國有企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路與策略

文/甘肅路橋公路投資有限公司 王博杰

國有企業(yè)是指國務院和地方人民政府分別代表國家履行出資人職責的國有獨資企業(yè)、國有獨資公司以及國有資本控股公司，包括中央和地方國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機構(gòu)，也包括其他部門所監(jiān)管的企業(yè)本級及其逐級投資形成的企業(yè)[1]。我國當前以《辦公室行政管理制度》對相關(guān)工作進行引導，效果良好。為進一步發(fā)揮辦公室行政管理作用，推動國有企業(yè)發(fā)展、履責，文章就國有企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路和策略進行分析，具有一定的積極價值。

一、國有企業(yè)辦公室行政管理及其作用

（一）國有企業(yè)辦公室行政管理。辦公室行政管理是企業(yè)行政管理的一個分支，是指企業(yè)辦公室范圍內(nèi)的行政管理工作。就國有企業(yè)而言，根據(jù)《辦公室行政管理制度》規(guī)定，辦公室行政管理一般包括企業(yè)員工守則、行政辦公紀律管理規(guī)定、考勤管理制度、辦公物品管理規(guī)定、印信使用和管理辦法以及招待用餐管理規(guī)定六個方面[2]。在此基礎上，各國有企業(yè)還可根據(jù)自身特點和管理需求確定其他內(nèi)容，如甘肅路橋公路投資有限公司要求在辦公室行政管理方面加強合同文件、信息管理，使其便于調(diào)取使用、服務投資等活動。

（二）國有企業(yè)辦公室行政管理的作用。國有企業(yè)辦公室行政管理主要具有組織、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌方面的作用。如上文所述的辦公物品管理、印信使用和管理等工作，需要由辦公室工作人員執(zhí)行，以保證物品和印信使用得當，協(xié)調(diào)各部門的使用需要。國有企業(yè)工作中產(chǎn)生的會議記錄、上級下發(fā)的紅頭文件、企業(yè)內(nèi)部通知的起草等，也均屬于辦公室行政管理范疇，直接影響企業(yè)下一階段工作的組織。從特點上看，精細化管理并不直接改變國有企業(yè)辦公室行政管理內(nèi)容、方式，但可以從理念上實現(xiàn)管理質(zhì)量的提升，使行政管理的效率、深入性等得到改善，這是各地企業(yè)關(guān)注精細化管理并將其引入辦公室行政管理工作的基本目的。

二、國內(nèi)外企業(yè)積極經(jīng)驗分析

（一）國內(nèi)企業(yè)的積極經(jīng)驗。我國企業(yè)在20 世紀后期開始吸收、接納各類現(xiàn)代化的管理理論和思路?？傮w上看，包括國有企業(yè)在內(nèi)，我國企業(yè)的管理主要處于規(guī)范化階段?，F(xiàn)代學者通常認為規(guī)范化是企業(yè)管理的第一階段，在規(guī)范化的基礎上，可通過管理方式、理念的調(diào)整實現(xiàn)精細化[3]。國內(nèi)部分企業(yè)嘗試管理精細化，已經(jīng)取得了一些積極進展，如伊利乳業(yè)，其辦公室行政管理的精細化主要通過加強權(quán)責管理實現(xiàn)，即企業(yè)內(nèi)所有工作均在執(zhí)行前展開分析，根據(jù)分析結(jié)果，確定不同工作的內(nèi)容和要求，之后匹配對應的工作人員，明確后者的管理權(quán)責邊界，作為后續(xù)工作的開展依據(jù)。此模式的優(yōu)勢在于能夠?qū)崿F(xiàn)專事專管，也便于組織監(jiān)督，使辦公室行政管理能夠從制度層面實現(xiàn)精細化，對我國企業(yè)具有普遍的借鑒意義。

（二）國外企業(yè)的積極經(jīng)驗。從起源上看，精細化管理源于美國，盛于日本，最后又在歐美得到普遍重視和運用，這也意味著歐洲、美國和日本企業(yè)對此理論的運用更成熟、更普遍，也更值得我國企業(yè)去研究和借鑒。如日本豐田公司是全球知名車企，2022 年在世界五百強企業(yè)中排名第13 位。該企業(yè)辦公室行政管理的特點在于關(guān)注縱向?qū)用娴纳钊胄?，且在橫向?qū)用嬷匾暼婊?。如辦公室物品管理，在出現(xiàn)管理不當、使用不當、成本超支等問題時，豐田公司通常要求其負責人說明原因，并根據(jù)原因確定下一階段的管理策略。此方式也被業(yè)界簡稱為“萬事追問15 個”，是精細化管理的代表方式之一[4]。橫向管理工作中，所有辦公室行政管理工作均納入統(tǒng)一的管理系統(tǒng)下，采用垂直管理機制，以明確上級責任人和平行監(jiān)督機制，進一步提升了辦公室行政管理精細化水平，便于及時發(fā)現(xiàn)、處理問題，這一模式同樣適用于我國大型企業(yè)、國有企業(yè)。

三、國有企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路

（一）全面化。國有企業(yè)推動辦公室行政管理精細化，應首先關(guān)注企業(yè)的共性特點：規(guī)模大、責任重、管理內(nèi)容多，這要求國有企業(yè)以全面化作為實現(xiàn)管理精細化的基本思路[1]。全面化有兩個方面的含義，一是管理內(nèi)容全面化，二是管理人員全面納入監(jiān)督范圍。國有企業(yè)的辦公室行政管理內(nèi)容比較復雜，很多內(nèi)容具有動態(tài)性，難以提前預知，如市場動態(tài)帶來的影響，往往導致企業(yè)管理陷入波動。辦公室行政管理工作應據(jù)此進行調(diào)整，保證各類可能出現(xiàn)的變化、常規(guī)管理工作均納入行政管理范圍，以根據(jù)實時情況開展管理活動。

（二）深入化。深入化是指國有企業(yè)在實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的過程中，應保證所有管理內(nèi)容、環(huán)節(jié)均得到深入分析和控制，以更具層次感的管理機制、理念使辦公室行政管理工作得到管束，進而實現(xiàn)精細化。如上文所述的豐田公司管理文化——“萬事追問15 個”，即關(guān)注對行政事務的深入管理，以便根據(jù)管理表現(xiàn)分析實際問題，根據(jù)實際問題分析具體原因，作為管理依據(jù)。

（三）全程化。全程化是指國有企業(yè)應將辦公室行政管理工作看作一個獨立整體，全程管理、監(jiān)督其作業(yè)過程，使辦公室行政管理工作各個環(huán)節(jié)、各個步驟、各工作人員以及其工作過程均納入宏觀管理視角。如伊犁集團辦公室行政管理的精細化，以明確的權(quán)責分配為基本實現(xiàn)途徑，明確的權(quán)責分配自辦公室行政管理工作開始生效，延續(xù)到管理工作的執(zhí)行、調(diào)整、結(jié)束階段，并根據(jù)結(jié)束階段的管理成效，評估管理質(zhì)量，總結(jié)經(jīng)驗和不足。此模式對我國國有企業(yè)也具有較普遍的適用性，各企業(yè)應關(guān)注對辦公室行政管理工作的全程化管理、監(jiān)督，以全程化思路推動管理工作走向精細化。

（四）多元參與。多元參與是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的基本思路和主要方向之一，就國有企業(yè)辦公室行政管理而言，多元參與主要是指監(jiān)督層面的綜合化，同時包括后續(xù)工作調(diào)整過程中廣泛、多元的意見來源，具體的辦公室行政管理工作依然由各辦公室所屬專業(yè)人員負責。具體而言，在采用監(jiān)督機制的情況下，各辦公室依然獨立開展行政管理，但至少有兩個部門人員組織監(jiān)督，包括上級部門、同級部門，也可包括下級部門，借助不同部門、不同工作人員立場和視角的差異，實現(xiàn)對辦公室行政管理工作的綜合監(jiān)督。當國有企業(yè)認為本企業(yè)辦公室行政管理工作存在不足或隱患時，可面向企業(yè)各部門或非企業(yè)內(nèi)部人員（如股東） 征求管理意見，集思廣益。

四、國有企業(yè)辦公室行政管理精細化的策略

（一）明確管理內(nèi)容。國有企業(yè)辦公室行政管理的精細化，應首先從管理內(nèi)容著眼，對管理內(nèi)容進行科學拆分，明確分為若干部分，再根據(jù)拆分結(jié)果確定管理方法、工作標準以及其他作業(yè)機制。具體工作中，各企業(yè)除按照一般要求分析工作內(nèi)容外，還應結(jié)合自身特點確定拆分結(jié)果是否得當。以甘肅路橋公路投資有限公司為例，該企業(yè)的辦公室行政管理工作可按照拓撲學方法分為如下幾個部分：1.組織相關(guān)。本公司各類紅頭文件、會議記錄、通知起草，記錄有關(guān)路橋建設有關(guān)的決策、通知，完成草稿整理，組織記錄內(nèi)容修改，按規(guī)定完成本公司文件領(lǐng)取記錄；2.協(xié)調(diào)相關(guān)。了解公司組織結(jié)構(gòu)，路、橋建設有關(guān)部門情況，包括員工的工作內(nèi)容和各項目負責人等。在辦公室范圍內(nèi)進行工作協(xié)調(diào)，保證各項工作順利開展。根據(jù)一般要求應對企業(yè)臨時性工作要求，如路橋投資有關(guān)文件的調(diào)取等；3.輔助相關(guān)。協(xié)助其他工作人員、領(lǐng)導完成文件整理、存放等工作。一些重要文件的使用需要登記在公司資料領(lǐng)用記錄中。在路橋建設管理、現(xiàn)場勘查等工作中，對各類設備、車輛的使用進行記錄，并登記在記錄表中。協(xié)助后勤管理人員對設備使用情況進行記錄，并給出采買數(shù)目、質(zhì)量方面的合理建議。4.其他相關(guān)。領(lǐng)導交代的其他工作和企業(yè)其他工作。

上述工作拆分完成后，按照一般強度差異分別安排人員負責，允許一名工作人員負責多項工作，但嚴格避免工作無專人負責的情況。通過嚴格有效的工作內(nèi)容劃分，推動辦公室行政管理的精細化。

（二）確定管理權(quán)責。包括甘肅路橋公路投資有限公司在內(nèi)，大型國有企業(yè)的辦公室行政管理工作往往比較復雜，涉及較多管理內(nèi)容、工作人員，為保證工作質(zhì)量，建議參考既有積極經(jīng)驗，推行垂直化的管理模式，參考架構(gòu)見圖1。

圖1 辦公室行政管理工作權(quán)責分配框架

在圖1 所示的框架下，企業(yè)管理層（主要是行政工作負責人）作為辦公室行政管理工作的最高授權(quán)方，代表全體職工和股東的利益，以董事會為基本機構(gòu)，以行政工作總負責人為直接負責人。行政工作總負責人對各辦公室負責人（如辦公室主任）進行管理，各辦公室負責人同時接受其所處部門管理者的領(lǐng)導。辦公室主任等直接領(lǐng)導辦公室各類行政管理工作，包括組織相關(guān)、協(xié)調(diào)相關(guān)、輔助相關(guān)和其他相關(guān)四個部分，上述各工作則由其具體負責人執(zhí)行，如辦公室各類秘書。需要注意的是，在辦公室行政管理體系內(nèi)，企業(yè)管理層人員一般不宜干涉具體的行政事務，以避免不同管理者管理思路、模式差異導致的工作混亂問題。

垂直管理模式的優(yōu)勢體現(xiàn)在兩個方面：一是便于清晰化交代工作任務，實現(xiàn)權(quán)責的高度明確化，以便工作人員根據(jù)工作內(nèi)容快速、直接地參與行政管理活動；二是垂直管理模式的適用性很廣。垂直管理模式的優(yōu)勢在伊利集團、豐田集團得到驗證，也為我國其他國有企業(yè)的管理工作提供了可參考的積極經(jīng)驗。

（三）組織管理監(jiān)督。從發(fā)展的角度看，國有企業(yè)辦公室行政管理精細化有其推行的必要性，也有實現(xiàn)空間，但結(jié)合既有工作經(jīng)驗又可發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的精細化管理并未獲取理想的回報，這與其整體工作機制、環(huán)境有關(guān)。為保證國有企業(yè)辦公室行政管理精細化水平，建議在工作中加強管理監(jiān)督，以監(jiān)督向管理工作施加良性壓力，推動后者的改善。

在實際工作中，各企業(yè)可繼續(xù)發(fā)揮監(jiān)事會、內(nèi)部控制機制的作用，并對內(nèi)部控制部門進行人事方面的優(yōu)化。建議內(nèi)部控制部門增加辦公室行政管理人員，至少安排一位具有豐富經(jīng)驗的員工加入內(nèi)部控制部門。具體工作中，可由該人員根據(jù)企業(yè)辦公室行政管理的基本特點組織內(nèi)部控制，發(fā)揮專業(yè)層面的監(jiān)督作用。在此基礎上，各國有企業(yè)還應強調(diào)監(jiān)督的靈活性，在保持常規(guī)監(jiān)督模式的同時，由內(nèi)部控制部門靈活組織管理，每周至少選取一個辦公室進行抽查，了解其行政管理工作是否完善，是否按照企業(yè)要求進行了工作內(nèi)容拆分、明確權(quán)責，評估其能夠遵行精細化管理要求以及遵行效果，納入內(nèi)部控制工作記錄中。對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的共性問題進行周期匯總、處理，以監(jiān)督工作提升國有企業(yè)辦公室行政管理精細化水平。

（四）建立反饋機制。反饋機制，主要強調(diào)企業(yè)上級管理部門、管理人員與基層工作人員的直接交流，從基層執(zhí)行的角度了解辦公室行政管理工作的實際情況，分析精細化管理工作開展態(tài)勢和不足，積極尋求改進。原則上建議開放直接反饋渠道，并保證渠道開放的實時性。

各國有企業(yè)可開設總經(jīng)理信箱，鼓勵企業(yè)辦公室行政管理工作的各級負責人就管理工作需求、問題提出建議，由企業(yè)管理人員匯總并分析其可行性，如果工作人員的建議、訴求合理，可予以采納，反之也應說明原因。如企業(yè)各辦公室基層工作人員普遍反映，精細化管理模式具有一定優(yōu)勢，但消耗了較多的管理時間、精力，企業(yè)管理人員可請其說明具體情況，再由企業(yè)根據(jù)原因信息作出進一步調(diào)整，適當增加管理人員數(shù)目或改善現(xiàn)有工作安排、組織形式，保證人員能夠在合理的負荷范圍內(nèi)完成辦公室行政管理精細化工作。

五、結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)辦公室行政管理精細化具有一定的積極作用，可使既有工作得以完善，包括協(xié)調(diào)、組織、統(tǒng)籌等。結(jié)合國內(nèi)外企業(yè)工作經(jīng)驗，建議國有企業(yè)辦公室行政管理采用全面化、深入化、全程化、多元參與思路，推動相關(guān)工作實現(xiàn)精細化。具體策略方面，應明確管理內(nèi)容、確定管理權(quán)責、組織管理監(jiān)督并建立反饋機制，以保證精細化管理能夠從環(huán)境、制度等多方面得到妥善落實，切實推動國有企業(yè)辦公室行政管理走向優(yōu)化。