信息化視域下高校檔案管理工作研究

文/哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館 燕珊

高校檔案是指高校在開展教學(xué)、科研、管理等工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校檔案工作的重要組成部分。高校檔案工作具有數(shù)量大、價(jià)值高、來源廣泛等特點(diǎn)，做好高校檔案工作能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供重要的資料支持。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的高校開始重視對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，加快了檔案管理工作的信息化進(jìn)程，給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來巨大沖擊。高校領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視高校檔案管理信息化的建設(shè)，不斷優(yōu)化檔案管理方式，提高檔案管理的效率。

一、信息化管理建設(shè)原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)不斷增多，紙質(zhì)文件的數(shù)量急劇增加，這給檔案管理工作帶來巨大壓力，尤其是在處理電子文件時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的情況。為了保證電子文件的質(zhì)量和規(guī)范性，需要高校檔案管理部門根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)制定出符合實(shí)際情況的電子文件歸檔、電子文件管理、電子檔案信息資源共享等相關(guān)制度，規(guī)范高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高校電子文件收集、整理、歸檔等全過程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[1]。

（二）保密性、安全性。高校檔案是高校組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有較高的價(jià)值，能夠?yàn)楦咝０l(fā)展提供重要的參考依據(jù)[2]。因此，在高校檔案管理工作中，必須堅(jiān)持保密性和安全性原則。按照相關(guān)規(guī)定要求對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和提供利用，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

（三）利用性、效益性。高校檔案是一種不可再生的重要資源，具有價(jià)值高、來源廣泛、數(shù)量巨大等特點(diǎn)，高校檔案在促進(jìn)高校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。高校檔案信息化建設(shè)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，通過利用信息化技術(shù)將各類資源整合到一起，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高了高校檔案信息資源的利用率，最大限度發(fā)揮高校檔案的價(jià)值和作用。檔案管理信息化，保證方案利用方便快捷的同時(shí)，節(jié)省大量人力物力，從而帶來一定的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

二、系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

（一）數(shù)據(jù)層。是整個(gè)系統(tǒng)的基石和整合數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的核心。用戶在客戶端發(fā)出指令后，通過展示層與業(yè)務(wù)邏輯層的處理，到達(dá)數(shù)據(jù)庫(kù)層進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢、修改以及刪除等操作，最終在客戶端進(jìn)行展示和反饋，如圖1 所示[3]。用戶可以按照自己的需要查詢數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、篩選等操作，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行打印、備份和恢復(fù)。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)

（二）業(yè)務(wù)邏輯層。業(yè)務(wù)邏輯層主要是按照用戶的需求來編寫一些業(yè)務(wù)邏輯，起到連接數(shù)據(jù)層和展示層之間的橋梁作用，也可以存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能模塊。比如，當(dāng)用戶登錄時(shí)，該系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)用戶名、密碼等信息，然后由業(yè)務(wù)邏輯層根據(jù)用戶的需求生成一個(gè)表單，用戶輸入表單中的信息后，就可以將該信息傳遞給展示層，也可以將表單中的信息傳遞給數(shù)據(jù)層，然后由數(shù)據(jù)層進(jìn)行處理。

（三）展示層。系統(tǒng)展示層主要是由用戶登錄界面、瀏覽界面、管理模塊界面組成，用戶登錄后可以在該平臺(tái)上進(jìn)行瀏覽，如需查詢資料，可以直接在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行搜索。在管理模塊界面中，主要包括用戶管理、檔案管理、權(quán)限設(shè)置等內(nèi)容。

（四）客戶端?？蛻舳耸怯脩粼谑褂迷撓到y(tǒng)時(shí)最直接的軟件，當(dāng)用戶打開這個(gè)界面時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行一些測(cè)試，以保證用戶的使用效果。同時(shí)，也可以對(duì)用戶進(jìn)行一些操作，當(dāng)用戶完成操作后，會(huì)自動(dòng)彈出下一步操作的提示。

三、高校檔案信息化管理建設(shè)思路

（一）檔案資源數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)開始向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，這也為高校檔案資源數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。數(shù)字化是將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的過程，數(shù)字檔案資源是指具有較高利用價(jià)值的各種檔案信息，比如文字、圖片、視頻等。高校檔案管理部門可以將所有保存在計(jì)算機(jī)硬盤中的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一收集，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的管理。同時(shí)，為了更好地發(fā)揮高校檔案資源的價(jià)值，可以將所有數(shù)字檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一分類，并將其按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)[4]。利用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，并將其上傳至互聯(lián)網(wǎng)，方便用戶對(duì)其進(jìn)行檢索和利用。

（二）管理過程智能化。檔案管理是一個(gè)過程，應(yīng)該以“智能化”為建設(shè)思路，在“智能化”的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的“綠色化”發(fā)展。通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，對(duì)不同來源、不同載體的檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)、集中管理、統(tǒng)一利用，推動(dòng)高校檔案管理從傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)化。通過建立電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔和電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)保管，推進(jìn)高校檔案的無紙化辦公。

（三）庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化。庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案庫(kù)房環(huán)境達(dá)到自動(dòng)化，解決檔案庫(kù)房環(huán)境不穩(wěn)定、溫濕度不可控、消防安全等問題。通過先進(jìn)的環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度超出設(shè)定的范圍時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)消防設(shè)備對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行降溫除濕處理[5]。檔案管理系統(tǒng)主要由檔案管理系統(tǒng)軟件和檔案管理系統(tǒng)硬件兩部分組成。檔案管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)控、檢索、存儲(chǔ)和利用等功能。檔案管理系統(tǒng)硬件主要包括智能溫濕度監(jiān)測(cè)系統(tǒng)設(shè)備、智能空氣凈化系統(tǒng)設(shè)備、智能安全防范系統(tǒng)設(shè)備等，通過這些設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的自動(dòng)采集、傳輸和控制，使得高校檔案的自動(dòng)化管理更加便捷，提高了高校檔案的工作效率。

（四）檔案服務(wù)信息化。傳統(tǒng)的高校檔案管理方式主要是紙質(zhì)版文件的傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化之后，高校檔案信息以數(shù)字化的方式呈現(xiàn)，便于用戶檢索信息，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息資源的充分開發(fā)、利用，切實(shí)將高校檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力[6]。檔案服務(wù)信息化具備以下優(yōu)勢(shì)：1.實(shí)現(xiàn)電子文檔與紙質(zhì)文檔的雙向轉(zhuǎn)換。高校檔案管理部門可以利用信息技術(shù)建立一個(gè)電子文檔中心，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文檔，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)將電子文檔傳遞給用戶，既保護(hù)了原始文檔，也提高了文檔利用率。2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。在檔案管理工作中，存在著大量的數(shù)據(jù)信息需要進(jìn)行共享。例如高校領(lǐng)導(dǎo)干部任免、職稱評(píng)定等方面的數(shù)據(jù)信息；科研人員申請(qǐng)項(xiàng)目、成果鑒定等方面的數(shù)據(jù)信息；師生畢業(yè)、就業(yè)等方面的數(shù)據(jù)信息等。這些數(shù)據(jù)均屬于非結(jié)構(gòu)化信息，此過程中需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

四、信息化視域下高校檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。為了提高高校檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與高?，F(xiàn)代化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)[7]。首先，高校必須將檔案管理工作列入學(xué)校整體工作規(guī)劃之中，將檔案管理作為學(xué)校重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)。其次，高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況建立檔案管理機(jī)構(gòu)，明確相關(guān)部門和人員的職責(zé)權(quán)限，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。高校還應(yīng)該將檔案管理工作作為學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要考核內(nèi)容之一，定期進(jìn)行檢查和督促。

（二）增加經(jīng)濟(jì)投入，增加軟、硬件設(shè)施?，F(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中，檔案管理人員也開始逐漸利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案管理工作。但是就當(dāng)前的情況來看，大多數(shù)高校檔案管理工作依然使用紙質(zhì)文檔，這就導(dǎo)致檔案信息管理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失的情況。因此，為了提高高校檔案管理工作的整體水平，就必須增加經(jīng)濟(jì)投入，增加軟件、硬件設(shè)施。高校應(yīng)該將檔案管理工作的硬件設(shè)施列入學(xué)校經(jīng)費(fèi)中，為其提供充足的資金支持，對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和更新。

（三）強(qiáng)化線上職能，關(guān)注個(gè)性需求。高校檔案管理部門需要通過對(duì)線上職能的強(qiáng)化，來有效提高檔案管理工作的實(shí)效性。在檔案管理工作中，線上職能包括：利用信息化手段開展檔案資源整合和共享，同時(shí)也包括對(duì)不同需求的用戶進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)[8]。具體而言，就是要在確保電子文件安全性的基礎(chǔ)上，將各類型的電子文件進(jìn)行整理和歸檔，并將其整合到一個(gè)統(tǒng)一的電子平臺(tái)。然后對(duì)不同用戶的個(gè)性化需求進(jìn)行分析，進(jìn)而對(duì)電子文件進(jìn)行合理分類。還可以結(jié)合用戶需求，為不同用戶提供多種服務(wù)。

（四）優(yōu)化線下服務(wù)，擴(kuò)大自助范圍。為使高校檔案管理工作能夠獲得良好的發(fā)展，就必須結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)線下服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化。高?？山Y(jié)合實(shí)際情況，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改變，并不斷擴(kuò)大自助范圍。這樣不僅能夠提升檔案管理工作的效率和水平，也能減少人力成本的投入，為高校發(fā)展提供便利?？偠灾?，在信息化時(shí)代背景下，高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良好發(fā)展，就必須注重線下服務(wù)的優(yōu)化。

（五）引入法治觀念，重視人員培養(yǎng)。高校檔案管理工作中的人員不僅包括檔案管理人員，還包括檔案信息安全工作人員，因此高校應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員和信息安全工作人員的培訓(xùn)力度，使其明確信息化時(shí)代背景下檔案管理工作的重要性[9]。通過開展培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高檔案管理人員和信息安全工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，為其后續(xù)工作的開展提供有力保障。例如可以邀請(qǐng)高校檔案管理領(lǐng)域?qū)＜遗e辦講座，同時(shí)組織高校檔案管理人員和信息安全工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)等。此外，在開展培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)，高校還可以采用分組學(xué)習(xí)的形式，讓不同部門的相關(guān)工作人員相互交流、相互學(xué)習(xí)，在提高自身專業(yè)能力的同時(shí)也增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。高校應(yīng)該將法治觀念引入到檔案管理工作中去，并通過加強(qiáng)法治教育，來提高高校檔案管理工作者和信息安全工作人員的法治意識(shí)。

（六）提升安全意識(shí)，強(qiáng)化信息安全。信息安全是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，因此高校必須提升安全意識(shí)，強(qiáng)化信息安全預(yù)防措施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)安全建設(shè)[10]。首先，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類以及歸檔時(shí)，要做好信息保密工作，防止由于人員失誤造成信息泄露。其次，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使之掌握網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)技能，通過安裝殺毒軟件對(duì)設(shè)備進(jìn)行查毒、殺毒和攔截惡意代碼等措施，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，確保高校檔案信息的安全性。最后，要制定完善的管理制度和流程，建立科學(xué)合理的檔案管理制度體系。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案安全設(shè)備和設(shè)施的配置與管理。

五、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是衡量一所高校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要依據(jù)。在新時(shí)代背景下，高校檔案管理工作必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而推動(dòng)高校教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，就必須認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要性，并積極采取相應(yīng)的優(yōu)化措施，如加大資金投入力度、加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用、健全信息化系統(tǒng)以及構(gòu)建檔案信息安全保障體系等，有效提升高校檔案管理水平，從而為高校教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也為實(shí)現(xiàn)我國(guó)教育強(qiáng)國(guó)目標(biāo)提供有力支持。