衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的路徑探究

顧迅，陳菊華，李鑫平

江蘇省泰州市海陵區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所所長室，江蘇泰州 225300

2022 年6 月23 日，國務(wù)院發(fā)布《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》，明確指出要實現(xiàn)智慧監(jiān)督管理，提升衛(wèi)生監(jiān)督管理能力。衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理是衛(wèi)生監(jiān)督體系信息化建設(shè)的重要組成部分，在提供決策依據(jù)、提供數(shù)據(jù)支持等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。衛(wèi)生監(jiān)督過程中所形成的資料具有復(fù)雜、交叉的特點(diǎn)，若想充分發(fā)揮檔案管理的作用，助推衛(wèi)生監(jiān)督水平的持續(xù)提升，便需要加快推進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理。雖然當(dāng)前各級衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對檔案信息化管理的重視程度明顯提升，但受到傳統(tǒng)理念、技術(shù)水平等因素的限制，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理狀況不容樂觀。如何構(gòu)建衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理體系，探索出行之有效的信息化管理路徑，已經(jīng)成為一項重要的研究課題。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的必要性

1.1 構(gòu)建智慧衛(wèi)生監(jiān)督平臺的必要條件

衛(wèi)生監(jiān)督與公眾生活衛(wèi)生健康息息相關(guān)，是公共衛(wèi)生體系的重要組成部分，也是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保障。在“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”的大背景下，衛(wèi)生監(jiān)督逐步朝著智慧化、信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，各級政府積極打造智慧衛(wèi)生監(jiān)督平臺，實行線上與線下同步的監(jiān)管模式，逐步形成涵蓋衛(wèi)生政務(wù)事項辦理、受理等綜合性、一站式服務(wù)的智慧化衛(wèi)生監(jiān)督體系。在構(gòu)建智慧衛(wèi)生監(jiān)督平臺的過程中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是執(zhí)法數(shù)據(jù)的重要來源。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等新一代信息技術(shù)，不斷拓寬衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息服務(wù)范圍，整合衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息資源，體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督各項資料之間的內(nèi)在聯(lián)系或隸屬管理，并對非涉密衛(wèi)生監(jiān)督檔案資源進(jìn)行跨區(qū)域共享，能夠推進(jìn)智慧衛(wèi)生監(jiān)督平臺在數(shù)據(jù)信息利用方面的技術(shù)創(chuàng)新、理念革新，為智慧衛(wèi)生監(jiān)督平臺的構(gòu)建奠定堅實基礎(chǔ)[1-4]。

1.2 提升公共衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量的必由之路

檔案是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，真實反映了衛(wèi)生監(jiān)督管理過程的實際情況，體現(xiàn)出衛(wèi)生監(jiān)督水平、監(jiān)督管理內(nèi)容。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息化管理，有助于全面提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平，從傳統(tǒng)的對事務(wù)的管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔?nèi)容、數(shù)據(jù)價值的管理，在采集計劃總結(jié)、會議記錄、投訴舉報、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報表、被監(jiān)督單位本底資料、行政相對人監(jiān)督檔案等重要信息數(shù)據(jù)的同時，對衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行分級、分類管理，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，形成一戶一檔的衛(wèi)監(jiān)檔案，更加全面地掌握衛(wèi)生監(jiān)督信息[5-7]。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的現(xiàn)實困境

2.1 管理目標(biāo)模糊，管理流程不規(guī)范

明確的管理目標(biāo)是衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的先決條件。我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理起步較晚，尚未積累豐富的經(jīng)驗、形成規(guī)范的管理模式與管理流程，在實際的信息化管理工作中存在隨意性、盲目性較大的問題。衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理是一項系統(tǒng)、復(fù)雜、持續(xù)、動態(tài)變化的管理活動，在不同發(fā)展階段有其特定的管理目標(biāo)，需要從衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的實際情況、信息服務(wù)需求、信息化管理技術(shù)水平等角度入手，制訂信息化管理計劃與實施細(xì)則，保證每一項管理工作的開展都能有所依據(jù)。但當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中，缺乏明確的信息化管理目標(biāo)，不能充分意識到檔案信息化管理在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法信息化、智慧衛(wèi)監(jiān)平臺建設(shè)中的重要作用。再加上衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致各項檔案資料格式、內(nèi)容不統(tǒng)一，信息采集時間不一致，難以對檔案信息進(jìn)行深度分析并在各項衛(wèi)生監(jiān)督工作中更好地利用檔案信息資源[8]。

2.2 管理存在盲區(qū)，管理制度不完善

完善的管理制度是衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的重要保障。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理制度不完善，存在如下突出問題：①管理職責(zé)不清晰。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，主要由檔案管理部門對檔案資料進(jìn)行采集、分類、管理與歸檔，各個部門人員的參與度明顯不足，未能按照信息化管理要求與檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)及時提交相關(guān)文件，不能嚴(yán)格審核檔案資料的完整性、真實性，導(dǎo)致檔案質(zhì)量偏低，不利于檔案管理信息化建設(shè)。②缺乏暢通的信息溝通傳遞機(jī)制。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息溝通傳遞機(jī)制不暢通，各個部門尚未充分利用辦公自動化系統(tǒng)提交信息，檔案管理部門缺乏整合、分析數(shù)據(jù)信息的意識，導(dǎo)致檔案信息化管理效率難以提升[9]。

2.3 缺乏管理平臺，管理效能待提升

管理平臺是衛(wèi)生監(jiān)督管理信息化的重要依托，可以實現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，并提升衛(wèi)生監(jiān)督信息服務(wù)水平。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理平臺建設(shè)滯后，雖然能夠通過線上方式整合檔案資料，但尚未形成服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督工作開展、公共衛(wèi)生服務(wù)水平提升的平臺功能模塊。檔案管理部門的主要任務(wù)在于存儲檔案信息，未能將檔案管理工作與衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作結(jié)合為有機(jī)整體，檔案管理部門與其他部門之間缺乏協(xié)同合作，各類信息化平臺之間缺乏信息資源共享，不僅會阻礙衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息化管理，而且會導(dǎo)致檔案管理邊緣化[10]。

2.4 管理人才匱乏，管理隊伍不健全

高素質(zhì)、高技能的管理隊伍是衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的必要條件。雖然當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對檔案信息化管理予以高度重視，但檔案管理人員的知識與技能結(jié)構(gòu)不能滿足檔案信息化管理需求。①一部分檔案管理工作人員缺乏數(shù)據(jù)意識、互聯(lián)網(wǎng)思維，重視對各項事務(wù)的管理，忽視對檔案信息價值的挖掘，導(dǎo)致檔案信息化管理停留于表面，難以充分發(fā)揮檔案信息化管理對衛(wèi)生監(jiān)督?jīng)Q策的支持作用；②一部分檔案管理工作人員缺乏信息技術(shù)應(yīng)用能力，在檔案管理工作中習(xí)慣于管理紙質(zhì)檔案，不能有效運(yùn)用信息化管理平臺、檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案信息化管理工作效率低、缺乏創(chuàng)新，不利于衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理工作的有效開展[11]。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的有效路徑

3.1 明確檔案信息化管理目標(biāo)，規(guī)范管理流程

衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的實現(xiàn)需要以明確的目標(biāo)為導(dǎo)向。鑒于此，需要把握好互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管的發(fā)展趨勢，掌握檔案信息化管理的基本規(guī)律，結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的實際情況、財務(wù)狀況、技術(shù)水平、檔案信息化管理基本要求、信息服務(wù)需求、智慧衛(wèi)監(jiān)平臺的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)等對衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與細(xì)致安排，在信息化建設(shè)初期，考慮到信息技術(shù)、信息化設(shè)備的引進(jìn)成本較高，可以對重要的衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，初步建立檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，明確劃分檔案的等級、類型，完成系統(tǒng)軟硬件建設(shè)工作。在此基礎(chǔ)上加大對檔案信息化管理的投入力度，逐步實現(xiàn)無紙化檔案管理模式，加大信息采集力度，建立數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，實行檔案信息的自動化獲取。并且要規(guī)范檔案信息化管理流程，形成從檔案信息采集，到分級分類管理，到數(shù)據(jù)分析，最后到歸檔的一體化管理流程[12]。

3.2 建立檔案信息化管理制度，消除管理盲區(qū)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理制度的建立，需要明確劃分管理職責(zé)。由檔案管理部門負(fù)責(zé)制訂數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、文件格式，指導(dǎo)各個業(yè)務(wù)部門按照信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)按時提交檔案，并審核檔案信息的真實性。由各個業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按時、按標(biāo)準(zhǔn)提交檔案文件，結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作開展的實際情況初步審核檔案資料，保證檔案質(zhì)量，并根據(jù)檔案管理部門的指導(dǎo)完善檔案資料、調(diào)整文件格式。在明確管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，要暢通衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的信息溝通傳遞機(jī)制，要求檔案信息化管理采用線上與線下相結(jié)合的模式，各個部門之間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、人員系統(tǒng)等與檔案信息化管理系統(tǒng)相連，便于檔案管理部門實時化采集檔案信息，審查檔案信息的真實性。同時要求各部門保證檔案信息的安全性，嚴(yán)格按照信息化管理要求注重系統(tǒng)軟件的日常維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，嚴(yán)禁在不安全網(wǎng)站上登錄檔案信息化系統(tǒng)，或與他人共享登錄名、登錄密碼，以此實現(xiàn)檔案信息化管理的全面覆蓋[13]。

3.3 搭建檔案信息化管理平臺，提升管理效能

搭建衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理平臺的要點(diǎn)在于實現(xiàn)檔案管理工作與衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中心工作的有機(jī)結(jié)合，充分體現(xiàn)出檔案管理工作的信息服務(wù)價值，助推衛(wèi)生監(jiān)督水平的提升。鑒于此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作的實際需求設(shè)置平臺的功能模塊。主要包括：檔案管理模塊，其作用在于呈現(xiàn)列表、標(biāo)簽、時間、成員等不同維度的管理項目事務(wù)，跟進(jìn)各項事務(wù)的處理狀態(tài)并動態(tài)化、跟蹤式、全過程式采集各項事務(wù)的信息；工作平臺，是檔案管理部門日常工作的重要模塊，采用數(shù)字化、圖形化方式展現(xiàn)工作進(jìn)度、工作情況、工作任務(wù)完成程度、待處理事項等，通過技術(shù)創(chuàng)新帶動檔案信息化管理方式的創(chuàng)新，有效提高檔案信息化管理效率；資源共享模塊，針對非涉密檔案資料，在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)內(nèi)外部實現(xiàn)檔案資源的共享，可以分享檔案信息化管理的成功經(jīng)驗、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法信息化工作要點(diǎn)等，通過資源共享以實現(xiàn)成果共建；信息上報模塊用以及時向上級匯報各項重要工作，接受上級指示，保證檔案信息化管理方向正確、效能提升[14]。

3.4 打造檔案信息化管理隊伍，保證管理效率

打造高素質(zhì)、高技能的衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理隊伍，需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。①要從思想意識層面，提高檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度，使其明確檔案信息化管理環(huán)境下檔案工作的新定位、新目標(biāo)、新模式。同時提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識、數(shù)據(jù)意識，使其能夠結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管新趨勢思考檔案信息化管理目標(biāo)與現(xiàn)實需求，可以利用互聯(lián)網(wǎng)思維認(rèn)識到檔案信息化管理與衛(wèi)生監(jiān)督質(zhì)量提升之間的關(guān)系，從而激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，使其全身心投入到檔案管理的信息化改革中；②要加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其在日常工作中可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有效簡化管理流程、降低管理難度，并且利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)挖掘檔案信息價值，更好地服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展，以此有效提高檔案信息化管理效率[15]。

4 結(jié)語

衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理是構(gòu)建智慧衛(wèi)生監(jiān)督平臺的必要條件，也是提升公共衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量的必由之路。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理狀況不容樂觀，面臨著管理目標(biāo)模糊、管理存在盲區(qū)、缺乏管理平臺、管理人才匱乏的現(xiàn)實困境。鑒于此，應(yīng)當(dāng)立足實際、放眼未來，以服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督水平為根本目標(biāo)扎實推進(jìn)檔案信息化管理，逐步完善檔案信息化管理制度、規(guī)范檔案信息化管理流程、打造檔案信息化管理隊伍、搭建檔案信息化管理平臺，為智慧衛(wèi)監(jiān)格局的形成蓄勢賦能。