網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新思考

文/四平市教育科學(xué)研究所 姜海龍

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的環(huán)境中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展帶來了諸多機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)其提出了更加嚴(yán)苛的創(chuàng)新發(fā)展要求。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息化發(fā)展已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，無紙化辦公逐步成為社會(huì)發(fā)展主流。對(duì)于檔案管理工作而言也是如此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，需要檔案管理者基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的實(shí)際狀況進(jìn)行深入分析，采取針對(duì)性措施，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)型發(fā)展，以便為檔案管理工作適應(yīng)嶄新工作條件的過程賦能，在檔案管理工作取得進(jìn)一步發(fā)展過程中奠定較為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作綜述

（一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作要求。1.建議完善信息反饋渠道。在具體的檔案管理實(shí)踐中，相對(duì)關(guān)鍵的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)在于信息反饋，可以為檔案管理人員提供更加有效、有價(jià)值的信息獲取渠道[1]。為求確保檔案管理人員可以獲得有效的信息反饋，需要構(gòu)建有利于信息反饋的具體機(jī)制，以便確保檔案管理工作的效率及效果，進(jìn)而發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。不僅如此，信息反饋渠道的建立完善還可以為檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程提供有力支持，為檔案管理人員提供更加多元化的信息反饋渠道。2.有效確保檔案信息安全管理水平。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作方式更加易于受信息安全風(fēng)險(xiǎn)的不良影響，原因在于檔案管理信息系統(tǒng)需要借助開放的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行具體的管理工作，難免受到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)影響。因此，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，確保及提升檔案管理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)安全管理水平成了發(fā)展檔案管理工作的重要抓手之一，需要切實(shí)地考慮到各種潛在的數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)問題，采取針對(duì)性措施予以預(yù)防，同時(shí)設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案為潛在安全風(fēng)險(xiǎn)做足準(zhǔn)備。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作發(fā)展方向。1.實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)在線檔案管理查閱服務(wù)。在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，社會(huì)大眾可通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高效地進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)，受其影響，各行業(yè)在工作方式上的優(yōu)化也向檔案管理提出了新的發(fā)展要求。在檔案管理工作的推動(dòng)過程中也是如此，社會(huì)大眾對(duì)其提出了高效的查閱要求，期望利用互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行檔案管理，繼而滿足自身的具體需求[2]。而相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下線上檔案管理實(shí)現(xiàn)有效創(chuàng)新，滿足社會(huì)大眾的查閱需求。2.推動(dòng)檔案管理相關(guān)的信息實(shí)現(xiàn)共享。信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的興起帶來了不同于以往的資源共享概念，社會(huì)大眾在這一方面的關(guān)注度提升。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新過程中同樣需要將共享模式切實(shí)地予以體現(xiàn)?；诨ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境搭建高效的信息化檔案管理系統(tǒng)，為更多用戶的相關(guān)信息數(shù)據(jù)服務(wù)需求提供資源共享渠道，更好地發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用。不僅如此，還應(yīng)根據(jù)時(shí)代與社會(huì)發(fā)展為檔案管理工作帶來的信息數(shù)據(jù)管理復(fù)雜化趨勢(shì)，在推動(dòng)檔案管理相關(guān)信息數(shù)據(jù)共享化方面有所建樹。3.分析、拓展檔案管理工作及其服務(wù)范圍。在科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下，各行各業(yè)呈現(xiàn)出愈發(fā)復(fù)雜化的發(fā)展趨勢(shì)，與之相對(duì)應(yīng)的檔案管理工作也要順勢(shì)調(diào)整，在工作模式上做出相應(yīng)地變化。需要切實(shí)通過有效創(chuàng)新適應(yīng)檔案管理發(fā)展的復(fù)雜化發(fā)展趨勢(shì)[3]。因此，檔案管理從業(yè)者須深耕檔案管理工作，針對(duì)已有的檔案管理理念及方式體系進(jìn)行深入分析，通過有效的調(diào)整與優(yōu)化進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理工作實(shí)際的服務(wù)范圍，為檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下取得進(jìn)一步的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。4.針對(duì)已有的檔案管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新。隨著檔案管理工作方式在信息化轉(zhuǎn)型方面的表現(xiàn)逐漸明朗，相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)變化，甚至在部分情況下已經(jīng)影響到檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的實(shí)際質(zhì)量性表現(xiàn)。因而在立足于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作時(shí)，需要深入地分析已有的檔案管理理念體系，把握其中可能會(huì)為檔案管理工作質(zhì)量提升帶來阻礙的部分，采取針對(duì)性措施予以優(yōu)化和適配，適應(yīng)信息化發(fā)展的檔案管理方式，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展鋪平道路。5.探索檔案管理工作的服務(wù)方式?？紤]到檔案管理工作在服務(wù)性特征方面表現(xiàn)較為突出，在創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作，助其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)程時(shí)，可從服務(wù)性特征的角度出發(fā)，探索檔案管理工作的服務(wù)方式[4]。在此過程中，需要堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，為用戶提供便捷的檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)信息的查閱服務(wù)，確保檔案管理工作可以在服務(wù)效能方面表現(xiàn)出色。具體而言，一方面可以針對(duì)檔案管理文件進(jìn)行電子化處理，錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)之中。另一方面可以切實(shí)地探索檔案管理工作的在線服務(wù)方式。6.確保檔案管理信息數(shù)據(jù)的共享效果。鑒于社會(huì)大眾在檔案管理工作資源共享化發(fā)展方面提出的各項(xiàng)要求，應(yīng)確保檔案管理相關(guān)工作在共享效率方面的實(shí)際表現(xiàn)，為創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作的過程創(chuàng)造條件[5]。當(dāng)前，應(yīng)健全檔案管理相關(guān)的信息化共享平臺(tái)建設(shè)，更加主動(dòng)地為用戶提供優(yōu)質(zhì)的共享體驗(yàn)，立足于相關(guān)信息數(shù)據(jù)的有效共享，為檔案管理工作適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新發(fā)展環(huán)境賦能。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的有效創(chuàng)新策略

（一）確保和改善檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)際完整性表現(xiàn)。在推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，與之相對(duì)的檔案管理信息系統(tǒng)在完整性方面的實(shí)際表現(xiàn)起著較為關(guān)鍵的基礎(chǔ)性作用。具體而言，需要確保信息系統(tǒng)邏輯關(guān)系表現(xiàn)良好，進(jìn)而為檔案管理工作所需的各數(shù)據(jù)庫(kù)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)切實(shí)針對(duì)信息系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行深入分析，以便解決其中不利于完整性表現(xiàn)的要素。

（二）保證長(zhǎng)時(shí)間維持電子化檔案的可讀性。在進(jìn)行實(shí)際檔案管理工作的具體過程中，各項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息在可讀性方面的實(shí)際表現(xiàn)較為關(guān)鍵，可以決定數(shù)據(jù)信息在價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程中的具體狀況，進(jìn)而影響到檔案管理工作整體的工作效率及效果[6]。因此，需要切實(shí)確保電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保持較為良好的可讀性。具體來說，可以從嚴(yán)格限制進(jìn)入檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案文件格式，以便借助更加統(tǒng)一的文件格式，確保檔案管理信息數(shù)據(jù)的兼容性和可讀性，進(jìn)而為檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下順利開展鋪平道路。

（三）在設(shè)置軟、硬件條件時(shí)參考檔案管理工作實(shí)際需求。檔案管理工作在軟、硬件設(shè)備的選擇將直接決定檔案管理最終的工作效率及工作效果。檔案管理工作在良好的軟、硬件設(shè)備支撐下，綜合運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以檔案管理工作實(shí)際需求為前提進(jìn)行引入，實(shí)現(xiàn)更加理想的檔案管理效率及效果。

（四）圍繞網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)拓展數(shù)據(jù)信息交互分享方式。在檔案管理工作實(shí)際的進(jìn)行過程中，相關(guān)數(shù)據(jù)信息的采集與交換是其主要工作內(nèi)容之一。在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下也是如此，需要切實(shí)地推動(dòng)檔案管理工作在信息數(shù)據(jù)交互渠道拓展方面取得一定的發(fā)展與進(jìn)步，以便深入挖掘檔案管理數(shù)據(jù)信息的潛在價(jià)值。在此過程中，可以圍繞網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)行，以便為檔案管理相關(guān)的數(shù)據(jù)信息交互與共享過程提供更加有力地支撐，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。

（五）基于檔案管理信息數(shù)據(jù)分享搭建在線工作平臺(tái)。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案管理各項(xiàng)工作均可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行，為檔案管理工作有效性帶來了諸多便利[7]。當(dāng)下，信息化的工作平臺(tái)可以為檔案管理工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程賦能，最大限度地發(fā)揮信息化工作平臺(tái)的積極作用。在此過程中，需要尤為關(guān)注工作平臺(tái)的安全性，預(yù)防信息安全風(fēng)險(xiǎn)可能帶來的不利影響。

（六）確保檔案管理服務(wù)的多樣化創(chuàng)新發(fā)展成效。針對(duì)實(shí)際服務(wù)對(duì)象而言，檔案管理工作需要服務(wù)不同類型的用戶，這也就需要在檔案管理服務(wù)形式方面實(shí)現(xiàn)一定的差異化處理，進(jìn)而使其在多樣性及復(fù)雜性方面的表現(xiàn)愈發(fā)突出。因此，需要圍繞檔案管理服務(wù)的多樣化發(fā)展方向進(jìn)行深入分析，以便創(chuàng)新地采取適合檔案管理工作的有效方向，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。考慮到信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展帶來了更多的檔案管理對(duì)象，需要檔案管理人員改變自身的檔案管理服務(wù)意識(shí)，切實(shí)地適應(yīng)當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境。

（七）從確保有效性及全面性出發(fā)，改良風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)體制。鑒于各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)性問題均會(huì)為檔案管理工作產(chǎn)生不利影響，需要針對(duì)當(dāng)前的檔案管理信息數(shù)據(jù)防護(hù)機(jī)制建設(shè)狀況進(jìn)行深入分析，從有效性以及全面性表現(xiàn)的角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的改良與完善，進(jìn)而有效地預(yù)防和應(yīng)對(duì)信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展帶來的信息數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)問題，為檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的過程創(chuàng)造更加有利的條件。

（八）有效統(tǒng)一檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)信息的格式。在實(shí)際的檔案管理工作中，信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展不僅帶來了諸多便利，同時(shí)還提出了不同于以往的嶄新要求[8]。具體而言，檔案管理相關(guān)的數(shù)據(jù)信息需要在格式層面達(dá)到有效的統(tǒng)一，以便數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理工作能有效開展。檔案管理人員需要從實(shí)際的工作狀況出發(fā)，統(tǒng)一采用相同格式進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的有效管理。

（九）以確保安全性為前提，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)。在信息化環(huán)境下，為求發(fā)展檔案管理工作，與之相對(duì)應(yīng)的信息化檔案管理系統(tǒng)在安全性上的表現(xiàn)較為關(guān)鍵。系統(tǒng)需要為用戶的檔案管理數(shù)據(jù)信息安全提供堅(jiān)實(shí)的保障。在此過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)首先樹立檔案管理信息安全意識(shí)，確保信息化管理系統(tǒng)的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案管理工作帶來了諸多便利與變化，需要切實(shí)地結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境狀況進(jìn)行深入分析，以便通過有效創(chuàng)新適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，確保檔案管理工作的效率性及效果性。一方面，需要深入地把握檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需要面對(duì)的嶄新變化，不僅應(yīng)當(dāng)把握網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案管理工作提出的要求，建立健全信息反饋渠道，還應(yīng)當(dāng)有效確保檔案信息安全管理水平。另一方面，應(yīng)當(dāng)切實(shí)把握檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的有效發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)在線檔案管理查閱服務(wù)，推動(dòng)檔案管理相關(guān)的信息實(shí)現(xiàn)共享，深耕檔案管理工作拓展其服務(wù)范圍，針對(duì)既有的檔案管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)新探索檔案管理工作的服務(wù)方式，確保檔案管理信息數(shù)據(jù)的共享效果。同時(shí)，采取改善檔案管理信息系統(tǒng)完整性措施，保證電子化檔案可以長(zhǎng)時(shí)間維持良好的可讀性，根據(jù)檔案管理工作實(shí)際的需求增加軟、硬件設(shè)施，圍繞網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)拓展數(shù)據(jù)信息交互分享渠道，基于檔案管理信息數(shù)據(jù)分享搭建在線工作平臺(tái)，確保檔案管理服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)多樣化的創(chuàng)新發(fā)展。