企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型：價(jià)值取向、現(xiàn)實(shí)困境及優(yōu)化策略

史鍵 陳曦

摘? 要：企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是推進(jìn)“數(shù)字中國”建設(shè)的重要舉措，對(duì)發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)潛能，推動(dòng)檔案治理能力現(xiàn)代化具有重要價(jià)值。通過揭示企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型在制度層面、數(shù)據(jù)層面及人員層面面臨的挑戰(zhàn)，提出制度先行、完善溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，技術(shù)賦能、激活檔案數(shù)據(jù)資源要素潛能，強(qiáng)化認(rèn)知、構(gòu)建檔案數(shù)字人才發(fā)展體系的優(yōu)化策略，以促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案工作；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；檔案數(shù)據(jù)；治理效能；檔案價(jià)值；增量電子化；技術(shù)賦能

Abstract： The digital transformation of enterprise archives is an important measure to promote the construction of "Digital China". It has significant value in unleashing the potential of archival data and promoting the modernization of archival governance capabilities. By revealing the challenges faced by the digital transformation of enterprise archives at the institution， data， and personnel levels， this paper proposes optimization strategies such as prioritizing the system， improving communication and coordination mechanisms， empowering technology， activating the potential of archival data resources， strengthening cognition， and building a development system for digital talents in archives， so as to promote high-quality development of enterprises.

Keywords： Enterprise archive; Archival work; Digital transformation; Archival data; Governance effectiveness; Archival value; Incremental digitization; Technology empowerment.

《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年愿景目標(biāo)綱要》提出“以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革”，并印發(fā)了《關(guān)于加快推進(jìn)國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》為企業(yè)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了指導(dǎo)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入使得人工線下為主的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式被系統(tǒng)線上為主的數(shù)字化業(yè)務(wù)模式替代，檔案管理對(duì)象逐漸從模擬態(tài)到數(shù)字態(tài)再到數(shù)據(jù)態(tài)的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前學(xué)者們從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和完善、存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化、管理過程數(shù)字化、服務(wù)能力提升及促進(jìn)主營業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型或發(fā)展提出了企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)容，分析了民營企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀，進(jìn)一步指出企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)資產(chǎn)協(xié)同管理在術(shù)語、資源、業(yè)務(wù)、協(xié)同、組織和制度等維度存在的問題，剖析了國有企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的內(nèi)在機(jī)理，并以中國聯(lián)通、中石油為例研究了企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐，為深入研究提供了參考，但較少立足國家戰(zhàn)略層面探索企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的價(jià)值取向及現(xiàn)實(shí)瓶頸。因此，本文立足數(shù)字中國背景，試圖明確企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的困境，并提出優(yōu)化路徑，以充分釋放檔案數(shù)據(jù)新動(dòng)能，推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)高效發(fā)展。

1 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的價(jià)值取向

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型既不是單純的信息技術(shù)代際更迭，也不僅僅是業(yè)務(wù)、流程、數(shù)據(jù)以及信息向數(shù)字化平臺(tái)的簡(jiǎn)單遷移，而是立足“數(shù)字中國”戰(zhàn)略，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新一代技術(shù)推動(dòng)檔案工作管理理念、目標(biāo)、方式等由傳統(tǒng)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。

1.1 釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，拓展經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)新空間?！皼]有數(shù)據(jù)就沒有國家，沒有民眾，沒有稅收，也沒有社會(huì)?！逼髽I(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型有利于他們從多渠道、多方位、寬領(lǐng)域獲取檔案數(shù)據(jù)資源，促進(jìn)跨層次、跨部門、跨組織資源的集成和共享。

1.2 優(yōu)化檔案管理流程，促進(jìn)企業(yè)管理高效化。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)環(huán)境下檔案信息采集、組織和分析方法，使企業(yè)檔案管理流程從傳統(tǒng)手工向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，即可以通過電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的“收、管、存、用”，不僅有利于企業(yè)檔案工作人員從繁瑣的、重復(fù)性的檔案工作中解放出來，促使他們致力于檔案資源開發(fā)、檔案智庫建設(shè)、電子文件“單套制”管理等重大理論和實(shí)踐課題，加速檔案科研成果的轉(zhuǎn)化，提升檔案服務(wù)能力；而且有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的全過程在線管理，促進(jìn)檔案工作流程的便捷化、高效化和智能化，降低生產(chǎn)成本，提高檔案管理質(zhì)效。如浙江省金華市某機(jī)電企業(yè)，檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化服務(wù)以來，企業(yè)單位產(chǎn)值能耗降低了11%，運(yùn)營成本降低了24%，人員用工減少了31%，生產(chǎn)效率提高了52%。

1.3 提升檔案治理效能，推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。“國家治理現(xiàn)代化和企業(yè)治理現(xiàn)代化對(duì)企業(yè)檔案管理提出更高要求，主要表現(xiàn)在檔案治理現(xiàn)代化、檔案資源集約化、檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化、檔案服務(wù)知識(shí)化?！逼髽I(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型充分利用數(shù)字技術(shù)處理速度快、智能感知、實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、可逆追溯等優(yōu)勢(shì)，有利于準(zhǔn)確定位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的重點(diǎn)與難點(diǎn)，通過精準(zhǔn)分析成因，形成問題的解決方案，進(jìn)而提升企業(yè)的快速響應(yīng)能力和問題解決能力，極大地提升了治理效能；同時(shí)，有利于構(gòu)建“檔案數(shù)據(jù)-平臺(tái)-實(shí)踐應(yīng)用”的生態(tài)循環(huán)系統(tǒng)，“塑造科學(xué)施策、主動(dòng)服務(wù)、運(yùn)行高效、開放透明的新型治理形態(tài)”，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字技術(shù)的全面融合、用戶與企業(yè)的深度融合、虛擬與現(xiàn)實(shí)交匯融合，推動(dòng)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)從數(shù)字檔案管理階段到智慧檔案管理階段的跨越。

2 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)困境

在國家政策推動(dòng)下，中石油、國泰君安等大型國企已積累了成功經(jīng)驗(yàn)。但是，目前企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍處于起步階段，在檔案管理制度、檔案數(shù)據(jù)資源和檔案人才隊(duì)伍方面仍有巨大提升空間。

2.1 檔案管理制度需健全，組織機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)不足。首先，檔案管理制度不完善。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需從法規(guī)政策、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全監(jiān)管等方面建立合理的制度體系，發(fā)揮其指導(dǎo)和約束作用，才能保障其順利實(shí)施。盡管《中華人民共和國檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例（修訂草案征求意見稿）》明確了企業(yè)電子管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，電子檔案移交、接收、保管及備份管理等要求；《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出了“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃”“推進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位電子文件單套制歸檔從會(huì)計(jì)系統(tǒng)向管理系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等更廣泛領(lǐng)域推廣”等要求，但僅從宏觀視角提出發(fā)展方向，關(guān)于與企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型直接相關(guān)的平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)接口標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)等配套制度尚未健全，進(jìn)而不能發(fā)揮政策引領(lǐng)作用，為企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的縱深發(fā)展帶來挑戰(zhàn)。同時(shí)企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度較為欠缺。據(jù)調(diào)查，某上市建筑企業(yè)僅制定了《檔案管理辦法》《業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則》《特殊載體檔案管理細(xì)則》，缺乏《檔案分類方案》《檔案歸檔制度》《電子檔案管理制度》等規(guī)章制度，并且原有檔案管理制度內(nèi)容較為簡(jiǎn)單、操作性不強(qiáng)，出現(xiàn)“無章可循”或“有章不循”等現(xiàn)象，影響檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

其次，部門協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)不到位。檔案“數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一種技術(shù)應(yīng)用、組織邏輯、權(quán)力體系、公共服務(wù)的結(jié)構(gòu)集合體”，是一個(gè)多方機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)配合的過程。一方面，企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)層級(jí)較低，難以承擔(dān)起檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型重任。據(jù)調(diào)查，某大型保險(xiǎn)公司集團(tuán)總部檔案部門僅為行政部門下屬的一個(gè)板塊，職權(quán)范圍較為有限，不能較好發(fā)揮其協(xié)調(diào)溝通作用。另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)與數(shù)據(jù)管理中心、信息技術(shù)機(jī)構(gòu)等部門協(xié)調(diào)不暢，協(xié)調(diào)監(jiān)督機(jī)制缺失，使得檔案數(shù)據(jù)收集、整合和共享等工作難以開展，減緩檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。如隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的推行，中國商飛、國家電網(wǎng)等大型國企紛紛響應(yīng)號(hào)召，成立了數(shù)據(jù)管理中心。但由于企業(yè)檔案部門與數(shù)據(jù)管理中心對(duì)數(shù)據(jù)的界定不同，缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，造成交叉管理，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)收集不齊全，檔案歸檔邏輯混亂等問題，進(jìn)而影響檔案部門的工作質(zhì)量。據(jù)調(diào)研，大型國有企業(yè)集團(tuán)及各級(jí)子公司的檔案管理和數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理形成縱向貫穿的“兩條戰(zhàn)線”，難以形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和整體聯(lián)動(dòng)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，降低了服務(wù)效率。

2.2 檔案數(shù)據(jù)資源復(fù)雜化，檔案價(jià)值尚未充分彰顯。首先，檔案數(shù)據(jù)資源復(fù)雜化。在“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源得到快速增長(zhǎng)。如中石油截至2020年底，集團(tuán)公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)累計(jì)保管電子檔案2.48億件、歸檔電子文件4.23億個(gè)，電子檔案總量達(dá)264TB。一方面，檔案數(shù)據(jù)來源復(fù)雜化。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)不僅來源于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)等，還廣泛形成于企業(yè)OA、PDM、ERP、IT云平臺(tái)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的各類元數(shù)據(jù)。另一方面，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜化。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型不局限于傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還存在著大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如圖片、音頻、視頻等）和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（XTML、XML、RDF等）。據(jù)國際數(shù)據(jù)公司（IDC）調(diào)查報(bào)告顯示，目前企業(yè)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占20%，80%是文件形式存在的非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，且非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)每年增長(zhǎng)60%。而從數(shù)據(jù)生命周期看，企業(yè)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生80%數(shù)據(jù)為檔案數(shù)據(jù)。也就是說，絕大部分檔案數(shù)據(jù)為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，需要對(duì)其進(jìn)行內(nèi)容提取、文本切分、相關(guān)度分析、文本建模等轉(zhuǎn)化為基于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，才便于檢索、統(tǒng)計(jì)和分析。這將增加企業(yè)對(duì)多源數(shù)據(jù)集成、異構(gòu)數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)挖掘分析的難度，提升檔案管理成本。

其次，檔案數(shù)據(jù)資源碎片化。“檔案數(shù)據(jù)只有與其他數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析時(shí)才有新的應(yīng)用價(jià)值，甚至需要進(jìn)行跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)分析，才有可能形成真正的知識(shí)和智能，產(chǎn)生更大的價(jià)值。”由于當(dāng)前企業(yè)信息系統(tǒng)繁多，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換，致使檔案數(shù)據(jù)處于相對(duì)孤立的狀態(tài)，難以有效流動(dòng)，降低了檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)力度，進(jìn)而不能傳遞檔案數(shù)據(jù)背后隱藏的潛在的、有價(jià)值的知識(shí)信息，也就不能為有效解決企業(yè)面臨的問題提供智慧支持。據(jù)調(diào)查，某大型保險(xiǎn)集團(tuán)總部大量審計(jì)項(xiàng)目、非集采合同、IT項(xiàng)目等重要檔案留存于其業(yè)務(wù)系統(tǒng)，未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔，同時(shí)總部與各子公司分別建設(shè)了文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等不同類型檔案管理系統(tǒng)，且系統(tǒng)之間功能重疊、數(shù)據(jù)形態(tài)各異，數(shù)據(jù)共享性差，利用率低，影響了檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘及實(shí)現(xiàn)；某大型核電企業(yè)下屬電廠非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)分別存在于6個(gè)不同的管理系統(tǒng)，各自為政，其數(shù)據(jù)總量在500萬件/條以上，總存儲(chǔ)量為6～7T。

2.3 數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)較弱，檔案人才結(jié)構(gòu)需優(yōu)化。首先，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)待提高。隨著新一輪技術(shù)革命和產(chǎn)業(yè)變革的深入發(fā)展，不同行業(yè)、不同類型的企業(yè)機(jī)構(gòu)已意識(shí)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性和迫切性。據(jù)《2022企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型指數(shù)》顯示，近六成（59%）的受訪企業(yè)高管表示在未來一至兩年會(huì)增加數(shù)字化方面的投入。囿于傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，實(shí)踐中各企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)的把握不足，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，不能全面掌握企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容，同時(shí)對(duì)檔案部門和檔案人員的專業(yè)能力持不信任態(tài)度，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)程緩慢，既不能適應(yīng)“網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國”“數(shù)字中國”戰(zhàn)略背景下對(duì)檔案工作提出的新要求、新任務(wù)，難以滿足用戶日益增長(zhǎng)的檔案需求。

其次，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才待優(yōu)化。人才是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。一方面，企業(yè)檔案人才數(shù)量較缺乏。據(jù)調(diào)研，排名世界前500強(qiáng)的某保險(xiǎn)公司總部?jī)H有1名檔案管理人員和35名兼職檔案管理人員，且兼職人員流動(dòng)頻繁，部分為返聘員工，檔案管理意識(shí)和數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力較為薄弱，增加了檔案管理難度。另一方面，企業(yè)檔案人才數(shù)據(jù)素養(yǎng)待提升。數(shù)字時(shí)代要求檔案管理人員具備數(shù)字化認(rèn)知、數(shù)字化思維、數(shù)字化技術(shù)，建立“以用戶為中心”“以數(shù)據(jù)為中心”“以需求為中心”的檔案服務(wù)思想，但囿于傳統(tǒng)的檔案管理思維，部分企業(yè)檔案人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵、類型、構(gòu)成等認(rèn)識(shí)較為薄弱，檔案數(shù)據(jù)采集、分析與處理、保存與運(yùn)用等能力不足，不僅制約了檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，降低了檔案服務(wù)效率，而且與企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的要求不匹配。

3 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的提升路徑

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案工作要優(yōu)化檔案管理制度，完善溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，提升數(shù)字技術(shù)應(yīng)用和創(chuàng)新能力，優(yōu)化檔案人才體系，不斷激發(fā)檔案數(shù)據(jù)活力，助力社會(huì)發(fā)展。

3.1 制度先行，完善檔案管理溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。首先，完善管理制度。一方面，國家層面應(yīng)完善企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型政策。近年來，國家層面出臺(tái)了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等規(guī)范性文件，還需進(jìn)一步出臺(tái)《電子檔案管理辦法》《電子檔案鑒定與處置規(guī)范》《電子檔案利用與服務(wù)規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)配套軟件產(chǎn)品接口規(guī)范》《電子檔案管理信息系統(tǒng)測(cè)評(píng)規(guī)范》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化和法治化建設(shè)。另一方面，各企業(yè)應(yīng)立足自身實(shí)踐，在實(shí)地調(diào)研基礎(chǔ)上依據(jù)國家檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型方針政策，明確企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略定位、發(fā)展方向、原則、內(nèi)容及具體實(shí)踐路徑，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型總體要求，制定《文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》《電子文件與電子檔案管理實(shí)施細(xì)則》《檔案工作安全與保密管理辦法》等規(guī)章制度，明晰檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方式及電子檔案管理要求，不斷探索電子文件“單套制”歸檔模式，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程、全范圍、全方位的數(shù)字化，促進(jìn)檔案服務(wù)的知識(shí)化、智能化和高效化。

其次，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面，提升檔案管理機(jī)構(gòu)層級(jí)?！蛾P(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》中強(qiáng)調(diào)“國有企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門歸口負(fù)責(zé)檔案工作的職能部門，其中中央企業(yè)總部、中央金融企業(yè)總行（部）、地方國有大型企業(yè)等應(yīng)在總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)（檔案管理部、檔案中心或檔案館等）”，為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理指明了路徑。因此，企業(yè)尤其國有集團(tuán)，應(yīng)按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定，建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并提升檔案管理機(jī)構(gòu)層級(jí)，充分發(fā)揮其監(jiān)督指導(dǎo)職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。如長(zhǎng)江三峽集團(tuán)有限公司成立直屬的檔案中心，并設(shè)立了企業(yè)檔案部門、項(xiàng)目檔案部、電子檔案部和宜昌、成都、昆明3個(gè)分中心，推動(dòng)檔案工作更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展。另一方面，構(gòu)建良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。企業(yè)檔案管理部門要加強(qiáng)與數(shù)據(jù)管理中心、業(yè)務(wù)管理部門、產(chǎn)學(xué)研機(jī)構(gòu)等部門的溝通協(xié)調(diào)，通過定期組織相關(guān)部門開展聯(lián)席會(huì)議、搭建信息平臺(tái)、完善對(duì)接機(jī)制等措施，關(guān)注檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)程中面臨的阻礙，真正做到系統(tǒng)推動(dòng)、部門聯(lián)動(dòng)、數(shù)據(jù)互通。

3.2 技術(shù)賦能，激活檔案數(shù)據(jù)資源要素潛能。首先，拓展數(shù)字技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中要不斷拓寬物聯(lián)網(wǎng)、語義關(guān)聯(lián)、數(shù)字孿生、VR＼AR、區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案管理全生命周期的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)“檔案資源的數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、管控模式數(shù)字化、利用服務(wù)數(shù)字化及管理能力數(shù)字化”。如浙江聯(lián)宜電機(jī)有限公司構(gòu)建的檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上融合多引擎機(jī)制、分布式并行計(jì)算、索引分片、多副本機(jī)制、對(duì)等節(jié)點(diǎn)機(jī)制、自然語言處理等先進(jìn)技術(shù)，為各類非結(jié)構(gòu)化大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用提供高效管理和智能檢索的硬件平臺(tái)支撐，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，智能處理、數(shù)據(jù)挖掘與智能搜索。中石油通過對(duì)供應(yīng)商、采購商品、商品價(jià)格等電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（包括調(diào)用歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)），匹配相應(yīng)的算法模型，為所有的供應(yīng)商刻畫高度精練的特征標(biāo)識(shí)，形成七大維度立體360°供應(yīng)商信息庫，有力地解決了對(duì)企業(yè)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)判斷不明、比價(jià)難度大等核心問題。

其次，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。以產(chǎn)業(yè)鏈為基礎(chǔ)，以5G、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)為底座，通過整合企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、不同部門形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及展示數(shù)據(jù)關(guān)系、業(yè)務(wù)、結(jié)構(gòu)等方面的元數(shù)據(jù)，建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，打通企業(yè)生命周期各階段之間的數(shù)據(jù)鏈條，為深入挖掘檔案數(shù)據(jù)隱藏的文化內(nèi)涵、思想源流，揭示企業(yè)發(fā)展運(yùn)行規(guī)律、精準(zhǔn)研判預(yù)警提供支持。同時(shí)要積極制定各類業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的共享范圍、方式和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)一次采集、多方應(yīng)用。如國家電網(wǎng)天津電力公司依托數(shù)據(jù)中心打造了企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)共享創(chuàng)新應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了“一站式”數(shù)據(jù)加工應(yīng)用。因此，要與技術(shù)公司、科研院校等機(jī)構(gòu)建立合作伙伴關(guān)系，加強(qiáng)數(shù)字關(guān)鍵核心技術(shù)攻關(guān)，提高數(shù)字技術(shù)基礎(chǔ)研發(fā)能力，促進(jìn)數(shù)字成果的應(yīng)用，推進(jìn)創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化，為檔案數(shù)據(jù)共享提供創(chuàng)新動(dòng)能。

3.3 強(qiáng)化認(rèn)知，構(gòu)建檔案數(shù)字人才發(fā)展體系。首先，強(qiáng)化檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)?！皵?shù)字化轉(zhuǎn)型伴隨著從部門、業(yè)務(wù)以及實(shí)體看問題到全局、平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)看問題的認(rèn)知轉(zhuǎn)向”，要求企業(yè)檔案人員要具有全局意識(shí)、整體意識(shí)和數(shù)據(jù)意識(shí)。一方面，通過集中學(xué)習(xí)、黨組織活動(dòng)等多形式，采取“線上+線下”方式深刻學(xué)習(xí)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《關(guān)于深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》等政策文件，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理人員的“末位”思維，樹立“先行”意識(shí)，不斷提升他們的檔案數(shù)據(jù)思維、跨界思維、共享意識(shí)、協(xié)同意識(shí)及安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，形成“用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)決策和用數(shù)據(jù)創(chuàng)新”的數(shù)字化環(huán)境，構(gòu)建全流程全鏈條的數(shù)字服務(wù)生態(tài)圈。另一方面，發(fā)揮示范引領(lǐng)效應(yīng)。為推進(jìn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，截至目前國家檔案局已確定了80家企業(yè)集團(tuán)成為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位。通過積極宣傳其在檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔、管理系統(tǒng)對(duì)接等方面可推行可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)做法，積極履行社會(huì)責(zé)任，充分發(fā)揮示范帶頭作用，增強(qiáng)其他企業(yè)推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的決心和信心，實(shí)現(xiàn)檔案管理的嬗變。

其次，完善檔案人才隊(duì)伍體系?！?G、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等應(yīng)用越發(fā)普及，正深刻影響和改變著檔案工作的理念、內(nèi)容、方法、模式，深刻影響和改變著檔案的收、管、用等各個(gè)環(huán)節(jié)”，更需要增強(qiáng)檔案復(fù)合型人才的培養(yǎng)，不斷提升企業(yè)檔案管理人員的數(shù)字技術(shù)分析能力、檔案數(shù)字資源整合能力、檔案資源服務(wù)能力和檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防范能力。一方面，企業(yè)通過與高等院校、科研機(jī)構(gòu)等建立研究中心和合作基地，充分發(fā)揮高校人才優(yōu)勢(shì)和企業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理論研究和實(shí)踐探索，共同培養(yǎng)符合企業(yè)發(fā)展需求的新型檔案管理人才。如中石油檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院簽訂合作戰(zhàn)略協(xié)議，共建了教學(xué)研究實(shí)踐基地。另一方面，企業(yè)可邀請(qǐng)從事檔案管理數(shù)字化研究相關(guān)的專家、學(xué)者開展專業(yè)化培訓(xùn)或鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加國家、省級(jí)檔案局及檔案行業(yè)協(xié)會(huì)組織的繼續(xù)教育培訓(xùn)，以不斷提高他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平。如2022年5月28日—29日，江西省高能投資有限公司、云上（江西）密碼服務(wù)科技有限公司等16名檔案專業(yè)技術(shù)人員參加了由江西省人力資源開發(fā)研究院主辦的“檔案管理及數(shù)字化培訓(xùn)”活動(dòng)。

4 結(jié)語

“數(shù)字中國”背景下，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型既是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在需求，也是激發(fā)檔案價(jià)值潛能，實(shí)現(xiàn)檔案管理躍升的重要路徑。面對(duì)企業(yè)檔案工作中存在的問題，需完善檔案管理制度和機(jī)制，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍，激發(fā)檔案數(shù)據(jù)活力和提升檔案數(shù)據(jù)賦能作用，為實(shí)現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，推進(jìn)“數(shù)字中國”建設(shè)提供檔案動(dòng)力。

*本文系國家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略背景下檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量?jī)?yōu)化控制研究”（項(xiàng)目編號(hào)：21BTQ016）的階段性研究成果。國家能源集團(tuán)烏海能源有限責(zé)任公司項(xiàng)目“面向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)研究”（編號(hào)：WHNY-KX-21-28）的研究成果之一。

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（作者單位：1.國家能源集團(tuán)烏海能源有限責(zé)任公司 史鍵，檔案室主管；2.北京聯(lián)合大學(xué) 陳曦，碩士研究生 來稿日期：2023-08-09）