系統(tǒng)的風(fēng)格。年報(bào)運(yùn)用場景更為多元化,除了業(yè)務(wù)存檔,還被用于呈報(bào)主管部門、理事會(huì),被作為來訪交流、專題會(huì)議、人大調(diào)研等專業(yè)材料,并通過郵寄紙質(zhì)版、網(wǎng)站公布全文電子版、媒體發(fā)布會(huì)等方式對外公布。

2.3 專業(yè)化穩(wěn)定期(2018—2023年):規(guī)范化專業(yè)出版

黨的十九屆五中全會(huì)明確提出2035年建成文化強(qiáng)國遠(yuǎn)景目標(biāo),這是國家在新時(shí)代的文化發(fā)展愿景。公共圖書館領(lǐng)域要實(shí)現(xiàn)文化強(qiáng)國這一遠(yuǎn)景目標(biāo),法治化、體系化、專業(yè)化發(fā)展轉(zhuǎn)型是必由之路?！豆参幕?wù)保障法》《公共圖書館法》相繼頒布實(shí)施,標(biāo)志著公共圖書館全面開啟了法治化進(jìn)程,對公眾的基本文化權(quán)益起到了很好的保障作用,也對公共圖書館服務(wù)與管理的專業(yè)化、規(guī)范化和社會(huì)化提出了更高的要求。兩法均明確提出建立年報(bào)制度、定期公開服務(wù)情況、保障公民文化權(quán)益等相關(guān)條款,至此,年報(bào)制度已經(jīng)上升為公共圖書館的法定責(zé)任。第六次全國縣級以上公共圖書館評估定級首次將年報(bào)納入評估指標(biāo),考查年報(bào)在圖書館網(wǎng)站的發(fā)布情況,年報(bào)制度又成為公共圖書館的行業(yè)規(guī)范之一。為了凸顯年報(bào)的專業(yè)化管理作用,廣州圖書館在“十三五”規(guī)劃中將年度報(bào)告、信息披露、公眾監(jiān)督等基本制度納入管理機(jī)制。為了推動(dòng)年報(bào)編制工作科學(xué)、有序地開展,廣州圖書館制訂實(shí)施《〈廣州圖書館年度報(bào)告〉編制工作制度》。2018年,廣州圖書館季報(bào)創(chuàng)刊,設(shè)置“工作動(dòng)態(tài)”“業(yè)務(wù)研究”“組織文化”3個(gè)欄目,旨在搭建館內(nèi)工作研究及業(yè)界交流平臺(tái),更重要的是成為年報(bào)編制出版的強(qiáng)有力支撐。2019年11月,廣州圖書館單館年報(bào)經(jīng)過連續(xù)6年編印后正式出版。

《廣州市公共圖書館條例》開宗明義,在第一條立法宗旨就明確提出:“實(shí)現(xiàn)和保障公眾的基本文化權(quán)益”。為全面貫徹落實(shí)法律法規(guī)對信息公開、主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督、保障公眾權(quán)益等規(guī)定,2018年由廣州市文化廣電旅游局印發(fā)的《關(guān)于全面推進(jìn)我市公共圖書館總分館制建設(shè)的實(shí)施意見》,再次強(qiáng)調(diào)建立績效考核與信息公開制度:“中心館負(fù)責(zé)組織編制年度報(bào)告、信息季報(bào),建立統(tǒng)一實(shí)時(shí)的信息采集與公布平臺(tái);區(qū)域總館負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)總館與各分館的數(shù)據(jù)收集和編撰工作,并在廣州數(shù)字圖書館網(wǎng)站上進(jìn)行公開?！庇蓮V州圖書館制訂并經(jīng)廣州市公共圖書館館長聯(lián)席會(huì)議審議通過的《廣州市公共圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)規(guī)范》第八條亦規(guī)定:“廣州圖書館中心圖書館辦公室負(fù)責(zé)收集各館統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并進(jìn)行匯總、整理、比較、分析和研究,撰寫和編印《廣州市公共圖書館年度業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告》?！痹谙盗蟹烧邩?biāo)準(zhǔn)等科學(xué)指引下,體系年報(bào)日趨穩(wěn)定成熟并于2018年正式出版,被稱為我國圖書館第一種正式出版的年報(bào)報(bào)告。2018年,城市圖書館工作委員會(huì)在中國圖書館年會(huì)舉辦“城市圖書館年報(bào)制度”分會(huì)場,發(fā)表了《公共圖書館年度報(bào)告編撰指南(征求意見稿)》,受到文化主管部門的關(guān)注。同年10月,受文化和旅游部委托,廣州圖書館與中山大學(xué)信息管理學(xué)院、中國國家圖書館研究院等組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展公共圖書館年報(bào)編制指南研究。2022年4月29日,《公共圖書館年度報(bào)告編制指南》(WH/T96—2022)正式實(shí)施,標(biāo)志著公共圖書館行業(yè)首次擁有了年報(bào)編制的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件。

本階段,是廣州圖書館年報(bào)進(jìn)入專業(yè)出版的新階段,廣州圖書館成為行業(yè)的引領(lǐng)者,其年報(bào)編制目標(biāo)由“信息公開”發(fā)展為“權(quán)益保障”。這一階段的廣州圖書館編制的年報(bào)體例結(jié)構(gòu)仍為層級結(jié)構(gòu),單館年報(bào)篇幅較此前大幅增至近300頁;體系年報(bào)篇幅大致穩(wěn)定在200頁。由于出版的審核流程更為嚴(yán)謹(jǐn),故單館年報(bào)和體系年報(bào)的發(fā)布時(shí)間較此前有所滯后,一般到10月底才能正式出版。

3 廣州圖書館年報(bào)編制特點(diǎn)

3.1 編制目標(biāo)逐步多元化

圖書館是一個(gè)生長的有機(jī)體,圖書館對年報(bào)的認(rèn)知也是一個(gè)逐步深化的過程。年報(bào)作為圖書館管理的工具之一,其編制目的一直隨著轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要而不斷調(diào)整。早期由于信息系統(tǒng)還未普及,年報(bào)主要用于內(nèi)部存檔,因此,由各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、客觀事實(shí)匯編而成,條目清晰明了便于查閱。21世紀(jì)以來,公共圖書館事業(yè)蓬勃發(fā)展,為了方便行業(yè)內(nèi)部交流,年報(bào)被作為一項(xiàng)專業(yè)工作要求體現(xiàn)圖書館服務(wù)理念、服務(wù)結(jié)構(gòu)和最新服務(wù)進(jìn)展,因此,增加了計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等敘述性材料,被用于行業(yè)內(nèi)交流。此外,還增加了“讀者活動(dòng)”“媒體報(bào)道”“統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告”等大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),作為向政府主管部門和理事會(huì)呈報(bào)的基礎(chǔ)材料,強(qiáng)化了圖書館履行社會(huì)職責(zé)、爭取支持的媒介功能,也成為宣傳推廣圖書館事業(yè)的一張名片?！稄V州市公共圖書館條例》《公共文化服務(wù)保障法》《公共圖書館法》陸續(xù)頒布施行后,圖書館年報(bào)被當(dāng)作治理能力現(xiàn)代化的重要工具,編制年報(bào)成為公共圖書館法定責(zé)任,其“實(shí)現(xiàn)與保障公眾的基本文化權(quán)益”的信息公開目的得以強(qiáng)化,“服務(wù)效益”“經(jīng)費(fèi)使用”“設(shè)備設(shè)施”等數(shù)據(jù)被編入年報(bào)。年報(bào)編制完成后第一時(shí)間通過大眾媒體和自媒體公布,充分保障了公眾的知情權(quán),同步接受社會(huì)監(jiān)督,迫使圖書館更好地履行社會(huì)職能,不斷提高服務(wù)和管理水平。正式出版的年報(bào)增加了專項(xiàng)報(bào)告的比重、新增了案例選編,一方面,通過對比分析,力圖在數(shù)據(jù)中挖掘規(guī)律,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考,使其成為科學(xué)管理的工具;另一方面,選取代表性的案例總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為行業(yè)研究者提供一手研究材料,凸顯年報(bào)作為正式出版物的收藏價(jià)值。

3.2 統(tǒng)籌組織逐步制度化

制度是公共圖書館治理能力現(xiàn)代化的集中體現(xiàn),年報(bào)編制同樣需要政策支持和制度保障。為了貫徹落實(shí)《廣州市公共圖書館條例》,廣州市相繼制訂“圖書館之城”建設(shè)規(guī)劃等15項(xiàng)配套制度,組織實(shí)施6項(xiàng)全市統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),為全市服務(wù)體系建設(shè)提供了強(qiáng)有力的制度保障。其中,《廣州市公共圖書館服務(wù)規(guī)范》《廣州市公共圖書館總分館制建設(shè)》分別對體系年報(bào)由中心館統(tǒng)籌、成員館配合提供數(shù)據(jù)的編制職責(zé)作了明確規(guī)定。單館年報(bào)編制制度則更為詳細(xì),《〈廣州圖書館年度報(bào)告〉編制工作制度》包括總則、編制組織、編制要求、存檔發(fā)布、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、附則等六章共21條,比較具有借鑒性的做法有:一是按職責(zé)分解年報(bào)任務(wù),建立館部領(lǐng)導(dǎo)、編委會(huì)指導(dǎo)、辦公室統(tǒng)籌、部門主任把關(guān)、崗位收集撰寫的五級編制組織架構(gòu),明確的分工保障了年報(bào)編制工作的常態(tài)化、有序化開展;二是對編制要求作了詳細(xì)規(guī)定,包括行文風(fēng)格、圖表排版、標(biāo)題排列、版面設(shè)計(jì)等,保障全書風(fēng)格一致、嚴(yán)謹(jǐn)簡明、易讀易懂;三是重視年報(bào)的信息發(fā)布與場景運(yùn)用,規(guī)定通過網(wǎng)站、定向寄送和出版發(fā)行等方式向社會(huì)公開宣傳,接受社會(huì)監(jiān)督與反饋。統(tǒng)計(jì)分析與大事記是年報(bào)最為重要的內(nèi)容,廣州圖書館也制訂了專門的規(guī)章制度保障其規(guī)范性編制。《廣州圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)與分析工作管理辦法》規(guī)定由辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)統(tǒng)計(jì)分析工作,各部門分別指定專人履行統(tǒng)計(jì)和分析報(bào)告職責(zé),每月報(bào)辦公室匯總審核。《大事記編纂管理辦法》則從工作機(jī)制、記述范圍、記述方法3個(gè)方面規(guī)定了大事記的收集管理工作。

3.3 工作流程逐步規(guī)范化

實(shí)施規(guī)范化的流程管理是年報(bào)編制的關(guān)鍵。年報(bào)涉及部門較多、覆蓋范圍較廣,是一項(xiàng)繁雜細(xì)致的工作,包括制訂計(jì)劃、確定大綱、發(fā)布通知、數(shù)據(jù)整理、統(tǒng)計(jì)分析與文稿撰寫、審校排版、印刷出版、發(fā)布存檔等眾多流程,這些流程需按照一定的時(shí)序依次展開。廣州圖書館年報(bào)編制一般從12月初啟動(dòng)至次年10月發(fā)布,歷時(shí)約11個(gè)月:當(dāng)年12月,由統(tǒng)籌部門確定年報(bào)編制計(jì)劃、體例大綱;次年1月初,統(tǒng)籌部門發(fā)布資料收集通知,按大綱搜集資料、按職責(zé)確定分工,并通過范例的形式說明資料格式、標(biāo)題排列和圖表排版,重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)報(bào)送時(shí)間節(jié)點(diǎn)等;次年2月,各部門、各成員館協(xié)助提交數(shù)據(jù),并按分工起草專項(xiàng)報(bào)告、特色服務(wù)案例等資料,報(bào)告和案例需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審稿后報(bào)送至統(tǒng)籌部門,嚴(yán)格把控文稿質(zhì)量;3月統(tǒng)籌部門完成數(shù)據(jù)的整理、核對和制作可視化圖表,按提綱確定的體例編排各類資料形成年報(bào)初稿;4月至5月統(tǒng)籌部門對年報(bào)進(jìn)行三審三校后形成定稿,并篩選重點(diǎn)指標(biāo)數(shù)據(jù)通過網(wǎng)站、媒體發(fā)布會(huì)對外公布;10月底前由出版社三審三校,統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)返稿修訂,并經(jīng)過反復(fù)討論確定年報(bào)的封面、圖表、內(nèi)容等排版設(shè)計(jì)后正式出版。正式出版后統(tǒng)籌部門將年報(bào)放置在網(wǎng)站固定欄目下供用戶查看,并通過郵寄的方式贈(zèng)送給各大圖書館收藏使用。廣州圖書館這種權(quán)責(zé)分明的工作流程和工作分工,可以更好地保障年報(bào)編制的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

3.4 體例結(jié)構(gòu)趨于穩(wěn)定化

廣州圖書館的年報(bào)體例結(jié)構(gòu)并不是一成不變的,而是隨著編制目標(biāo)不斷動(dòng)態(tài)調(diào)整,但在一定時(shí)期內(nèi)保持相對穩(wěn)定。萌芽期的年報(bào)體例采用羅列式目錄,均為統(tǒng)計(jì)報(bào)表,每年只做局部優(yōu)化調(diào)整。隨著編制目標(biāo)的多元化,年報(bào)的內(nèi)容越來越多,體例結(jié)構(gòu)調(diào)整為章節(jié)、分目的層級結(jié)構(gòu),成為集業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、分析研究、總結(jié)歸納為一體的綜合性年報(bào),更有利于包括公眾、政府、理事會(huì)、管理者、館員、行業(yè)研究者等在內(nèi)的圖書館利益相關(guān)主體了解圖書館最新動(dòng)態(tài)。針對內(nèi)容眾多、數(shù)據(jù)繁雜的情況,廣州圖書館在出版前理順邏輯結(jié)構(gòu),將單館年報(bào)體例確定為年度概覽、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、專項(xiàng)報(bào)告、案例選編、年度大事和附錄6個(gè)部分。體系年報(bào)則在2018年出版時(shí)吸收了前3年的編制經(jīng)驗(yàn),穩(wěn)定為年度概覽、概念釋義與統(tǒng)計(jì)方法、服務(wù)效益統(tǒng)計(jì)分析、政府保障統(tǒng)計(jì)分析、事業(yè)建設(shè)管理與運(yùn)營進(jìn)展、存在問題和發(fā)展建議、分類統(tǒng)計(jì)表、大事記、通借通還服務(wù)網(wǎng)絡(luò)一覽表、建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新案例選編共10個(gè)章節(jié)和1個(gè)附錄。年報(bào)正式出版后,體例內(nèi)容基本保持穩(wěn)定,除了設(shè)置目錄,還專門將表目錄和圖目錄單列出來,并設(shè)置了凡例釋義,更方便用戶查閱數(shù)據(jù)。另外,增加了前言,闡明了年度亮點(diǎn)工作、年報(bào)作用、主要內(nèi)容及權(quán)責(zé)分工。

3.5 指標(biāo)設(shè)置趨于合理化

公共圖書館在發(fā)展的過程中產(chǎn)生了大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),必須對這些指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍,建立科學(xué)合理的指標(biāo)體系,才能保障年報(bào)編制工作順利完成。提出“二八原理”的帕累托認(rèn)為,在任何特定的群體中,重要的因子通常只占少數(shù),而不重要的因子則常占多數(shù)。唯有抓住事業(yè)發(fā)展過程中的關(guān)鍵指標(biāo),減少一般性指標(biāo),杜絕統(tǒng)計(jì)手段不完善的發(fā)展指標(biāo),才能降低填報(bào)部門或成員館的負(fù)擔(dān),提高填報(bào)的質(zhì)量和效率。尤其是體系年報(bào)涉及成員館眾多,統(tǒng)計(jì)指標(biāo)數(shù)量更要精簡,廣州圖書館根據(jù)《廣州市公共圖書館條例》規(guī)定的館舍面積、文獻(xiàn)信息資源總藏量、年新增入藏量和工作人員配備等量化指標(biāo),增加了體現(xiàn)政府保障水平的總經(jīng)費(fèi)、文獻(xiàn)購置費(fèi)等硬件指標(biāo)以及體現(xiàn)投入產(chǎn)出效率的接待訪問量、文獻(xiàn)外借量、讀者注冊量、讀者活動(dòng)量和數(shù)字資源使用量等服務(wù)指標(biāo),對廣州市公共圖書館的發(fā)展情況進(jìn)行重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)分析。此外,為了保障數(shù)據(jù)橫向可比、縱向可加,主要從以下方面著手:一是以文化和旅游部“公共圖書館基本情況年報(bào)”指標(biāo)解釋和公共圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)為參考確定年報(bào)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),開篇點(diǎn)明概念釋義和統(tǒng)計(jì)方法;二是每次發(fā)布資料收集通知,均明確收集的范圍、周期及統(tǒng)計(jì)口徑,并以范例的形式加以說明,保障數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與客觀性;三是統(tǒng)籌部門每月定期收集重點(diǎn)數(shù)據(jù),通過交叉比較審核,及時(shí)掌握數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)變化;四是堅(jiān)持以業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)為主,人工統(tǒng)計(jì)為輔,盡量減少人工干預(yù);五是所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)均需部門主任或成員館負(fù)責(zé)人審核,如數(shù)據(jù)變化較大,將以注釋的形式解釋說明原因,保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和權(quán)威性;六是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)統(tǒng)籌部門三審三校后發(fā)回部門或成員館,以便在后續(xù)撰寫分析報(bào)告時(shí)保障全書數(shù)據(jù)的一致性。

4 經(jīng)驗(yàn)與啟示

4.1 堅(jiān)持長期編制,不斷專業(yè)發(fā)展

如何將年報(bào)打造成為提升公共圖書館治理能力的專業(yè)化工具?年報(bào)編制過程就是自我剖析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與整改完善的閉環(huán)管理過程?？v觀年報(bào)發(fā)展歷程,早期只是簡單匯編,內(nèi)容組織缺乏總結(jié)與凝練,隨著圖書館轉(zhuǎn)型發(fā)展,可寫入年報(bào)的內(nèi)容日益劇增,如不加以提煉,其可讀性可用性將降低。唯有適應(yīng)社會(huì)需求,不斷動(dòng)態(tài)調(diào)整體例內(nèi)容,但統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作為核心資料的地位沒有變化,為后人還原這個(gè)時(shí)代的文化面貌提供了一扇窗口。年報(bào)在動(dòng)態(tài)調(diào)整和推陳出新中保持基本的穩(wěn)定,在動(dòng)態(tài)調(diào)整中朝專業(yè)化與規(guī)范化不斷發(fā)展,在網(wǎng)站持續(xù)公布保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性與公開獲取性。堅(jiān)持才能日漸出成果,如美國博物館與圖書館服務(wù)協(xié)會(huì)編制的《美國公共圖書館調(diào)研報(bào)告》(Public Libraries Survey,PLS)經(jīng)過20多年持續(xù)發(fā)布已成為國際圖書館界觀察、研究和借鑒美國公共圖書館事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性材料[3];史密森學(xué)會(huì)從1851年開始編制的年報(bào)完整地記載了其發(fā)展歷程,該年報(bào)已成為研究美國文化傳播、社會(huì)教育、學(xué)術(shù)研究的重要?dú)v史文獻(xiàn)[4]。廣州圖書館從“先行先試”到“先行示范”,先是制訂本館的規(guī)章制度,繼而制訂全市公共圖書館的業(yè)務(wù)規(guī)范,再舉辦行業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議引領(lǐng)發(fā)展,再到參與制訂行業(yè)第一個(gè)年報(bào)編制標(biāo)準(zhǔn)文件,均得益于領(lǐng)導(dǎo)高度重視和長期的實(shí)踐堅(jiān)持。文化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公共圖書館年度報(bào)告編制指南》(WH/T96—2022),規(guī)定了年報(bào)編制的原則、方法程序及主要內(nèi)容,是一份很好的年報(bào)編制指引性規(guī)范。公共圖書館應(yīng)該重視年報(bào)編制工作,利用年報(bào)編制理論成果指導(dǎo)實(shí)踐工作,在編制年報(bào)過程中提升專業(yè)化水平,提升圖書館的社會(huì)價(jià)值。

4.2 建立專業(yè)編制團(tuán)隊(duì),明確責(zé)任分工進(jìn)度

年報(bào)具有明顯的時(shí)效性特征,但編制年報(bào)具有覆蓋面廣、時(shí)間緊、任務(wù)重等難點(diǎn),如何把握好質(zhì)量與時(shí)效之間的關(guān)系是公共圖書館編制年報(bào)面臨的重要課題。完善的圖書館年報(bào)編制機(jī)制,是做好年報(bào)編制的先決條件,也是圖書館年報(bào)編制發(fā)布持續(xù)性和及時(shí)性的重要保證。制訂年報(bào)組織流程建議從以下方面著手:第一,將圖書館年報(bào)編制納入年度例行工作,建立經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制,提前一年做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算、招標(biāo)流程、申請書號,與出版社簽訂合同時(shí)約定時(shí)效。第二,建立一支穩(wěn)定的年報(bào)編制團(tuán)隊(duì),設(shè)立編委會(huì)統(tǒng)籌指導(dǎo)年報(bào)編制工作,統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)年報(bào)的組織、體例設(shè)計(jì)、通稿審校、出版發(fā)布工作,其他部門或成員館設(shè)立信息員配合統(tǒng)籌部門做好年報(bào)資料收集、專項(xiàng)報(bào)告撰寫等工作。第三,依據(jù)年報(bào)的體例、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容及指標(biāo)的要求,建立順暢、可靠的信息報(bào)送機(jī)制,如構(gòu)建全市性、全館性的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)架構(gòu)。第四,為解決專業(yè)出版與時(shí)效性問題,需在確定年報(bào)發(fā)布時(shí)間后,倒推年報(bào)的編制進(jìn)度,如廣州圖書館要求每年“世界讀書日”之前完成主要統(tǒng)計(jì)數(shù)字、綜合分析報(bào)告等編撰,并篩選重要數(shù)據(jù)提前在媒體發(fā)布會(huì)和網(wǎng)站先行對外公布。第五,依照出版規(guī)定嚴(yán)格要求,專項(xiàng)報(bào)告由撰稿人擬寫后分別經(jīng)部門主任、分管館領(lǐng)導(dǎo)審校再報(bào)統(tǒng)籌部門統(tǒng)稿,全書由統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)“三審三?！?再經(jīng)過出版社“三審三?！?確保年報(bào)編制要求落到實(shí)處。第六,建立年報(bào)評價(jià)及信息反饋機(jī)制,收集用戶反饋意見,不斷改進(jìn)年報(bào)編制質(zhì)量。

4.3 研究分析目標(biāo)受眾,建立年報(bào)內(nèi)容框架

數(shù)字化閱讀環(huán)境下,公眾的閱讀耐心越來越有限,如何針對目標(biāo)用戶,對年報(bào)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊?guī)劃和取舍,是年報(bào)編制的關(guān)鍵問題之一。年報(bào)內(nèi)容很大程度上取決于預(yù)定目標(biāo)。其預(yù)定目標(biāo)主要受實(shí)現(xiàn)目的和目標(biāo)受眾影響。對內(nèi)目的包括檔案記錄、科學(xué)管理等;對外目的包括信息公開、爭取支持、宣傳推廣、行業(yè)交流等。確定年報(bào)內(nèi)容可以從目標(biāo)受眾的需求出發(fā),以需求為導(dǎo)向構(gòu)建內(nèi)容框架。社會(huì)主體如普通公眾、大眾媒體關(guān)注圖書館的服務(wù)內(nèi)容、特色服務(wù)和用戶狀況,還可以公布通借通還服務(wù)點(diǎn)、讀者評價(jià)、服務(wù)排行榜、設(shè)備設(shè)施等資料,保障公眾的知情權(quán);合作伙伴、捐贈(zèng)者關(guān)注是否得到體現(xiàn)和尊重,可以對外公布理事會(huì)與讀者委員會(huì)名單、合建分館、合作伙伴名錄、社會(huì)捐贈(zèng)等資料,以吸引更多的社會(huì)力量參與圖書館建設(shè);治理主體如政府主管部門、理事會(huì)關(guān)注運(yùn)營管理、投入產(chǎn)出情況,可以公布政府保障、服務(wù)效能、管理運(yùn)營情況等資料;圖書館管理者關(guān)注業(yè)績指標(biāo)、服務(wù)趨勢,可以公布年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、專項(xiàng)分析報(bào)告等資料;業(yè)內(nèi)同行和研究者關(guān)注數(shù)據(jù)的持續(xù)性和特色服務(wù)的借鑒性,可以公布?xì)v年主要業(yè)務(wù)發(fā)展數(shù)據(jù)、特色服務(wù)案例選編等資料。迎合目標(biāo)受眾的需求確定年報(bào)的內(nèi)容,有利于構(gòu)建良好的內(nèi)外關(guān)系,充分揭示圖書館的社會(huì)價(jià)值,發(fā)揮年報(bào)的營銷功能。

4.4 日常統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,挖掘數(shù)據(jù)深層意義

年報(bào)編制主體較多,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)龐雜、統(tǒng)計(jì)途徑不同,尤其涉及交叉業(yè)務(wù),容易發(fā)生數(shù)據(jù)重復(fù)或遺漏計(jì)算,這是年報(bào)編制的一大難點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是保障年報(bào)客觀、準(zhǔn)確的前提。國際圖聯(lián)頒布的《圖書館統(tǒng)計(jì)宣言》強(qiáng)調(diào),正確、可靠和可比的數(shù)據(jù)對圖書館統(tǒng)計(jì)的價(jià)值和有效性是至關(guān)重要的,這取決于圖書館正確、及時(shí)地遞交統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),又必須對統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目采用相同的定義和方法。年報(bào)編制應(yīng)該注重日常數(shù)據(jù)的搜集與審核,建立多層次的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)體系,如周報(bào)數(shù)據(jù)、月報(bào)數(shù)據(jù)等,統(tǒng)籌部門按周、按月對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、整理和發(fā)布,積累了不少年報(bào)日常資料。年報(bào)開篇設(shè)置“概念釋義與統(tǒng)計(jì)方法”篇章,參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確保數(shù)據(jù)橫向可比、縱向可加,統(tǒng)籌部門可與協(xié)助部門反復(fù)溝通、層層審核,保證統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、口徑、單位等一致。公共圖書館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的技術(shù)支撐,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)為主,無法在系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)則由部門安排專人每月填報(bào),明確每項(xiàng)數(shù)據(jù)責(zé)任到人,審核人員通過形式審核、交叉對比審核等手段反復(fù)核準(zhǔn)數(shù)據(jù)。僅僅展示數(shù)據(jù)而缺乏對數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析,對管理決策和行業(yè)研究的使用價(jià)值有限,可以利用SPSS、SAS等統(tǒng)計(jì)工具建立館藏文獻(xiàn)與用戶行為等數(shù)據(jù)融合分析,挖掘服務(wù)數(shù)據(jù)背后所體現(xiàn)的不同類型讀者的個(gè)性化需求,為圖書館管理提供針對性的參考。

4.5 關(guān)注排版設(shè)計(jì),保障易讀易用

年報(bào)既是推動(dòng)公共圖書館與政府、社會(huì)、公眾構(gòu)建良性關(guān)系、獲得價(jià)值認(rèn)同與支持的重要手段,也是區(qū)域圖書館事業(yè)之間、學(xué)界與業(yè)界之間相互研究促進(jìn)的橋梁。但是這些目標(biāo)閱讀對象大多數(shù)不是圖書館行業(yè)人員,如何激發(fā)讀者的閱讀興趣,將專業(yè)化年報(bào)編制成易讀易懂的宣傳性材料,值得年報(bào)編制人員重點(diǎn)關(guān)注。建議從以下方面著手:一是編制團(tuán)隊(duì)層層審稿,確保指標(biāo)統(tǒng)計(jì)方法、統(tǒng)計(jì)單位符合國家規(guī)定;二是采用第三人稱寫法,使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語語體文、記述體,行文通俗流暢,符合現(xiàn)代漢語規(guī)范;三是分析數(shù)據(jù)時(shí)盡量以圖表形式呈現(xiàn),如曲線圖、柱狀圖、餅圖等與文字分析有機(jī)結(jié)合,圖表標(biāo)題按章節(jié)清晰規(guī)范排列,有利于年報(bào)直觀地呈現(xiàn)圖書館事業(yè)發(fā)展的趨勢;四是展示特色服務(wù)時(shí)可適當(dāng)穿插彩色圖片,形成視覺沖擊力以吸引讀者的閱讀興趣;五是重視年報(bào)的排版設(shè)計(jì)工作,委托專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì),注意適當(dāng)留白,色彩搭配協(xié)調(diào),尤其字體大小、行距、色調(diào)應(yīng)適中,以防止閱讀疲勞,特別要做好封面、版式等裝幀設(shè)計(jì),根據(jù)年報(bào)告的閱讀對象、內(nèi)容、載體等適當(dāng)調(diào)整,可先出設(shè)計(jì)草圖再小范圍征求意見決定。

5 結(jié) 語

隨著《公共文化服務(wù)保障法》和《公共圖書館法》的正式施行,年報(bào)編制發(fā)布已經(jīng)成為公共圖書館履行信息公開主體的法定職責(zé),也是推動(dòng)公共圖書館專業(yè)化轉(zhuǎn)型發(fā)展的工具之一。公共圖書館應(yīng)該以《公共圖書館年度報(bào)告編制指南》(WH/T96—2022)的發(fā)布為契機(jī),關(guān)注城市公共圖書館的優(yōu)秀做法,建立年報(bào)編制團(tuán)隊(duì),不斷規(guī)范年報(bào)編制流程與年報(bào)內(nèi)容體例,以年報(bào)編制為手段進(jìn)一步激發(fā)公共圖書館信息公開的內(nèi)源動(dòng)力,推動(dòng)公共圖書館治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)。