水利工程項目檔案管理評價指標體系構(gòu)建分析

摘 要：利用層次分析法建立水利工程項目檔案管理評價指標體系，可以將水利工程項目檔案管理諸多因素條理化、層次化，為管理者提供科學直觀的依據(jù)。本文以水利工程項目檔案管理為例，分析了層次分析法構(gòu)建檔案管理指標體系的方法、原則及等級評價標準，并對水利工程項目檔案管理進行了評價，提出了改進建議，拓展了水利工程項目檔案管理評價的理論深度，具有積極的現(xiàn)實指導意義。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；檔案管理；指標體系

概述

水利部公布的數(shù)據(jù)顯示，2022年全國開工重大水利工程項目47個，投資規(guī)模4577億元，新開工水利工程項目2.5萬個，較2021年度新增4135個，全年完成水利項目建設(shè)10893億元，較2021年度增長44%。此外，還完成3500多座病險水庫除險加固，治理中小河流1605條，河長1.4萬公里。大興水利工程項目建設(shè)在造福一方百姓的同時，在項目前期、實施、竣工驗收等階段均形成大量具有保存價值的文字、圖表、音像和實物等形式的水利工程建設(shè)項目文件，構(gòu)成水利工程項目檔案的重要內(nèi)容。近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在檔案管理中的應(yīng)用，項目檔案管理系統(tǒng)功能日趨完善，也使得水利工程項目檔案管理取得快速發(fā)展。只有進一步完善檔案管理評價指標體系，才能提升整個檔案管理系統(tǒng)利用率[1]。為適應(yīng)新時代水利工程項目建設(shè)及檔案管理發(fā)展需要，強化檔案管理工作水平，進行科學評價是促進水利工程項目檔案科學發(fā)展的必然趨勢。通過水利工程項目檔案管理科學評價，展現(xiàn)管理現(xiàn)狀及效果，解決相關(guān)問題，將有限的檔案管理資源側(cè)重于更為關(guān)鍵或重要環(huán)節(jié)。

層次分析法（AnalyticHierarchyProcess，簡稱AHP），最早是由美國著名運籌學家薩蒂于20世紀70年代提出。層次分析法旨在就問題歸結(jié)至最底層對最高層所占權(quán)重的確立，將若干問題拆解為不同組合因素，再將拆分因素根據(jù)其關(guān)聯(lián)性組成不同層次聚集且多層次的分析結(jié)構(gòu)模型[2]。利用層次分析法建立水利工程項目檔案管理評價指標體系，可以將水利工程項目檔案管理諸多因素條理化、層次化，判斷哪些重要急需處理的問題，為管理者提供科學直觀的依據(jù)[3]。

1 評價指標體系的構(gòu)建原則

1.1 實用性

水利工程項目檔案管理涵蓋項目前期、實施、竣工驗收等不同階段中形成的檔案資料的管理，評價的范圍廣、環(huán)節(jié)多、內(nèi)容雜，選擇AHP法構(gòu)建水利工程項目檔案管理評價指標體系，應(yīng)本著實用性原則，既要有定性指標，也要有定量指標，使整個指標體系具有統(tǒng)一性，更具統(tǒng)一測度，最大限度地減少人為主觀因素干預(yù)和影響。

1.2 簡便性

在選擇指標及標定其指標內(nèi)容時應(yīng)選擇簡潔、明了、直接、全面的指標，指標要具有較強的概括性、綜合性，還要保證同一層級指標或不同層級指標之間的一定關(guān)聯(lián)性。

1.3 目的性

所謂目的性，就是指利用APH法構(gòu)建水利工程項目檔案管理評價指標有著明確的目的性，建立每一層級的指標，以及界定的每一層級指標的內(nèi)容，都是為了更快、更好地發(fā)現(xiàn)問題、找出問題，從而更好地、更有目的地解決問題。

1.4 動態(tài)結(jié)合

隨著水利事業(yè)發(fā)展，以及檔案管理理念、管理體制機制的發(fā)展進步，水利工程項目檔案管理體系也將日趨完善，是一個從不完善到不斷完善的動態(tài)過程，因此，水利工程項目檔案管理指標體系內(nèi)容也不是一成不變的，而是要與時俱進，整個檔案管理評價指標體系也要做出相應(yīng)的調(diào)整[4]。

2 評價指標體系的構(gòu)建

2.1 構(gòu)建方法

AHP法體現(xiàn)了綜合法、分析法指標構(gòu)建核心思想，將評價目標進行系統(tǒng)分析，構(gòu)建起若干層級遞階的結(jié)構(gòu)分析模型（見圖1）。利用AHP法基本思路進行檔案管理評價指標體系的構(gòu)建是非常有效的[5]。

2.2 構(gòu)建內(nèi)容

根據(jù)AHP法基本模型（見圖1），結(jié)合水利工程項目檔案管理特點及現(xiàn)實存在的問題，將水利工程項目檔案管理評價指標體系分為目標層、準則層和指標層三個層級[6]，共20個指標（見表1）。

2.3 評價等級

評價指標分值采用百分制，滿分100分，最終得分取值范圍[0，100]。其中，組織機構(gòu)20分；管理制度和保管條件均為15分；日常管理30分；開發(fā)利用20分。為了便于評價需要，又將準則層下指標層的每個指標進行分級操作，設(shè)置五個等級（見表2），其中一級為最優(yōu)、二級為次優(yōu)，分別對應(yīng)相應(yīng)的分值，以此類推，計算出每一個層級相應(yīng)的分值和對應(yīng)的等級。

根據(jù)表1計算出每一層級得分，并依據(jù)表2對其等級進行劃分，三級及以上為合格、良好、優(yōu)秀，三級以下為不合格等級。在評價結(jié)束后，便可根據(jù)評價過程準確把握水利工程項目檔案管理存在的主要問題及問題產(chǎn)生的原因，進而為檔案管理部門采取有針對性的解決措施提供精準指導，使評價結(jié)果更加客觀、全面、真實，也使評價結(jié)果更具指導性、參考性和可操作性。根據(jù)評價結(jié)果得出水利工程項目檔案管理所屬層級，并為進一步優(yōu)化水利工程項目檔案管理提供精準指導和參考。

3 某水庫除險加固工程檔案管理評價實例

某水庫除險加固工程于2020年完工，并經(jīng)水利、檔案管理部門聯(lián)合組成驗收組，對該水庫除險加固工程項目檔案進行專項驗收，驗收組按《評分標準》，獲得90分以上，水利工程項目檔案管理驗收達到了優(yōu)秀等級，順利通過了檔案專項驗收，也為該水庫除險加固工程竣工驗收順利進行奠定了扎實基礎(chǔ)。但在驗收過程中，對照評分標準和評分內(nèi)容，也發(fā)現(xiàn)了一些問題：首先，組織機構(gòu)。成立了水利工程項目檔案管理領(lǐng)導小組，小組由行政管理、技術(shù)管理等人員組成，牽頭由檔案管理部門專門負責，專職人員若干，存在的問題主要是專職人員存在流動性，電子檔案歸檔不及時，未吸納一定兼職人員，檔案資料收集不及時。其次，管理制度。嚴格落實《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》，并在該《規(guī)定》的基礎(chǔ)上建立了除險加固工程項目檔案工作、管理及崗位職責制度，但缺少具體的檔案人員薪資及培訓制度，未有針對性地開展業(yè)務(wù)知識培訓。再次，管理條件。設(shè)置了水利工程項目檔案管理庫房，配備了信息化所需的軟硬件設(shè)施，但檔案管理環(huán)境有待提升，落實“八防”標準和要求還有一定差距。再次，日常管理。專業(yè)性、完整性和協(xié)調(diào)性較好，但同步性、時效性還要加強。突出表現(xiàn)在“三納入”“四參加”“四同步”落實的質(zhì)量和效果還需增強，尤其是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔落實還不到位。最后，開發(fā)利用。鑒定、檢索利用完成的較好，專業(yè)修復及效益開發(fā)還需要加強。

4? 改進建議

水利工程項目檔案管理應(yīng)嚴格落實《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項目竣工圖編制要求》《水利工程建設(shè)項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》，從組織機構(gòu)、管理制度、保管條件、日常管理和開發(fā)利用等方面綜合施策，并及時做好管理評價，發(fā)現(xiàn)問題及時改進，不斷提升水利工程項目檔案管理科學化、規(guī)范化水平。

4.1 強化組織領(lǐng)導

水利工程項目是一項龐大的系統(tǒng)工程，要切實強化檔案工作的組織領(lǐng)導。成立水利工程項目檔案工作領(lǐng)導小組，嚴格執(zhí)行“三納入”“四參加”“四同步”制度，實行集中管理原則，在領(lǐng)導小組堅強領(lǐng)導下，在同一機構(gòu)下做到統(tǒng)一領(lǐng)導，執(zhí)行統(tǒng)一制度。并將水利工程項目檔案管理納入項目發(fā)展規(guī)劃，并與工程項目同部署、同落實、同考核，制定水利項目檔案管理工作規(guī)劃。

4.2 完善管理制度

根據(jù)指標評價體系，發(fā)現(xiàn)問題并及時完善解決，建立健全水利工程項目檔案管理各項規(guī)章制度，明確水利工程項目文件歸檔范圍、檔案保管期限規(guī)定。健全領(lǐng)導崗位職責制度，水利工程項目檔案工作分管領(lǐng)導、檔案部門負責人崗位職責及職責內(nèi)容。完善檔案管理人員崗位責任制度，細化具體從事水利工程項目檔案管理人員的崗位職責及內(nèi)容。建立檔案人員培訓制度。根據(jù)水利工程項目建設(shè)周期，組織專兼職檔案員業(yè)務(wù)知識培訓，重點學習檔案法規(guī)、水利工程項目檔案管理標準的學習。完善績效考核制度。將檔案人員考核與其他專業(yè)技術(shù)人員同考核，落實同等考核待遇。此外，還要健全水利工程項目電子檔案管理制度、安全檢查保管制度等等，以制度保證檔案管理規(guī)范化、科學化水平。

4.3 改善保管條件

從水利工程項目檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境及軟硬件條件等方面，切實改善水利工程項目檔案保管條件，確保項目檔案安全。基礎(chǔ)設(shè)施方面，要建立專用水利工程項目檔案管理庫房，配備辦公室、閱覽室等場所，添置必要的辦公設(shè)施，采購無酸檔案盒、密集柜架、消磁柜等設(shè)施設(shè)備。改善水利工程項目檔案保管條件，嚴格按照“八防”的標準和要求配備設(shè)施設(shè)備，使水利工程項目檔案保管條件符合相關(guān)要求。軟硬件方面，則主要圍繞水利工程項目檔案的電子化、數(shù)字化添置相應(yīng)的計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、存儲介質(zhì)，電子文件管理軟件系統(tǒng)等。

4.4 加強日常管理

日常管理質(zhì)量和水平在評價指標體系中的權(quán)重最大，要從專業(yè)性、協(xié)調(diào)性、同步性、時效性、完整性等方面切實加強水利工程項目檔案日常管理工作。將水利工程項目建設(shè)過程中有關(guān)水文、地質(zhì)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等專業(yè)性文件進行專業(yè)分類歸檔，通過統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實現(xiàn)每個環(huán)節(jié)的項目建設(shè)推動均要同步做好檔案資料的收集整理。嚴格依據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》，按照規(guī)定的時間做好文件資料交接、歸檔，確保水利工程項目檔案資料的完整性、歸檔率和準確率。

4.5 做好開發(fā)利用

從檢索工具、日常利用和編研開發(fā)等方面，切實做好水利工程檔案開發(fā)利用，發(fā)揮水利工程檔案現(xiàn)實應(yīng)用價值。就檢索工具開發(fā)而言，要編制水利工程項目紙質(zhì)檔案案卷目錄、歸檔文件目錄、分類案卷目錄、聲像檔案保管目錄。利用計算機及檔案管理自動化系統(tǒng)進行管理[7]，建立水利工程項目檔案庫、基礎(chǔ)庫、管理庫，全文檢索和系統(tǒng)設(shè)置，為日常利用提供可靠保證。圍繞水利工程項目檔案利用頻率的綜合分析，以及水利工程項目管理的實際需要，主動做好水利工程項目檔案編研，如全宗介紹、專題匯集、水利業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題概要等，并使編寫的資料具有連續(xù)性、規(guī)范性，提升編研利用價值。

結(jié)語

水利工程項目檔案管理質(zhì)量直接決定著檔案作用的發(fā)揮，利用科學地層次分析法建立水利工程項目檔案管理評價指標體系，能夠?qū)⒂绊懰こ添椖繖n案管理諸多因素進行條理化、層次化分析，更加直觀清晰地判斷哪些急需處理的問題，并針對存在的問題提出進一步改進措施，不斷提升水利工程項目檔案管理水平，為水利事業(yè)發(fā)展作出積極貢獻。

參考文獻

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作者簡介：李盼妮（1985— ），大學學歷，福州市水利工程技術(shù)中心館員，主要從事檔案管理研究。