新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范化的實踐與探索

文/安陽市人民醫(yī)院人事科 李雨佳

人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，記載了職工的個人學(xué)習(xí)、生活、工作等經(jīng)歷，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。同時，人事檔案還能夠全面地、現(xiàn)實地反映個人的綜合能力，具有真實性、動態(tài)性、流動性、機密性等特點，是醫(yī)院培養(yǎng)人才、考察選拔干部的重要參考?？梢哉f，人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。醫(yī)院人事檔案管理工作可以為醫(yī)院人才的選拔及使用提供真實可靠的第一手資料，為新醫(yī)改下促進城鄉(xiāng)居民醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革提供專業(yè)人才。

隨著新醫(yī)改的不斷推進，對醫(yī)院管理工作也提出了新要求，其中新醫(yī)改明確要求了需要加強醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部管理，而醫(yī)院人事檔案管理工作又是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要構(gòu)成部分。因此，醫(yī)院需要配合新醫(yī)改要求，使得醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范化[1-3]。在新醫(yī)改制度的具體要求及內(nèi)容基礎(chǔ)上，加強醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范化有助于更好地促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理工作的要求

新醫(yī)改重視醫(yī)療衛(wèi)生隊伍的建設(shè)，要求醫(yī)院人事檔案要有更高的完整性。醫(yī)院的人事檔案內(nèi)容包括職工的個人成長經(jīng)歷，能夠反映職工的綜合信息，并為醫(yī)院人才的篩選提供助力。醫(yī)院人事檔案管理工作需根據(jù)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，擴大檔案材料收集范圍，將職工專業(yè)技術(shù)特長、知識構(gòu)成等方面信息納入人事檔案，并及時將人事檔案資料收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性。

當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理工作中部分檔案信息仍存在假年齡、假學(xué)歷等情況，這對醫(yī)院人才隊伍建設(shè)將產(chǎn)生不利影響。因此，檔案管理的實際工作中應(yīng)對檔案中原始資料、憑證加強鑒別，確保人事檔案的真實性。

傳統(tǒng)人事檔案資料依靠人工進行資料收集、整理、檢索，流程繁雜、工作效率低。新醫(yī)改背景下，需了解現(xiàn)代化工作特點，重點關(guān)注信息化方式的改變，學(xué)習(xí)使用專業(yè)管理系統(tǒng)，改變陳舊管理方法并進行電子歸檔，提高人事檔案管理工作效率，為醫(yī)院整體管理的工作進行提供直觀、科學(xué)的依據(jù)。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案涉及了醫(yī)院職工的思想德行、個人能力、科研水平等相關(guān)信息，其與職工個人的工作調(diào)動、職稱評級等內(nèi)容密切相關(guān)。建立醫(yī)藥衛(wèi)生人才保障機制，促進醫(yī)藥衛(wèi)生人才隊伍建設(shè)是新醫(yī)改的目標(biāo)之一，通過人事檔案能夠很好地反映醫(yī)院人才隊伍情況，掌握醫(yī)院人才信息，了解醫(yī)院人才隊伍的配置，并根據(jù)實際情況合理建設(shè)人才隊伍，有助于減少醫(yī)院人才短缺、斷層等情況的出現(xiàn)?，F(xiàn)階段，部分醫(yī)院的人事檔案管理仍存在較多問題，包括檔案管理制度不完善，管理理念、管理辦法陳舊、專業(yè)檔案管理人才缺乏等，這些問題將嚴(yán)重影響醫(yī)院人事檔案管理工作的開展[4-5]。

（一）人事檔案管理工作人員專業(yè)化較低。受傳統(tǒng)觀念的影響之下，醫(yī)院管理過程中人事檔案管理工作常常不被重視，通常認(rèn)為人事檔案管理僅僅是人力資源部門所屬日常工作，主要是對職工基本信息進行分類、整理、存儲，沒有特殊價值。負(fù)責(zé)人事檔案管理的相關(guān)工作人員通常不是專業(yè)人員，在做此項工作之前并沒有接受過專門的人事檔案管理工作的相關(guān)培訓(xùn)，在工作過程中不能做到得心應(yīng)手，經(jīng)常出現(xiàn)問題和矛盾，無法有效提高人事檔案管理工作的質(zhì)量及效率。很多醫(yī)院的人事檔案管理工作人員都身兼數(shù)職，專業(yè)能力有限，無法較好地履行管理職責(zé)，也無法滿足新醫(yī)改對醫(yī)院人事檔案管理工作的相關(guān)要求。

（二）人事檔案管理工作理念不強。醫(yī)院的主要工作重心是為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，因此，在醫(yī)院管理工作中，部分醫(yī)院僅僅對醫(yī)療技術(shù)給予高度重視，忽視人事檔案管理工作的重要性，造成人事檔案管理工作受到財力、人力等多方制約，缺少和現(xiàn)狀相適應(yīng)的先進設(shè)備和管理措施，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢。醫(yī)院將大部分資金用于診療、科研、服務(wù)領(lǐng)域，對人事檔案管理的投入非常少。醫(yī)院在開展人事檔案管理工作中，會出現(xiàn)人員配合度差、人事檔案管理信息資源利用不到位、人事檔案管理不規(guī)范等問題。此外，部分醫(yī)院職工檔案意識不強，沒有認(rèn)識到檔案的重要價值，還有部分職工擅自存放一些重要的檔案資料，最終導(dǎo)致檔案信息的泄露與遺失。

（三）人事檔案管理工作制度不完善。醫(yī)院人事檔案管理工作對專業(yè)性和系統(tǒng)性要求相對較高。當(dāng)前，國家制定了人事檔案管理工作相關(guān)準(zhǔn)則，但在人事檔案管理實際工作中部分醫(yī)院并沒有按照相關(guān)要求開展工作，私自更改人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工作中不參考規(guī)范制度，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法順利開展。部分醫(yī)院沒有依據(jù)自身實際情況制定具體的歸檔制度和實施細(xì)則，有的醫(yī)院即使制定了也存在執(zhí)行不到位等情況，導(dǎo)致材料不夠全面、不夠真實準(zhǔn)確，無法控制人事檔案的真實性和客觀性。很多醫(yī)院存在人事檔案信息雷同、單一的情況，人事檔案管理工作人員在工作過程中缺乏主動性，未對檔案信息進行有效鑒別。

（四）人事檔案管理方法滯后、設(shè)施不全。人事檔案管理工作具有較強的政治性和原則性，需要和醫(yī)院每個職工溝通登記，并且需要確保人事檔案信息安全，需要有專門的辦公場所并將導(dǎo)致單獨存放在指定地點。目前，仍有部分醫(yī)院不重視人事檔案管理工作，導(dǎo)致管理工作必備的設(shè)施欠缺，人事檔案用房擁擠，檔案庫房、閱檔室、辦公室籠歸為一處，設(shè)備不配套，且在導(dǎo)致收集整理過程中仍使用手工錄入，沒有使用專業(yè)的檔案管理軟件，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容錄入不完整、檔案信息共享使用受限、檔案資料在傳遞過程中丟失等問題。部分醫(yī)院雖然創(chuàng)建了人事檔案管理信息庫，也有相關(guān)軟硬件設(shè)備，但由于缺乏專業(yè)技術(shù)，不能滿足現(xiàn)代化人事檔案管理需求。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化路徑

（一）提升對人事檔案管理工作的重視程度。新醫(yī)改背景下醫(yī)院管理層需要對人事檔案管理工作重要性有充分的認(rèn)知，重視人事檔案在人力資源管理中的作用和地位，糾正檔案管理工作僅是單純保管的傳統(tǒng)觀念，樹立人事檔案開發(fā)利用、適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的新觀念[6-7]。加大對醫(yī)院檔案管理工作資金的投入，為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，以相關(guān)法律法規(guī)為參考依據(jù)，配備專職的檔案管理人員，提供符合標(biāo)準(zhǔn)的配套設(shè)施和場地，改善人事檔案存放環(huán)境，加強醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范化。

（二）完善人事檔案管理工作制度。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)認(rèn)真梳理原有制度，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理實際情況，廢除不適合現(xiàn)有醫(yī)院人事檔案的管理制度，確保人事檔案管理工作制度規(guī)范有序，為醫(yī)院人事檔案管理工作的開展提供制度保障。提高制度規(guī)范化的同時需要強調(diào)人事檔案管理制度的落實情況，通過考核、檢查等多種形式，保證醫(yī)院人事檔案管理工作人員可以按照規(guī)章制度開展檔案管理工作。具體的制度應(yīng)包括人事檔案查閱制度，收集制度，借閱制度，轉(zhuǎn)遞、復(fù)印、保密制度等。人事檔案管理材料收集可以采取動靜結(jié)合、定量和定性結(jié)合、縱橫結(jié)合等方式。日常檔案材料需要做好定期或不定期收集工作，主動了解職工信息變化情況，在第一時間了解職工的獎勵、學(xué)歷、工資等情況，及時將材料歸檔[8-10]。

（三）提升人事檔案管理工作人員專業(yè)性。檔案管理人員需要具有良好的政治理論以及愛崗敬業(yè)的精神，工作態(tài)度要嚴(yán)謹(jǐn)，有良好的職業(yè)素養(yǎng)，鉆研檔案專業(yè)相關(guān)知識，熟悉現(xiàn)代化管理設(shè)備，對人事檔案專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢及新方法及時學(xué)習(xí)了解。新醫(yī)改背景下，應(yīng)重視醫(yī)院人事檔案管理人才隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)綜合技術(shù)能力及管理能力較強的檔案管理人才隊伍[11-12]。首先，要注重人才引進，開通各種招聘通道，把有人事檔案管理能力的專業(yè)人才引入院內(nèi)，提升醫(yī)院人事檔案管理工作整體業(yè)務(wù)能力。其次，加強醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，利用進修學(xué)習(xí)、知識講座等多種形式，提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技能。調(diào)動工作人員的主觀能動性，督促其自主學(xué)習(xí)以提升自身業(yè)務(wù)能力，樹立創(chuàng)新意識。檔案管理工作人員素質(zhì)對檔案資料的質(zhì)量有直接的影響，相關(guān)部門應(yīng)定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，并在培訓(xùn)后對人事檔案管理工作人員進行全面考核，對考核不過關(guān)的人員不予返回工作崗位，直至考核通過，最終達(dá)到提高人事檔案管理工作人員的自身專業(yè)能力和主觀能動性的目的。針對醫(yī)院人事檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平普遍偏低的問題，醫(yī)院管理人員應(yīng)高度重視，定期組織培訓(xùn)交流活動，提升醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。此外，制定科學(xué)合理的長效機制，激發(fā)工作人員主觀能動性，完善醫(yī)院人事檔案管理工作，為推動新醫(yī)改制度提供助力。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理工作方法。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法較為陳舊，新醫(yī)改背景下醫(yī)院要結(jié)合具體要求改變原有檔案管理方式，并且考慮醫(yī)院自身真實的發(fā)展情況，嘗試新的管理方式，針對人事檔案不完整的問題，盡可能地通過各種方式進行補充，保證醫(yī)院人事檔案信息的完整性、有效性。醫(yī)院在對人事檔案進行信息采集時需擴大采集范圍，把職工的專業(yè)特長、心理素質(zhì)等包含在內(nèi)，提升檔案的全面性，同時對材料真實性進行鑒別，保證檔案材料的可靠性。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)主動和各科室聯(lián)系，及時了解并掌握各科室一線醫(yī)務(wù)人員檔案信息變化情況。此外，應(yīng)發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息的作用和價值，深度挖掘醫(yī)院人事檔案信息，為醫(yī)院戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)保障。

（五）建立人事檔案管理專用檔案庫房。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)建立專用的檔案庫房，需具備防潮、防火、防光等功能，配備空調(diào)、滅火、祛濕等相關(guān)設(shè)備，保證檔案安全。同時建立人事檔案數(shù)據(jù)庫并進行電子化管理，快速、精確地查詢所需信息，為提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率奠定基礎(chǔ)。通過建設(shè)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新相關(guān)信息，對人事檔案信息進行動態(tài)化管理，真實可靠地反映當(dāng)前醫(yī)院職工情況，為醫(yī)院人才培養(yǎng)提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)。

四、結(jié)語

人事檔案涵蓋了個人學(xué)歷變動、職務(wù)變遷、家庭及社會關(guān)系等，可以全面反映職工個人成長軌跡，是人才信息的重要載體。因此，醫(yī)院人事檔案管理工作對醫(yī)院人才開發(fā)具有非常重要的影響。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作也需隨之改變，轉(zhuǎn)變工作思路，在夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的同時，完善相關(guān)法規(guī)制度，加強醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范化，為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持，進而促進新醫(yī)改的順利進行。