公司數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程文檔資料管控審核流程優(yōu)化研究
——以國網(wǎng)上海市電力公司信息通信公司為例

陸穗穗

（國網(wǎng)上海市電力公司信息通信公司，上海 200072）

為落實(shí)公司“兩會(huì)”報(bào)告精神和“合規(guī)管理強(qiáng)化年”“嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律、依法合規(guī)經(jīng)營(yíng)”綜合治理專項(xiàng)行動(dòng)工作部署，以及總部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)法治合規(guī)工作批示要求等，必須進(jìn)一步提升公司數(shù)字化項(xiàng)目規(guī)范管理水平，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控力度，鞏固規(guī)范管理成果，完善長(zhǎng)效檢查機(jī)制，提升數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料的規(guī)范管理及后評(píng)估績(jī)效。

2020年公司總部出臺(tái)了《國家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)數(shù)字化建設(shè)管理辦法》和《國家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)數(shù)字化項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理辦法》，2022年又頒布了《國家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)數(shù)字化項(xiàng)目后評(píng)估實(shí)施細(xì)則》，其中包含了“2022年電網(wǎng)數(shù)字化項(xiàng)目規(guī)范管理檢查標(biāo)準(zhǔn)”，為部門優(yōu)化數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料管控審核流程提供了依據(jù)。

1 原有的數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料管控審核流程

按照公司要求，數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)要做到“三一致”，即完成建設(shè)內(nèi)容與可研批復(fù)一致，付款資金與招標(biāo)中標(biāo)一致、歸檔資料與數(shù)字化項(xiàng)目文檔資料規(guī)范化管理要求一致。但在原有的數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料管控審核流程存在諸多問題，如文檔資料收集不全、不及時(shí)，文檔資料編制規(guī)范不統(tǒng)一等，不能滿足公司對(duì)文檔資料管理的要求[1]。

1.1 原有流程

原有流程如圖1所示：合同簽訂完成——項(xiàng)目啟動(dòng)——項(xiàng)目建設(shè)——上線試運(yùn)行——竣工驗(yàn)收——決算審計(jì)——項(xiàng)目關(guān)閉——文檔資料收集審核——文檔資料歸檔—后評(píng)估。

圖2 數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程文檔資料管控審核流程

1.2 數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中各階段所產(chǎn)生的文檔資料

（1）合同簽訂階段：合同、合同變更文件（若有變更需提供）。

（2）建設(shè)階段（包括項(xiàng)目啟動(dòng)和建設(shè)）：公司項(xiàng)目啟動(dòng)或推進(jìn)文件、需求（變更）說明書及評(píng)審意見、系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告及評(píng)審意見（概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)）、數(shù)據(jù)字典或數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)說明書、實(shí)施方案、安全防護(hù)方案及評(píng)審意見、用戶手冊(cè)、系統(tǒng)部署方案、系統(tǒng)管理員手冊(cè)、系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案及快速恢復(fù)方案。

（3）上線試運(yùn)行階段：上線試運(yùn)行申請(qǐng)單、上線試運(yùn)行驗(yàn)收申請(qǐng)單、上線試運(yùn)行驗(yàn)收意見。

（4）竣工驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請(qǐng)單、結(jié)算表、竣工總結(jié)報(bào)告（工作報(bào)告、技術(shù)報(bào)告）、用戶報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、決算審計(jì)報(bào)告。

1.3 后評(píng)估對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中的文檔資料規(guī)范檢查要求

1.3.1 檢查對(duì)象

（1）以最近連續(xù)3年的數(shù)字化項(xiàng)目為檢查對(duì)象。

（2）對(duì)照檢查標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目全過程管理的規(guī)范性逐一進(jìn)行檢查。

（3）根據(jù)公司數(shù)字化建設(shè)管理辦法等有關(guān)制度，針對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目管理全過程梳理檢查，包括可研、計(jì)劃、采購、合同、實(shí)施、驗(yàn)收、決算、轉(zhuǎn)資等階段[2]。

1.3.2 檢查內(nèi)容

（1）項(xiàng)目前期。①可研環(huán)節(jié)：可研報(bào)告是否缺失、可研內(nèi)容是否規(guī)范、先建設(shè)后補(bǔ)可研報(bào)告、可行性研究報(bào)告與建設(shè)內(nèi)容一致性；②計(jì)劃環(huán)節(jié)：項(xiàng)目計(jì)劃文件是否缺失、是否有公司下達(dá)計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行投資差異較大并未調(diào)整計(jì)劃情況。

（2）項(xiàng)目建設(shè)階段。①采購環(huán)節(jié)：項(xiàng)目招標(biāo)過程是否規(guī)范，是否存在重復(fù)立項(xiàng)情況、中標(biāo)通知書缺失、采用邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)談、單一來源等采購方式、手續(xù)不齊全情況；②合同環(huán)節(jié)：合同簽訂是否規(guī)范，是否存在合同缺失、中標(biāo)廠家與合同簽訂廠家不一致、合同簽訂金額與中標(biāo)金額不一致、招標(biāo)后未及時(shí)簽訂合同、先施工后簽訂合同、項(xiàng)目合同約定進(jìn)度計(jì)劃不合理、合同簽訂不規(guī)范情況；③實(shí)施環(huán)節(jié)：有無項(xiàng)目未按計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施情況、文檔資料時(shí)序是否正確，如項(xiàng)目在未完成情況下終止，是否按要求履行了終止手續(xù)。

（3）項(xiàng)目驗(yàn)收階段。①驗(yàn)收環(huán)節(jié)：有無驗(yàn)收材料缺失情況、驗(yàn)收材料是否真實(shí)，有無未及時(shí)開展驗(yàn)收、項(xiàng)目未完成，提前開展驗(yàn)收、驗(yàn)收過程不規(guī)范情況；②決算環(huán)節(jié)：有無未及時(shí)結(jié)算、決算、結(jié)算，決算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，有無結(jié)算、決算書不規(guī)范情況，是否有決算審計(jì)意見；③轉(zhuǎn)資環(huán)節(jié)：有無未編制決算審計(jì)報(bào)告或意見、未及時(shí)轉(zhuǎn)資、轉(zhuǎn)資數(shù)據(jù)不準(zhǔn)情況。

1.4 對(duì)照上述要求，發(fā)現(xiàn)存在的問題（以實(shí)施項(xiàng)目為例）

（1）項(xiàng)目前期：可研批復(fù)與實(shí)際建設(shè)內(nèi)容不一致，公司下達(dá)計(jì)劃資金與實(shí)際執(zhí)行投資差異較大。例如，有的項(xiàng)目還未拿到可研批復(fù)就開始簽訂合同，并開始項(xiàng)目建設(shè)工作，項(xiàng)目的總費(fèi)用為實(shí)施費(fèi)+第三方安全測(cè)試費(fèi)+審計(jì)費(fèi)等，超過了公司下達(dá)計(jì)劃資金，給公司順利通過審計(jì)帶來了不必要的阻礙，也造成實(shí)際執(zhí)行時(shí)間與資料記錄時(shí)序混亂，給資料整理帶來大量的修補(bǔ)工作。

（2）啟動(dòng)階段：僅收到啟動(dòng)證明紙質(zhì)材料，未收到紙質(zhì)或電子版的項(xiàng)目啟動(dòng)或推進(jìn)文檔資料。例如，IRS數(shù)字化項(xiàng)目管理系統(tǒng)需要填寫啟動(dòng)時(shí)間，并上傳啟動(dòng)會(huì)相關(guān)文檔，以及項(xiàng)目建設(shè)方案等。由于管控不到位，造成迎審時(shí)手忙腳亂，上傳文檔資料不規(guī)范，審核結(jié)果不理想。

（3）建設(shè)階段：未收到建設(shè)階段紙質(zhì)或電子版的相關(guān)文檔資料，合同采購清單變更不規(guī)范，合同相關(guān)材料不全，先施工后簽訂合同、項(xiàng)目合同約定進(jìn)度計(jì)劃不合理，招標(biāo)后未及時(shí)簽訂合同，中標(biāo)通知書不全，合同簽訂金額與中標(biāo)金額不一致。例如，2016年簽訂了一個(gè)合同，由于審核不嚴(yán)格，合同總金額的百位數(shù)與十位數(shù)互換了，導(dǎo)致合同簽訂金額與中標(biāo)金額不一致，還好在付首款時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)，已簽訂的合同全部收回，重新簽訂合同。

（4）上線試運(yùn)行階段：僅收到上線試運(yùn)行驗(yàn)收意見紙質(zhì)材料，未收到紙質(zhì)或電子版的項(xiàng)目上線試運(yùn)行申請(qǐng)單、上線試運(yùn)行驗(yàn)收申請(qǐng)單文檔資料。上線試運(yùn)行階段是IRS數(shù)字化項(xiàng)目管理系統(tǒng)必須上傳相關(guān)文件的階段，由于文檔資料審核管控不到位，導(dǎo)致系統(tǒng)無法上傳資料，從而無法保證上線試運(yùn)行后的驗(yàn)收工作能夠在3個(gè)月內(nèi)完成。

（5）竣工驗(yàn)收階段：僅收到竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告紙質(zhì)材料，未收到紙質(zhì)或電子版的項(xiàng)目其他文檔資料，未及時(shí)決算未及時(shí)開展驗(yàn)收，決算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，項(xiàng)目全過程資料不全，驗(yàn)收材料不全，驗(yàn)收過程不規(guī)范，未及時(shí)轉(zhuǎn)資，項(xiàng)目未完成，提前開展驗(yàn)收等。

（6）由于文檔資料審核管控不到位，存在資料完整性問題，以及缺簽名、缺日期、缺蓋章等問題，幾乎每個(gè)項(xiàng)目都有此類相關(guān)問題。

（7）在數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料收集審核工作嚴(yán)重滯后，完全不能滿足后評(píng)估的巡查要求。后評(píng)估巡查一般是對(duì)連續(xù)3年的數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)行抽查，由于文檔資料審核管控不到位，公司排名一直不理想。

（8）PMO項(xiàng)目管控小組人員嚴(yán)重缺乏，無法應(yīng)對(duì)大量數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料的集中收集審核工作。如2017年到2022年，共有900多個(gè)在建和已驗(yàn)收項(xiàng)目，很多項(xiàng)目還有子項(xiàng)，每個(gè)項(xiàng)目大約有30多份資料需要收集，合規(guī)檢查項(xiàng)大約有27個(gè)。數(shù)量較大，急需優(yōu)化管控流程，來化解這么龐大的工作量。

（9）數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料涉及項(xiàng)目的質(zhì)量、資金、進(jìn)度、安全等方面，目前審核專家單一，完全不具有對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料全方位審核的能力。

（10）數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料90%的源頭在廠商（承建方），提高廠商的文檔資料的規(guī)范性是重中之重。

2 數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程文檔資料管控審核優(yōu)化后流程

2.1 優(yōu)化后流程

簽訂合同——首付款（提供啟動(dòng)會(huì)資料）——上線試運(yùn)行申請(qǐng)（提供上線試運(yùn)行階段資料審核）——通過——批準(zhǔn)上線——上線試運(yùn)行驗(yàn)收申請(qǐng)（提供上線試運(yùn)行驗(yàn)收階段資料審核）——通過——批準(zhǔn)驗(yàn)收——項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)（提供項(xiàng)目全過程資料審核）——通過——驗(yàn)收——提請(qǐng)財(cái)務(wù)審計(jì)——審核審計(jì)報(bào)告——項(xiàng)目關(guān)閉——提請(qǐng)項(xiàng)目資料歸檔項(xiàng)目。

2.2 流程優(yōu)化關(guān)鍵點(diǎn)

項(xiàng)目經(jīng)理和PMO項(xiàng)目管控小組應(yīng)高度介入并參與協(xié)調(diào)文檔資料的管控。

（1）項(xiàng)目前期。項(xiàng)目經(jīng)理仔細(xì)審閱可研批復(fù)，吃透項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容和計(jì)劃下達(dá)總金額，合同簽訂后開始項(xiàng)目建設(shè)工作，優(yōu)化材料記錄時(shí)序和計(jì)劃下達(dá)資金的合理安排。

（2）項(xiàng)目啟動(dòng)階段。項(xiàng)目經(jīng)理拿到項(xiàng)目啟動(dòng)相關(guān)文檔資料并審核，然后進(jìn)行IRS系統(tǒng)信息錄入和資料上傳，優(yōu)化文檔資料收集和上傳系統(tǒng)的及時(shí)性功能。

（3）項(xiàng)目建設(shè)階段。建設(shè)一般分上線試運(yùn)行環(huán)節(jié)和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，與項(xiàng)目進(jìn)度貼合。文檔資料收集也在這2個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，由集中收集優(yōu)化為分散收集，分散文檔資料審核的工作量，以及分散文檔資料上傳IRS和后評(píng)估系統(tǒng)的工作量。

（4）項(xiàng)目竣工階段。項(xiàng)目經(jīng)理參與文檔資料的收集和審核工作，協(xié)調(diào)本文檔資料進(jìn)行更正，并把問題及時(shí)反映給PMO項(xiàng)目管控小組，優(yōu)化文檔資料的收集過程并使其具有規(guī)范性。

（5）PMO項(xiàng)目管控小組對(duì)廠商項(xiàng)目組的管控。每季度，根據(jù)PMO項(xiàng)目管控小組對(duì)文檔資料和項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度檢查，召集相關(guān)廠商集中開會(huì)，對(duì)問題嚴(yán)重的廠商點(diǎn)名批評(píng)，并要求立即整改。個(gè)別廠商對(duì)文檔資料的規(guī)范性重視程度不夠，曾經(jīng)出現(xiàn)PS蓋章頁的惡劣事件，造成極大的管控風(fēng)險(xiǎn)。

（6）項(xiàng)目審計(jì)階段。PMO項(xiàng)目管控小組提供項(xiàng)目審計(jì)材料，公司將由原來的項(xiàng)目建設(shè)部門送審改為財(cái)務(wù)部門送審，做到“三一致”，即審計(jì)報(bào)告、決算、財(cái)務(wù)支付金額一致，提高了審計(jì)報(bào)告的及時(shí)性和質(zhì)量。

（7）完善文檔資料審核管控流程制度，積極開展制度落地工作，明確職責(zé)。例如，項(xiàng)目的技術(shù)文檔資料由項(xiàng)目經(jīng)理送相關(guān)技術(shù)組組長(zhǎng)審核，審核通過后交PMO項(xiàng)目管控小組匯總。此過程需要定期開展自查，尋找改進(jìn)點(diǎn)，保持持續(xù)提升。

2.3 試點(diǎn)成果

（1）拿到可研批復(fù)后，展開合同簽訂和項(xiàng)目建設(shè)工作，使項(xiàng)目先建、超建現(xiàn)象減少。

（2）文檔資料收集審核工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度貼合，基本滿足后評(píng)估的巡查要求。

（3）實(shí)現(xiàn)文檔資料收集審核工作分階段進(jìn)行，使PMO項(xiàng)目管控小組人員嚴(yán)重缺乏狀況有所緩解。

（4）實(shí)現(xiàn)文檔資料收集審核工作分階段進(jìn)行，使資料的完整性、規(guī)范性得到了大幅提高。

（5）總部對(duì)文檔資料規(guī)范化的不斷細(xì)化，為今后建立線上文檔資料自動(dòng)審核系統(tǒng)積累了經(jīng)驗(yàn)。

（6）文檔資料的重點(diǎn)向項(xiàng)目管控向全口徑項(xiàng)目管理轉(zhuǎn)變。

（7）文檔資料的審核專家組單一性問題還是存在。

3 后續(xù)數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料管控審核流程優(yōu)化建議

（1）啟動(dòng)多部門全方位的評(píng)審工作，建議對(duì)已竣工數(shù)字化項(xiàng)目的質(zhì)量、資金、進(jìn)度、安全等進(jìn)行全方位的部門評(píng)審，同時(shí)邀請(qǐng)技發(fā)和財(cái)務(wù)部門的相關(guān)專家出席指導(dǎo)。從招標(biāo)到簽訂合同，從依據(jù)合同付款到項(xiàng)目驗(yàn)收，從資料歸檔到后評(píng)估，力爭(zhēng)做到“三一致”：完成建設(shè)內(nèi)容與可研批復(fù)一致、付款資金與招標(biāo)中標(biāo)一致、歸檔資料與數(shù)字化項(xiàng)目資料管理要求一致。

（2）啟動(dòng)PDCA質(zhì)量保障運(yùn)作體系，多部門協(xié)作，提升公司的數(shù)字項(xiàng)目管理水平，加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理在質(zhì)量、資金、進(jìn)度、安全等維度的管控能力，組織部門全方位評(píng)審，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，培養(yǎng)新人。

（3）啟動(dòng)培訓(xùn)宣貫機(jī)制，及時(shí)了解總部對(duì)文檔資料的規(guī)范檢查新要求，及時(shí)對(duì)相關(guān)人員（包括廠商的實(shí)施人員）進(jìn)行培訓(xùn)和宣貫，及時(shí)更正文檔資料。

（4）IRS數(shù)字化項(xiàng)目管理系統(tǒng)與后評(píng)估系統(tǒng)的應(yīng)用需要優(yōu)化，在系統(tǒng)中明確工作職責(zé)，數(shù)據(jù)同步更新，減少重復(fù)上傳數(shù)據(jù)的工作，有利于提高文檔資料的規(guī)范性和管控工作。

（5）PMO項(xiàng)目管控小組的發(fā)展方向。實(shí)現(xiàn)公司數(shù)字化項(xiàng)目管控小組PMO與承建廠商管控中心PMO的無縫對(duì)接，從單項(xiàng)目點(diǎn)對(duì)點(diǎn)管理逐步轉(zhuǎn)向組合項(xiàng)目體系對(duì)體系管理，在管理標(biāo)準(zhǔn)和管理口徑上保持一致，在文檔資料管控中出現(xiàn)的普遍問題時(shí)，可以有一個(gè)反饋機(jī)制。目前的狀況是一個(gè)承建廠商會(huì)同時(shí)承建多個(gè)項(xiàng)目，對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)過程中文檔資料的管控來講，就可以實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到面的管控。