實(shí)訓(xùn)設(shè)備的電子檔案建立與信息化管理分析

劉 暢

（寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院，寧夏回族自治區(qū) 銀川 750021）

1 實(shí)訓(xùn)設(shè)備信息化管理的意義

實(shí)訓(xùn)設(shè)備是高校順利開展人才培養(yǎng)、科技攻關(guān)以及社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)工作必不可少的物質(zhì)保障和基礎(chǔ)。在寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院“雙高?！苯ㄔO(shè)的過程中，對(duì)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化、高效化管理提出了更高的要求。高校在優(yōu)化設(shè)備資源配置、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量等方面面臨許多新的挑戰(zhàn)，之前的傳統(tǒng)管理方式無法滿足高校發(fā)展和建設(shè)的新要求，因此設(shè)備信息化管理也被賦予了重要意義。

寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院紡織與服裝技術(shù)系擁有大量設(shè)備，設(shè)備數(shù)量大、種類多，采用傳統(tǒng)方式管理起來效率不高，無法滿足優(yōu)化設(shè)備資源配置、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的要求。自寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院“雙高?！苯ㄔO(shè)以來，紡織與服裝技術(shù)系一直在積極探索將數(shù)字信息化技術(shù)引入實(shí)訓(xùn)設(shè)備管理的具體方法和路徑，使得實(shí)訓(xùn)設(shè)備的管理更加精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。

2 紡織與服裝技術(shù)系實(shí)訓(xùn)設(shè)備管理的難點(diǎn)

（1）設(shè)備數(shù)量大、品種多。寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院紡織與服裝技術(shù)系擁有大量紡織類、服裝類以及人物形象設(shè)計(jì)類設(shè)備，設(shè)備總數(shù)量數(shù)百件，數(shù)量大、品種多。不論設(shè)備大小，價(jià)值高低，所有設(shè)備都用于教學(xué)或者科研，每臺(tái)設(shè)備都是學(xué)校的固定資產(chǎn)，都需要妥善保管。

（2）設(shè)備紙質(zhì)檔案繁瑣。紡織與服裝技術(shù)系的大量實(shí)訓(xùn)設(shè)備中，每臺(tái)設(shè)備都有相對(duì)應(yīng)的豐富的紙質(zhì)檔案，比如設(shè)備介紹、操作說明以及實(shí)訓(xùn)手冊(cè)等。但這些紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，保存、管理和查找需要花費(fèi)較多時(shí)間和精力，日常工作繁雜，效率較低。

（3）設(shè)備盤點(diǎn)、使用和維修過程中，傳統(tǒng)管理方式效率較低。在實(shí)訓(xùn)設(shè)備的盤點(diǎn)、使用、維護(hù)保養(yǎng)和維修的過程中，通常采用傳統(tǒng)的人工登記方法，耗時(shí)耗力，效率較低，而且經(jīng)常出現(xiàn)漏記以及記錄延誤的情況發(fā)生，難以實(shí)現(xiàn)設(shè)備在使用過程中的精細(xì)化和規(guī)范化管理，容易因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致設(shè)備使用、維護(hù)保養(yǎng)以及維修信息記錄不到位，不能真實(shí)反映設(shè)備使用的準(zhǔn)確信息。

為了解決紡織與服裝技術(shù)系實(shí)訓(xùn)設(shè)備紙質(zhì)資料保管費(fèi)事、分類不夠清晰、查找困難、設(shè)備使用過程中人工登記的方法耗時(shí)耗力效率較低的問題，紡織與服裝技術(shù)系長期以來一直在探索實(shí)訓(xùn)設(shè)備的信息化管理方式，為實(shí)訓(xùn)設(shè)備建立電子檔案并且在設(shè)備盤點(diǎn)、使用、維護(hù)保養(yǎng)以及維修的過程中采用數(shù)字化管理模式。

3 實(shí)訓(xùn)設(shè)備信息化管理的實(shí)施目標(biāo)

（1）優(yōu)化管理模式，為實(shí)訓(xùn)設(shè)備建立電子檔案。通過二維碼（如圖1）的形式為紡織公共實(shí)訓(xùn)中心設(shè)備建立電子檔案，二維碼就像設(shè)備的電子身份證，包含了設(shè)備基礎(chǔ)信息、主要參數(shù)、操作手冊(cè)、技術(shù)資料、主要操作視頻、設(shè)備負(fù)責(zé)人等內(nèi)容（如圖2）。需要了解設(shè)備信息時(shí)，不用再查找紙質(zhì)檔案，通過手機(jī)微信掃碼即可查看各設(shè)備的重要信息和維護(hù)保養(yǎng)等相關(guān)數(shù)據(jù)，極大提高了工作效率。

圖1 設(shè)備二維碼實(shí)例

圖2 設(shè)備二維碼展示效果

（2）完善設(shè)備電子檔案內(nèi)容，豐富設(shè)備培訓(xùn)資源。在設(shè)備二維碼的基礎(chǔ)上，逐步完善設(shè)備電子檔案內(nèi)容，不斷豐富與設(shè)備配套的培訓(xùn)資源。比如在后續(xù)的實(shí)訓(xùn)設(shè)備數(shù)字化管理建設(shè)中，可以在已經(jīng)建立好的二維碼基礎(chǔ)上，加入設(shè)備的相關(guān)實(shí)訓(xùn)操作手冊(cè)等內(nèi)容，給學(xué)生提供豐富的優(yōu)質(zhì)數(shù)字教育和培訓(xùn)資源，推動(dòng)設(shè)備信息以及操作方法等資源開放共享，同時(shí)方便學(xué)生隨時(shí)學(xué)習(xí)設(shè)備的相關(guān)知識(shí)。

（3）設(shè)備狀態(tài)、維護(hù)保養(yǎng)、維修的精細(xì)化和科學(xué)化管理。通過實(shí)訓(xùn)設(shè)備資料的二維碼數(shù)字化管理模式，在使用過程中可以通過掃描二維碼隨時(shí)記錄實(shí)訓(xùn)設(shè)備的使用狀態(tài)，比如設(shè)備是正常使用還是待修理等。還可以通過數(shù)字化管理及時(shí)進(jìn)行設(shè)備點(diǎn)檢、維護(hù)保養(yǎng)，以及了解故障隱患等。日常檢查時(shí)，檢查人員只需使用微信掃一掃，就可以快速記錄設(shè)備狀態(tài)、檢修設(shè)備以及了解設(shè)備存在的隱患和處理情況?！芭恼?、錄像”功能還能彌補(bǔ)紙質(zhì)版記錄不能清晰反映檢查、維修的情況。拍攝的照片會(huì)自動(dòng)帶上水印，無法被手動(dòng)修改，杜絕為了應(yīng)付檢查突擊式補(bǔ)記錄的情況。

（4）精準(zhǔn)記錄設(shè)備使用信息，數(shù)據(jù)可視化呈現(xiàn)。在設(shè)備的完整使用周期內(nèi)，每次設(shè)備的使用、日常點(diǎn)檢、維護(hù)保養(yǎng)和維修時(shí)，通過掃描二維碼，可以詳細(xì)精準(zhǔn)記錄設(shè)備每次的使用、維護(hù)保養(yǎng)以及維修數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)可以在設(shè)備二維碼信息后臺(tái)看到。通過數(shù)字化管理方式，免去了之前傳統(tǒng)管理方式中需要對(duì)設(shè)備各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行大量匯總和計(jì)算，數(shù)字化管理模式可以準(zhǔn)確、可靠、方便地記錄每臺(tái)設(shè)備的數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和規(guī)范性，同時(shí)在后臺(tái)記錄以及可視化呈現(xiàn)，可通過Excel 表格將所有設(shè)備的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，進(jìn)行進(jìn)一步分析。

（5）方便設(shè)備數(shù)據(jù)分析，為資源配置和績效評(píng)價(jià)提供依據(jù)。通過實(shí)訓(xùn)設(shè)備的二維碼后臺(tái)，詳細(xì)記錄下每臺(tái)設(shè)備在全生命周期內(nèi)的使用、日常點(diǎn)檢、維護(hù)保養(yǎng)和維修等數(shù)據(jù)。通過數(shù)字化記錄的數(shù)據(jù)對(duì)所有實(shí)訓(xùn)設(shè)備進(jìn)行全面分析，將實(shí)訓(xùn)設(shè)備的數(shù)據(jù)與學(xué)校的人事管理、教學(xué)質(zhì)量管理、學(xué)科建設(shè)以及“雙高?！苯ㄔO(shè)等重點(diǎn)工作相結(jié)合，全面掌握實(shí)訓(xùn)設(shè)備的管理與使用現(xiàn)狀，科學(xué)評(píng)價(jià)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的使用績效，更好地發(fā)揮設(shè)備的作用。

另外通過后臺(tái)數(shù)據(jù)記錄，對(duì)數(shù)據(jù)分析后，全面了解設(shè)備的數(shù)量規(guī)模、類型分布、管理使用、運(yùn)行維護(hù)等方面的整體情況，為建立完整的設(shè)備使用管理綜合考評(píng)體系、改進(jìn)設(shè)備管理機(jī)制提供支持，也為設(shè)備的對(duì)外開放共享、社會(huì)服務(wù)以及資源合理配置提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

4 實(shí)訓(xùn)設(shè)備信息化管理的具體做法

使用二維碼的方式實(shí)現(xiàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的電子檔案建立和數(shù)字化管理。為紡織公共實(shí)訓(xùn)中心的重要設(shè)備建立二維碼，通過手機(jī)掃碼即可看到設(shè)備的電子檔案信息以及使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄和維修記錄等（如圖3）。比如附件中是紡織公共實(shí)訓(xùn)中心全自動(dòng)織襪機(jī)的二維碼，通過掃描二維碼，可以看到設(shè)備的照片、基本介紹、主要參數(shù)、操作步驟以及操作視頻等。

圖3 二維碼填寫設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)和維修記錄

另外可以通過掃描二維碼的方式對(duì)這臺(tái)設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化管理，每次使用全自動(dòng)織襪機(jī)前，掃描二維碼了解目前織襪機(jī)的狀態(tài)，填寫使用記錄。在維護(hù)保養(yǎng)和維修時(shí)，通過掃描二維碼填寫相關(guān)記錄，形成設(shè)備的動(dòng)態(tài)檔案。

5 實(shí)訓(xùn)設(shè)備信息化管理的成效亮點(diǎn)

（1）二維碼制作方便，信息豐富，有較強(qiáng)的推廣性。利用二維碼的形式制作實(shí)訓(xùn)設(shè)備電子檔案并進(jìn)行數(shù)字化管理。依托二維碼生成平臺(tái)制作二維碼，方法簡單易學(xué)，制作效率高，適合大規(guī)模的設(shè)備電子檔案建立，成本低廉，具有較強(qiáng)的推廣性，可以逐步推廣到學(xué)校其他教學(xué)部門的設(shè)備數(shù)字化管理中。也可以推廣到其他領(lǐng)域的管理過程中，比如耗材管理、教學(xué)資源數(shù)字化管理等。所制作的設(shè)備二維碼內(nèi)容豐富，圖、文、音視頻、操作文檔、動(dòng)態(tài)表格等多種多媒體形式可以同時(shí)在二維碼中體現(xiàn)，同時(shí)可供學(xué)生下載學(xué)習(xí)，豐富的內(nèi)容組合生動(dòng)地展示了設(shè)備的相關(guān)資料，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，多媒體形式的設(shè)備信息更便于學(xué)生學(xué)習(xí)設(shè)備相關(guān)知識(shí)。

（2）學(xué)生參與制作過程，拍攝設(shè)備操作視頻，學(xué)以致用。在設(shè)備的電子檔案制作過程中，學(xué)生參與了大量工作，比如設(shè)備的信息收集，設(shè)備操作說明和維護(hù)保養(yǎng)方法的撰寫以及操作視頻的錄制等。在整個(gè)過程中，學(xué)生將課上所學(xué)的實(shí)訓(xùn)設(shè)備理論知識(shí)用于實(shí)踐過程中，學(xué)以致用，提高了設(shè)備的操作能力。設(shè)備電子檔案的建立不僅極大提升了設(shè)備的管理效率，同時(shí)讓學(xué)生有了應(yīng)用知識(shí)的機(jī)會(huì)，將所學(xué)知識(shí)用于實(shí)踐中。

（3）數(shù)字化實(shí)現(xiàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的精細(xì)化、科學(xué)化和規(guī)范化管理。通過二維碼的形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的數(shù)字化管理。在設(shè)備日常使用、維護(hù)保養(yǎng)和維修的過程中，隨時(shí)通過掃碼記錄，不再使用手寫的紙質(zhì)記錄，數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確可靠。通過掃碼將設(shè)備管理的各個(gè)過程記錄下來，逐漸形成設(shè)備的動(dòng)態(tài)運(yùn)維檔案。這些數(shù)據(jù)記錄安全、穩(wěn)定地存在二維碼平臺(tái)，可以隨時(shí)查看，并可視化呈現(xiàn)，還能以各種形式導(dǎo)出，方便后續(xù)數(shù)據(jù)處理。全面掌握實(shí)訓(xùn)設(shè)備的管理與使用現(xiàn)狀，科學(xué)評(píng)價(jià)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的使用績效，更好地發(fā)揮設(shè)備的作用。

（4）二維碼使用方便，形成閉環(huán)式管理。在設(shè)備的使用過程中，只需要掃描二維碼，即可以完成各項(xiàng)表格的填寫。設(shè)備管理人員和使用人員在使用、維護(hù)保養(yǎng)以及維修的過程中，現(xiàn)場掃碼，以圖片、音視頻等形式上報(bào)設(shè)備使用情況，系統(tǒng)將向指定責(zé)任人發(fā)送通知。在維護(hù)保養(yǎng)和點(diǎn)檢的過程中，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備有問題，巡檢人員可以手動(dòng)選擇維修人員進(jìn)行通知。維修人員維修后，能在異常記錄下添加維修說明，形成閉環(huán)。設(shè)備的巡檢、維修、驗(yàn)收過程中，需要涉及到一線人員、維修員和管理員等多人。數(shù)字化管理可以形成閉環(huán)功能，設(shè)備負(fù)責(zé)人員巡檢后填寫巡檢表單，添加后續(xù)處理情況并@其他人一起來完成巡檢任務(wù)，閉環(huán)式推進(jìn)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在設(shè)備的使用和管理過程中通過二維碼數(shù)字化的方式，極大提升設(shè)備管理效率，方便操作，相比紙質(zhì)記錄，省時(shí)省力，有效減少漏記情況發(fā)生。

（5）二維碼內(nèi)容可隨時(shí)更新，方便后續(xù)改進(jìn)和補(bǔ)充。在設(shè)備二維碼制作過程中可以多人協(xié)作，在線上平臺(tái)完成，團(tuán)結(jié)合作、集思廣益、不斷改進(jìn)。二維碼的內(nèi)容保存在線上平臺(tái)，可以隨時(shí)更新內(nèi)容，每次掃描二維碼之后，所顯示的都是最新內(nèi)容。二維碼內(nèi)容更新方便，為后續(xù)的改進(jìn)和補(bǔ)充提供了極大便利。后續(xù)可以逐步完善設(shè)備的電子檔案以及數(shù)字化管理工作，比如給重要設(shè)備加入實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)手冊(cè)等，不斷豐富設(shè)備信息等，通過二維碼的方式可以隨時(shí)更新電子檔案內(nèi)容。