機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)策略分析

摘 要：現(xiàn)階段，信息技術(shù)已成為人們工作和生活中不可或缺的一部分，信息化建設(shè)也得到了迅猛發(fā)展。當(dāng)前，信息技術(shù)已在機(jī)關(guān)單位中得到了廣泛運(yùn)用，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供了諸多便利，而隨之出現(xiàn)的問(wèn)題也應(yīng)引起高度重視，這些問(wèn)題阻礙了信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，需要結(jié)合實(shí)際情況運(yùn)用有效措施解決。信息化時(shí)代的發(fā)展已成為當(dāng)今社會(huì)的大勢(shì)所趨，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)很難和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，必須積極開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作，文章主要探討了機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；信息化建設(shè)；意義

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，因?yàn)樯婕爸T多檔案，管理工作復(fù)雜性很強(qiáng)，傳統(tǒng)的人工管理方式很難使現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)檔案管理要求得到滿足，因此，加大信息化建設(shè)力度，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式效率提升，是新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理必須滿足的要求。此外，借助網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式管理機(jī)關(guān)檔案，可以縮短查詢時(shí)間，查詢方式豐富多樣，滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式可以完整保存檔案，共享檔案信息，確保能夠第一時(shí)間提供給檔案使用者所需檔案信息。由此可以看出，加大機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)力度，既能為檔案管理提供諸多便利，還能更好地應(yīng)用檔案，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量顯著提升，以推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和意義

1.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵主要包括下述兩個(gè)方面：第一，在機(jī)關(guān)檔案管理中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用機(jī)關(guān)檔案資料，建立完善的機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，制定管理、查詢和分類的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建科學(xué)、合理的機(jī)關(guān)檔案管理模式，使機(jī)關(guān)檔案利用效率得到保證；第二，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，高效調(diào)取與客觀記錄機(jī)關(guān)檔案信息，進(jìn)而做到綠色管理機(jī)關(guān)檔案。

2.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的意義

（1）可以提升檔案利用效率

加大機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)力度，可以有效提高檔案利用效率，以往的檔案部門(mén)只能保存紙質(zhì)檔案，在查找檔案信息的過(guò)程中，要先翻閱目錄，之后在紙質(zhì)檔案中查找。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案卷數(shù)多，占用較大空間，需要花費(fèi)諸多查詢時(shí)間，具有較大的難度，而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)展數(shù)字檔案管理工作，則可以有效解決上述問(wèn)題，只需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入所查詢的關(guān)鍵詞，便能借助搜索引擎，迅速查找到所需檔案信息，顯著加快了查詢速度，還能保證查詢的準(zhǔn)確性和完整性。

（2）減少泄密事件發(fā)生

紙質(zhì)檔案的歸檔裝訂均以卷為單位，若是需要查詢相關(guān)內(nèi)容，需要整卷查詢，很可能泄露檔案信息，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)方式管理檔案，則可以針對(duì)不同的借閱對(duì)象展開(kāi)分類查詢，只需要提供所需檔案信息，便可以有效防止泄密問(wèn)題的發(fā)生。

（3）電子檔案保存更持久

自然條件帶給紙質(zhì)檔案的影響較大，如紙質(zhì)檔案一旦受潮，便會(huì)發(fā)霉甚至無(wú)法使用，而頻繁地翻閱與使用，也會(huì)造成紙質(zhì)檔案破損，使檔案信息的完整性受到影響。電子檔案則能有效解決這些問(wèn)題，可以反復(fù)利用，如此便解決了紙質(zhì)檔案存在的不足，從而延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的使用壽命，確保了其安全性。

（4）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

一般來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案只存在于原立檔單位中，若是檔案利用人員需要檔案，需要到原立檔單位檔案部門(mén)展開(kāi)調(diào)卷查詢，會(huì)花費(fèi)諸多時(shí)間和費(fèi)用，而借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)共享檔案資源后，檔案利用人員只需借助網(wǎng)絡(luò)便可以查找所需檔案信息。共享檔案信息資源后，各相關(guān)部門(mén)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中便可以提取到所需信息，節(jié)省了工作時(shí)間，促進(jìn)了工作效率大幅提升。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)原則

在優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理模式時(shí)，檔案管理人員要注重完善現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制，并立足于相關(guān)原則，不斷促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作有效性提升。在開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，需要秉承下述原則。

1.整合檔案信息資源

開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，可以為高效開(kāi)展機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作提供保障。針對(duì)機(jī)關(guān)單位建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案真實(shí)、詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的整個(gè)發(fā)展歷程，還涉及人事、財(cái)務(wù)與教育等諸多信息。新形勢(shì)下，開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，需要圍繞檔案信息資源的整合展開(kāi)，重視在日常工作中細(xì)化檔案信息，整合不同的信息資源，確保各部門(mén)之間可以共享檔案資源信息，確保檔案管理工作更加有效。

2.以電子文件管理為基礎(chǔ)

新時(shí)代背景下，在開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，電子文件檔案信息化是尤為重要的一部分，主要包括各種電子表格、影音資料等文件。因此，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)需要以電子文件管理為基礎(chǔ)全面優(yōu)化。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全同步

以往，機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理時(shí)，大部分檔案信息不能第一時(shí)間共享，工作效率不高。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，損壞和丟失的問(wèn)題發(fā)生率較高，極大地影響了后期的檔案應(yīng)用?，F(xiàn)階段，人們對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的安全問(wèn)題重視較高。為進(jìn)一步提高信息管理的安全性、有效性，要求檔案管理人員合理優(yōu)化技術(shù)，并將檔案信息工作、機(jī)關(guān)部門(mén)工作聯(lián)系起來(lái)。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全同步，即將檔案信息共享于各個(gè)部門(mén)的同時(shí)，安全性較高，最大化地控制檔案丟失、損壞的問(wèn)題。

三、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)策略

1.健全檔案工作機(jī)制，完善管理制度

建立健全檔案管理工作機(jī)制與制度，可以讓各部門(mén)切實(shí)做好本職工作，構(gòu)建有機(jī)的運(yùn)行機(jī)制，從而形成協(xié)調(diào)參與檔案工作的格局。綜合檔案室的職能在于收集、保管本單位的所有檔案資料，并提供給各部門(mén)各種數(shù)據(jù)，根據(jù)規(guī)定將檔案工作移交給上級(jí)檔案館。為了有序開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大綜合檔案室的建設(shè)力度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)明確檔案管理工作量，與工作的實(shí)際需要相結(jié)合，配備工作人員。在各科室中配備兼職或?qū)Ｂ殭n案工作人員，負(fù)責(zé)收集和整理檔案材料。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理制度，讓相關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)到自身的工作職責(zé)?，F(xiàn)階段，檔案信息化事業(yè)發(fā)展速度日益加快，部分機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理工作中仍存在諸多問(wèn)題，如信息技術(shù)缺乏可操作性、工作職責(zé)模糊、檔案制度不完善等。因此，當(dāng)前急需對(duì)各種管理機(jī)制予以構(gòu)建和完善。在開(kāi)展工作的過(guò)程中，可以借助檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、檔案歸檔立卷制度、檔案數(shù)字化管理制度等，構(gòu)建各種具有可操作性和實(shí)用性的規(guī)章制度，確保檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)范性。

2.迅速構(gòu)建和創(chuàng)新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位更應(yīng)注重積極構(gòu)建信息管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)信息的處理主要是立足于數(shù)據(jù)庫(kù)展開(kāi)的。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅可以為檔案信息的整理工作、檔案模塊的分類設(shè)置提供方便，還可以運(yùn)用設(shè)置權(quán)限加密管理重要信息，第一時(shí)間補(bǔ)充有效信息，檔案管理人員可以以機(jī)關(guān)單位人員的變動(dòng)為基礎(chǔ)，展開(kāi)動(dòng)態(tài)化管理，保證檔案完整性和真實(shí)性。同時(shí)，還能為工作人員提供幫助，讓其能夠迅速查找、提取信息，設(shè)置身份管理功能，以便于信息使用人員能夠在線瀏覽。并且，檔案管理人員要確?？梢缘谝粫r(shí)間開(kāi)展更新工作，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的時(shí)效性，嚴(yán)格把控管理流程，以免不法分子盜竊網(wǎng)絡(luò)信息。為了促使信息化檔案管理要求順利實(shí)現(xiàn)，機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門(mén)可以加大和單位部門(mén)、紀(jì)律監(jiān)察部門(mén)以及勞動(dòng)部門(mén)等的合作力度，統(tǒng)一開(kāi)發(fā)和管理單位內(nèi)部檔案。

3.落實(shí)檔案文件電子化創(chuàng)建與管理工作

首先，合理規(guī)劃、創(chuàng)建檔案管理電子系統(tǒng)。在檔案信息化建設(shè)中，最重要的一個(gè)步驟就是對(duì)檔案管理電子系統(tǒng)做出設(shè)計(jì)、規(guī)劃，廣大檔案管理人員必須以相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范為基礎(chǔ)，在固定的時(shí)間檢測(cè)電子化檔案系統(tǒng)。同時(shí)，基于目前機(jī)關(guān)行政管理的專業(yè)性開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，確保檔案信息化建設(shè)得以順利開(kāi)展，有效提升檔案人員管理、操作檔案系統(tǒng)的水平，以便于在今后的工作中能夠熟練管理、檢索和利用檔案，促使檔案信息管理目的與功能順利實(shí)現(xiàn)。

其次，規(guī)范電子文件歸檔管理流程。在登記電子文件方面，要實(shí)施“一條龍”式的出入檔記錄。即嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的相關(guān)要求完成對(duì)各類資料的整理、鑒定、接收與移交，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地處理電子文件。為保證電子文件的安全，應(yīng)通過(guò)多種加密方式開(kāi)展管理工作，包括文件、設(shè)備設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)等，詳細(xì)記錄檔案的查閱和瀏覽記錄，最大限度地規(guī)避各類問(wèn)題出現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中。

最后，以“雙軌制”來(lái)管理檔案。所謂檔案信息化并不就是將紙質(zhì)檔案完全摒棄，而是將“無(wú)紙化辦公，有紙化歸檔”有效落實(shí)。在檔案管理中應(yīng)秉承此原則，使用傳統(tǒng)方法開(kāi)展資料歸檔工作，借助“雙軌制”模式管理電子信息。通過(guò)把傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理充分聯(lián)系起來(lái)，增強(qiáng)檔案信息的包容性，最大化地發(fā)揮數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)。

4.不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

在機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施硬件建設(shè)工作是尤為關(guān)鍵的一環(huán)，也是開(kāi)展信息化建設(shè)的重要保障。在機(jī)關(guān)工作中需要由專業(yè)的機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)管理電子文件資源，既要具有備份、遷移、檢測(cè)和存儲(chǔ)電子文件的技術(shù)能力和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施以及完整歸檔保管等條件，還必須不斷加大技術(shù)創(chuàng)新力度，提高電子檔案信息管理領(lǐng)域中的各種應(yīng)用和系統(tǒng)技術(shù)建設(shè)水平。還要與時(shí)俱進(jìn)，與新時(shí)代社會(huì)的現(xiàn)實(shí)需求相貼合，在機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中納入信息化檔案管理系統(tǒng)，才能為順利開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作提供保障。與此同時(shí)，還要不斷加大對(duì)檔案資源建設(shè)的優(yōu)化和豐富力度，積極借助各種途徑和渠道收集檔案信息資源，從資源上支持檔案信息化建設(shè)，是基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)必不可少的一部分。堅(jiān)持優(yōu)化和加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是新形勢(shì)下對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化工作的客觀要求，也是為機(jī)關(guān)辦公和檔案工作自動(dòng)化、信息化同步發(fā)展提供保障。

5．加強(qiáng)檔案信息化安全管控

現(xiàn)階段，信息技術(shù)發(fā)展速度日益加快，社會(huì)各行各業(yè)紛紛開(kāi)展了信息化建設(shè)，雖然促進(jìn)了單位工作質(zhì)量與效率的提升，但隨之也引發(fā)了諸多安全問(wèn)題，對(duì)單位信息數(shù)據(jù)的安全造成了極大威脅。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案資源較為私密，和國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略與方針以及政策息息相關(guān)，若是信息被泄露，后果不堪設(shè)想。對(duì)此，機(jī)關(guān)單位必須重視檔案管理信息化的安全，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全體系，采用現(xiàn)代化安全防范手段，確保檔案信息的安全性。具體而言，要想防止不法分子盜用單位內(nèi)部電子檔案的信息，應(yīng)積極優(yōu)化現(xiàn)有防火墻，不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化加密監(jiān)控技術(shù)，確保電子檔案信息資料更加安全。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)立足于實(shí)際情況構(gòu)建安全體系。第一，確保硬件設(shè)備設(shè)施的安全性，盡量排除檔案管理信息化發(fā)展路線、設(shè)備設(shè)施和環(huán)境等方面存在的安全隱患，按時(shí)開(kāi)展全面維護(hù)與排查工作，保證其他因素不會(huì)影響檔案信息化管理體系中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息；第二，做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，在固定的時(shí)間全面掃描檔案信息化管理體系中的檔案資源，防止單位重要信息被病毒、黑客盜取，確保機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理建設(shè)更加安全和可靠。

6.增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化意識(shí)和能力

要想將機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作真正落到實(shí)處，一定要提升檔案管理人員的信息化意識(shí)，增強(qiáng)其工作能力。機(jī)關(guān)檔案管理人員不能找任何理由拒絕接受檔案信息技術(shù)培訓(xùn)，而應(yīng)該根據(jù)相關(guān)要求，竭盡全力學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，以符合機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求。首先，機(jī)關(guān)單位可積極引入專業(yè)技術(shù)人員，并在技術(shù)方面為其提供科學(xué)指導(dǎo)，幫助檔案管理人員掌握相關(guān)工作技能，以便能夠及時(shí)解決檔案信息化設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)的問(wèn)題；其次，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)將重點(diǎn)放在備份、掃描以及檔案信息錄入等技能上，確保檔案信息化建設(shè)工作有序開(kāi)展；最后，通過(guò)培訓(xùn)增強(qiáng)檔案管理人員的信息化管理能力，使之能夠高效工作，讓機(jī)關(guān)檔案信息資源得到充分利用，最大程度體現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)服務(wù)效能。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得了迅猛發(fā)展，在此形勢(shì)下，機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇，但從現(xiàn)階段的實(shí)際情況展開(kāi)分析可知，仍有一些機(jī)關(guān)單位并未重視檔案管理信息化建設(shè)，還有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位未配備充足的人才、資金與軟件，加大了檔案管理信息化建設(shè)難度。今后，機(jī)關(guān)單位可以借助健全檔案工作機(jī)制、完善管理制度、迅速構(gòu)建和創(chuàng)新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、落實(shí)檔案文件電子化創(chuàng)建與管理工作、不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、加強(qiáng)檔案信息化安全管控以及增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化意識(shí)和能力等措施，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)水平的提高，在高效利用檔案資源的基礎(chǔ)上，減輕檔案管理人員的工作壓力，為落實(shí)機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)決策提供保障。

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作者單位：中共陜西省委黨校（陜西行政學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：張萍（1976—），女，漢族，陜西寶雞人，在職研究生，館員，研究方向：檔案管理。