城建檔案管理工作為城市精細(xì)化管理服務(wù)的策略探索

文/泰安市城市建設(shè)檔案館 趙向英

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，城市化進(jìn)程逐漸加快，城建檔案建設(shè)對(duì)于城市發(fā)展的作用日益突出。城建檔案工作是一項(xiàng)具有綜合性、廣泛性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性及現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)的基礎(chǔ)性工作。由于這項(xiàng)工作的諸多特點(diǎn)，其在一定程度上對(duì)城市未來的發(fā)展有著重要的價(jià)值和作用。

城建檔案建設(shè)的核心目標(biāo)在于助力城市的發(fā)展，其屬于國家檔案工作的一部分。它的主要任務(wù)是要遵循國家及黨提出的規(guī)則和要求，對(duì)城市所管轄范圍的建設(shè)工程檔案進(jìn)行全面管理，保證城建檔案管理的安全性和完整性，并充分地發(fā)揮城建檔案管理的作用，為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力。自從改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到了快速發(fā)展，城市化的進(jìn)程在不斷加快，城市道路、地下管線縱橫交錯(cuò)，高樓大廈鱗次櫛比。伴隨著城市化建設(shè)的發(fā)展，城建檔案的數(shù)量和種類也在不斷增多。針對(duì)這一情況，我國各地區(qū)越來越重視城建檔案管理工作，為了更好地推動(dòng)城建檔案管理工作的開展，相關(guān)部門也加強(qiáng)了法律規(guī)范和建設(shè)，旨在讓城建檔案管理工作變得更加完善，推動(dòng)我國城市化進(jìn)程的全面發(fā)展。

一、城建檔案管理工作的意義

城建檔案根據(jù)城市發(fā)展檔案管理的要求，主要收集了城市規(guī)劃資料、建設(shè)基礎(chǔ)檔案資料、城市勘測資料，公用工程、市政、交通運(yùn)輸設(shè)施工程相應(yīng)資料，工業(yè)、民用建筑工程的檔案資料，風(fēng)景名勝和園林綠化資料，城市防洪、抗震、人防設(shè)施資料，城建科研資料等多方面的檔案資料，對(duì)城市未來的發(fā)展有著非常重要的作用。城建檔案既是城市發(fā)展、建設(shè)和管理的真實(shí)反映，也是城市建設(shè)發(fā)展的重要根據(jù)。城建檔案工作包括了收集、歸納、統(tǒng)計(jì)、鑒定及保管等多項(xiàng)內(nèi)容，每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)在技術(shù)檔案中都有著重要的作用和地位，城建檔案管理工作是城市建設(shè)的重要組成部分。第一，城建檔案整理工作是城市檔案建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，城建檔案建設(shè)的六個(gè)環(huán)節(jié)中，收集是城建檔案整理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。為了使城建檔案管理更好地被利用，必須將所收集的城建檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和歸納，做好全面鑒定，妥善保管。在城建檔案工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容中，整理工作是核心，需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定和保管的工作。第二，整理工作是保證城建檔案發(fā)揮作用的重要前提。從當(dāng)前城建檔案的業(yè)務(wù)內(nèi)容來看，整理工作是城建檔案發(fā)揮作用的重要前提，只有通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的整理，城建檔案才能為城市的發(fā)展助力，才能推動(dòng)我國城市化進(jìn)程。因此，需要通過多種形式整理好利用好城建檔案，并為使用者提供更加便利的服務(wù)。

二、城建檔案管理工作為城市精細(xì)化管理服務(wù)的策略

（一）建立城建檔案，強(qiáng)化安全管理。城市建設(shè)具有地域性的特點(diǎn)，城市建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，需要根據(jù)城市發(fā)展的實(shí)際情況做好適時(shí)的調(diào)整，這就需要城建檔案管理部門隨機(jī)應(yīng)變，做好城建檔案資料的收集和管理工作。城建檔案能夠真實(shí)記錄城市的發(fā)展軌跡，在進(jìn)行城市檔案建設(shè)和管理的過程中，需要結(jié)合當(dāng)前城市發(fā)展的特點(diǎn)來完善檔案館及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，以此來保證檔案管理工作能真實(shí)有效地記錄各行業(yè)發(fā)展的情況，更好地助推城市發(fā)展。同時(shí)，需要相應(yīng)地建立一套完善的消防體系，從根本上提高檔案館的安全和防火能力，保障檔案管理的安全。在保護(hù)和保存城建檔案管理的過程中，相關(guān)人員應(yīng)積極挖掘檔案管理的價(jià)值，以此來提升檔案管理的利用效率。

（二）樹立檔案理念，優(yōu)化檔案管理。在城建檔案管理的過程中，各參建單位的資質(zhì)審查工作是非常重要的內(nèi)容，因此，需要充分了解城市發(fā)展的具體情況，為城建檔案的管理工作打好基礎(chǔ)。由于許多建設(shè)單位對(duì)城建檔案管理工作的認(rèn)知不足，其單位內(nèi)的很多檔案整理工作只是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，忽視了檔案的保存價(jià)值。然而，在實(shí)際的檔案管理中，有大量的資料需要建設(shè)單位進(jìn)行保存，只有檔案館和建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案共同進(jìn)行管理才能建立一套完善的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系。因此，城建檔案部門需要積極宣傳正確的檔案管理理念，使各項(xiàng)目參建單位及相關(guān)工作人員都能提高對(duì)檔案管理的認(rèn)知，做好各自負(fù)責(zé)的檔案收集整理工作，督促各方盡職盡責(zé)。檔案管理部門需要在項(xiàng)目實(shí)施前做好配合指導(dǎo)、在項(xiàng)目實(shí)施中實(shí)時(shí)監(jiān)督，才能有效地保證建設(shè)單位能夠做好檔案管理工作。檔案管理者需要想方設(shè)法拓寬信息渠道，積極開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理工作，并通過互聯(lián)網(wǎng)形式宣傳關(guān)于城市發(fā)展建設(shè)的歷程，宣傳城建檔案的規(guī)章制度，介紹檔案管理部門的職能、權(quán)限和能提供的服務(wù)，讓廣大人民群眾真正地了解城市建設(shè)檔案，還要利用新興信息技術(shù)來提升各參建單位的檔案整理和收集歸檔能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源多方共享。

（三）科技建檔，加快信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，城建檔案管理工作應(yīng)朝著信息化方向革新管理模式，這更有利于建立完善的城建檔案管理機(jī)制，能夠更好地提升檔案信息的利用效率。目前，很多建設(shè)單位只注重對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，忽視了對(duì)電子檔案的運(yùn)用。因此，檔案管理工作人員要完善文件的電子檔案歸檔工作，做好電子檔案信息數(shù)據(jù)的整理和歸納，不斷優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容，提升檔案的管理水平，通過提高管理效率為城市精細(xì)化管理提供更加有利的條件，推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展[1]。

（四）堅(jiān)持適才而用，引進(jìn)專業(yè)人才。城建檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)水平在一定程度上影響著檔案建設(shè)的管理水平。當(dāng)前，許多城建單位聘用的檔案人員都屬于臨時(shí)聘用，這些人員對(duì)工程建設(shè)檔案的熟悉程度不同，檔案收集和整理水平也大相徑庭，且絕大部分人員非檔案管理專業(yè)出身，許多人員都是從其他部門調(diào)任過來的，并未進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，在具體的工作過程中容易漏洞百出。因此，城建檔案管理部門需要堅(jiān)持學(xué)以致用的原則，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，從根本上提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。同時(shí)，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，城市電子檔案的建設(shè)尤為重要，需要提高管理人員的信息素養(yǎng)，為電子檔案建設(shè)管理工作提供更多的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，并采取相應(yīng)的方式來開發(fā)更多的資源。除此之外，檔案管理部門還需要積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)人才戰(zhàn)略建設(shè)，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)化的條件，不斷地引進(jìn)檔案專業(yè)型人才[2]。

（五）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，提升安全管理水平。對(duì)于城建部門而言，電子檔案的建設(shè)非常重要，為了更好地保證電子檔案管理的安全性，應(yīng)采取行之有效的管理策略。首先，城建檔案管理部門需要積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全，做好現(xiàn)有數(shù)據(jù)的備份和管理工作，更加重視檔案庫房的防潮、防火及防盜管理[3]。為了更好地預(yù)防檔案信息被惡意刪除、修改及盜竊問題的產(chǎn)生，為了更有效地預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，可以使用加密技術(shù)、安裝殺毒軟件、簽署安全協(xié)議、創(chuàng)建防火墻等安全措施，保證電子檔案的完整性和真實(shí)性，保障信息在傳輸過程中的安全，避免由于非法訪問而導(dǎo)致電子文件被惡意篡改的情況發(fā)生[4]。現(xiàn)階段，可以考慮采用電子文件使用雙軌制的管理方法，這種形式能夠保證電子文件數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定性，電子印章和簽署則預(yù)示著文件的生效[5]。就當(dāng)前的信息技術(shù)而言，通常是以紙質(zhì)形式保存一些有憑證的法律文件[6]。電子文件的載體和信息技術(shù)存在一定的局限性和缺陷，再加上電子文件很容易被人所篡改，因此，應(yīng)采取硬盤拷貝存檔的形式進(jìn)行保存，更有助于保證數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定[7]。

（六）深入檔案基層，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。城建檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)，是城市基本建設(shè)施工的重要基礎(chǔ)。每個(gè)基建工地都是城建檔案管理的重要組成部分，其中施工技術(shù)人員是檔案管理的重要人物[8]。作為城建檔案管理人員，要經(jīng)常深入城市建設(shè)基層一線，做好相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，并積極地督促各工程施工技術(shù)人員認(rèn)真做好施工的記錄工作，幫助他們掌握計(jì)件文件的撰寫[9]。同時(shí)，還應(yīng)經(jīng)常組織施工技術(shù)人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，使其了解檔案歸檔制度，掌握案卷文字排序的方法和整理技術(shù)。從城市發(fā)展的軌跡來看，城建檔案業(yè)務(wù)管理部門需要不斷完善城建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)“地上清、地下明”，這不僅要保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩煽?，還要保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾??！暗厣锨濉本褪且獓@著地面建筑物來整理市政工程、工業(yè)建筑、民用建筑、交通運(yùn)輸工程、園林建筑等的建設(shè)資料。對(duì)于檔案失散的情況，要做好相應(yīng)的收集工作；對(duì)于檔案不完整、不準(zhǔn)確的情況，要及時(shí)與相關(guān)工程技術(shù)人員進(jìn)行核對(duì)和審查，通過不斷完善，形成一套準(zhǔn)確完整的管理系統(tǒng)?！暗叵旅鳌本鸵鶕?jù)城市地下隱蔽工程，將人防工程、各種地下管線、礦藏及地質(zhì)條件的檔案進(jìn)行歸納，并通過不斷地普查、收集及補(bǔ)充繪制地圖，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性。

（七）加強(qiáng)頂層領(lǐng)導(dǎo)，提供主動(dòng)服務(wù)。城建檔案管理工作是城市建設(shè)的主要組成內(nèi)容。因此，需要重視城建檔案管理工作，并將其納入城市建設(shè)之中，使得城市建設(shè)事業(yè)與城市發(fā)展相協(xié)調(diào)。除此之外，城建檔案管理工作也是國家檔案管理工作中的重要組成部分，城建檔案管理工作被納入整個(gè)檔案管理體系中，在國家檔案管理相關(guān)政策的指引之下，各級(jí)地方人民政府應(yīng)做好監(jiān)督和管理，不斷強(qiáng)化和優(yōu)化檔案管理工作，做好城市未來的規(guī)劃工作。只有加強(qiáng)上層領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能從根源上解決城建檔案在整個(gè)城市建設(shè)中的作用。檔案行政管理部門需要強(qiáng)化對(duì)城建檔案管理的監(jiān)督力度，要探究城市建設(shè)檔案管理工作的新內(nèi)容和新情況，做好新時(shí)代城建檔案管理工作，更好地為城市的發(fā)展建設(shè)添磚加瓦。從實(shí)踐來看，來自上層領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)檔案發(fā)展的關(guān)鍵。作為城建檔案工作人員，要始終保持主動(dòng)服務(wù)的態(tài)度，提升服務(wù)意識(shí)。城建檔案管理工作對(duì)于城市建設(shè)而言是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性和條件性的工作，能夠更加準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)城市的規(guī)劃和建設(shè)情況，因此，城建檔案管理工作必須積極地參與到城市的發(fā)展之中。城建檔案管理工作應(yīng)從基層開始抓起，重視質(zhì)量要求、時(shí)間管理等細(xì)節(jié)。在施工管理工作中，檔案管理工作人員需要深入現(xiàn)場檢驗(yàn)，特別是施工、竣工驗(yàn)收等階段，要逐步檢查所有的資料，完善所有的資料，并提供相應(yīng)的服務(wù)，真正做到面向社會(huì)，通過優(yōu)化服務(wù)工作，推動(dòng)城建檔案建設(shè)和發(fā)展，為社會(huì)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理部門要不斷提升城建檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)精細(xì)化管理的建設(shè)，促進(jìn)城市發(fā)展建設(shè)的健康協(xié)調(diào)發(fā)展。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，城建檔案管理部門要進(jìn)行深度分析和觀察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，不斷提升檔案管理的規(guī)范性。與此同時(shí)，檔案管理人員需要提升自身的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，提升自身的綜合素養(yǎng)，使城建檔案管理工作朝著精細(xì)化、高質(zhì)量的方向發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)城市可持續(xù)發(fā)展。