提升流動人員人事檔案信息化水平的幾點思考

陳美然

第七次全國人口普查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前我國流動人口約37582萬人，與2010年相比增長69.73%，人口流動現(xiàn)象突出，這對流動人口的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

人事檔案是用人單位選用人才、評價人才的重要依據(jù)。做好流動人員人事檔案服務(wù)工作既是人才服務(wù)部門的基本職責(zé)，也是政府服務(wù)民生、產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要抓手。

一、流動人員人事檔案的特點

流動人員指戶口沒有在居住地但又取得合法居住的人。2021年12月29日中共中央組織部、人力資源和社會保障部等多個部門聯(lián)合發(fā)布了《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，該《規(guī)定》的出臺也對本單位的流動人員人事檔案管理工作提出了更多的新要求[1]。以河北省秦皇島市為例，截至2022年12月底，秦皇島市、縣（區(qū)）兩級人才交流服務(wù)機構(gòu)共記錄保存流動人才人事檔案信息158932 條，其中在庫各類流動人才檔案128154份，當(dāng)年新接收普通高校畢業(yè)生等各類人才檔案8839份。向各級各類單位提供檔案查借閱服務(wù)200人次，向服務(wù)對象個人提供查借閱服務(wù)2500多人次，依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明、提供政審（考察）服務(wù)1500人次，向海外留學(xué)回國人員提供檔案接收管理專項服務(wù)30人次。

流動人員人事檔案具有下列特點：一是使用頻率高。經(jīng)常根據(jù)需要提供政審材料、出具有關(guān)證明、辦理調(diào)動手續(xù)等業(yè)務(wù)。二是檔案流轉(zhuǎn)速度較快。和其他類型的人事檔案有較大不同的是，流動人員的檔案往往會隨人員本身的工作地或者戶籍所在地的變化而流轉(zhuǎn)。因此，流動人員的人事檔案在流轉(zhuǎn)的速度上就會更快。三是檔案管理難度較大。流動人員人事檔案管理工作不僅性質(zhì)較為特殊，也常會面臨諸多內(nèi)、外部環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息的資料更新不到位、內(nèi)容不完善等問題，均加大了檔案管理的難度。

二、流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

新時期流動人員的人事檔案管理信息化建設(shè)成為重要發(fā)展趨勢，從秦皇島市工作實踐來看，還存在以下問題：

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)不互聯(lián)、不統(tǒng)一，影響人才服務(wù)信息化深層次建設(shè)

人才服務(wù)工作與就業(yè)工作、社會保障工作尚需進一步融合。目前，公共就業(yè)和社會保障信息系統(tǒng)發(fā)展充分、技術(shù)成熟并且應(yīng)用廣泛。人才服務(wù)信息化建設(shè)涉及面廣，與公共就業(yè)、社會保障信息系統(tǒng)既獨立又交叉、既并行又分離，比如就業(yè)網(wǎng)和人才網(wǎng)求職登記基本相同、失業(yè)登記與人才求職登記功能類似、人才社保信息與社會保障服務(wù)互聯(lián)不足、人才專業(yè)信息與就業(yè)崗位登記匹配不夠等，從而導(dǎo)致人才服務(wù)信息化的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度不高、資源共享率不強、服務(wù)應(yīng)用面不廣。在實踐中，秦皇島市人才交流服務(wù)中心多次與公共就業(yè)、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，但由于系統(tǒng)建設(shè)和軟件服務(wù)互為獨立，無統(tǒng)一接口和技術(shù)構(gòu)架，信息共享化難度較大。同時，秦皇島市人力資源和社會保障局已在全局推行了OA辦公自動化系統(tǒng)，秦皇島市人才交流服務(wù)中心作為所屬事業(yè)單位也實現(xiàn)了辦公自動化，但與人才服務(wù)信息化平臺結(jié)合度不夠，導(dǎo)致內(nèi)部辦公系統(tǒng)與外網(wǎng)業(yè)務(wù)缺乏有機聯(lián)系。

（二）縣區(qū)發(fā)展不平衡、不統(tǒng)一，制約人才服務(wù)信息化向更寬領(lǐng)域推廣

秦皇島市人才交流服務(wù)中心積極向各縣區(qū)人才交流機構(gòu)推廣信息化建設(shè)模式和構(gòu)架，但從實際情況分析，各縣區(qū)人才交流機構(gòu)無論在理念認識還是在技術(shù)資金上都存在不足，有條件的縣區(qū)在積極爭取，條件欠缺的縣區(qū)在等待觀望。同時，由于人才服務(wù)信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和系統(tǒng)化概念仍未統(tǒng)一，各縣區(qū)對信息化體系應(yīng)用存在顧慮，秦皇島市在推廣過程中也在探索信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一直接影響了市本級與縣區(qū)的互通互聯(lián)，無法建立通用數(shù)據(jù)口和統(tǒng)一的信息化模式，制約了縣區(qū)人才服務(wù)信息化的發(fā)展進程。

（三）內(nèi)外部數(shù)據(jù)交換不及時、不充分，阻礙人才服務(wù)信息化精細化運行

人事檔案管理信息化優(yōu)勢之一便是能利用其中的信息資源數(shù)據(jù)，但實際上，目前該資源的利用水平還處于淺層，且相關(guān)分析技術(shù)運用也不到位，還局限于數(shù)據(jù)的錄入和傳送層面，并未進行深層次的挖掘[2]。盡管秦皇島市人才交流服務(wù)中心在對外服務(wù)方面建立了秦皇島人才網(wǎng)，在對內(nèi)運行方面建立了“海之冀”人事業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，配備了3臺自助服務(wù)一體機，但與內(nèi)外信息互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)統(tǒng)計交換、業(yè)務(wù)辦理分析、流程實時監(jiān)控及信息安全管理等要求還存在較大差距。在信息化建設(shè)上，秦皇島市人才交流服務(wù)中心與河北東軟軟件有限公司緊密合作、共同推進，在功能需求、模塊設(shè)計、服務(wù)實現(xiàn)、技術(shù)支持、開發(fā)運營和人才培訓(xùn)等方面做了大量工作，但距人才服務(wù)信息化建設(shè)的全方位、全天候目標(biāo)還有很大距離。秦皇島人才網(wǎng)的政務(wù)功能已經(jīng)實現(xiàn)，但是人才招聘和崗位推薦功能仍有待開發(fā)?！昂Ｖ健比耸聵I(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)對內(nèi)辦公已經(jīng)實現(xiàn)，儲存了大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和流程數(shù)據(jù)，但與秦皇島人才網(wǎng)互聯(lián)互通尚未實現(xiàn)。從實踐中看，人才服務(wù)與信息技術(shù)的結(jié)合需要長時間的探索和運行，人才服務(wù)信息化的技術(shù)化運行、數(shù)據(jù)化操作還需要不斷加強。

三、流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立信息化共享理念

流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)，是相關(guān)人員要轉(zhuǎn)變觀念，真正意義上建立“大數(shù)據(jù)”“信息化”共享理念[3]。為此，需要采取的策略如下：首先，加大宣傳力度，要求人力資源公共服務(wù)中心的各個部門、各崗位人員都能明確人事檔案信息化管理的現(xiàn)實意義，能正確掌握該項工作信息化建設(shè)的內(nèi)容、實施流程和可能帶來的效果，為工作開展打好基礎(chǔ)。通過加大宣傳和引導(dǎo)，讓有關(guān)部門人員主動學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)等有關(guān)的理論知識和技能，實現(xiàn)對流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的支持與配合。其次，在信息化建設(shè)過程中，人力資源公共服務(wù)中心在開展檔案管理工作時還需轉(zhuǎn)變工作思路，主動和各個用人企業(yè)、高校等之間搭建協(xié)作溝通的對接關(guān)系，建立雙方間的信息化建設(shè)協(xié)同機制，實現(xiàn)對流動人員人事檔案數(shù)據(jù)共享。

（二）核心助力，構(gòu)建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)核心，在于具備一個完善的信息數(shù)據(jù)庫。建設(shè)數(shù)據(jù)庫的目的是能實現(xiàn)全國流動人員的檔案信息資源共享，為檔案管理信息化的建設(shè)提供強大助推力，提供更為高效的檔案服務(wù)。隨著經(jīng)濟發(fā)展和人事檔案管理制度的改革持續(xù)深化，流動人口的數(shù)量明顯增長，因此，構(gòu)建完善、規(guī)范、全面、通用的數(shù)據(jù)庫是應(yīng)對流動人口數(shù)量激增下檔案管理問題的可靠手段。第一，要合理規(guī)劃設(shè)計該數(shù)據(jù)庫中的各個子系統(tǒng)，要求所有的子系統(tǒng)都參照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范管理，避免各種設(shè)備不匹配、軟硬件不兼容問題。在此環(huán)節(jié)中可聘請專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計子系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的先進性和完善性[4]。第二，在全國各個地區(qū)，要全面推進關(guān)于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用及推廣工作，尤其注意在應(yīng)用該數(shù)據(jù)庫的過程中有任何異常及問題，要及時記錄和反饋，以便修復(fù)完善系統(tǒng)。作為政府部門要發(fā)揮帶頭引導(dǎo)作用，重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性問題，采取相關(guān)措施確保檔案管理信息化水平。第三，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理要遵循相關(guān)的規(guī)章制度，防止檔案資料失泄密等問題出現(xiàn)。

（三）基礎(chǔ)保障，加大資金投入與軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)

流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)需要來自資金、軟硬件、網(wǎng)絡(luò)平臺等方面的基礎(chǔ)保障。第一，增加資金投入。地方政府及有關(guān)部門要重視流動人員的人事檔案信息化管理工作，重點落實相關(guān)的專項資金撥款，并將信息化建設(shè)納入規(guī)劃。此外，還要整合資源，適當(dāng)擴大資金來源渠道，爭取社會各界的支持，籌集更多的資金保障流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)進程。第二，加大軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)力度。由于科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，各項技術(shù)升級更新加快，因此軟硬件的基礎(chǔ)優(yōu)化是必然舉措。一方面，要持續(xù)更新現(xiàn)有的硬件設(shè)備，并結(jié)合檔案管理要求和現(xiàn)有的資金條件持續(xù)優(yōu)化，購置性價比高的設(shè)備，讓新舊硬件設(shè)備聯(lián)合，充分發(fā)揮出設(shè)備作用。另一方面，加大對流動人員人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)工作，確保軟件系統(tǒng)的兼容性和適用性，使其既能滿足流動人員人事檔案管理需求，又能和其他企業(yè)或者職能機構(gòu)對接，利用先進的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資料的檢索、借閱，提升檔案管理相關(guān)服務(wù)效率與質(zhì)量。第三，加強對檔案信息資源的開發(fā)利用。有關(guān)部門可利用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)處理流動人員的人事檔案信息資源，針對性地作出分析報告，為解決各種經(jīng)濟、學(xué)術(shù)等問題提供可靠依據(jù)。

（四）人才推動，提升檔案管理隊伍人員綜合素養(yǎng)

作為人力資源公共服務(wù)中心必須高度重視檔案管理隊伍建設(shè)，努力提升人員的綜合素養(yǎng)。第一，要深入研究當(dāng)前從事流動人員人事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)、知識能力架構(gòu)等人力資源條件，并根據(jù)現(xiàn)有人員條件有針對性地設(shè)計教育培訓(xùn)體系。第二，在檔案信息化管理的教育培訓(xùn)體系中，要采取專家講座、委培、集中化培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討會等形式，在培訓(xùn)內(nèi)容上，要大力普及關(guān)于信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)等方面的知識，全面提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)，善于利用先進的信息化技術(shù)推動檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理信息化的改革與升級[5]。第三，充分調(diào)動檔案管理人員主觀能動性，搭配完善的人員獎懲機制、晉升機制，有效地引導(dǎo)檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)提升，為流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)助力。

新時期的流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，仍然存在一些亟待解決的問題，為切實地推動該項工作的信息化建設(shè)進程，可緊扣思想理念、數(shù)據(jù)庫、資金投入、軟硬件、技術(shù)更新、人才支撐等多個關(guān)鍵詞采取對策，進一步推動流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)該項管理工作的水平更上一層樓，為人力資源公共服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

參考文獻：

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[3] 蘇琦. 人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020（9）： 132-132， 134.

[4] 本刊訊. 山東省出臺流動人員人事檔案信息化建設(shè)實施意見[J]. 山東人力資源和社會保障， 2019（1）： 7.

[5] 鐘萬梅. 應(yīng)轉(zhuǎn)變流動人員人事檔案的服務(wù)方向： 對 “棄檔” 現(xiàn)象的思考[J]. 蘭臺世界， 2019（5）： 103-105.

基金項目：河北省人力資源和社會保障廳立項課題“秦皇島市流動人才人事檔案信息化研究”（JRS-2023-0343）

作者單位：秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險中心