旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)研究

李振

德州市陵城區(qū)旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展中心 山東 德州 253500

引言

旅游系統(tǒng)檔案管理中，檔案管控系統(tǒng)較為復(fù)雜，日常管理中涉及導(dǎo)游管理、人事檔案、財務(wù)檔案等內(nèi)容，屬旅游企業(yè)的重要管理任務(wù)。檔案管理的發(fā)展方向已呈現(xiàn)信息化建設(shè)趨勢，要合理借助技術(shù)優(yōu)勢，適當(dāng)改變旅游項目檔案管控模式，深入發(fā)展新型檔案管理系統(tǒng)，改善檔案管理工作的整體價值，使其合理地應(yīng)用到旅游項目中。

1 旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

一方面，站在旅游系統(tǒng)發(fā)展角度可知，在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的當(dāng)下，管理部門對旅游產(chǎn)業(yè)的扶持力度正持續(xù)性加強，為該項產(chǎn)業(yè)的發(fā)展帶來更大空間，屬第三產(chǎn)業(yè)中的重點開展內(nèi)容。旅游系統(tǒng)檔案多包括旅游、導(dǎo)游、教育培訓(xùn)、文書、財務(wù)與人事等內(nèi)容，既能集中反映當(dāng)前旅游產(chǎn)業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顟B(tài)，還能對該類產(chǎn)業(yè)的此后發(fā)展提供專業(yè)指導(dǎo)，增強旅游產(chǎn)業(yè)管理的針對性、全面性。相關(guān)部門在進(jìn)行旅游系統(tǒng)檔案管理時，應(yīng)找出合適的開展方式，信息化技術(shù)管理屬當(dāng)前最為先進(jìn)的管理形式，信息化的旅游檔案管理符合當(dāng)前旅游產(chǎn)業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢，促進(jìn)區(qū)域旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。另一方面，傳統(tǒng)旅游系統(tǒng)的檔案管理還帶有些許不足，無論是落后的管理方式還是管理理念，都對旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展形成了較大限制。若想在較短時間快速發(fā)展旅游產(chǎn)業(yè)，進(jìn)行檔案管理時不同單位、不同部門要主動分享內(nèi)部信息數(shù)據(jù)，而保障該類信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用技術(shù)即為信息化技術(shù)。傳統(tǒng)旅游檔案管理中，未能對檔案資源進(jìn)行合理利用，旅游產(chǎn)業(yè)的內(nèi)部要素也較難統(tǒng)一成一個整體，無形中降低了檔案管理的整體效率，使旅游產(chǎn)業(yè)檔案信息的變化幅度較大，在該項管理形式的影響下，較難保證檔案管理的整體水平，而使用信息化的檔案管理可有效完善上述問題。

2 旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 信息管理制度不完善

旅游系統(tǒng)檔案管理在開展信息化建設(shè)期間，應(yīng)對不同類型的檔案信息進(jìn)行逐步完善。當(dāng)前部分旅游企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部檔案控制時，未能搭建出完整的信息管理制度，使部分檔案信息數(shù)據(jù)缺乏完整性，降低了該類檔案的應(yīng)用效果。相關(guān)部門應(yīng)利用合適的檔案信息逐步完善旅游產(chǎn)業(yè)，借助該類信息數(shù)據(jù)為此后的旅游發(fā)展提供恰當(dāng)幫助，而當(dāng)前的信息管理制度由于應(yīng)用方式不佳，部分檔案信息的錄入仍采用人工方式，不僅降低了檔案信息管理的專業(yè)性，還極易使信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏或丟失，嚴(yán)重影響檔案管理工作的專業(yè)性。部分檔案信息管理設(shè)備的內(nèi)部軟硬件出現(xiàn)老化現(xiàn)象，在未得到專業(yè)檢修的情形下，該管理制度中的檔案信息已難以為旅游產(chǎn)業(yè)提供數(shù)據(jù)支持，削弱了檔案管理在旅游系統(tǒng)中的位置。

2.2 管理建設(shè)動力不足

受信息化檔案管理水平影響，當(dāng)前部分旅游企業(yè)的檔案管理建設(shè)存在動力不足現(xiàn)象，部分管理人員未能為檔案信息數(shù)據(jù)控制工作制定出合適的管理計劃。部分檔案管理者在實際工作中仍將工作經(jīng)驗看成重要管理手段，對檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用狀態(tài)存在些許疑問，未能科學(xué)利用各項檔案管理資料，導(dǎo)致部分檔案信息難以代表旅游系統(tǒng)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。部分旅游企業(yè)在日常工作中也未能設(shè)置專門的檔案信息化管理培訓(xùn)，使檔案管控人員的信息技術(shù)手段仍處在初級階段，對檔案信息建設(shè)的動力也存有不足[1]。由于當(dāng)前的部分檔案管理缺少創(chuàng)造性，較難吸引優(yōu)秀的檔案管控人才，在缺乏專業(yè)人才的情況下，旅游檔案管理的信息化建設(shè)將遭遇較大問題。

2.3 技術(shù)手段較為單一

在提升檔案管控信息化狀態(tài)的過程中，企業(yè)管理層應(yīng)明確檔案管理工作的基礎(chǔ)責(zé)任，恰當(dāng)打造出合適的檔案管理系統(tǒng)。部分管理人員未能采用合適的檔案管理技術(shù)，導(dǎo)致其開展的檔案管理數(shù)據(jù)的真實性較為模糊，極大影響信息化建設(shè)狀態(tài)。企業(yè)管理者未能在日常工作中宣傳檔案管理在旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的必要性，使人們降低了對檔案管控信息的期待，對部分檔案管理的有效形式較為忽視，極大影響該類管理工作的開展效果。由于旅游產(chǎn)業(yè)帶有極強的服務(wù)性質(zhì)，該類企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作也要設(shè)計出更多服務(wù)性內(nèi)容，信息化的檔案管理建設(shè)可有效達(dá)成該目標(biāo)，而目前無論是企業(yè)內(nèi)部的檔案管控者還是廣大人民群眾，都對信息化檔案管控的服務(wù)性質(zhì)存有疑問，無形中削弱了檔案管理的整體質(zhì)量。

2.4 缺乏專業(yè)檔案信息管理認(rèn)識

進(jìn)行信息化的檔案管理實踐時，檔案管控者應(yīng)意識到新型檔案管理的意義，明確檔案控制與旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展關(guān)系，在擁有該項認(rèn)知的基礎(chǔ)上提升檔案控制的信息化建設(shè)效果。當(dāng)前部分企業(yè)的檔案管控人員在進(jìn)行檔案信息控制時，未能意識到該項管理工作的重要性，削弱了信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合力度。由于缺乏對信息化檔案管控工作的基礎(chǔ)認(rèn)知，部分企業(yè)管理者對檔案管理工作的投入度有所降低，部分檔案管理的信息化建設(shè)設(shè)備存在嚴(yán)重不足，當(dāng)信息化檔案管理平臺產(chǎn)生問題時，沒能在第一時間對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行恰當(dāng)檢修，使檔案管理信息數(shù)據(jù)的真實性降低，難以保障旅游企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。

3 優(yōu)化旅游系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 完善信息管控系統(tǒng)

開展旅游系統(tǒng)的檔案管理期間，若想增強信息化建設(shè)力度，要恰當(dāng)完善檔案信息管控系統(tǒng)，對信息管理內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)優(yōu)化。站在旅游系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的角度上，要將檔案信息數(shù)據(jù)與檔案內(nèi)容實行逐一結(jié)合，借用合適的歸納總結(jié)，將旅游行業(yè)的各項信息傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)內(nèi)，再借助文本形式來儲存在計算機平臺中，增強此后調(diào)閱、組合、分類與檢索工作的便利性。完善信息管控系統(tǒng)的過程中，相關(guān)人員還要利用信息化技術(shù)合理完善檔案信息庫，將旅游產(chǎn)業(yè)的檔案信息進(jìn)行整合分類，根據(jù)合適的軟硬盤設(shè)置，將不同類型的檔案信息投放到對應(yīng)區(qū)域中，不僅能增強檔案信息的完整度，還能使此后的信息化檔案管理工作變得更為便捷。開展日常檔案信息管理工作時，還要對當(dāng)?shù)芈糜萎a(chǎn)業(yè)進(jìn)行實踐研究，將旅游系統(tǒng)內(nèi)的各項信息內(nèi)容投放到信息管理平臺中，再根據(jù)其可能產(chǎn)生的更多問題，制定出合適的解決措施，將信息技術(shù)手段的內(nèi)在優(yōu)勢展現(xiàn)出來，有效改善檔案管理工作的整體狀態(tài)。利用適宜的信息檔案管控機制，相關(guān)人員可合理運用技術(shù)處理與數(shù)據(jù)分析來研究檔案信息管理中的具體變化，不斷豐富檔案管控內(nèi)容與形式，使旅游企業(yè)的市場競爭力得到穩(wěn)步提升[2]。借助專業(yè)檔案管理機制可為旅游中的更多游客提供更多針對性服務(wù)，通過合適的數(shù)據(jù)分析掌握區(qū)域大眾對旅游行業(yè)的實際需求，再根據(jù)當(dāng)前旅游產(chǎn)業(yè)的檔案信息發(fā)展現(xiàn)狀，縮減旅行危險性，促進(jìn)旅游產(chǎn)業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

3.2 調(diào)動管理工作的積極性

若想增強旅游系統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性，要不斷加強管控人員的信息化水平，及時調(diào)整相關(guān)人員的管理動力，使其在高水平檔案管理中適時應(yīng)用信息技術(shù)手段。一般來講，旅游企業(yè)在開展日常的檔案管理工作時，需為檔案管控者設(shè)置專門的教育技能培訓(xùn)，借用信息技術(shù)使用手段的增加來切實改善管理人員的工作動力。企業(yè)管理層需嚴(yán)格搭設(shè)檔案信息管理機制，在業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)中為檔案工作者帶來更多創(chuàng)新型技術(shù)，不僅要增加受訓(xùn)人員的工作經(jīng)驗，還要快速提升該類人群的信息技術(shù)水平。日常工作與培訓(xùn)中，檔案管控者應(yīng)養(yǎng)成較佳的管理習(xí)慣，利用合適的信息技術(shù)手段完成檔案資料的統(tǒng)計、查找、收集，明確各項檔案信息的源頭，將檔案管理質(zhì)量與信息技術(shù)的運用水準(zhǔn)相結(jié)合。由于旅游系統(tǒng)的檔案資料信息較為復(fù)雜，檔案管理者應(yīng)利用教育培訓(xùn)與日常學(xué)習(xí)不斷改善自身素質(zhì)，確認(rèn)檔案管理工作的趣味性，可將該工作狀態(tài)運用到此后檔案信息資料的整合中，有效改善檔案信息管理工作的內(nèi)在動力[3]。企業(yè)管理層還要明確區(qū)域旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展內(nèi)容，日常工作中采用合適的激勵措施來調(diào)動檔案管控人才的工作動力，使其同時擁有檔案管理與信息化技術(shù)多種能力，適應(yīng)新形勢下的檔案信息化管理，使旅游行業(yè)檔案管理的人才隊伍建設(shè)更加整體化、知識化、年輕化。

3.3 強化信息宣傳力度

開展檔案管理信息化建設(shè)期間，旅游企業(yè)管理層還要合理搭建管理責(zé)任系統(tǒng)。通常來講，不同區(qū)域的旅游系統(tǒng)與其對應(yīng)的旅游產(chǎn)業(yè)緊密相關(guān)，若想開展信息化的檔案管控建設(shè)，就要將不同旅游項目的對應(yīng)要求投入到專業(yè)檔案管控工作中。在強化檔案管理人員工作狀態(tài)的過程中，要對信息化建設(shè)的形式進(jìn)行大力宣傳，讓更多管理人員明確信息化檔案管理內(nèi)容，提升該類檔案信息控制的專業(yè)程度?？茖W(xué)整合旅游系統(tǒng)的檔案管理信息，可增進(jìn)管理層對區(qū)域旅游產(chǎn)業(yè)的認(rèn)知，利用整合完成的檔案信息，可將其當(dāng)成區(qū)域旅游宣傳的重點內(nèi)容，改變更多游客的思維觀念，增加其出現(xiàn)在旅游景點的頻率與次數(shù)，為旅游系統(tǒng)的綜合發(fā)展提供了合適的條件。企業(yè)管理層在日常工作中還可利用業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)來進(jìn)行專業(yè)檔案管理的宣傳，講述者可引用實際案例來引導(dǎo)檔案管理人員的思維方式，使其科學(xué)融合信息技術(shù)手段與檔案管理工作，增加與檔案管控相關(guān)的服務(wù)性內(nèi)容，為旅游系統(tǒng)樹立較佳形象，使檔案管理的信息化建設(shè)更具可操作性。此外，良好的信息化檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)適時分配工作責(zé)任，利用對工作內(nèi)容、工作責(zé)任、服務(wù)意識的合理劃分，使檔案管理的信息化、專業(yè)化水準(zhǔn)得到切實增強，再通過合適的宣傳手段，養(yǎng)成較佳的檔案管理習(xí)慣，精準(zhǔn)使用不同類型的檔案管理設(shè)備。檔案管理者要在日常工作中將專業(yè)的檔案控制內(nèi)容投放到相應(yīng)設(shè)備中，對設(shè)備軟硬件進(jìn)行定期檢修，利用較佳的宣傳教育來改變旅游企業(yè)的檔案管理狀態(tài)。

3.4 加深檔案信息管理認(rèn)知

強化信息化檔案管理實踐期間，檔案管控人員需利用制度來意識到開展該項工作的重要性，在日常工作中逐步加深對檔案信息管理工作的基礎(chǔ)認(rèn)識，改變此前的檔案管理習(xí)慣。日常工作管理中，相關(guān)人員要明確信息化技術(shù)的內(nèi)在優(yōu)勢，利用對各項先進(jìn)設(shè)備技術(shù)的合理運用，有效改善旅游檔案管理的整體水平，最大化運用該項檔案資源。在把控旅游檔案信息化管理的順暢性時，要合理找尋檔案管理中遇到的實際問題，利用對該類問題的精準(zhǔn)解決來恰當(dāng)改善檔案管理狀態(tài)。旅游企業(yè)日常生活中需將檔案信息化管理工作放置到重要位置上，不斷增加資金投入，將更多資金投放到檔案信息化建設(shè)上，增強檔案管理工作的有效性，使該項控制性工作始終帶有信息化特征。鑒于檔案信息化管理建設(shè)的專業(yè)性較強，管理人員還需在檔案數(shù)據(jù)信息的整合時合理提供網(wǎng)絡(luò)辦公場景，將該項信息傳輸?shù)綄?yīng)平臺中，不斷完善旅游產(chǎn)業(yè)的檔案管理信息，并在系統(tǒng)內(nèi)部增設(shè)加密系統(tǒng)，恰當(dāng)保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整性，防止產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)信息遺失現(xiàn)象[4]。旅游企業(yè)在規(guī)范旅游系統(tǒng)期間，應(yīng)將信息化技術(shù)與旅游檔案管理工作適時結(jié)合，及時明確融合時的技術(shù)數(shù)據(jù)指標(biāo)，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行定期更新與整理，既要保證當(dāng)前檔案管理的信息化運用水平，還要借用合適的檔案信息來促進(jìn)區(qū)域旅游產(chǎn)業(yè)，保障旅游企業(yè)的綜合效益。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化形式的旅游檔案管理可對旅游產(chǎn)業(yè)起到促進(jìn)作用，檔案管控人員應(yīng)在日常工作中全面熟悉信息化的檔案管理業(yè)務(wù)，明確新型檔案管理的基礎(chǔ)要求，再不斷提升個人素養(yǎng)，為更多游客帶來優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足信息化檔案管理的內(nèi)在需求。