檔案開發(fā)利用與惠民服務(wù)研究

李燕

摘 要：文章從惠民服務(wù)的視角，探討了檔案開發(fā)利用的新趨勢(shì)，包括數(shù)字化與信息化、公眾參與、服務(wù)導(dǎo)向以及社會(huì)化合作；分析了惠民服務(wù)導(dǎo)向下檔案開發(fā)利用的要素，包括主體要素（檔案工作者與多元化利益相關(guān)者）、客體要素（檔案的內(nèi)容與形式）以及條件要素（技術(shù)基礎(chǔ)與政策環(huán)境）。在此基礎(chǔ)上，提出構(gòu)建以滿足用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)模式，數(shù)字化、云服務(wù)與人工智能融合應(yīng)用，以及構(gòu)建全社會(huì)參與的檔案開發(fā)利用新模式等策略，為檔案的開發(fā)利用提供新思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案開發(fā)；利用；惠民服務(wù)

檔案開發(fā)利用在惠民服務(wù)中發(fā)揮的作用，不僅關(guān)乎公眾生活的便捷與舒適，更是直接影響檔案工作的開展。[1]滿足公眾需求將促使檔案工作者改變工作方式、提高檔案的開發(fā)利用水平，有力推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化步伐。高效檔案開發(fā)利用能更深入地挖掘和傳遞檔案的價(jià)值，從而提升檔案工作社會(huì)地位與影響力。但從檔案惠民服務(wù)的現(xiàn)狀來看，還存在一些問題：一是檔案數(shù)字化和信息化進(jìn)程仍然較慢。由于檔案數(shù)量龐大，很多檔案仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)形式為主，這嚴(yán)重阻礙了檔案信息的有效傳播和利用。[2]二是現(xiàn)有的檔案信息服務(wù)平臺(tái)并不能完全滿足公眾的需求。許多檔案服務(wù)平臺(tái)操作復(fù)雜，信息檢索效率不佳，給公眾帶來不便。[3]三是民生檔案數(shù)字化成果并未轉(zhuǎn)化為向公眾開放利用的成效。[4]對(duì)此，本文深入研究和探討檔案開發(fā)利用在惠民服務(wù)中的應(yīng)用和策略，以期推動(dòng)公共服務(wù)改革，提升檔案開發(fā)利用的理論和實(shí)踐水平。

一、 惠民服務(wù)視角下檔案開發(fā)利用的新趨勢(shì)

1. 數(shù)字化與信息化：科技助力檔案開發(fā)利用

首先，數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案開發(fā)利用的促進(jìn)作用主要體現(xiàn)為存儲(chǔ)、管理和檢索。具體而言，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間有限、易受損壞的問題，增強(qiáng)了檔案保管的安全性；數(shù)字化的檔案可以進(jìn)行統(tǒng)一、高效的管理，減少人為錯(cuò)誤，提高了檔案管理的精準(zhǔn)性[5]；利用電子技術(shù)進(jìn)行分類和檢索，能夠使查閱檔案資料的效率得到顯著提升。其次，信息化包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案開發(fā)利用有著深遠(yuǎn)的影響。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理和分析，使得檔案信息的獲取更加便捷、準(zhǔn)確，滿足了公眾需求；云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用使得檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和利用可以在云端進(jìn)行，不再受限于地域和設(shè)備，進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案服務(wù)的覆蓋范圍。

2. 公眾參與：從“被服務(wù)者”到“服務(wù)參與者”

在惠民服務(wù)視角下，公眾由傳統(tǒng)的“被服務(wù)者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)參與者”。[6]一方面，公眾參與可以豐富檔案的內(nèi)容和形式。通過社區(qū)參與、口述歷史項(xiàng)目等形式，公眾參與到檔案的收集、整理和編制過程中，將個(gè)人經(jīng)歷和生活記憶轉(zhuǎn)化為可供利用的檔案資源。另一方面，公眾參與可以提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效果。通過公眾參與，檔案館可以更準(zhǔn)確地了解公眾的需求以提供檔案服務(wù)。例如，張家港市檔案局將基層群眾納入檔案資源建設(shè)的主體范疇，共同參與基層檔案治理的實(shí)踐，構(gòu)建多元主體共同治理的檔案治理體系，與基層社會(huì)組織、基層志愿者、居民群眾共同完成了“百村萬戶”口述歷史檔案建設(shè)。[7]

3. 服務(wù)導(dǎo)向：從專業(yè)研究到滿足公眾需求的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案工作多聚焦和服務(wù)于政策決策、科研教育和歷史研究等領(lǐng)域，而在當(dāng)前的信息社會(huì)，隨著公眾對(duì)于歷史、文化和社會(huì)知識(shí)需求的日益增長(zhǎng)，檔案工作的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)從專業(yè)研究者拓展到廣大公眾。這意味著檔案開發(fā)利用必須從滿足專業(yè)性、復(fù)雜性的研究需求，延伸至滿足多樣化、個(gè)性化、便利性的公眾需求?；菝穹?wù)導(dǎo)向的檔案開發(fā)利用強(qiáng)調(diào)以用戶為中心，將公眾的需求作為服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。具體來說，主要包括兩個(gè)方面：一是通過調(diào)研、問卷等方式了解公眾的檔案需求，定制化提供檔案服務(wù)，包括提供與公眾生活密切相關(guān)的檔案資料，如家族史、地方史、社區(qū)史等；二是優(yōu)化檔案服務(wù)的方式和途徑，如通過線上平臺(tái)提供24小時(shí)全天候服務(wù)，提供智能檢索、在線咨詢等功能，提高檔案服務(wù)的便利性和可及性。

4. 社會(huì)化合作：廣泛聯(lián)動(dòng)，推動(dòng)檔案價(jià)值最大化

社會(huì)化合作體現(xiàn)在多個(gè)層面。首先，檔案機(jī)構(gòu)間的合作被視為推動(dòng)檔案資源整合、共享的重要途徑。通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟、共享平臺(tái)等方式，各類檔案機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行資源的交換和共享，提高檔案資源的利用率，同時(shí)減少資源的冗余和浪費(fèi)。其次，檔案機(jī)構(gòu)與非檔案機(jī)構(gòu)的合作也日益成為一種新的趨勢(shì)。例如，檔案機(jī)構(gòu)可以與學(xué)校、社區(qū)、企業(yè)等進(jìn)行合作，利用各自的優(yōu)勢(shì)資源，提供更加豐富和多元的檔案服務(wù)。例如，新加坡國(guó)家檔案館利用自建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)Archives Online，將本館的檔案資源分派為不同的任務(wù)，社會(huì)公眾借助此平臺(tái)完成檔案文件的轉(zhuǎn)錄和描述等。

二、 惠民服務(wù)導(dǎo)向的檔案開發(fā)利用要素

1. 主體要素：檔案工作者與多元化利益相關(guān)者

主體要素主要指檔案開發(fā)利用的執(zhí)行者，具體包括檔案工作者和多元化利益相關(guān)者兩個(gè)層面。首先，檔案工作者是惠民服務(wù)導(dǎo)向的檔案開發(fā)利用的主要執(zhí)行者。在這一過程中，檔案工作者需要運(yùn)用專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)檔案進(jìn)行深入研究、整理和保管；具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，以滿足公眾需求為導(dǎo)向，提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)；掌握先進(jìn)的技術(shù)和方法，以便在數(shù)字時(shí)代跟上檔案開發(fā)利用的新趨勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式。其次，多元化利益相關(guān)者在檔案開發(fā)利用中也扮演著重要角色。例如，政府部門可以利用檔案資料為決策提供依據(jù)；企事業(yè)單位可通過檔案研究挖掘商業(yè)價(jià)值；社會(huì)組織和個(gè)人則可依托檔案了解歷史、傳承文化。

2. 客體要素：檔案的內(nèi)容與形式

客體要素主要指檔案開發(fā)利用中的主要對(duì)象，即檔案本身。具體來說，客體要素包括檔案的內(nèi)容和形式兩個(gè)方面。首先，檔案的內(nèi)容是最核心的部分，也是檔案開發(fā)利用的主要依據(jù)。檔案的內(nèi)容決定了它的信息價(jià)值、歷史價(jià)值和文化價(jià)值，進(jìn)而影響其在公眾服務(wù)中的應(yīng)用可能性和效果。其次，檔案的形式也是客體要素的重要組成部分。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然具有一定的歷史價(jià)值和獨(dú)特性，但其在保存和利用上存在一些限制，如易受環(huán)境影響，難以進(jìn)行大規(guī)模復(fù)制和傳播等。而電子檔案因其數(shù)字化特性，不僅可以進(jìn)行快速高效的檢索、復(fù)制和傳播，而且可以通過多媒體和互動(dòng)手段，展現(xiàn)更加豐富和生動(dòng)的檔案內(nèi)容。

3. 條件要素：技術(shù)基礎(chǔ)與政策環(huán)境

條件要素是惠民服務(wù)導(dǎo)向的檔案開發(fā)利用的重要支撐，主要包括技術(shù)基礎(chǔ)和政策環(huán)境兩個(gè)方面。首先，技術(shù)基礎(chǔ)是檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵。如前文所述，隨著數(shù)字化和信息化的發(fā)展，檔案工作正在經(jīng)歷深刻的變革。電子檔案的普及，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，都為檔案開發(fā)利用提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。這也要求檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者必須掌握相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)和技能，才能充分利用這些技術(shù)進(jìn)行高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。其次，政策環(huán)境對(duì)于檔案開發(fā)利用也具有重要影響。政府的政策導(dǎo)向、法規(guī)制度以及資源投入，都會(huì)對(duì)檔案工作產(chǎn)生影響。

三、 檔案開發(fā)利用與惠民服務(wù)策略探析

1. 檔案服務(wù)策略：以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)模式

第一，獲取服務(wù)需求。檔案機(jī)構(gòu)可以通過用戶訪談、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式，對(duì)用戶的需求進(jìn)行深入地調(diào)查和了解。在需求獲取的過程中，涵蓋各類用戶，包括政府部門、企事業(yè)單位、學(xué)者和普通公眾等，以確保服務(wù)的全面性和精準(zhǔn)性。例如，北京市海淀區(qū)檔案館針對(duì)查檔市民關(guān)心的熱點(diǎn)問題，優(yōu)先對(duì)利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；市民通過電話預(yù)約查詢的，工作人員會(huì)提前調(diào)卷復(fù)制，進(jìn)而提高服務(wù)效率。第二，提供服務(wù)定制。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)不同用戶的需求，提供定制化的檔案服務(wù)。這可能涉及服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式、服務(wù)渠道等方面的個(gè)性化設(shè)計(jì)。對(duì)于學(xué)者，可以提供專門的檔案研究服務(wù)，包括檔案檢索、專題研究資源的提供等。對(duì)于普通公眾，可以提供易于理解和利用的檔案信息服務(wù)，如圖文并茂的檔案展示、生動(dòng)有趣的檔案故事分享等。上海市浦東新區(qū)檔案局就曾通過接受現(xiàn)場(chǎng)咨詢、布置宣傳展板、舉辦培訓(xùn)講座、推廣檔案編研成果等多種形式，對(duì)園區(qū)企業(yè)開展“定制式”檔案普法及檔案文化宣傳。第三，優(yōu)化服務(wù)。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷優(yōu)化服務(wù)流程，提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

2. 技術(shù)應(yīng)用策略：數(shù)字化、云服務(wù)與人工智能的應(yīng)用

不同的檔案機(jī)構(gòu)在技術(shù)實(shí)力上存在明顯的差距，有的檔案機(jī)構(gòu)可能已經(jīng)掌握了先進(jìn)的技術(shù)，能夠提供高質(zhì)量的服務(wù)，而有的檔案機(jī)構(gòu)則可能技術(shù)滯后，無法滿足公眾的需求。因此，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)來說，首先需要進(jìn)行的是全面的技術(shù)評(píng)估，即評(píng)估檔案機(jī)構(gòu)自身在數(shù)字化、云服務(wù)和人工智能等方面的技術(shù)儲(chǔ)備和應(yīng)用能力。這需要對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、技術(shù)人員的技能水平、技術(shù)服務(wù)的質(zhì)量等進(jìn)行全面的評(píng)估和分析。具體而言，硬件設(shè)備可以通過其性能、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性等方面進(jìn)行評(píng)估；軟件系統(tǒng)可以通過其功能性、易用性、安全性等進(jìn)行評(píng)估；技術(shù)人員的技能水平可以通過其專業(yè)知識(shí)、操作能力、問題解決能力等進(jìn)行評(píng)估；技術(shù)服務(wù)的質(zhì)量可以通過其響應(yīng)速度、解決問題效率、用戶滿意度等進(jìn)行評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)的應(yīng)用。例如，湖北省檔案館對(duì)查檔利用系統(tǒng)進(jìn)行了云服務(wù)升級(jí)，憑借云服務(wù)器的高性能，數(shù)字化檔案載入速度比部署前快3倍以上；福建省檔案館則借助人工智能檔案開放審核系統(tǒng)輔助完成120多萬件開放檔案的審核任務(wù)，顯著地提高了公眾查詢利用檔案的效率。

3. 合作與共享策略：構(gòu)建全社會(huì)參與的檔案開發(fā)利用新模式

首先，構(gòu)建多元化的合作框架。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案的來源和使用已經(jīng)不再局限于某一特定的領(lǐng)域或群體，而是涉及社會(huì)方方面面。因此，檔案機(jī)構(gòu)需要積極構(gòu)建與政府部門、企事業(yè)單位、教育科研機(jī)構(gòu)等的合作關(guān)系，建立跨領(lǐng)域、跨界別的檔案資源共享平臺(tái)（如圖1所示）。其次，制定合理的規(guī)則和制度，明確各方的合作方式和責(zé)任，以便從更寬廣的角度和更高層次進(jìn)行檔案開發(fā)和利用。再次，充分發(fā)揮公眾參與的作用。公眾是檔案服務(wù)的最終受益者，他們對(duì)檔案服務(wù)的需求和評(píng)價(jià)，理應(yīng)成為檔案開發(fā)利用的重要參考。因此，檔案機(jī)構(gòu)需要開展各種形式的公眾參與活動(dòng)，如公眾咨詢、公眾投票等，以獲取公眾對(duì)檔案服務(wù)的直接反饋。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)該積極回應(yīng)公眾的需求和期待，提供適應(yīng)公眾需求的檔案服務(wù)。這不僅可以提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和滿意度，也可以提升公眾的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案的社會(huì)化使用。最后，提高信息共享和交流的效率，建立高效的信息共享和交流機(jī)制。這可能包括建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、開發(fā)檔案服務(wù)APP、提供在線咨詢服務(wù)等。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和準(zhǔn)確匹配，滿足公眾多樣化、個(gè)性化的信息需求。

*本文系2022年度南京科技職業(yè)學(xué)院“科研北斗計(jì)劃”（人文社科類）“高水平高職院校科研檔案管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：NJPI-2022-YB-28）階段性研究成果。

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