精細(xì)化理念在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步與管理理念的不斷更新，檔案管理的方式方法與思維路徑也在不斷變革創(chuàng)新。尤其進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”與大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化管理顯得尤為重要，其是各事業(yè)單位檔案管理部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、發(fā)揮檔案價(jià)值、提升服務(wù)水平的重要手段。本文圍繞精細(xì)化理念在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用，針對(duì)檔案精細(xì)化管理構(gòu)建的必要性及意義展開分析，從思維建設(shè)、體系建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、信息化建設(shè)等多個(gè)方面提供具體實(shí)施路徑，旨在為事業(yè)單位檔案部門提供決策參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；精細(xì)化；變革創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案是各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的黨務(wù)、政務(wù)、財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)等方面的資料、信息、數(shù)據(jù)記錄。其對(duì)于體現(xiàn)單位工作情況、正確選拔人才、合理分配崗位、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、為經(jīng)營決策提供依據(jù)具有重要意義。由于各行各業(yè)事業(yè)單位受傳統(tǒng)管理理念影響，現(xiàn)代檔案管理意識(shí)淡薄，以粗放式管理為主，效率低下，檔案資源價(jià)值難以充分體現(xiàn)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員正視當(dāng)前存在的問題，更新理念，轉(zhuǎn)變管理方式。通過引入大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等信息化技術(shù)，更好地落實(shí)精細(xì)化管理理念，優(yōu)化檔案精細(xì)化管理路徑，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源價(jià)值與優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力支持[1]。

1 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的必要性及意義

1.1 崗位職責(zé)精細(xì)化 提高檔案管理效能

對(duì)于檔案工作而言，科學(xué)化的分工與精細(xì)化的管理息息相關(guān)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)人與崗位的高度匹配，并依據(jù)相關(guān)職能科學(xué)配置人力資源，實(shí)現(xiàn)人盡其職。事業(yè)單位管理部門通過明確工作措施，細(xì)化崗位職責(zé)分工，在頂層設(shè)計(jì)層面構(gòu)建統(tǒng)一指揮、多方協(xié)作的工作格局，推動(dòng)檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)高效、反應(yīng)靈敏、協(xié)調(diào)有力。以清單式管理、節(jié)點(diǎn)化推進(jìn)、責(zé)任化落實(shí)的工作作風(fēng)，全面檢查檔案管理工作薄弱點(diǎn)，排查風(fēng)險(xiǎn)，摒棄不足，進(jìn)而達(dá)到精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)。例如人事檔案保密工作，可通過制定規(guī)章制度，設(shè)置人事檔案管理工作專班，專項(xiàng)負(fù)責(zé)優(yōu)化檔案管理流程及措施，避免管理漏洞和違法風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而有效防止檔案丟失、泄露、損毀，保障檔案安全性、合規(guī)性。

1.2 管理運(yùn)轉(zhuǎn)精細(xì)化 促進(jìn)單位高效發(fā)展

事業(yè)單位開展各項(xiàng)活動(dòng)，產(chǎn)生的效益及社會(huì)影響是其未來發(fā)展的核心，尤其是在競(jìng)爭激烈的新時(shí)代背景下，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，從內(nèi)部著手強(qiáng)化精細(xì)化運(yùn)作模式較為關(guān)鍵。于檔案的前期收集匯總、中期整理歸檔、后期開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷完善工作機(jī)制、優(yōu)化工作流程、層層壓實(shí)責(zé)任，構(gòu)建內(nèi)部控制體系，以保證事業(yè)單位檔案管理組織結(jié)構(gòu)的科學(xué)性及合理性，并加強(qiáng)內(nèi)部控制體系的執(zhí)行力度、管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)管理工作不斷朝規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化發(fā)展。同時(shí)始終堅(jiān)持問題導(dǎo)向，勇于且善于創(chuàng)新，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，確保各環(huán)節(jié)精準(zhǔn)、快速、順暢運(yùn)行，使得檔案精細(xì)化管理服務(wù)于單位發(fā)展實(shí)際，推動(dòng)其健康穩(wěn)定發(fā)展[2]。

1.3 社會(huì)服務(wù)精細(xì)化 充分發(fā)揮檔案價(jià)值

對(duì)外查詢利用服務(wù)是檔案工作發(fā)揮檔案存史資政育人價(jià)值最為關(guān)鍵的路徑。事業(yè)單位檔案管理部門面向行業(yè)內(nèi)部與社會(huì)公眾，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)理念，提高精細(xì)化服務(wù)水平，通過規(guī)范查檔流程，簡化查檔手續(xù)，創(chuàng)新查檔模式，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在實(shí)際工作中采取電話查檔、預(yù)約查檔、節(jié)假日查檔、延時(shí)服務(wù)、異地查檔、郵寄服務(wù)等多種服務(wù)新方式，讓檔案多跑路、讓群眾少跑腿，為查檔群眾提供“綠色通道”，確?！耙徽臼健辈闄n服務(wù)，以優(yōu)化查詢利用服務(wù)為抓手提升檔案精細(xì)化管理水平，進(jìn)而提升政務(wù)服務(wù)能力水平，用心用情為社會(huì)各界提供精準(zhǔn)、便捷、高效服務(wù)，彰顯檔案部門“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

2 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理存在的問題與挑戰(zhàn)

2.1 精細(xì)化理念尚未真正樹立

一是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員精細(xì)化管理意識(shí)薄弱。認(rèn)為此項(xiàng)工作僅僅是文件收集，以傳統(tǒng)的管理方式去完成任務(wù)，在事業(yè)單位內(nèi)部的歸檔、整理等流程存在較大隨意性，甚至存在“說時(shí)重要、做時(shí)次要、忙時(shí)不要”的現(xiàn)象，在一定程度上拖慢了檔案精細(xì)化管理改革進(jìn)度。二是信息化意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理模式長期滿足于常態(tài)化、正常化，視野不夠開闊，知識(shí)不夠全面系統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新觀念，主觀能動(dòng)性不足，使得“重發(fā)展、輕管理”思想較為嚴(yán)重，管理結(jié)構(gòu)簡單、管理層次較低，難以在短時(shí)間內(nèi)引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)促進(jìn)檔案精細(xì)化管理水平的提升，在整體上造成檔案信息化管理工作被動(dòng)開展[3]。

2.2 規(guī)范化體系尚未真正健全

一是管理體系不健全。部分事業(yè)單位尚未設(shè)置檔案管理職能部門，檔案管理工作大多由辦公室人員兼職，人員流動(dòng)性較大，難以安排專業(yè)性強(qiáng)的固定人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)檔案工作，責(zé)任分工不明確，業(yè)務(wù)流程不規(guī)范。在管理過程中容易出現(xiàn)收集不齊全、流程不通暢、邏輯不清晰的問題，管理效率大打折扣。二是管理制度有缺陷。事業(yè)單位制定的檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，缺乏科學(xué)性、規(guī)范性、安全性；開展相關(guān)工作缺乏精細(xì)化的制度參考，嚴(yán)重影響著檔案管理的真實(shí)性和有效性。三是考核標(biāo)準(zhǔn)不全面。沒有將數(shù)字檔案室建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)考核、職工工作作風(fēng)同部署、同研究、同檢查，存在責(zé)任落實(shí)不到位、技術(shù)應(yīng)用較滯后、監(jiān)督檢查浮于表面等問題，形式主義嚴(yán)重，在一定程度上制約了檔案的精細(xì)化管理。

2.3 專業(yè)化團(tuán)隊(duì)尚未真正構(gòu)建

一是人員素質(zhì)不高、專業(yè)化不強(qiáng)。目前事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員學(xué)歷較低、年齡較大，沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，新思想、新理念接受程度低的情況。檔案管理還停留在手動(dòng)歸檔、人工檢索的最基礎(chǔ)層面，嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代新興科學(xué)技術(shù)理論知識(shí)及專業(yè)技術(shù)能力，思維模式、創(chuàng)新意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到新時(shí)代精細(xì)化管理要求，無法掌握智慧化、科學(xué)化、數(shù)字化管理技能。二是人才培養(yǎng)政策支持力度不夠。單位開展繼續(xù)教育活動(dòng)較少，無法通過理論研學(xué)、外出參觀、技能培訓(xùn)等活動(dòng)提升干部隊(duì)伍檔案管理水平，使得整體對(duì)大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”、區(qū)塊鏈、智慧平臺(tái)的認(rèn)知缺口越來越大，不具備超前的管理理念和科學(xué)工作方法。三是考核制度不完善。各個(gè)事業(yè)單位檔案管理人員受工作性質(zhì)影響，職業(yè)晉升機(jī)制不完善、缺乏監(jiān)管，極易導(dǎo)致滿足于常態(tài)化，工作積極性不高，主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新觀念意識(shí)不強(qiáng)，造成工作被動(dòng)開展。

2.4 信息化管理尚未真正實(shí)現(xiàn)

當(dāng)下信息化技術(shù)快速發(fā)展，部分單位卻仍然依賴傳統(tǒng)檔案管理模式，難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。一是財(cái)政資金問題。目前，檔案部門沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，資金缺口較大，基礎(chǔ)設(shè)施水平低下，影響檔案精細(xì)化、現(xiàn)代化的整體推進(jìn)。二是數(shù)字化工作開展較少。大多文件利用仍以紙質(zhì)文件為主，尚未完成數(shù)字化加工，政務(wù)一體化、無紙化辦公工作模式?jīng)]有在本單位推廣，檔案文件管理還未向電子數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，沒有較大的數(shù)據(jù)支撐，信息化技術(shù)無從應(yīng)用。三是人工智能技術(shù)、區(qū)塊鏈、云共享技術(shù)應(yīng)用較少。檔案數(shù)據(jù)管理的深入度、安全度、可信度、廣泛度無法賴以提升，沒有完全發(fā)揮新形勢(shì)背景下現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

3 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理未來發(fā)展路徑

3.1 轉(zhuǎn)變管理思維 創(chuàng)新精細(xì)化管理理念

檔案是事業(yè)單位的重要資源和寶貴財(cái)富，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)的重要參考，提高檔案管理意識(shí)，推動(dòng)精細(xì)化管理與其他工作相輔相成，可為單位運(yùn)轉(zhuǎn)提供更好的服務(wù)。

3.1.1加強(qiáng)員工管理意識(shí)。圍繞《檔案法》加大力度宣傳檔案管理工作的重要性，并引導(dǎo)其他員工深入了解檔案憑證、參考等諸多價(jià)值。積極配合檔案業(yè)務(wù)科室開展檔案征集、管理、開發(fā)、利用等相關(guān)工作。

3.1.2更新檔案管理理念。盡快轉(zhuǎn)變思想，更替?zhèn)鹘y(tǒng)粗放式管理路徑，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作理念到精細(xì)化管理的平穩(wěn)過渡，同時(shí)要樹立以人為本、民生優(yōu)先、擴(kuò)大效益的發(fā)展理念，努力破解發(fā)展瓶頸難題，多渠道、多路徑探索精細(xì)化管理、開放流程，扎扎實(shí)實(shí)推動(dòng)各項(xiàng)精細(xì)化管理工作流程穩(wěn)步有序開展。

3.1.3拓寬檔案宣傳路徑。通過單位門戶網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)、宣傳欄、宣傳冊(cè)等方式加強(qiáng)全體干部職工檔案精細(xì)化管理知識(shí)的普及，讓現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)扎根全體人員。例如醫(yī)院衛(wèi)生部門可依托檔案資源，通過拍攝健康生活小視頻、編制健康手冊(cè)、普及文化養(yǎng)生講座、出版檔案文化編著宣傳衛(wèi)生檔案文化，彰顯檔案價(jià)值，在更大范圍內(nèi)提升廣大群眾對(duì)檔案工作的知曉度、關(guān)注度和參與度[4]。

3.2 規(guī)范管理模式 優(yōu)化精細(xì)化管理體系

3.2.1健全體制機(jī)制。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組與檔案管理業(yè)務(wù)科室，由事業(yè)單位一把手作為組長，檔案工作分管同志為副組長，科室人員為組員，也可邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)骨干作顧問，著力提升統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，全面深入分析本單位檔案工作存在的核心問題，分析原因，對(duì)癥下藥，按照任務(wù)項(xiàng)目化、項(xiàng)目清單化、清單具體化的要求，明確任務(wù)分工，壓實(shí)主體責(zé)任，協(xié)調(diào)好關(guān)鍵工作、重要活動(dòng)與常態(tài)化工作，保障檔案精細(xì)化管理工作有效有力推進(jìn)。

3.2.2完善檔案管理制度。以新修訂的《檔案法》為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國家、省、市檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃以及自身單位工作實(shí)際需求，制定《檔案管理工作實(shí)施細(xì)節(jié)》《檔案開發(fā)利用流程》《電子檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)》《信息化管理應(yīng)急預(yù)案》等制度文件，不斷優(yōu)化工作流程和模式，充分發(fā)揮制度的約束力，確保檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程有章可循、精準(zhǔn)規(guī)范[5]。例如：某單位開展部門集中歸檔工作，由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組面向本單位全體業(yè)務(wù)科室發(fā)布通知文件，并制定《歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)與流程》制度文件，由檔案業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)集中整理、整合，將缺失資料進(jìn)行補(bǔ)充，將重復(fù)文件及時(shí)剔除，按照文件內(nèi)容進(jìn)行劃分，并根據(jù)檔案種類分配專門負(fù)責(zé)人，通過全流程精細(xì)化管理保障了檔案文件歸檔工作的精準(zhǔn)度、高效率，也為后期檔案開發(fā)利用工作奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 精準(zhǔn)培養(yǎng)人才 打造精細(xì)化管理團(tuán)隊(duì)

3.3.1事業(yè)單位要加大檔案人才引進(jìn)力度。面向高校企業(yè)、人力資源中心，通過社會(huì)招聘、定向培養(yǎng)、重點(diǎn)選拔等方式，尋求具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)、良好的檔案專業(yè)素養(yǎng)、熟練掌握信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理人才，為實(shí)現(xiàn)本單位檔案精細(xì)化管理提供人才保障。

3.3.2加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。事業(yè)單位要結(jié)合精細(xì)化管理理念，構(gòu)建完善人員培訓(xùn)體系，根據(jù)目前檔案工作缺口有針對(duì)性地開展在線授課、理論培訓(xùn)、外出研學(xué)、業(yè)務(wù)進(jìn)修等活動(dòng)，為檔案管理者提供廣闊的學(xué)習(xí)空間。

3.3.3建立健全科學(xué)的考核制度及獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)。利用科學(xué)的監(jiān)督管理工作模式對(duì)檔案工作的細(xì)枝末節(jié)、隱含漏洞、制度缺陷、作風(fēng)問題進(jìn)行全面細(xì)致分析，推動(dòng)檔案管理實(shí)效有效提升的同時(shí)構(gòu)建上下聯(lián)動(dòng)檔案管理新格局的形成。同時(shí)明確干部晉升路徑，充分發(fā)揮考核對(duì)事業(yè)單位工作人員的激勵(lì)鞭策作用，激發(fā)干部隊(duì)伍干事創(chuàng)業(yè)的激情、主觀能動(dòng)性、創(chuàng)新積極性，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理提供源源不斷動(dòng)力[6]。

3.4 引入先進(jìn)技術(shù) 推動(dòng)精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型

3.4.1申請(qǐng)檔案工作專項(xiàng)資金。事業(yè)單位部門領(lǐng)導(dǎo)者要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)檔案信息化工作存在問題與現(xiàn)實(shí)需求，積極爭取財(cái)政經(jīng)費(fèi)補(bǔ)貼，持續(xù)加大資金投入力度，將軟硬件所需費(fèi)用納入制度化軌道，同時(shí)制定檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化改造的改擴(kuò)建和結(jié)構(gòu)調(diào)整項(xiàng)目方案，努力構(gòu)建現(xiàn)代化檔案產(chǎn)業(yè)體系，扎實(shí)做好檔案精細(xì)化高質(zhì)量發(fā)展保障。

3.4.2強(qiáng)化事業(yè)檔案數(shù)字化工作。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組與業(yè)務(wù)科室要全面掌握檔案數(shù)字化工作底數(shù)和實(shí)施進(jìn)度，按照檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求擬定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確責(zé)任分工、工作進(jìn)度，細(xì)化工作措施和操作流程，安排專門的檔案數(shù)字化場(chǎng)所，采用高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入設(shè)備，配備專人充實(shí)到數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍中，加大工作力度，提升工作質(zhì)效，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。同時(shí)要強(qiáng)化第三方數(shù)字化加工公司工作人員的管理，對(duì)其進(jìn)行檔案信息保密和安全教育，強(qiáng)調(diào)紀(jì)律要求、技術(shù)規(guī)范并簽訂保密協(xié)議。

3.4.3深入開展市場(chǎng)調(diào)研。結(jié)合自身工作實(shí)際開展情況，制定信息化建設(shè)實(shí)施方案，引入數(shù)據(jù)挖掘、云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，推進(jìn)檔案紙質(zhì)文件與電子信息雙套動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要建立完善檔案信息資源管理平臺(tái)建設(shè)，及時(shí)開展數(shù)據(jù)維護(hù)與更新，促進(jìn)檔案管理與信息服務(wù)的精細(xì)化、快捷化與有效化。同時(shí)要推進(jìn)電子檔案資源安全化管理，利用現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全保密防護(hù)，為檔案資源精細(xì)化管理提供安全保障。

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作者簡介：代麗華（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，重慶市巴南區(qū)規(guī)劃和自然資源局副研究館員，研究方向：檔案文獻(xiàn)編撰以及檔案信息化建設(shè)。