數(shù)字化時代事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及開發(fā)利用思考

文/福建省中醫(yī)藥科學(xué)院 李星

一、人事檔案管理的相關(guān)概述及特點

人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是一個人成長經(jīng)歷的記載。檔案中的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)和培養(yǎng)經(jīng)歷、獎懲情況等背景信息會直接影響單位招聘錄用的結(jié)果。檔案中的“三齡兩歷”、獎懲情況、家庭成員與社會關(guān)系等是事業(yè)單位考察、選拔、考核、任用干部的重點審核內(nèi)容。檔案中記載的工作時間及社保繳費情況等用于辦理社保、計算退休金。人事檔案信息更是本人及其家屬辦理公證、訴訟取證等事項的重要佐證材料。人事檔案屬于國家機密，任何人都不能翻閱自己的人事檔案，檔案管理和查借閱人員不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容[1]。

人事檔案以個人姓名作為基本單位，實行不同類別的分級管理，檔案中詳細記錄了個人的基本信息、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、專業(yè)能力、政治履歷、加入黨團情況、獎懲情況、思想品德、提拔任免、薪資待遇、健康情況等內(nèi)容的原始文件專卷材料，與每個人的切身利益息息相關(guān)。

人事檔案管理主要由人事檔案的形成、常態(tài)化審核、轉(zhuǎn)移三方面的管理工作構(gòu)成，包括相關(guān)資料的及時收集、鑒別、梳理、歸檔以及檔案的建立、審核、跟蹤和及時更新、保管、利用、傳遞等環(huán)節(jié)。人事檔案管理的主要特點體現(xiàn)在真實、完整、動態(tài)、統(tǒng)一。真實指的是在人事檔案的建設(shè)過程中，前期需要做好信息資源的收集工作，確保所有的檔案資料內(nèi)容與來源的客觀、真實和全面，避免出現(xiàn)信息的遺漏或者重復(fù)收集。在進行人事檔案查閱與傳遞時，需要按照相關(guān)規(guī)章制度進行嚴格監(jiān)督，規(guī)范操作。完整和動態(tài)指的是人員有諸如轉(zhuǎn)正定級、進修訪學(xué)深造、崗位變動、工作調(diào)動、職稱或職務(wù)的晉升、收獲重大獎項等個人成長經(jīng)歷和各項活動的豐富拓展，檔案管理人員應(yīng)及時、全面地對個人活動軌跡相關(guān)資料進行收集、整理、審核、及時歸檔和規(guī)范傳遞，以確保每一份人事檔案的真實性和完整性。統(tǒng)一指的是需要根據(jù)現(xiàn)行發(fā)布的干部人事檔案相關(guān)工作條例的規(guī)定，確保人事檔案內(nèi)容整理、分類、裝訂、使用的規(guī)范統(tǒng)一。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案管理是一項基礎(chǔ)且重要的工作，對單位人事管理各項工作的開展具有重要的參考意義。人事檔案是對個人成長軌跡的翔實客觀記錄，通過認真瀏覽和閱讀人事檔案資料，可以幫助加深對被查閱人的了解，同時也是對被查閱人個人綜合能力、綜合素質(zhì)進行衡量的重要依據(jù)，為單位選人用人、崗位調(diào)任和分配提供客觀有力的數(shù)據(jù)評估支持，對單位人力資源配置和人才隊伍建設(shè)起著重要作用。

（二）人事檔案管理對事業(yè)單位未來的創(chuàng)新發(fā)展提供依據(jù)。未來的競爭其實就是人才的競爭，通過人事檔案的梳理對事業(yè)單位現(xiàn)有人才隊伍的建設(shè)和培育情況、人才發(fā)展方向和成長需求進行客觀分析，觀察事業(yè)單位現(xiàn)有的核心競爭優(yōu)勢、整體經(jīng)營運作情況和取得的成效，有助于管理層對單位未來三到五年的良好發(fā)展做頂層設(shè)計，進一步研究制定科學(xué)合理的規(guī)劃，并根據(jù)現(xiàn)有情況，引進緊缺崗位的人才，對事業(yè)單位未來的創(chuàng)新發(fā)展提供信息參考與依據(jù)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。事業(yè)單位管理層的關(guān)注點更多放在單位整體運營管理、員工績效、單位發(fā)展等方面，對檔案管理工作的價值和重要性投入的關(guān)注度和精力較少，認識不足，未予以重視，對人事檔案管理工作的認知還停留在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)材料為主的被動管理模式上，認為此項工作只是對紙質(zhì)資料進行收集、整理、記錄、補充、存檔和備查，導(dǎo)致人事檔案管理工作的信息化發(fā)展緩慢[2]。

（二）缺乏專業(yè)的人事檔案管理工作人員。數(shù)字時代的飛速發(fā)展對于人事檔案管理工作的專業(yè)化水平、崗位職責(zé)、工作要求和數(shù)據(jù)應(yīng)用轉(zhuǎn)化等都提出了更高的要求。人事檔案管理工作要求從業(yè)人員具備強烈的責(zé)任感、豐富的檔案專業(yè)知識、高度的職業(yè)素養(yǎng)。現(xiàn)階段，少量單位會錄用檔案專業(yè)人才，導(dǎo)致工作人員專業(yè)性不夠。一些單位存在檔案管理工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，且工作人員年齡較大，未接受系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，這些都會導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)疲于應(yīng)付的情況。在實際開展人事檔案管理工作中，也會出現(xiàn)未嚴格按照規(guī)范操作的現(xiàn)象。人事檔案管理工作具有極強的服務(wù)性和信息安全性的要求，工作環(huán)境安全系數(shù)要求高，與其他科室人員實時交流較少，相較于單位的其他崗位而言不易創(chuàng)造顯著的成績或收益，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，造成檔案管理工作人員在主觀意識上認識不到檔案崗位工作的價值，出現(xiàn)懈怠情緒。這些因素均不利于人事檔案管理工作的質(zhì)量提高和開發(fā)利用。

（三）缺少復(fù)合型檔案管理人才?，F(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位完成了人事檔案專項審核工作，但是人事檔案數(shù)字化管理工作推進進程較為緩慢，仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理手段。檔案工作者雖然有豐富的檔案專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力，但是欠缺網(wǎng)絡(luò)信息安全維護知識和操作經(jīng)驗，復(fù)合型檔案管理人才的缺少，使得數(shù)字檔案的隱私安全無法得到保障，阻礙了人事檔案信息化管理工作的開展[3]。

（四）人事檔案管理工作的資金投入不足。單位人事檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)、高階應(yīng)用和專職復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)需要相應(yīng)的資金支持，用于包括配套信息設(shè)備的采購、定期的內(nèi)部培訓(xùn)分享或者外送進修學(xué)習(xí)。一方面，數(shù)字化時代對于人事檔案管理工作要求、管理工作創(chuàng)新模式和數(shù)據(jù)應(yīng)用價值的期望值不斷提升，另一方面，資金投入不足，無法優(yōu)化管理，二者之間的矛盾很大程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

（五）現(xiàn)行的檔案室建設(shè)情況與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求存在差距。很多事業(yè)單位的檔案室存在與辦公室或部門儲藏室共用的情況，在檔案室建筑要求、檔案庫房“八防”要求必須配備的設(shè)施、配備閱覽室等諸多方面都達不到規(guī)范建設(shè)和安全使用的標(biāo)準(zhǔn)，對于人事檔案的完整性、妥善保管人事檔案均產(chǎn)生不利影響。

四、事業(yè)單位人事檔案開發(fā)利用和服務(wù)功能的探索

（一）提高對人事檔案管理工作的重視。人事檔案管理工作對于單位人才培養(yǎng)和人才梯隊建設(shè)以及單位未來規(guī)劃發(fā)展發(fā)揮著舉足輕重的作用，事業(yè)單位在開展人事檔案日常管理和信息化管理工作時，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與實際工作，重新認識和感受新形勢、新環(huán)境和新時代人事檔案管理工作的內(nèi)涵、價值、管理模式，加深對人事檔案管理工作重要性的體會，做到與時俱進，共同推進單位人事檔案管理工作的信息化發(fā)展[4]。

（二）提高人事檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)。為保證人事檔案管理信息化工作的開展，要充分挖掘檔案的數(shù)據(jù)導(dǎo)向和服務(wù)功能。第一，通過招聘錄用檔案專業(yè)人員，先以內(nèi)部培訓(xùn)方式，與單位原有的檔案管理人員一起構(gòu)建單位檔案人員專業(yè)專職隊伍，要求成員具有優(yōu)秀的品德修養(yǎng)、優(yōu)良的業(yè)務(wù)能力以及高度的工作責(zé)任心。第二，通過講座、外送培訓(xùn)交流等方式，引入先進的管理理念和實踐經(jīng)驗，不斷促進檔案管理工作人員專業(yè)技能水平和綜合素質(zhì)的提高、理論知識的豐富和實踐技能的提升，把單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新模式落到實處。第三，在日常工作中，人事檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，得不到關(guān)注，對其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性造成了嚴重影響，適當(dāng)提高人事檔案管理人員薪資待遇，有利于人事檔案管理工作的順利開展。

（三）加強檔案復(fù)合型人才隊伍的培養(yǎng)和建設(shè)。在完善人事檔案專業(yè)專職隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)上，致力于聚焦、引進和培養(yǎng)懂檔案、懂技術(shù)、懂管理的專業(yè)復(fù)合型人才，注重對現(xiàn)有專業(yè)專職檔案隊伍知識體系的不斷更新，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)，提升機密信息安全系統(tǒng)操作的能力，逐步培育和建成人事檔案管理復(fù)合型人才隊伍，不斷優(yōu)化建設(shè)和充實壯大人事檔案管理隊伍，確保在完成人事檔案管理基礎(chǔ)性工作的同時，有余力致力于人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用創(chuàng)造與服務(wù)工作。

（四）加大資金投入力度，優(yōu)化配套設(shè)施。相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施的配套齊全是人事檔案管理工作有效創(chuàng)新開展的基礎(chǔ)，單位應(yīng)該從長遠考慮，為保證人事檔案管理的高效、穩(wěn)定開展，保證人事檔案管理數(shù)據(jù)導(dǎo)向和服務(wù)功能的順利發(fā)揮，不斷優(yōu)化單位人才適崗率，可通過財務(wù)人員對部門的工作計劃和工作目標(biāo)進行具體預(yù)算，提供相應(yīng)的資金支持，用于支持檔案管理工作專職人員的錄用、培養(yǎng)、提升，用于相應(yīng)數(shù)字化信息設(shè)備的采購，確保信息化數(shù)據(jù)的實時更新和優(yōu)化升級，挖掘檔案的數(shù)據(jù)檢索功能，不斷提升檔案的利用率。

（五）加強專屬檔案室及庫房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求是要盡可能地維護檔案的完整性和安全性，保證檔案的便利使用，并不斷挖掘檔案的自身利用價值。這就需要嚴格根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行專屬檔案庫房建設(shè)，實現(xiàn)檔案庫房與辦公室各自獨立，更新老舊的檔案柜，保證庫房溫度、濕度、除蟲設(shè)備達標(biāo)，為檔案存放提供安全保密的檔案閱覽環(huán)境、復(fù)制檔案的設(shè)備，確保人事檔案的完整性。

（六）數(shù)字化時代樹立人事檔案管理工作的主動服務(wù)意識和主動服務(wù)態(tài)度。傳統(tǒng)人事檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)的是查閱人“需要什么才提供什么”的被動狀態(tài)，這種服務(wù)方式使得人事檔案資料主要以存儲為主，其信息資源得不到有效的提煉，相應(yīng)的導(dǎo)向作用也無法發(fā)揮，無法滿足數(shù)字化時代對人事檔案開發(fā)利用和提供服務(wù)的要求，導(dǎo)致寶貴資源的閑置。數(shù)字化改革工作的不斷推進和數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的不斷涌現(xiàn)，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了助力。人事檔案管理工作應(yīng)跟隨數(shù)字時代的發(fā)展，加強新興信息技術(shù)的整合應(yīng)用和場景化運用，充分挖掘人事檔案的數(shù)據(jù)導(dǎo)向和服務(wù)功能，提高人事檔案資料的利用價值。

數(shù)字時代，數(shù)據(jù)就是核心資源。人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理，簡而言之就是將數(shù)字技術(shù)有效應(yīng)用于傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，可以采用掃描儀等設(shè)備對檔案信息進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并以可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的方式被計算機識別，以實現(xiàn)用數(shù)字化對干部人事檔案材料進行管理和利用[5]。

人事檔案的數(shù)字化管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理模式相比存在提高工作效率、操作便捷、成本降低等顯著優(yōu)勢。同時，通過對數(shù)字化人事檔案的數(shù)據(jù)挖掘分析、云計算技術(shù)等信息技術(shù)的引入處理[6]，為人事檔案資料的有效利用開拓了更多的思路，使人事檔案從傳統(tǒng)被動服務(wù)模式轉(zhuǎn)向更人性化的主動服務(wù)模式。通過人事檔案信息資料中對個人的德、能、勤、廉、績等資料的比對和分析，提供有針對性的洞悉分析數(shù)據(jù)結(jié)果，為單位選調(diào)人員，有效發(fā)現(xiàn)、激發(fā)和發(fā)揮個人潛力提供科學(xué)的導(dǎo)向數(shù)據(jù)，有利于指導(dǎo)單位制定人才隊伍培養(yǎng)和建設(shè)方案。通過創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)庫信息存儲記錄模塊，借助數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件分析整合數(shù)據(jù)資源，以體現(xiàn)“以人為本”為原則，充分分析和了解個人的成長路徑及規(guī)律、專長領(lǐng)域、現(xiàn)有業(yè)績水準(zhǔn)、下一步培育發(fā)展方向匹配度等，形成跟蹤數(shù)據(jù)庫，不斷提升檔案數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)向服務(wù)功能，對個人和單位的發(fā)展方向起到積極明晰的指導(dǎo)作用。

事業(yè)單位在保證人事檔案管理的客觀、真實、安全、完整的基礎(chǔ)上，需要將數(shù)據(jù)化時代的相關(guān)知識和智能應(yīng)用與實際的檔案管理工作密切融合，創(chuàng)新管理理念，積極運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，做到將管理理念、工作模式和方法、人事檔案的信息化利用與新時代新技術(shù)進行有效對接，減少管理成本和人力資源的浪費，管理流程的優(yōu)化、電子存儲模塊的動態(tài)運用和單位人事檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，既是對傳統(tǒng)人事檔案管理模式的優(yōu)化補充，同時也是不斷深度探索更有利用價值的人事檔案編研思路、智能建設(shè)和智能應(yīng)用模式。

五、結(jié)語

數(shù)字化背景下，對人事檔案管理工作的要求不再簡單地集中在檔案的收集、整理、存儲和被動查詢方式，更要求通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，加強人事檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮人事檔案的數(shù)據(jù)導(dǎo)向功能和人性化服務(wù)功能，為人才培養(yǎng)、人才隊伍建設(shè)、優(yōu)化崗位資源配置、明確人才成長動向提供客觀有力的數(shù)據(jù)評估支持。在優(yōu)化和完善人事檔案數(shù)字化管理和服務(wù)功能的同時，更要加強網(wǎng)絡(luò)信息安全保護措施，提高人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。