高校實驗室綜合管理系統(tǒng)的建設與應用

鄒夢玲，崔國印，郭 盛，尹嬋娟，趙開元

（南京郵電大學實驗室建設與管理處 江蘇 南京 210023）

0 引言

高校實驗室是開展實驗教學和科研工作的主要場所，實驗室建設與管理對高校發(fā)展和人才培養(yǎng)有著重要的影響［1］。 近年來，隨著高校實驗室改革的逐步推進，實驗室建設進入了快速發(fā)展階段，實驗室數(shù)量迅速增加、規(guī)模不斷擴大，日常管理工作變得越來越復雜繁重，管理人員的工作強度也與日俱增。 另外，實驗室建設和管理要求愈加規(guī)范化，資產(chǎn)管理、儀器共享、實驗室管理以及安全管理等方面的工作給學校職能部門帶來了巨大壓力。 雖然學校深刻認識到需要不斷加強實驗室建設來保障教學實踐活動的正常運行，但由于缺乏信息化的綜合管理平臺，各項管理工作始終無法做到系統(tǒng)化、過程化和一體化［2］。

實驗室建設與管理處作為學校實驗室的主管部門，實時掌握各實驗室開放運行的狀態(tài)、對實驗室各類信息進行統(tǒng)計分析，開展實驗室安全檢查，及時排除安全隱患，不僅是實驗室管理本身的需要，更是保障師生生命安全和提高教學質量的需要［3］。 因此，如何將現(xiàn)代信息技術與實驗室管理相結合，切實提高實驗室工作效率和安全管理水平，已經(jīng)成為高校實驗室管理工作者亟待解決的課題之一。

1 高校實驗室管理平臺現(xiàn)狀

為響應教育部關于構建網(wǎng)絡化、數(shù)字化、個性化、終身化的教育體系號召，高校開啟了實驗室管理系統(tǒng)建設工作，主要涉及綜合管理、實驗教學、實驗室開放、儀器設備管理、大型儀器設備開放共享和實驗室安全管理等方面［4］。 各系統(tǒng)基本能夠覆蓋學校實驗教學科研的主要業(yè)務，但普遍存在系統(tǒng)不集成、頂層設計不完善、信息共享不全面等問題，特別是從校、院兩個層面統(tǒng)籌建設的研究與實踐不夠，普遍缺乏全面系統(tǒng)的科學規(guī)劃［5］。

（1）系統(tǒng)集成化不足。 很多學校的二級單位都建設了院級實驗室管理平臺，但系統(tǒng)之間彼此獨立，沒有集成到校級管理部門的平臺上，校院信息流通不順暢。 此外，部分實驗室管理系統(tǒng)未納入智慧校園統(tǒng)一管理，不僅存在網(wǎng)絡安全問題，還給教師辦理業(yè)務帶來了諸多不便。

（2）業(yè)務交互度不夠。 目前，很多高校建設的實驗室管理系統(tǒng)沒有與采購招標系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、教務系統(tǒng)對接，只是單純地將業(yè)務電子化、表格化，并沒有形成業(yè)務流程閉環(huán)，跨部門辦理業(yè)務的程序較復雜，無法真正做到服務師生。

（3）信息共享率不高。 實驗室管理平臺無法提供較為全面的實驗室資源，高校課題組之間、院系之間、院校之間的信息共享機制不足，導致儀器設備資源共享率一直不高。

2 實驗室綜合管理系統(tǒng)建設必要性

為壓實安全管理責任，加強實驗建設與管理，學校結合實際情況于2021 年成立了實驗室建設與管理處，下設實驗室建設與設備管理科和實驗室安全管理科，主要負責實驗室建設、實驗項目管理、大型儀器開放共享、低值耗材建賬入庫，實驗室安全教育、安全檢查、危險化學品采購等工作，進一步推動了學校實驗室建設工作制度化、規(guī)范化和科學化進程。

部門成立初期，大量的實驗室建設項目材料、研究課題、低值易耗品入庫單以及化學藥品臺賬等管理都依靠人工匯總、錄入。 然而在科技高度發(fā)達的時代，管理人員很快意識到傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足工作需要，將信息技術融入實驗室管理工作是大勢所趨，迫切需要構建實驗室綜合管理系統(tǒng)，創(chuàng)新服務方式，服務科技創(chuàng)新和人才培養(yǎng)。

3 實驗室綜合管理系統(tǒng)建設方案

實驗室綜合管理系統(tǒng)是面向全校所有二級單位的實驗室安全與綜合業(yè)務管理平臺，主要實現(xiàn)了全校實驗室基礎數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、實驗室數(shù)據(jù)填寫上報管理、低值易耗品建賬管理、實驗室安全管理、智能視頻監(jiān)控管理等功能。系統(tǒng)分布在學校信息化建設與管理辦公室的服務器上，數(shù)據(jù)保存在本地，整體采用“Web 平臺+移動端”的方式，用戶通過Web 瀏覽器和移動設備使用各項功能，界面友好，容易掌握操作流程，具有良好的開放性和延展性［6］。 系統(tǒng)整體建設方案充分運用信息技術，旨在打通校、院兩級信息交互壁壘，實現(xiàn)資源互聯(lián)共享，為高校實驗室提供多元化管理模式。

4 實驗室綜合管理系統(tǒng)平臺功能設計

南京郵電大學現(xiàn)共有實驗教學中心30 個，各類教學科研實驗室374 間，實驗室種類較多，管理內容繁雜。 所以應運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術對實驗室各項工作進行綜合管理，實現(xiàn)信息交互，以期成為新時代實驗室管理的有力保障。

如圖1 所示，實驗室綜合管理系統(tǒng)主要服務于實驗室建設和實驗室安全管理兩部分。 實驗室建設管理工作主要涉及材料上報、低值易耗料單管理、實驗室預約、大型儀器管理以及各類實驗室課題項目申報、評審、驗收。 實驗室安全管理主要包含校內各級各類實驗室的安全、師生安全教育以及危險化學品全生命周期管理、危險廢棄物倉庫管理等內容。

圖1 實驗室綜合管理系統(tǒng)整體框架圖

4.1 實驗室基礎信息管理模塊

基礎信息管理模塊是實驗室管理系統(tǒng)的核心，該模塊以各二級單位為主線，以實驗教學中心為目標，管理實驗室的人、財、物等各類數(shù)據(jù)，并與人事處、教務處等職能部門對接，獲取師生工號、姓名、實驗室排課等信息。 本模塊是整個系統(tǒng)的基石，起到規(guī)范數(shù)據(jù)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)的作用，是保障平臺開放性、可持續(xù)發(fā)展的重點所在。

4.2 低值易耗品管理模塊

低值易耗品管理模塊主要實現(xiàn)全校低值耗材線上填寫審批流程。 使用人可登錄智慧校園，在實驗室料單與維修板塊發(fā)起填報流程，填寫資產(chǎn)名稱、購置日期、公司名稱、發(fā)票號碼、采購方式以及單價總價等信息后提交至料單管理部門歸口審核，審核通過可自行打印帶有“實驗室建設與管理處”水印的申報單報銷使用，審核不通過也可根據(jù)審核意見修改重新提交。

4.3 儀器開放共享模塊

近年來，高校大型儀器設備的臺件數(shù)和原值迅速上升，為了有效整合學校儀器設備資源，促進跨校區(qū)、跨院系、跨學科的交流與合作，提升學科創(chuàng)新能力和資源配置水平，健全開放共享體系，我校成立校級分析測試中心，掛靠在實驗室建設與管理處，專門負責儀器設備的開放共享工作［7］。 共享平臺的網(wǎng)絡信息化是提高共享率的必要手段，該模塊和材料科學與工程學院的共享平臺對接，主要提供大型儀器設備開放管理、共享管理、預約審核及統(tǒng)計管理等功能。 用戶可以查詢到儀器名稱、類別、空閑時間、使用狀態(tài)等信息，能夠有效提高大型儀器設備的共享率，更好地服務實驗教學［8］。

4.4 安全檢查與整改模塊

隨著各級部門對高校實驗室安全管理工作的重視，安全檢查頻次也越來越多，工作人員攜帶檢查記錄本去現(xiàn)場檢查，不僅無法及時完整地記錄安全隱患，也不便于后期追溯查詢［9］。 檢查人員可根據(jù)不同場景設置檢查項目并將檢查任務分發(fā)到各二級單位，檢查時，用手機掃描實驗室二維碼可進入檢查頁面，通過手機輸入隱患描述、拍照上傳，下發(fā)隱患整改通知，實驗室安全責任人收到通知后線下整改，線上反饋。 系統(tǒng)還支持隱患統(tǒng)計，導出安全管理臺賬，實現(xiàn)了隱患閉環(huán)管理，有效提高了檢查效率。

4.5 安全教育模塊

安全教育作為安全管理的第一步，不僅是校園安全的基本保障，也是增強廣大師生安全意識、防止安全事故發(fā)生的重要手段，學校規(guī)定新生入學后需要根據(jù)專業(yè)要求學習消防安全、生命安全、實驗室安全等知識。 實驗室安全教育培訓平臺包含通知公告、政策法規(guī)、安全知識、安全課程、安全案例以及學習與考試入口6 個板塊。 該模塊旨在以網(wǎng)絡信息技術為媒介，通過實驗室安全知識學習、習題自測、統(tǒng)一考試，建立嚴格完善的實驗室安全準入制度。另輔以實驗室安全競賽競答游戲，提高師生學習的趣味性［10］。 平臺結合各學院的專業(yè)學科特色，將考試內容分為通識類和專業(yè)類，通過在線考試系統(tǒng)評價學生的學習效果，對考試成績的匯總及分析。

4.6 危化品管理模塊

本模塊建立危險化學品從申請、采購、入庫、領用到回收、處置等環(huán)節(jié)全過程的閉環(huán)管控，實現(xiàn)危險化學品全生命周期管理流程［11］。 可形成化學品管理工作動態(tài)臺賬。系統(tǒng)內置?；访?、管控品類型和屬性，做到嚴格規(guī)范管理。

4.7 互聯(lián)網(wǎng)移動應用平臺

配套建設了移動端實驗室管理平臺，支持手機、平板等多種類型移動設備登錄使用。 教職工可查看通知公告和安全檢查記錄，在線填報料單申請、實驗室預約申請、大型儀器共享申請，管理人員則能夠實時對各類申請進行審批，為實驗室管理工作提供了極大的便利。

5 運行成效

如圖2 所示，學校自2021 年起開始建設實驗室綜合管理系統(tǒng)，現(xiàn)如今基本建成了集成高效、數(shù)據(jù)融通、安全規(guī)范的綜合管理平臺。 通過近1 年的運行，平臺全面保障了實驗室的運行，為學校培養(yǎng)科技創(chuàng)新人才提供了有力支撐，主要有以下幾方面成效：

圖2 南京郵電大學實驗室綜合管理系統(tǒng)

（1）提高了辦事效率。 原先教職工購買低值易耗品后需攜帶發(fā)票等材料手動填寫料單，系統(tǒng)建成后可在線填寫料單，有效解決了教職工跨校區(qū)辦理低值易耗品料單的問題。 另外，系統(tǒng)支持高校實驗室信息統(tǒng)計材料報送工作，學院通過系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)，學校負責審核匯總上報，管理人員無須線下收集、統(tǒng)計表格，減少了校級管理部門的工作壓力。

（2）提高了設備共享率。 系統(tǒng)能夠及時檢索儀器空閑時刻，方便校內外人員查詢、預約儀器設備，形成了校院課題組三級共享模式，提高了大型儀器開放共享效率，增強了信息共享能力。

（3）資源配置精準化。 實時掌握了各二級學院的實驗室使用面積、儀器設備存量及使用年限等數(shù)據(jù)，為管理部門準確科學配置資源提供了依據(jù)。

（4）規(guī)范了安全管理工作。 系統(tǒng)能夠自動生成安全檢查記錄清單，為化學藥品管理過程提供清晰準確的數(shù)據(jù)臺賬，建立了閉環(huán)管理機制，為學校迎接各上級部門來校檢查提供了全面的資料。 對入學新生開展全覆蓋、零遺漏式實驗室安全教育，共計有9085 名新生通過安全考試，獲得實驗室安全準入資格。

6 結語

實驗室綜合管理系統(tǒng)融合了現(xiàn)代管理理念和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，將實驗室管理人員從繁瑣的、重復的工作狀態(tài)中剝離出來，以信息化技術為學校教育改革和人才培養(yǎng)提供服務。 對解決現(xiàn)階段實驗室管理效率低、儀器設備共享率不足、安全管理臺賬雜亂等問題起到了很大作用，有效整合了實驗室信息和資源，為管理決策提供了科學的數(shù)據(jù)支持。 今后還需進一步完善系統(tǒng)，對系統(tǒng)各功能模塊與操作流程不斷優(yōu)化，搭建成集成、共享、開放、高效的實驗室綜合管理平臺。