新時期靈活就業(yè)人員的檔案管理服務智能化對策

文/鄆城縣人力資源和社會保障局 趙泓棣

靈活就業(yè)是指以自由職業(yè)、個體經營、臨時工、兼職等方式從事的就業(yè)活動，是適應市場經濟發(fā)展和社會變革的一種新型就業(yè)形態(tài)。靈活就業(yè)人員包括正規(guī)部門的非全日制、臨時性、季節(jié)性、彈性工作用工，或在非正規(guī)部門的小微企業(yè)、家庭企業(yè)和個體經營等處就業(yè)的人員，如自由職業(yè)者、創(chuàng)業(yè)者、平臺經濟從業(yè)者等。靈活就業(yè)人員的檔案管理服務是指人力資源和社會保障部門依法為靈活就業(yè)人員提供人事檔案的接收、轉遞、收集、鑒別、歸檔、整理、保管、查（借）閱、出具證明等服務。隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)思維的普及，靈活就業(yè)人員的數量不斷增加，為社會經濟發(fā)展和就業(yè)穩(wěn)定做出了重要貢獻。

智能化的檔案管理是指利用信息技術，如云計算、大數據、區(qū)塊鏈等，對靈活就業(yè)人員的檔案進行數字化、標準化、共享化和安全化的管理。與傳統(tǒng)雇用勞動關系相比，靈活就業(yè)人員跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨領域的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)活動更為頻繁，流動性強，勞動關系多元化、勞動契約形式多樣化，其權利義務相對也就更加分散，因而對檔案管理服務的智能化提出了更加緊迫的需求。根據《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》，靈活就業(yè)人員的人事檔案由其戶籍所在地或現工作單位所在地的檔案管理服務機構管理，檔案管理服務機構應當提供免費的檔案接收、轉遞等服務，保證檔案安全、及時和準確的流轉。但在實際操作中，靈活就業(yè)人員的人事檔案流轉還存在一些問題，如檔案管理服務機構的數量和分布不均衡，導致部分地區(qū)的檔案接收和轉遞效率低下；與全國流動人員人事檔案管理服務運行平臺對接不暢，影響信息共享和數據交換；社保繳納和待遇核定等方面缺乏明確規(guī)定和操作細則，導致一些靈活就業(yè)人員在參加機關公務員考錄、國企或事業(yè)單位招聘，以及辦理政審考察、申報職稱評審時遇到困難。為了解決這些問題，利用檔案管理保障靈活就業(yè)人員的權益，實現檔案管理智能化迫在眉睫。

一、靈活就業(yè)人員檔案管理的特點

（一）人事檔案的流轉速度更快。靈活就業(yè)人員的工作變動頻繁，可能涉及不同的行業(yè)、地區(qū)和單位，因此其人事檔案需要及時跟隨其工作變化進行流轉。靈活就業(yè)人員的檔案管理特點之一是人事檔案的流轉速度更快，這是因為靈活就業(yè)人員的工作性質決定了他們與傳統(tǒng)企業(yè)員工不同，更容易頻繁地更換工作或者更換工作地點，可能同時在多家企業(yè)工作，通常以短期合同、項目合作、自由職業(yè)等方式開展工作，在取得更多工作機會和發(fā)展空間的同時，人事檔案的流轉和使用頻率也更高，為檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理思路可能無法滿足其高速流轉的需求，因此，需要更快速、高效、靈活的智能化檔案管理模式。

（二）人事檔案的使用頻率更高。靈活就業(yè)人員的人事檔案是其參加機關公務員考錄和國有企事業(yè)單位招聘、辦理政審考察、申報職稱評審和核定社保待遇等事項的重要依據，在求職、就業(yè)、退休手續(xù)辦理等業(yè)務中，也是靈活就業(yè)人員最有效的身份、技能的證明材料。由于靈活就業(yè)人員的工作性質多變，可能頻繁更換雇主或參與短期項目，其人事檔案也會經常被不同的雇主、客戶所需求。因此，靈活就業(yè)人員使用人事檔案的頻率更高，對檔案信息做核實與更新，實現靈活就業(yè)人員檔案的智能化管理，可以提高人事檔案使用的便捷程度，更好地為靈活就業(yè)人員提供就業(yè)服務。

（三）人事檔案的管理難度更大。多樣化、流動性強、自主性高的工作性質，造成靈活就業(yè)人員的人事檔案管理難度更大，主要體現在以下幾個方面：檔案來源多樣，如人才市場、招聘平臺、雇主公司等，可能包括身份證明、學歷證明、工作證明、薪資證明等多種類型[1]；檔案歸屬不明確，靈活就業(yè)人員可能同時為多個用人單位或個人提供服務，或者在一段時間內頻繁更換工作，導致人事檔案歸屬不清，難以確定由哪個單位或部門具體負責對檔案的建立、保管和更新；檔案的內容完整性不足，靈活就業(yè)人員的人事檔案可能分散在不同的單位或部門，或者存放在個人手中，缺少正式的勞動合同、工資單、社保繳納證明等文件，或未及時向相關部門報告或登記其工作變動情況，都會導致檔案中工作經歷、職業(yè)技能、社會保險等信息可能不完整或不準確，影響系統(tǒng)管理。

二、靈活就業(yè)人員檔案管理的主要問題

（一）多頭管理問題顯著。靈活就業(yè)人員檔案管理涉及多個部門，如人力資源和社會保障、公安、稅務、工商等，各部門之間的協(xié)調溝通不夠，導致檔案管理的標準不統(tǒng)一，信息不共享，責任不明確。這給靈活就業(yè)人員檔案的歸屬、保管、使用、更新等造成了困難。

（二）棄檔現象仍有發(fā)生。靈活就業(yè)人員檔案是記錄其個人信息、職業(yè)資歷、社會保障等方面的重要證明材料，對于維護其合法權益具有重要作用。但由于靈活就業(yè)人員的流動性大，對檔案的重視程度不高，有些人在離開原單位后沒有及時辦理檔案轉移手續(xù)，或者在檔案轉移過程中丟失或損壞，甚至有些人主動放棄自己的檔案。這些棄檔現象不僅影響了靈活就業(yè)人員的個人發(fā)展和社會保障，也造成了檔案資源的浪費和損失。

（三）檔案轉寄過程不暢。靈活就業(yè)人員檔案轉寄是指靈活就業(yè)人員在變更工作單位或地點時，將其原單位或地點的檔案轉寄到新單位或新地點的過程。這個過程涉及多個環(huán)節(jié)，如申請、審核、批準、寄送、接收、登記等，需要多方參與和配合。但由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和流程，以及各方面的監(jiān)督和服務，導致檔案轉寄過程中出現了許多問題，如申請手續(xù)煩瑣、審核效率低下、批準權限不明確、寄送方式不安全、接收方態(tài)度不積極等。這些問題不僅延長了檔案轉寄的時間，也增加了檔案轉寄的成本和風險。

三、靈活就業(yè)人員檔案管理服務智能化的必要性

（一）檔案管理智能化可以有效優(yōu)化檔案管理服務。檔案管理智能化是指利用人工智能、大數據、云計算等技術，對檔案的生產、收集、整理、保存、利用等環(huán)節(jié)進行智能化的改造和優(yōu)化，提高檔案管理的效率和質量，實現檔案資源的最大化利用。具體而言，檔案管理智能化可以提高檔案管理的效率，實現檔案快速識別、分類、歸檔、檢索、借閱等功能，以減少人工的干預和錯誤，節(jié)省時間成本；提高檔案管理的質量，實現檔案的自動校驗、修復、加密、備份等功能，保證檔案的完整性、安全性；提高檔案利用價值，實現檔案的多維度、多層次分析，挖掘檔案中蘊含的歷史、文化、社會等信息，為決策、教育、科研等提供支持；提高檔案管理效率和質量，實現靈活就業(yè)人員檔案信息的自動采集、存儲、更新和傳遞，減少人工干預和錯誤，提高檔案管理效率和質量。

（二）智能化檔案管理與大數據、云技術相輔相成。大數據與智能化檔案是相輔相成的關系。一方面，大數據為智能化檔案提供了豐富的數據源和分析手段，使檔案可以從單一的文本文件擴展到圖像、音頻、視頻等多媒體文件，從靜態(tài)的存儲轉變?yōu)閯討B(tài)的處理。另一方面，智能化檔案為大數據提供了重要的數據對象和應用場景，使得大數據可以從簡單的統(tǒng)計描述升級到深度的語義理解，從孤立的數據集合變成有機的數據網絡。云技術提供檔案的云端存儲和云端共享服務，可以降低檔案的存儲成本和維護難度，擴大檔案的利用范圍，節(jié)省硬件設備的購置和維護費用，實現資源的共享和優(yōu)化配置。彈性的計算能力和存儲空間可以根據檔案管理的需求動態(tài)調整，以多點分布和異地備份對檔案數據進行保護。引入基于大數據和云技術的人工智能，還可以對檔案自動識別、分類、標注、檢索、推薦，提高檔案的利用效率和價值。

（三）靈活就業(yè)人員檔案的智能化管理具有重要意義。靈活就業(yè)人員的工作內容、工作崗位、工作形式、雇用形式日趨多元化，工作層次涵蓋高中低端，新職業(yè)不斷涌現。利用信息技術和人工智能等手段，實現對靈活就業(yè)人員檔案的數字化、網絡化、智能化的采集、存儲、處理、分析和應用，提高檔案管理的效率和質量，具有以下幾個方面的意義：第一，有利于提高靈活就業(yè)人員的就業(yè)競爭力。通過實時更新完善靈活就業(yè)人員的檔案信息，幫助其提高職業(yè)素養(yǎng)和能力，增加其在就業(yè)市場上的曝光度，為其尋找更適合的就業(yè)機會和平臺提供便利。第二，有利于保障靈活就業(yè)人員的合法權益，維護靈活就業(yè)人員的檔案信息安全，防止其被篡改、泄露或濫用，根據檔案信息為其提供相應的社會保障和福利。第三，從檔案數據有效掌握靈活就業(yè)人員的數量、結構、分布動態(tài)，為政府制定相關的政策措施提供科學依據，協(xié)調靈活就業(yè)人員與用工單位之間的信息溝通，增進雙方的信任與合作。

四、針對靈活就業(yè)人員檔案管理服務的策略

（一）構建共享平臺，實現數據互通。為了提高靈活就業(yè)人員檔案管理的效率和質量，需要構建一個基于云計算和大數據技術的信息服務平臺，實現不同部門、地區(qū)和行業(yè)之間的靈活就業(yè)人員檔案數據的共享和交換。該共享平臺旨在為靈活就業(yè)人員提供便捷、高效的檔案管理服務，為檔案管理部門提供全面、準確的數據支撐，為靈活就業(yè)人員提供個性化、精準化、智能化的數據服務。共享平臺的具體功能包括：在線查詢、修改、轉移和存儲等，以便靈活就業(yè)人員隨時隨地管理自己的檔案信息；在線審核、驗證和備份，以便檔案管理部門及時掌握靈活就業(yè)人員的動態(tài)情況；在線分析、數據挖掘，為檔案管理部門和靈活就業(yè)人員提供有價值的數據洞察和建議。該共享平臺在優(yōu)化靈活就業(yè)人員檔案管理服務上有著明顯的優(yōu)勢，可以降低檔案管理成本，節(jié)省時間，同時提高檔案服務效率，增強透明度，保障檔案信息安全，提高靈活就業(yè)者對檔案管理的滿意度。當然，共享平臺的建設和運行也要面對諸多挑戰(zhàn)，如數據標準不統(tǒng)一、格式不兼容、數據安全風險、隱私風險等，因此需要采取配套措施，如制定統(tǒng)一的數據標準，規(guī)范數據格式，保證數據質量，要采用先進的加密技術，建立完善的安全機制，保護數據安全。在共享平臺的建設中，還要始終征求用戶意見，設計合理的服務模式，提升數據價值。

（二）優(yōu)化資源整合，消除信息孤島。靈活就業(yè)人員檔案管理的效果和水平受到數據資源的整合和利用程度的影響。資源整合的必要性在于消除信息壁壘，促進數據資源的整合和利用，為靈活就業(yè)人員提供更加全面、準確地檔案管理服務。因此，必須以不斷提升檔案數據的質量和完整性為目標，由政府牽頭，增強各地檔案管理部門之間的溝通和協(xié)作，提高檔案管理服務的滿意度和信任度，制定統(tǒng)一的檔案管理政策、標準、接口，將不同部門、地區(qū)和行業(yè)之間的靈活就業(yè)人員檔案數據有效整合，協(xié)調利用[2]。通過優(yōu)化檔案管理服務的組織架構和流程，避免數據的重復錄入，注重檔案信息的質量與價值，實現跨區(qū)域、跨部門、跨行業(yè)的多方協(xié)同，增強檔案管理服務的協(xié)調性和一體化程度。通過資源整合，還可以構建靈活就業(yè)人員的全面動態(tài)畫像，準確反應靈活就業(yè)人員的就業(yè)能力、發(fā)展?jié)摿惋L險防范能力，為制定有針對性的政策和措施提供依據。各級各類檔案管理機構和服務機構之間應當溝通協(xié)調，形成有效的工作分工和責任落實，建立健全靈活就業(yè)人員檔案管理服務的監(jiān)督評估和考核獎懲機制，提高檔案管理服務質量和水平。

（三）結合前沿技術，挖掘深度數據。靈活就業(yè)人員檔案管理的創(chuàng)新性和智能性受到前沿技術的支撐和推動，利用人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網等技術，可以實現靈活就業(yè)人員檔案數據的智能采集、分析、驗證、存證等功能。例如，人工智能可以對靈活就業(yè)人員檔案數據進行智能分類、標注、推薦等操作，為其提供個性化的職業(yè)發(fā)展建議；使用區(qū)塊鏈技術可以對靈活就業(yè)人員檔案數據進行加密、驗證、存證等操作，從而保證檔案數據安全可溯；使用物聯(lián)網技術，可以實時采集、傳輸、更新靈活就業(yè)人員檔案數據，從而增強檔案數據的實時性和動態(tài)性。1.檔案數據化。運用光學字符識別（OCR）、語音識別、人臉識別等技術，將紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等非結構化數據轉換為計算機可處理、分析、檢索的結構化數據，可以實現對檔案內容的全文檢索和智能分析，提高檔案利用效率和價值。2.檔案分類與劃控。通過運用卷積神經網絡等技術，對檔案進行自動分類和賦予保管期限，減少人工干預和誤差，提高歸檔準確性和一致性，使用自然語言處理進行自動劃控鑒定，實現對涉密信息的智能識別和控制。前沿技術在靈活就業(yè)人員檔案管理中也存在一些難點和問題，比如需要解決技術的成熟度、兼容性、可靠性等問題，需要加強技術的研發(fā)、推廣、培訓等工作，需要建立技術的監(jiān)督、評估、更新等機制。通過數據挖掘，可以預測靈活就業(yè)人員的就業(yè)趨勢、需求變化、風險因素等，為提升靈活就業(yè)人員的就業(yè)質量和幸福感提供參考。

五、結語

靈活就業(yè)人員檔案管理服務智能化是適應新時期就業(yè)形態(tài)變化的必然要求，也是提升檔案管理水平和服務質量的有效途徑。除了構建共享平臺、優(yōu)化資源整合、結合前沿技術三個策略以外，還應當加強政策引導、法律保障和社會參與，形成一個良好的、服務于檔案管理服務智能化的外部發(fā)展環(huán)境，同時鼓勵和引導社會各界的參與和監(jiān)督，充分利用社會組織、媒體與專家的力量，為靈活就業(yè)人員檔案管理服務智能化提供咨詢、評估、反饋等服務，推動檔案管理服務智能化的創(chuàng)新和改進，扎實解決靈活就業(yè)人員檔案管理中存在的問題和困難，依法保障靈活就業(yè)人員的信息權益。