測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)

［摘要］近年來(lái)，各單位測(cè)繪檔案資料體量迅速增大，對(duì)管理相關(guān)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，各單位逐步將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，在檔案管理效率及質(zhì)量上有了較大提升，結(jié)合單位自身需要，建立一套完善的測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)已成為現(xiàn)代測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)管理的重要手段。介紹了測(cè)繪檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪地理信息中心工作實(shí)際，詳細(xì)闡述了內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)過(guò)程、系統(tǒng)功能、使用方法以及如何利用軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案信息的錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分發(fā)借閱等工作，系統(tǒng)能夠使本單位測(cè)繪檔案管理工作更加規(guī)范化，精細(xì)化、高效化，更加符合當(dāng)下和未來(lái)對(duì)測(cè)繪檔案管理工作發(fā)展的客觀需求，對(duì)其他單位和部門(mén)的測(cè)繪檔案管理工作具有較強(qiáng)的參考和借鑒意義。

［關(guān)鍵詞］測(cè)繪檔案管理；信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；開(kāi)發(fā)

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和測(cè)繪技術(shù)快速發(fā)展，隨著測(cè)繪文件的種類(lèi)越來(lái)越多，相關(guān)的檔案數(shù)量也快速增加，傳統(tǒng)的手工管理、信息查詢(xún)手段和數(shù)據(jù)更新方法都已無(wú)法適應(yīng)測(cè)繪成果檔案管理的現(xiàn)代化需求，它的弊端也越來(lái)越明顯。因此，構(gòu)建完善的測(cè)繪成果檔案管理信息系統(tǒng)是非常必要的。該項(xiàng)工作對(duì)于保證測(cè)繪成果管理的合理性、科學(xué)性和規(guī)范性，對(duì)于測(cè)繪生產(chǎn)部門(mén)實(shí)現(xiàn)管理信息化、檔案管理數(shù)字化和決策科學(xué)化都有非常重要的意義，本文結(jié)合當(dāng)下測(cè)繪檔案管理基本特征，著重設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)各類(lèi)測(cè)繪檔案進(jìn)行全方位管控，提高管理效率及質(zhì)量。

1 測(cè)繪檔案資料管理現(xiàn)狀分析

（1）測(cè)繪檔案管理不統(tǒng)一。目前測(cè)繪生產(chǎn)部門(mén)積累了大量的測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)在各種不同設(shè)備內(nèi)，紙質(zhì)檔案資料則簡(jiǎn)單存放在各種檔案柜中，缺少對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和檔案掃描件，基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，使數(shù)據(jù)檢索和檔案的位置確定更加困難。此外，在沒(méi)有備份電子檔案數(shù)據(jù)機(jī)制的情況下，極易造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）數(shù)據(jù)是半結(jié)構(gòu)化的，格式是混亂的。傳統(tǒng)基礎(chǔ)測(cè)繪、土地調(diào)查相關(guān)數(shù)據(jù)成果的電子存檔有多種格式，不便于以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。

（3）檔案資料借閱分發(fā)效率較低。由于檔案資料信息及數(shù)字檔案成果的分發(fā)經(jīng)常要從多個(gè)數(shù)據(jù)管理人員的計(jì)算機(jī)中調(diào)取，缺少統(tǒng)一查詢(xún)系統(tǒng)，因此僅靠人工借閱查找往往很耗時(shí)，效率低下[1]。

2 測(cè)繪檔案信息化管理的條件

為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理由手工管理方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變，滿(mǎn)足測(cè)繪地理信息檔案數(shù)據(jù)的信息化管理需求，檔案資料管理人員應(yīng)詳細(xì)盤(pán)點(diǎn)和梳理檔案資料，通過(guò)地理信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等技術(shù)手段，按一定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，提供檔案的規(guī)范化管理、數(shù)字化管理、空間化管理和信息化管理，形成統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制。

2.1 檔案資料信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究

該項(xiàng)工作是檔案資料信息化工作的基礎(chǔ)性工作，需要針對(duì)測(cè)繪檔案資料管理現(xiàn)狀并結(jié)合測(cè)繪檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，引入信息化管理手段，通過(guò)對(duì)測(cè)繪檔案資料的詳細(xì)研究和測(cè)繪成果分類(lèi)的學(xué)習(xí)了解，建立系統(tǒng)完善的測(cè)繪檔案資料分類(lèi)體系，用以提高檔案歸檔的有效性和完整性[2]。

2.2 檔案資料的盤(pán)點(diǎn)與梳理

隨著測(cè)繪檔案使用標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，測(cè)繪檔案管理逐步向數(shù)字化方向發(fā)展，資料的盤(pán)點(diǎn)與梳理在其中的作用也日漸凸顯。檔案資料經(jīng)歷了數(shù)十年積累和數(shù)代人的管理，其記錄信息內(nèi)容和格式都經(jīng)歷了數(shù)次改變，部分信息由于年代久遠(yuǎn)、經(jīng)歷多次交接，工作人員僅依靠記憶管理海量檔案資料并不可靠，容易產(chǎn)生人為偏差，造成管理風(fēng)險(xiǎn)[3]。在現(xiàn)代地理信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展下，原有的測(cè)繪地理信息檔案服務(wù)管理從檔案信息數(shù)據(jù)的管理效率、檔案信息內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性及信息化存儲(chǔ)的安全性等各方面已經(jīng)不能很好地服務(wù)于各類(lèi)用戶(hù)的使用。為了使現(xiàn)有測(cè)繪地理信息檔案管理適應(yīng)未來(lái)信息化管理和使用的需要，檔案記錄信息亟待按照測(cè)繪地理信息檔案相關(guān)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和管理體系要求重新盤(pán)點(diǎn)梳理。

2.3 檔案資料數(shù)字化

測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)的管理對(duì)象為經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的成果以及相關(guān)的檔案信息成果，檔案資料的數(shù)字化就成為系統(tǒng)建立的前提條件之一。需要在建立測(cè)繪檔案資料管理系統(tǒng)前，先將各類(lèi)紙質(zhì)文檔和相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化掃描并將相關(guān)題錄信息錄入標(biāo)準(zhǔn)化電子表格中，在信息錄入過(guò)程中，需要保證數(shù)據(jù)掃描和錄信息記錄的完整性和準(zhǔn)確性，在完成該工作后才能進(jìn)行正式的檔案資料管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的相關(guān)工作[4]。

3 項(xiàng)目的整體管理

3.1 項(xiàng)目設(shè)計(jì)

3.1.1項(xiàng)目需求和可行性分析

項(xiàng)目的需求和可行性分析是建立測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作，良好的分析活動(dòng)有助于避免系統(tǒng)設(shè)計(jì)的早期錯(cuò)誤，提高系統(tǒng)開(kāi)發(fā)效率，降低開(kāi)發(fā)成本，分析是否精準(zhǔn)到位甚至直接決定了未來(lái)系統(tǒng)建立的成敗。因此，在分析過(guò)程中應(yīng)做好需求收集、需求分類(lèi)整理、需求驗(yàn)證、需求和可行性研究文檔編寫(xiě)等工作。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，項(xiàng)目的需求分析應(yīng)貫穿項(xiàng)目進(jìn)行的全流程，以避免在項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)發(fā)生需求更改而產(chǎn)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)[5]。

3.1.2項(xiàng)目前期研究工作

系統(tǒng)研發(fā)團(tuán)隊(duì)需根據(jù)項(xiàng)目需求報(bào)告選擇符合實(shí)際要求的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、設(shè)計(jì)合理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、適配相應(yīng)的操作系統(tǒng)和編程工具、根據(jù)前期研究的基本成果和單位對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需要設(shè)計(jì)出簡(jiǎn)潔易懂的操作界面。項(xiàng)目的管理人員需要從項(xiàng)目資源整合、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、項(xiàng)目成本預(yù)算和項(xiàng)目進(jìn)度安排上做出合理的評(píng)估，進(jìn)而能夠從整體上把握項(xiàng)目的全流程管理工作。

3.1.3編寫(xiě)設(shè)計(jì)方案

通過(guò)前期的項(xiàng)目需求分析、可行性分析以及其他研究工作，正式確定項(xiàng)目的目標(biāo)、具體要求、設(shè)計(jì)各項(xiàng)目標(biāo)和功能指標(biāo)、制定項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、確定項(xiàng)目的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、估算人員技術(shù)力量投入，編寫(xiě)詳細(xì)可執(zhí)行的項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案，用于在技術(shù)上指導(dǎo)項(xiàng)目各項(xiàng)工作如何推進(jìn)、何時(shí)完成以及應(yīng)達(dá)到什么技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 項(xiàng)目實(shí)施

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程主要需考慮測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)間的功能配置和實(shí)際工作中的使用邏輯關(guān)系，各子系統(tǒng)需要做到高內(nèi)聚、松耦合和模塊化，既要做到功能明確、使用方便，還要做到互不影響，這就需要在軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)初期建立一個(gè)合理的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，在明確了系統(tǒng)架構(gòu)合理性的基礎(chǔ)上再進(jìn)行具體模塊功能的開(kāi)發(fā)。其次，項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，對(duì)于超出進(jìn)度的工作項(xiàng)目和未滿(mǎn)足設(shè)計(jì)方案質(zhì)量指標(biāo)的情形，需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并分析原因，制定切實(shí)可行的解決方案。在本次項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，部門(mén)工作人員在成功地解決了軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中管理流程和管理業(yè)務(wù)邏輯復(fù)雜而產(chǎn)生的各類(lèi)問(wèn)題，經(jīng)過(guò)一系列調(diào)試和討論研究，將該系統(tǒng)進(jìn)行了改進(jìn)和完善，使測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)完美適應(yīng)了本部門(mén)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需要，也為今后可能的業(yè)務(wù)需求留下了相應(yīng)的擴(kuò)展接口，以更好地適應(yīng)未來(lái)檔案業(yè)務(wù)需求的變化。

3.3 系統(tǒng)測(cè)試與驗(yàn)收

通常軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段工作完成后都需要一系列復(fù)雜的測(cè)試工作才能提交驗(yàn)收，用以排除軟件系統(tǒng)在編輯過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。這些問(wèn)題有些是顯而易見(jiàn)的，有些則特別難以找到，只有經(jīng)過(guò)充分測(cè)試才能發(fā)現(xiàn)[6]。針對(duì)本次項(xiàng)目所涉及系統(tǒng)的測(cè)試手段，選用動(dòng)態(tài)測(cè)試、白盒測(cè)試和黑盒測(cè)試，測(cè)試的策略為先進(jìn)行單元測(cè)試、后進(jìn)行集成測(cè)試。在軟件系統(tǒng)完成所有測(cè)試和修改工作之后，經(jīng)與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員和質(zhì)量管理人員確認(rèn)無(wú)誤后，驗(yàn)收部門(mén)最后進(jìn)行軟件系統(tǒng)的最終驗(yàn)收并移交檔案管理人員使用。

4 測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)和主要功能

本系統(tǒng)主要管理所有類(lèi)型的外業(yè)測(cè)量和制圖結(jié)果及類(lèi)似文件，并為記錄相關(guān)信息結(jié)果創(chuàng)建自動(dòng)化和高級(jí)技術(shù)支持。從設(shè)計(jì)到實(shí)施，該系統(tǒng)充分考慮了掃描和管理檔案的具體情況和部門(mén)對(duì)外提供相關(guān)資料的需求，選用典型的B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，配合高速局域網(wǎng)絡(luò)，有助于與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)交換，兼容多個(gè)用戶(hù)同時(shí)處理數(shù)據(jù)，以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性要求，從而提高數(shù)據(jù)和檔案資料的提供效率。

4.1 系統(tǒng)模塊的劃分

系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)管理平臺(tái)、檔案管理子系統(tǒng)和成果管理子系統(tǒng)和系統(tǒng)管理四大部分組成（圖1）。主要建設(shè)內(nèi)容有：

基礎(chǔ)管理平臺(tái)：集成了OA（工作流引擎）和MIS（管理信息系統(tǒng)）技術(shù)，提供流程化的協(xié)同辦公平臺(tái)通用功能，為上層的各應(yīng)用系統(tǒng)提供通用的基礎(chǔ)支撐。

檔案管理子系統(tǒng)：對(duì)所接收的各類(lèi)數(shù)字、電子檔案信息進(jìn)行整理、分類(lèi)、錄入、檢索、共享等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存及紙質(zhì)檔案的精準(zhǔn)查詢(xún)。根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，通過(guò)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建立檔案利用窗口。實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)、檔案借閱、資源發(fā)布、信息共享功能。具體包括實(shí)現(xiàn)檔案的智能檢索借閱，提高數(shù)據(jù)瀏覽的方便性和數(shù)據(jù)質(zhì)量；建立數(shù)字檔案館網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息的網(wǎng)上展覽及信息發(fā)布。

成果管理子系統(tǒng)：可根據(jù)測(cè)繪項(xiàng)目信息，進(jìn)行項(xiàng)目成果數(shù)據(jù)接收、登記、分類(lèi)、檢索、共享等操作，利用基礎(chǔ)管理平臺(tái)，完成系統(tǒng)內(nèi)成果共享，打破單位內(nèi)部管理信息孤島。

系統(tǒng)管理：提供用戶(hù)管理，組織機(jī)構(gòu)管理、角色管理，菜單設(shè)置及權(quán)限配置、系統(tǒng)日志、自定義流程、系統(tǒng)參數(shù)配置功能。

4.2 系統(tǒng)流程及角色設(shè)計(jì)

4.2.1 成果建檔登記流程設(shè)計(jì)

成果資料建檔登記是成果管理部門(mén)對(duì)成果信息進(jìn)行管理，對(duì)電子成果進(jìn)行相應(yīng)的成果分類(lèi)，同時(shí)上傳電子成果，并進(jìn)行成果建檔審核，待其審核通過(guò)后，進(jìn)行成果歸檔入庫(kù)。流程如圖2：

系統(tǒng)中需設(shè)置三個(gè)流程節(jié)點(diǎn)用于管理和使用系統(tǒng)錄入檔案信息，見(jiàn)表1。

4.2.2 成果申請(qǐng)使用流程設(shè)計(jì)

檔案借用流程由檔案借用人進(jìn)行申請(qǐng)，然后由檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后借用人才能領(lǐng)用，檔案用完后借用人要到檔案管理部門(mén)歸還借用的檔案。流程如圖3：

系統(tǒng)中需設(shè)置四種角色，其權(quán)限及所對(duì)應(yīng)流程內(nèi)的職責(zé)工作見(jiàn)表2。

4.3 系統(tǒng)的主要功能

本系統(tǒng)內(nèi)部主要功能較多，為測(cè)繪檔案管理信息化、智能化提供便捷高效的服務(wù)，主要包含檔案信息管理（包括案卷信息錄入、件級(jí)檔案信息錄入及檔案使用申請(qǐng)管理）、系統(tǒng)管理（業(yè)務(wù)查詢(xún)、業(yè)務(wù)管理）、個(gè)人助手。

4.3.1 檔案信息管理

檔案管理人員對(duì)檔案信息查看、新增、修改等。具體功能有：在檔案分錄下增加新的目錄、修改目錄名稱(chēng)、刪除檔案目錄及其下級(jí)目錄、增加案卷級(jí)檔案信息、修改案卷級(jí)檔案信息、刪除案卷級(jí)信息及其下的件級(jí)信息、按照查詢(xún)條件查詢(xún)需要查看的案卷數(shù)據(jù)（如案卷檔號(hào)、案卷題名、立項(xiàng)日期等）、點(diǎn)擊重置按鈕清空檢索條件、勾選中當(dāng)前列表中全部數(shù)據(jù)、取消勾選中的數(shù)據(jù)，是系統(tǒng)的基本管理模塊。

案卷信息錄入管理（圖4），具體操作內(nèi)容包括：填寫(xiě)案卷基本信息（案卷檔號(hào)、立卷人、立卷日期、行案卷題名、項(xiàng)目名稱(chēng)、測(cè)區(qū)名稱(chēng)、立卷單位等）、上傳附件、保存已填寫(xiě)的信息及上傳的附件信息關(guān)閉和自動(dòng)保存已有頁(yè)面信息。

4.3.2 成果管理

成果管理是本系統(tǒng)的核心功能模塊，用于對(duì)檔案信息的總體查詢(xún)、登記等，需要其能夠錄入成果信息和實(shí)體存放信息，按照查詢(xún)條件查詢(xún)需要查看的成果，如成果名稱(chēng)、成果編號(hào)、成果存儲(chǔ)分類(lèi)、成果類(lèi)、編制時(shí)間、編制部門(mén)、測(cè)區(qū)、入庫(kù)時(shí)間、流程狀態(tài)等內(nèi)容，并可以點(diǎn)擊資料明細(xì)按鈕查看該條業(yè)務(wù)的成果資料明細(xì)。

4.3.3 系統(tǒng)管理

該模塊功能具有查詢(xún)和管理系統(tǒng)中所有的業(yè)務(wù)及密碼管理功能，是系統(tǒng)的中樞管理模塊。

5 系統(tǒng)運(yùn)行效果分析

測(cè)繪檔案管理主要采用標(biāo)準(zhǔn)化的文檔/視圖結(jié)構(gòu)界面，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。系統(tǒng)界面更加人性化，便于用戶(hù)學(xué)習(xí)，操作性更強(qiáng)，具有一定的靈活性和較強(qiáng)的通用性，可以用于各類(lèi)相關(guān)檔案資料庫(kù)的管理和運(yùn)維。構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)相關(guān)信息提供訪(fǎng)問(wèn)的安全數(shù)據(jù)源做支撐，通過(guò)實(shí)踐運(yùn)行和測(cè)試，該系統(tǒng)自身實(shí)用性、穩(wěn)定性較佳，且易于維護(hù)。系統(tǒng)不僅可獨(dú)立運(yùn)行，而且與現(xiàn)有數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的其他部分形成完整的管理工作軟件體系，確保測(cè)繪檔案管理和使用更具便捷性、高效性，能夠幫助檔案資料管理人員較為方便地完成測(cè)繪檔案資料的查詢(xún)、分發(fā)借閱等各項(xiàng)管理工作。

6 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合測(cè)繪檔案管理特點(diǎn)，通過(guò)需求分析明晰了各模塊和子系統(tǒng)的功能，建設(shè)了內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪檔案管理信息化系統(tǒng)，并配置了與之相適應(yīng)的模塊和數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了測(cè)繪檔案資料的高效管理與借閱分發(fā)，實(shí)際運(yùn)行結(jié)果顯示，使用本系統(tǒng)有利于對(duì)測(cè)繪檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，也能夠大幅度提升測(cè)繪檔案管理和服務(wù)的效率及質(zhì)量，相較其他測(cè)繪檔案資料管理平臺(tái)，本系統(tǒng)操作更加簡(jiǎn)單、便捷，對(duì)其他單位和部門(mén)管理測(cè)繪地理信息相關(guān)檔案具有較強(qiáng)的借鑒意義。未來(lái)還需通過(guò)實(shí)際應(yīng)用，優(yōu)化各模塊的功能，使其更好地服務(wù)于本單位測(cè)繪檔案管理工作。

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