內(nèi)控視角下電子發(fā)票財務(wù)報銷問題的研究

劉 樂

一、引言

近年來，我國電子信息技術(shù)的全面普及以及發(fā)展，為各行各業(yè)帶來較大的變化。在發(fā)票開具過程中，電子發(fā)票成為原始憑證，是可報銷的票據(jù)之一，其與紙質(zhì)發(fā)票具有相同效力，由此促使電子發(fā)票得到全面推廣。但是在實際報銷過程中，仍然存在著一系列的問題，對電子發(fā)票使用產(chǎn)生相應(yīng)影響。為此，相關(guān)人員不斷對有關(guān)問題進(jìn)行分析，并制定合理的解決策略，從而推動財務(wù)工作的有序開展。

二、內(nèi)控視角下電子發(fā)票基本概述

1.電子發(fā)票

電子發(fā)票是由稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一編碼，采取統(tǒng)一的防偽技術(shù)的電子信息產(chǎn)物。與普通發(fā)票相比，電子發(fā)票能夠減少企業(yè)發(fā)票成本，財務(wù)人員將申領(lǐng)和開具發(fā)票的工作從往返稅務(wù)局轉(zhuǎn)移至網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅工作效率有所提升，財務(wù)成本也能夠得到有力控制，同時企業(yè)在保管、查詢、調(diào)閱時也更加方便。當(dāng)然，電子發(fā)票也有較為明顯的不足存在，電子發(fā)票可以重復(fù)打印的特性也使如何防范重復(fù)報銷成為企業(yè)財務(wù)人員面臨的問題。有企業(yè)的財務(wù)人員就專門做過試驗，同一張電子發(fā)票在復(fù)印后和原發(fā)票幾乎一模一樣，如果用來重復(fù)報銷，財務(wù)人員根本無法識別。同時，不法分子可在不更改發(fā)票號碼的前提下，可通過PS 內(nèi)容的方式，為自身謀取不正當(dāng)利益，鑒別真?zhèn)蔚呢?zé)任全都推給了財務(wù)人員，加大財務(wù)審核責(zé)任。此外，電子發(fā)票需要依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，若網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，將出現(xiàn)無法接收或是開具發(fā)票的情況，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)信息被泄露，給企業(yè)的正常經(jīng)營造成不良影響。

2.企業(yè)內(nèi)部控制

在企業(yè)運(yùn)行過程中，內(nèi)部控制是主要內(nèi)容之一，可對企業(yè)內(nèi)部起到良好的約束以及監(jiān)督作用，確保企業(yè)內(nèi)部保持平衡。此外，內(nèi)部控制與企業(yè)財務(wù)有著較大的關(guān)聯(lián)，能夠充分推動企業(yè)會計工作的順利開展，確保企業(yè)財務(wù)信息的真實性以及可靠性，保證企業(yè)活動的順利開展。近幾年，電子發(fā)票在諸多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，原有內(nèi)控模式所能發(fā)揮作用變得十分有限，為避免電子發(fā)票出現(xiàn)反復(fù)報銷等問題，管理人員應(yīng)結(jié)合電子發(fā)票特點(diǎn)，對內(nèi)控策略加以完善，確保電子發(fā)票所具有優(yōu)勢可得到充分發(fā)揮。

三、電子發(fā)票財務(wù)報銷的主要問題

當(dāng)前，電子發(fā)票應(yīng)用相對較多，各企業(yè)也逐漸從紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)為電子發(fā)票，但在財務(wù)報銷環(huán)節(jié)中，仍然存在著較多的問題，使得電子發(fā)票的優(yōu)勢無法得到充分體現(xiàn)，對相關(guān)工作造成較大影響。電子發(fā)票財務(wù)報銷過程中的常見問題主要包括以下幾個方面。

第一，電子發(fā)票管理工作復(fù)雜。電子發(fā)票報銷模式下，其存在的主要問題之一就是報銷內(nèi)容的真實性以及可靠性，當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)報銷的過程中，仍然采用的是傳統(tǒng)報銷模式，也就是說報銷人員仍然需要將電子發(fā)票打印出來進(jìn)行提交報銷。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，財務(wù)人員無法通過紙張手感、打印效果等對發(fā)票的真實性進(jìn)行判斷，因此在進(jìn)行審核的過程中，必須在國家稅務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)蔚牟樵?，但是查詢時間也有一定限制，若報銷滯后，或者財務(wù)人員工作過于繁忙，而錯過了系統(tǒng)查詢期限，就會給財務(wù)報銷帶來極大的影響。而且由于報銷審核內(nèi)容相對較多使得發(fā)票審查難度也相對較大。

第二，報銷流程存在疏漏，由于電子發(fā)票報銷形式剛剛開始實行，因此很多企業(yè)相關(guān)報銷流程尚不完善，員工在實際進(jìn)行報銷的過程中，對報銷流程、原則等不甚了解，導(dǎo)致報銷過程存在較大的問題，例如，報銷信息填寫問題，甚至系統(tǒng)報銷申請與實際提供的消費(fèi)憑證無法一一對應(yīng)。而且經(jīng)常出現(xiàn)員工報銷日期與實際票據(jù)當(dāng)中費(fèi)用支出日期不符的情況，嚴(yán)重影響了財務(wù)報銷工作的正常推進(jìn)。

第三，在電子發(fā)票財務(wù)報銷過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)開票日期與業(yè)務(wù)發(fā)生日期不對等的現(xiàn)象，尤其在差旅費(fèi)報銷中更為明顯。員工在出差過程中，經(jīng)常會使用各類打車軟件，其在報銷過程中，可自行申請電子發(fā)票。在申請時，由于工作人員忘記及時申請發(fā)票，造成開具的發(fā)票日期尚未在出差期限內(nèi)。由此在財務(wù)審核報銷過程中產(chǎn)生相應(yīng)問題，致使財務(wù)人員容易違反相應(yīng)的報銷制度，降低內(nèi)部控制的效率，并極易導(dǎo)致部分員工出現(xiàn)可乘之機(jī)，對無關(guān)費(fèi)用進(jìn)行報銷。

第四，報銷費(fèi)用用途控制困難。在實際財務(wù)報銷過程中，財務(wù)人員無法對費(fèi)用的具體用途進(jìn)行準(zhǔn)確把握，從而對公司內(nèi)部的資金控制產(chǎn)生影響，為企業(yè)帶來較大的損失，提高活動開展成本，致使內(nèi)部控制未能達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

第五，缺乏相應(yīng)監(jiān)管平臺，導(dǎo)致發(fā)票開具行為難以得到有效控制。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票形式更加便利環(huán)保，但與此同時也由于電子發(fā)票的應(yīng)用仍然處于初級階段，因此缺乏有效監(jiān)管，發(fā)票打印環(huán)節(jié)存在一定疏漏，可能會存在私自篡改發(fā)票信息、多次報銷復(fù)印發(fā)票的情況，嚴(yán)重威脅企業(yè)資產(chǎn)安全。此外，在財務(wù)部分實際進(jìn)行發(fā)票核對的過程中，通常需要輸入一系列的基本信息才可對相關(guān)發(fā)票進(jìn)行查詢。在企業(yè)運(yùn)行過程中，其發(fā)票數(shù)量相對較多，財務(wù)人員若對發(fā)票進(jìn)行一一查驗，則會浪費(fèi)大量時間，降低整體的報銷效率，為財務(wù)人員帶來較大的困擾，增加電子發(fā)票報銷難度。若無相關(guān)系統(tǒng)的支持，在發(fā)票信息篩查過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種紕漏，影響信息的準(zhǔn)確性以及真實性。

四、解決電子發(fā)票財務(wù)報銷的具體措施

通過上文的分析能夠看出，雖然電子發(fā)票具有較傳統(tǒng)發(fā)票更為理想的便捷性，但也有較為明顯的不足存在，具體表現(xiàn)為報銷效率低、重復(fù)報銷情況時有發(fā)生，要想使電子發(fā)票的價值得到最大化實現(xiàn)，關(guān)鍵是要有效規(guī)避其在財務(wù)報銷方面所存在問題，在開展相關(guān)工作時，企業(yè)可采取以下做法。

1.加強(qiáng)電子發(fā)票管理

在電子發(fā)票財務(wù)報銷過程中，財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對可能產(chǎn)生的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，了解出現(xiàn)問題的主要原因，由此制定相應(yīng)的解決對策，確保財務(wù)報銷工作的正常開展，提高財務(wù)報銷效率，促使電子發(fā)票得到廣泛運(yùn)用。在應(yīng)用電子發(fā)票進(jìn)行財務(wù)報銷的過程中，主要問題之一是電子發(fā)票管理，發(fā)票的管理直接影響著員工報銷以及企業(yè)資產(chǎn)，因此加強(qiáng)電子發(fā)票管理是十分有必要的。此外，由于電子發(fā)票其本身的特殊性，因此電子發(fā)票的報銷管理，與紙質(zhì)發(fā)票管理之間存在一定差異，為保障財務(wù)報銷核算的準(zhǔn)確性，就需要采取相應(yīng)措施，進(jìn)一步加強(qiáng)對于電子發(fā)票的管理。電子發(fā)票財務(wù)報銷過程中，涉及的主要人員包括報銷人員以及財務(wù)管理人員，因此其發(fā)票管理也應(yīng)從這兩個方面展開。具體措施如下：其一，在信息登記過程中，報銷人員須對報銷的日期、開票日期以及活動內(nèi)容等，嚴(yán)格按照相關(guān)報銷規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)填寫，要求電子發(fā)票報銷的人員對發(fā)票進(jìn)行查驗，并填寫查驗后相關(guān)信息，財務(wù)人員對發(fā)票信息進(jìn)行統(tǒng)一核查，確保電子發(fā)票的期限在規(guī)定時間范圍內(nèi)。其二。在發(fā)票檢查過程中，財務(wù)人員可在臺賬中設(shè)置相應(yīng)的公式，有助于報銷人員在錄入基本信息后，直接了解發(fā)票日期是否合規(guī)，充分提高管理效率。

2.核對票據(jù)業(yè)務(wù)日期

開票日期與業(yè)務(wù)發(fā)生日期不匹配是財務(wù)報銷過程中的常見問題，與紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票報銷模式下，這種問題相對更為嚴(yán)重，由于整個流程均為線上操作。因此，財務(wù)管理人員在進(jìn)行發(fā)票審核的過程中，工作任務(wù)繁重，需要審核的表單較多，在進(jìn)行發(fā)票審核的過程中，大多更加關(guān)注發(fā)票的費(fèi)用，而忽視發(fā)票日期的核對，因此票據(jù)業(yè)務(wù)日期和開票日期不一致的情況可能相對更多。對此，財務(wù)人員需進(jìn)行合理探究，并采取相適宜的解決方案，同時對票據(jù)業(yè)務(wù)日期進(jìn)行詳細(xì)核對，保證日期的一致性，避免發(fā)生重復(fù)報銷現(xiàn)象。在相關(guān)制度制定過程中，企業(yè)可為員工預(yù)留一定的時間，提示員工在規(guī)定的時間內(nèi)開具發(fā)票。員工在電子發(fā)票開具過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)發(fā)生日期進(jìn)行開具，若超過規(guī)定時間，則無法為其進(jìn)行報銷，財務(wù)通過制定相應(yīng)規(guī)定，可有效避免日期不對等情況發(fā)生。在制度推行過程中，讓員工增強(qiáng)開票意識，規(guī)范開票行為，從而提高電子發(fā)票的財務(wù)報銷效率，保證發(fā)票的準(zhǔn)確性以及可靠性，促使電子發(fā)票得到良好使用，為財務(wù)人員節(jié)省較多的工作量，推動財務(wù)報銷工作的有序開展。

3.強(qiáng)化報銷票據(jù)審核

在電子發(fā)票財務(wù)報銷過程中，應(yīng)經(jīng)過多方審核，才可為相關(guān)人員進(jìn)行報銷，避免出現(xiàn)以公謀私的現(xiàn)象發(fā)生，防止造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化財務(wù)部門的報銷票據(jù)審核，規(guī)避一系列財務(wù)風(fēng)險。在實際報銷時，報銷人員所在的部門管理人員對電子發(fā)票進(jìn)行審核，確保其信息準(zhǔn)確無誤后上交到財務(wù)部門，財務(wù)人員還應(yīng)當(dāng)積極與各個部門保持密切溝通，掌握相關(guān)活動的主要內(nèi)容，并對報銷人員的行程單進(jìn)行充分了解，有助于票據(jù)信息的真實性進(jìn)行核對，并且，財務(wù)人員還需對報銷人員票據(jù)是否用于公務(wù)進(jìn)行調(diào)查，掌握發(fā)票開具的具體內(nèi)容，了解其主要用途，從而保證報銷憑證的準(zhǔn)確性，為其提供報銷服務(wù)，可有效提高整體的審查力度，確保財務(wù)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，有助于實現(xiàn)財務(wù)報銷的總體目標(biāo)。

4.打造統(tǒng)一監(jiān)管平臺

要想使電子發(fā)票得到大力推廣，關(guān)鍵是要對相關(guān)使用制度和監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行建立，雖然諸多企業(yè)均已推出了相應(yīng)的服務(wù)平臺，但現(xiàn)有平臺在唯一性、權(quán)威性方面的表現(xiàn)仍無法達(dá)到預(yù)期，只有打造統(tǒng)一的監(jiān)管平臺，才能杜絕釣魚網(wǎng)站的存在。該平臺應(yīng)具備以下功能：一是根據(jù)所登記工商和稅務(wù)信息，納入在冊企業(yè)，同時利用不同代碼對企業(yè)進(jìn)行標(biāo)注。二是可直接查詢、開具或打印電子發(fā)票，只需輸入對應(yīng)代碼，便可識別企業(yè)并生成相應(yīng)發(fā)票代碼，確保經(jīng)辦人能夠憑借該代碼對電子發(fā)票進(jìn)行打印。將打印發(fā)票的工作交由財務(wù)人員負(fù)責(zé)，既能夠杜絕發(fā)票被人為修改，又可以保證發(fā)票真實，有效防止了發(fā)票信息被篡改的情況，同時還能夠在減少電子發(fā)票打印量的基礎(chǔ)上，避免了多次報銷復(fù)印發(fā)票的情況出現(xiàn)。三是該平臺的服務(wù)對象覆蓋各個領(lǐng)域，包括但不限于工商及稅務(wù)部門，接收方，開票方，審計事務(wù)所，基于該平臺所開展監(jiān)督工作，通?？蔀樾畔踩峁┯辛ΡＵ?。

此外，在電子發(fā)票財務(wù)報銷過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建報銷管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對報銷管理系統(tǒng)的應(yīng)用，促使財務(wù)人員可在多終端下進(jìn)行使用，有效減少財務(wù)人員自身的失誤，避免出現(xiàn)發(fā)票信息記錄錯誤的情況，充分提高電子發(fā)票錄入的準(zhǔn)確率，提高電子發(fā)票的使用效率。在內(nèi)控視角下，針對存在不足之處進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，在審核過程中，若未能發(fā)現(xiàn)重復(fù)發(fā)票，則財務(wù)人員可直接將電子發(fā)票進(jìn)行入庫處理，有助于提高財務(wù)人員的報銷效率，展現(xiàn)出報銷管理系統(tǒng)的實際優(yōu)勢，以保證財務(wù)報銷工作的順利開展。

五、結(jié)語

總而言之，在內(nèi)控視角下電子發(fā)票財務(wù)報銷工作是企業(yè)運(yùn)行中的重要工作內(nèi)容之一，也是財務(wù)部門的主要內(nèi)容，在電子發(fā)票報銷過程中存在著相應(yīng)的問題，導(dǎo)致電子發(fā)票在應(yīng)用過程中出現(xiàn)較大阻礙。因此，企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)不斷對相關(guān)問題進(jìn)行探究，針對有關(guān)問題提出合理的處理措施，逐漸加強(qiáng)對電子發(fā)票的審核，并構(gòu)建完整的報銷系統(tǒng)，對報銷工作進(jìn)行全面改進(jìn)以及優(yōu)化，以突出電子發(fā)票的優(yōu)勢，推進(jìn)財務(wù)報銷工作逐漸向信息化時代發(fā)展。