機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作路徑

文/陜西省漢中市環(huán)境衛(wèi)生管理處 趙文玉

數(shù)字化檔案管理可以使檔案的檢索、共享和傳遞更加快捷和便利，節(jié)省了大量人力和時間成本，提高了檔案管理的效率，是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要發(fā)展方向[1]。但在檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)字化意識不足現(xiàn)象普遍存在，大量機關(guān)事業(yè)單位難以有效落實，對于后續(xù)的轉(zhuǎn)型與實務工作優(yōu)化極為不利。對此，本文在分析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的同時，著重研究了實務工作重點，并將二者結(jié)合，研究發(fā)展數(shù)字化轉(zhuǎn)型與實務工作管理的發(fā)展方向，以期完成機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作升級的最終目標。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問題

（一）檔案管理數(shù)字化意識不足。檔案管理數(shù)字化意識不足是導致機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在問題的基礎(chǔ)原因。具體而言，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化意識不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.傳統(tǒng)思維模式。部分機關(guān)事業(yè)單位習慣于使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對于數(shù)字化檔案管理理念和技術(shù)并沒有深入的了解和認識。在此思維模式下，檔案管理人員更注重紙質(zhì)檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管等操作，以確保檔案的安全性和可用性[2]。同時，這種思維方式強調(diào)線性、單向的過程，即檔案從產(chǎn)生到存儲的完整流程，但忽視了數(shù)字化時代對檔案管理的挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)型要求，部分機關(guān)事業(yè)單位對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認識不足，不利于檔案管理數(shù)字化建設(shè)及轉(zhuǎn)型發(fā)展。2.安全風險考慮。機關(guān)事業(yè)單位對于檔案數(shù)據(jù)安全保護的重視程度較高，而檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中可能會帶來一定的信息安全風險，使得機關(guān)事業(yè)單位對數(shù)字化轉(zhuǎn)型持謹慎態(tài)度。

（二）經(jīng)費和技術(shù)設(shè)備投入不足。數(shù)字化技術(shù)投入不足是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要阻礙因素。具體而言，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)投入不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.經(jīng)費投入不足。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要一定的資金投入，包括購置硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、技術(shù)培訓等，而部分機關(guān)事業(yè)單位在經(jīng)費支出方面有限制，使得數(shù)字化轉(zhuǎn)型難以開展。2.技術(shù)設(shè)備投入不足。部分機關(guān)事業(yè)單位使用老舊辦公設(shè)備和軟件的現(xiàn)象比較普遍，這些設(shè)備和軟件的性能、安全性、兼容性等方面均存在較大的提升空間，信息化與數(shù)字化技術(shù)無法將二者緊密聯(lián)系在一處，檔案管理工作也因此面臨較為嚴峻的局勢[3]。例如，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展需要使用的電腦、掃描儀、打印機等硬件設(shè)備，需要資金來購置和維護，但部分機關(guān)事業(yè)單位為節(jié)約成本，資金投入不足，導致檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在技術(shù)設(shè)備方面的限制。

（三）檔案管理數(shù)字化人才不足。在檔案管理數(shù)字化管理中，人才的專業(yè)性決定了檔案管理工作的質(zhì)量，也直接影響了檔案管理工作崗位的發(fā)展能力，受目前我國檔案管理人才缺乏的影響，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員主要是由單位內(nèi)部其他崗位人員補充或兼任，專業(yè)性不足，間接影響了事業(yè)單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作：第一，在數(shù)字化檔案管理人員基本工作素養(yǎng)方面，檔案管理專業(yè)人員需要掌握一定的計算機技術(shù)、信息安全等方面的專業(yè)知識，但部分機關(guān)事業(yè)單位缺乏數(shù)字化人才，難以順利、高質(zhì)量地進行數(shù)字化檔案管理；第二，數(shù)字化檔案管理工作需要吸納高素質(zhì)、技術(shù)能力強的人才，以確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。但部分機關(guān)事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)高能力的數(shù)字化人才，難以提升數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量，影響了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型及發(fā)展效果；第三，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的運行需要計算機與專業(yè)人員的加持，通過專業(yè)的數(shù)字化人才對系統(tǒng)進行監(jiān)控和維護，為檔案管理工作提供輔助，并幫助其完成檔案類別、檔案內(nèi)容、關(guān)鍵詞設(shè)定、年限整合、保密級別設(shè)置等方面工作的優(yōu)化[4]。但部分機關(guān)事業(yè)單位缺乏數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)維護人才，未能對數(shù)字化檔案系統(tǒng)進行及時維護和管理，導致數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全受到威脅。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑

（一）提升管理人員的數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識。提升檔案管理人員的數(shù)字化意識是推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本途徑。在具體實踐中，機關(guān)事業(yè)單位及檔案管理人員首先應通過組織相關(guān)培訓、學習班等方式，提升檔案管理人員的數(shù)字化技能和專業(yè)知識，增強數(shù)字化檔案管理的意識和能力[5]。同時，建立信息共享和交流平臺，鼓勵檔案管理人員之間分享數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗和實踐，促進數(shù)字化檔案管理的合作與創(chuàng)新。其次，機關(guān)事業(yè)單位及檔案管理人員應借助數(shù)字化檔案管理責任制和考核機制的作用，使檔案管理人員深入了解數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，推動其積極參與數(shù)字化檔案管理工作。在檔案管理工作中，推廣并引導使用數(shù)字化工具和技術(shù)，如電子文檔管理系統(tǒng)、云存儲等，讓檔案管理人員更加熟悉和了解數(shù)字化檔案管理的常用工具和技術(shù)。最后，機關(guān)事業(yè)單位及檔案管理人員應強調(diào)信息安全的重要性，提高檔案管理人員對數(shù)字化安全的認識和風險意識，避免產(chǎn)生風險和損失。

（二）加大數(shù)字化技術(shù)投入應用的力度。首先，在具體實踐中，機關(guān)事業(yè)單位及檔案管理部門需要明確檔案管理工作重點和檔案管理數(shù)字化升級路徑，明確檔案管理工作的系統(tǒng)架構(gòu)，找到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標和方向，制定相關(guān)政策和措施。同時升級數(shù)字化設(shè)備和加強技術(shù)支持，更新數(shù)字化設(shè)備和軟件，為數(shù)字化檔案管理提供更加可靠和高效的技術(shù)支持。其次，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門可以引入數(shù)字化檔案管理軟件，敦促檔案管理人員使用，提升其管理水平和能力，并在檔案管理工作實踐中積極推廣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，引導機關(guān)事業(yè)單位采用電子文檔管理系統(tǒng)、云存儲等數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高數(shù)字化檔案管理的效率和安全性。最后，機關(guān)事業(yè)單位應增加數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)的升級資金，與時俱進，以滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求[6]。需要關(guān)注的是，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)升級需要的資金如列入機關(guān)事業(yè)單位年度預算，可以提高數(shù)字化檔案管理的預算比例，保證數(shù)字化檔案管理所需的資金投入。在此基礎(chǔ)上，探索多元化資金來源，如項目補助等，為數(shù)字化檔案管理提供多樣化的資金來源和支持。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力。提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力是發(fā)揮人力資源作用價值、驅(qū)動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效途徑。首先，在具體實踐中，機關(guān)事業(yè)單位應注重加強檔案管理人員的培訓和學習。通過制定檔案管理人員的培訓計劃，包括培訓項目、培訓內(nèi)容、培訓時間和培訓方式等，保證培訓的全面性和針對性；建立數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)知識庫，收集整理各類數(shù)字化檔案管理方面的經(jīng)驗和實踐，并編制成電子書籍、視頻教程等形式供檔案管理人員學習參考；引入外部資源，邀請行業(yè)專家、知名機構(gòu)或高校老師開展有關(guān)數(shù)字化檔案管理的培訓、研究、咨詢等活動，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和技能水平；推廣互動交流，組織各級檔案管理人員之間的業(yè)務溝通和交流，分享數(shù)字化檔案管理方面的經(jīng)驗和實踐，促進經(jīng)驗共享和業(yè)務創(chuàng)新[7]。其次，將考核機制與人才管理工作相結(jié)合。制定數(shù)字化檔案管理的考核指標和標準，包括數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量、效率、安全性等方面的指標。根據(jù)數(shù)字化檔案管理的考核指標和標準，對數(shù)字化檔案管理工作進行評估和考核，從而形成評估報告，包含檔案管理人員日常工作質(zhì)量評估、工作經(jīng)驗、工作中的問題整理、工作提升方向與專業(yè)優(yōu)勢等，可以為檔案管理人員的職業(yè)規(guī)劃提供建議，也可以為機關(guān)事業(yè)檔案部門人才的引進與專業(yè)升級提供建議。生成報告之后，要將檔案及時反饋給檔案管理人員，使其對自身工作情況有一個基本了解，并根據(jù)實際情況和需要及時調(diào)整職業(yè)規(guī)劃方向。最后，建立數(shù)字化檔案管理的獎懲機制，對數(shù)字化檔案管理工作做出積極貢獻的檔案管理人員進行表彰和獎勵，對工作存在不足或失誤的檔案管理人員進行督促和整改，激發(fā)檔案管理人員的積極性和責任心[8]。

（四）完善數(shù)字化檔案管理平臺與系統(tǒng)。完善數(shù)字化檔案管理平臺與系統(tǒng)，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)與前提。電子文檔管理、數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理等功能可以使數(shù)字化檔案處理更加快速和可靠，且便于后續(xù)信息的查詢和管理[9]。為保證系統(tǒng)功能優(yōu)化的有效性和系統(tǒng)性，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可增加各種類型檔案的融入，如圖片、視頻、文本等，使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有更廣泛的應用性和適用性，不僅便于檔案生成、檔案管理人員整理，也便于檔案使用人員對信息的提取。在此基礎(chǔ)上，機關(guān)事業(yè)單位應加強數(shù)字化檔案管理中的信息安全保障，建立完善的安全控制策略和機制，確保數(shù)字化檔案的安全性。另外，機關(guān)事業(yè)單位應制定數(shù)字化檔案管理標準和規(guī)范，約束檔案管理平臺操作人員行為，使檔案管理系統(tǒng)及平臺規(guī)則與檔案管理人員的工作模式相一致[10]。

（五）建立完善的數(shù)字化檔案管理體系。建立完善的數(shù)字化檔案管理體系，可以輔助檔案管理部門建立相應的檔案管理制度，明確檔案管理工作的優(yōu)化方向。在具體實踐中，首先，機關(guān)事業(yè)單位應制定數(shù)字化檔案管理規(guī)劃，明確數(shù)字化檔案管理的目標、任務以及所需資源，為數(shù)字化檔案管理工作提供全面的指導和支持[11]。其次，建立數(shù)字化檔案管理中心，完成各個檔案管理模塊的協(xié)調(diào)與連接，確保檔案聯(lián)動機制的建立。再次，制定數(shù)字化檔案管理標準，包括數(shù)字化檔案的格式、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份和恢復等方面的標準，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和完整性；建立數(shù)字化檔案管理規(guī)范，包括數(shù)字化檔案的歸檔、檢索、借閱和銷毀等方面的規(guī)范，保證數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范化和可操作性，向機關(guān)事業(yè)單位推廣數(shù)字化檔案管理實踐經(jīng)驗和成功案例，促進數(shù)字化檔案管理的普及和應用[12]。最后，機關(guān)事業(yè)單位應定期審查數(shù)字化檔案管理標準和規(guī)范，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，不斷更新和完善數(shù)字化檔案管理標準和規(guī)范，以適應數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展需求，加強對數(shù)字化檔案管理工作的監(jiān)督和評估，建立數(shù)字化檔案管理的考核機制，對數(shù)字化檔案管理工作進行定期評估和反饋，并根據(jù)評估結(jié)果做出改進，推動數(shù)字化檔案管理工作的提升。

三、結(jié)語

為保證數(shù)字化檔案管理工作的升級質(zhì)量，為檔案信息使用者提供更加精準、全面、及時的檔案服務，本文針對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的相關(guān)因素進行分析，了解到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中仍存在一定問題，不利于檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型及高質(zhì)量發(fā)展?；诖?，文章從提升管理人員的數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識、加大數(shù)字化技術(shù)投入應用力度、提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力、完善數(shù)字化檔案管理平臺與系統(tǒng)、建立完善的數(shù)字化檔案管理體系等方面，提出科學實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的幾點建議，以期完成檔案管理工作全面優(yōu)化的目標。