計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐應(yīng)用

文/山西省檢驗檢測中心（山西省標(biāo)準(zhǔn)計量技術(shù)研究院） 劉艷林

一、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的理論基礎(chǔ)

（一）計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的概念。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式是指利用計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息管理方法，將計量標(biāo)準(zhǔn)檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化、共享化的管理模式。其中，數(shù)字化指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，網(wǎng)絡(luò)化指利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)文獻(xiàn)檢索、信息共享、在線查詢等服務(wù)，集成化指將不同類型、不同格式的檔案整合成一個信息庫，共享化則是實現(xiàn)檔案內(nèi)容的互通和交流，由此來實現(xiàn)信息的高效使用[1]。

（二）計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的特點。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的特點主要有以下幾個方面：1.數(shù)字化管理。該模式利用計算機(jī)技術(shù)將計量標(biāo)準(zhǔn)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，將檔案信息由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化記錄方式，這樣可以對檔案內(nèi)的信息進(jìn)行快速檢索，提高信息傳遞的準(zhǔn)確性，同時提升管理的效率，使得信息服務(wù)質(zhì)量得到相應(yīng)的提高。2.網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。該模式通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)在線查詢、文獻(xiàn)檢索、信息共享等服務(wù)，為用戶提供多種渠道的檔案信息查詢和應(yīng)用，強(qiáng)化檔案信息的可訪問性和可交流性。3.集成化管理。該模式將不同類型、不同專業(yè)的檔案整合為一個檔案庫，實現(xiàn)了檔案信息的分類、整理和歸檔，使得檔案信息更加系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化和便于管理。4.共享化管理。該模式通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的共享和交流，方便了用戶之間的信息傳遞和交流，提高了檔案信息的共享效率和利用價值。5.安全化保密。該模式通過加強(qiáng)檔案的安全保密和管理控制，保障檔案信息的安全性和完整性，有效控制了檔案信息的泄露、損毀和遺失情況。

二、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的價值審視

（一）促進(jìn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的規(guī)范化。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案作為計量技術(shù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系的重要資料，必須有效規(guī)范管理，否則會影響計量技術(shù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理水平、量值傳遞和量值溯源。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的使用，相較于傳統(tǒng)的管理模式更加規(guī)范、高效，對于企業(yè)各方面發(fā)展具有重要意義。

一方面，企業(yè)可以規(guī)范計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的錄入、查詢、存儲、維護(hù)和使用。通過電子化的數(shù)據(jù)處理方式，在數(shù)據(jù)錄入過程中可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理檢測，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性；在數(shù)據(jù)查詢過程中可以快速準(zhǔn)確地搜索到所需要的信息；在數(shù)據(jù)存儲過程中可以采用分層管理的方式，使得數(shù)據(jù)存儲區(qū)分明確，管理清晰；在數(shù)據(jù)維護(hù)過程中可以對造成數(shù)據(jù)損毀以及誤操作進(jìn)行追蹤和處理；在數(shù)據(jù)使用方面，可以對數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行科學(xué)管理和控制，禁止非授權(quán)人員使用和批準(zhǔn)。另一方面，該管理模式對于規(guī)范計量標(biāo)準(zhǔn)檔案工作有著重要作用，能夠使計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的內(nèi)容、格式及儲存方式等更加明確，對于企業(yè)相關(guān)制度的完善及管理水平的提升都有較強(qiáng)的推動作用。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式可以實現(xiàn)流程監(jiān)控和統(tǒng)計分析的自動化，方便企業(yè)管理層進(jìn)行監(jiān)控和分析，真正做到有效監(jiān)管。

（二）提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的科學(xué)性。一方面，可以實現(xiàn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息的自動化處理。通過技術(shù)手段對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息進(jìn)行存儲、檢索、統(tǒng)計、分析等操作，可以節(jié)省時間，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，從而更好地保證計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息的科學(xué)性。另一方面，可以實現(xiàn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的規(guī)范化。計量技術(shù)機(jī)構(gòu)可以制定和推廣使用計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理程序和流程，細(xì)化每個流程的工作職責(zé)、流轉(zhuǎn)要求和質(zhì)量指標(biāo)，使每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)處理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時，采用計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式，可以進(jìn)行實時的監(jiān)測、統(tǒng)計和評估，不斷改進(jìn)管理的質(zhì)量，提升管理的效益。

（三）增強(qiáng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的有效性。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案包含著計量技術(shù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的重要數(shù)據(jù)，其信息化管理模式的有效性將直接影響計量技術(shù)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理水平。通過使用計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式，能夠從多方面提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

首先，可以提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的存儲、檢索、共享和利用效率。通過采用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方式來處理計量標(biāo)準(zhǔn)檔案，實現(xiàn)信息化管理，使得計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的存儲和檢索變得更加高效。其次，計量技術(shù)機(jī)構(gòu)各個部門之間可以通過共享平臺來獲取計量標(biāo)準(zhǔn)檔案，從而提高工作效率。再次，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式可以提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的可靠性和準(zhǔn)確性。通過計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式，減少人工處理的干擾，避免由于人為失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯誤和數(shù)據(jù)丟失，使得計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的數(shù)據(jù)更加真實、可靠、完整和準(zhǔn)確。最后，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式可以支持計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息的傳遞和共享。不同部門的員工可以通過計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息共享平臺，快速獲取相關(guān)信息，避免信息的重復(fù)收集和處理。

（四）提升計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的效益性。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案是計量技術(shù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的核心資料，而計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式可以有效提升其管理效率。

首先，該管理模式可以提高計量技術(shù)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理水平。使用這一模式可以實現(xiàn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案全自動化處理，大大減少了人為干擾，提高了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。同時，可以方便管理層對計量技術(shù)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時采取措施予以改進(jìn)。其次，該管理模式可以節(jié)約管理成本。采用計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式，可以大量減少人工處理計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的時間成本，避免人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯誤和丟失；提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的處理速度和效率，降低管理成本。最后，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式可以推動計量技術(shù)機(jī)構(gòu)的科學(xué)發(fā)展。通過提高質(zhì)量管理水平和節(jié)約管理成本，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式可以推動計量技術(shù)機(jī)構(gòu)在質(zhì)量管理、效率提升等方面更加科學(xué)的發(fā)展，幫助計量技術(shù)機(jī)構(gòu)實現(xiàn)更加全面的信息化管理。

三、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐原則

（一）統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性是檔案信息化管理的關(guān)鍵之所在。首先，應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在收集計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息時，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行計量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范的要求，不同專業(yè)數(shù)據(jù)的上傳應(yīng)該在內(nèi)容或形式上具有一致性，減少因標(biāo)準(zhǔn)不一致導(dǎo)致的混淆和錯誤[2]。其次，采用統(tǒng)一的分類方法。采用現(xiàn)行有效的計量專業(yè)分類表，避免檔案信息分類的混亂和錯誤，方便查閱和使用。最后，采用統(tǒng)一的標(biāo)識方法。一個計量標(biāo)準(zhǔn)檔案中的不同內(nèi)容應(yīng)該以一種科學(xué)、正確的方式進(jìn)行標(biāo)識和區(qū)分。重復(fù)性記錄、穩(wěn)定性記錄、期間核查記錄等，應(yīng)該采用同一種符號進(jìn)行標(biāo)識，減少混亂和錯誤的發(fā)生。

（二）規(guī)范性原則。規(guī)范性是檔案信息統(tǒng)一化的有效保證。首先，應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理。對于文件的內(nèi)容和格式應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和可靠。數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計也應(yīng)遵循規(guī)范的數(shù)據(jù)模型，符合數(shù)據(jù)庫正?；贫龋苊鈹?shù)據(jù)重復(fù)和失誤。其次，應(yīng)對數(shù)據(jù)建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程。為方便管理，可將管理流程分為數(shù)量統(tǒng)計、檔案整理、檔案登記、審批審核和檔案歸檔五個環(huán)節(jié)，規(guī)范各個環(huán)節(jié)的操作流程。遵循規(guī)范化的管理流程，可以更好地確保計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的安全和及時性。最后，加強(qiáng)制度規(guī)范建設(shè)。為了保證技術(shù)檔案的閱讀體驗以及檔案的安全性，制定計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的制度，包括資料采集方式、管理員人員標(biāo)準(zhǔn)、安全規(guī)定、文件存儲規(guī)定等。設(shè)定相關(guān)制度有助于提高檔案信息的統(tǒng)一性和完整性，確保計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的規(guī)范性。

（三）安全性原則。安全性是檔案信息規(guī)范化保存的重要依據(jù)。首先，應(yīng)加強(qiáng)賬戶權(quán)限管理。指定每個賬戶的操作權(quán)限和權(quán)限范圍，申請許可證，為非授權(quán)人員開展“最小系統(tǒng)權(quán)限原則”。通過建立合理的賬戶管理系統(tǒng)，防止非授權(quán)人員訪問文件系統(tǒng)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)。其次，數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)。采用合適的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)措施，定期備份數(shù)據(jù)，以便在系統(tǒng)崩潰或數(shù)據(jù)丟失時可以快速恢復(fù)文件并且對數(shù)據(jù)有效追溯。

（四）經(jīng)濟(jì)性原則。經(jīng)濟(jì)性是檔案信息公共化傳播的必然要求。首先，應(yīng)統(tǒng)一管理和共享云端數(shù)據(jù)庫。采用統(tǒng)一的管理模式，充分利用數(shù)據(jù)庫的共享資源，避免重復(fù)冗余，加強(qiáng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息的利用和共享，提高管理工作效率。在數(shù)據(jù)存放和處理上遵循云化管理，節(jié)約存儲空間和成本。其次，應(yīng)優(yōu)化系統(tǒng)架構(gòu)的組成。結(jié)合數(shù)據(jù)分析技術(shù)，設(shè)置目錄導(dǎo)航、索引、搜索等輔助工具，實現(xiàn)信息的分類、檢索和打印等功能，避免人力資源的浪費(fèi)。最后，研發(fā)合適的軟件。軟件的研發(fā)可以提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息管理模式的效率和準(zhǔn)確性，并為檔案管理人員提供更加合適的操作接口，有效減輕檔案管理人員的工作量，提高管理效率，降低運(yùn)營成本。

四、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐應(yīng)用策略

（一）健全計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理制度。實現(xiàn)該制度的完善與健全，具體需要從以下幾個方面進(jìn)行建設(shè)：首先，完善檔案信息化管理制度[3]。制定相關(guān)流程和方法，規(guī)定檔案的收集、整理、歸檔、查詢、借閱等方面的管理流程，確保檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，加強(qiáng)檔案信息化管理技術(shù)建設(shè)。選用高效的檔案信息化管理系統(tǒng)，具備自動化、集成化和可擴(kuò)展性的特點，確保檔案信息的準(zhǔn)確和及時，提高檔案信息化管理的水平。最后，加強(qiáng)檔案信息化安全體系建設(shè)。建立完善的安全管控制度，采取多種安全措施確保檔案信息的安全，包括硬件安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用軟件安全等方面，全面落實檔案信息安全責(zé)任制。

（二）加強(qiáng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化人才建設(shè)。伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，如今信息化人才已成為計量技術(shù)機(jī)構(gòu)發(fā)展中關(guān)鍵的資源之一。為加強(qiáng)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化人才建設(shè)，需要采取多種措施。首先，完善培訓(xùn)體系，提高人才培訓(xùn)效果。企業(yè)須建立合理的人才培訓(xùn)計劃，定期開展專業(yè)技能、管理能力和思維能力等方面的培訓(xùn)。通過內(nèi)外部培訓(xùn)、工作交流等形式，提高人才的綜合素質(zhì)和行業(yè)認(rèn)知水平。其次，加強(qiáng)人才引進(jìn)。不斷拓寬人才引進(jìn)的渠道，使人才引進(jìn)的方式多樣化，提升人才引進(jìn)的能力。同時，加強(qiáng)與同類計量技術(shù)機(jī)構(gòu)開展人才交流。最后，加強(qiáng)人才管理，建立完整的人才管理體系。確立人才選拔、考核、激勵、培養(yǎng)和流動的各項指標(biāo)，制定完整的人才管理制度，培育和吸引一批高素質(zhì)、有能力、有擔(dān)當(dāng)?shù)娜瞬艌F(tuán)隊，為計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化的發(fā)展提供有力保障。

（三）完善計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理平臺。為了更好地發(fā)揮計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的作用，應(yīng)對該平臺進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善。具體而言，可以從以下幾個方面入手：第一，完善系統(tǒng)功能。通過了解用戶需求，進(jìn)行需求整理、歸納，包括審批管理、查詢統(tǒng)計、文獻(xiàn)檢索等功能。因此，在功能設(shè)計上需要考慮用戶的使用習(xí)慣和難點，盡可能地提高使用效率和用戶體驗。第二，優(yōu)化數(shù)據(jù)安全性。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理平臺需要存儲大量涉及計量技術(shù)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)的安全性至關(guān)重要[4]。系統(tǒng)開發(fā)人員需要加強(qiáng)對平臺的安全性設(shè)計，保證數(shù)據(jù)及機(jī)密信息不受未授權(quán)的訪問，防止信息泄露和外部攻擊。第三，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案是精確、穩(wěn)定的現(xiàn)場記錄，能有效地提高數(shù)據(jù)的可信度和可重復(fù)性。因此，在平臺的建設(shè)中，需健全相關(guān)的規(guī)范，完善數(shù)據(jù)格式和細(xì)節(jié)描述以避免混亂和誤解。

（四）強(qiáng)化計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化技術(shù)支撐。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式為計量數(shù)據(jù)和信息的傳輸、存儲、分析和應(yīng)用提供了新的手段和方法，因此制定強(qiáng)有力的技術(shù)支撐方案顯得尤為重要。首先，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理平臺中存儲大量的關(guān)鍵信息，如檢測數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)化模板、檢測報告等，要加強(qiáng)管理和維護(hù)，確保信息的安全和穩(wěn)定。其次，利用云計算技術(shù)。云計算技術(shù)是當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的重要趨勢，廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)分析、存儲等方面。采用云計算技術(shù)，可以大幅降低安裝和維護(hù)成本，提高系統(tǒng)的安全性和靈活性。

五、結(jié)語

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐應(yīng)用已經(jīng)顯示出其重要性和優(yōu)越性。它不僅能夠促進(jìn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的規(guī)范化，提高科學(xué)性，并增強(qiáng)有效性，還能夠提升效益性，實現(xiàn)更高的管理效果。實踐原則方面，應(yīng)以可行性、統(tǒng)一性、規(guī)范性、安全性和經(jīng)濟(jì)性為原則，在實踐中強(qiáng)化計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化技術(shù)支撐。總之，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐應(yīng)用為計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理提供了一種新的理論和實踐基礎(chǔ)，有利于推進(jìn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化，提升其管理效率和質(zhì)量。