檔案電子化及電子檔案整理與保護(hù)探討

劉懿

中國(guó)航空工業(yè)空氣動(dòng)力研究院 黑龍江 哈爾濱 150001

引言

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域也都相繼實(shí)現(xiàn)了辦公電子化、信息化和現(xiàn)代化。而檔案電子化管理也是信息化時(shí)代發(fā)展的需要，那么，如何加快檔案電子化管理水平，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，從而大力提升檔案管理工作的質(zhì)量和效益，也是當(dāng)前檔案管理工作人員需要認(rèn)真思考的問題。那么，什么是檔案電子化管理。檔案電子化管理實(shí)際就是積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息內(nèi)容以電子化信息形式進(jìn)行收集、整理、加工、存儲(chǔ)、分析和歸納總結(jié)的過程。與紙質(zhì)的檔案信息文件存儲(chǔ)相比，檔案電子化管理具有節(jié)省人力、物力和財(cái)力資源的優(yōu)勢(shì)，可以說，是既提升了檔案信息存儲(chǔ)和應(yīng)用的效率，也節(jié)省了時(shí)間和空間，并且，非常便于查詢。雖然，檔案電子化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息文件管理相比，具有較大的優(yōu)勢(shì)，然而，檔案電子化管理工作卻也是一項(xiàng)極為細(xì)致和艱苦的工作，需要檔案工作人員具備較高的檔案電子化管理水平和相應(yīng)的信息化知識(shí)，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案電子化管理工作的發(fā)展。

1 檔案電子化管理的重要意義

隨著信息化社會(huì)的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式早已不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)日益高速發(fā)展的節(jié)奏，而檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)被社會(huì)所共識(shí)，并成為信息化社會(huì)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.1 檔案電子化管理發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的必然趨勢(shì)

由于信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，新一代信息技術(shù)已經(jīng)被人們應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。而在檔案電子化管理工作中，辦公無紙化、自動(dòng)化已經(jīng)促使檔案信息管理工作方式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。檔案電子化管理必須通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的運(yùn)算處理，在這一過程之中，可以使存儲(chǔ)和處理的檔案信息具有一定的價(jià)值性，也是一個(gè)去粗取精的過程[1]。而用戶通過計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)和處理，可以快捷的完成檔案信息文件的起草、簽發(fā)和歸檔等一系列工作，從而使用戶獲得滿意而完善的服務(wù)體驗(yàn)，因此，檔案電子化管理工作贏得了廣大用戶的高度認(rèn)可和支持，成為一種社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 檔案電子化管理適應(yīng)了新時(shí)期檔案管理工作的需求

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因?yàn)闄n案的紙質(zhì)化等原因，檔案信息文件只能存儲(chǔ)于一個(gè)相對(duì)固定的空間之內(nèi)，如果需要提取檔案信息，就必須到檔案存儲(chǔ)部門進(jìn)行調(diào)取，同時(shí)，紙質(zhì)的檔案信息資料大部分都具有唯一性，調(diào)取過程中必須得進(jìn)行復(fù)印、打印等環(huán)節(jié)，極大的耗費(fèi)了人力、物力和財(cái)力等資源。而信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使檔案電子化管理工作具有了網(wǎng)絡(luò)化屬性，而用戶在調(diào)取檔案信息文件的過程中，可以不局限于某種硬件、軟件的兼容性和交互性，突破時(shí)空的限制，快捷、方便的對(duì)檔案電子信息進(jìn)行檢索、查詢和調(diào)取等，極大地提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際需要[2]。

2 檔案電子化管理的時(shí)代特征

2.1 有利于網(wǎng)絡(luò)空間的電子檔案信息的存儲(chǔ)和應(yīng)用

20世紀(jì)初，信息化技術(shù)雖然有了較大的發(fā)展，但由于移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)并沒有實(shí)現(xiàn)廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案信息仍然存儲(chǔ)于軟盤、光盤、硬盤等固定載體中。而新一代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展應(yīng)用以來，移動(dòng)終端、大數(shù)據(jù)、數(shù)字化和云計(jì)算等技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了檔案電子化管理工作，使電子檔案信息非常方便地存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)之中。這種存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)空間中的電子檔案信息方式，給用戶調(diào)取檔案信息提供了極大的便利條件，也突破了時(shí)間和空間的限制，從而不僅延續(xù)了電子檔案信息存儲(chǔ)空間小、不易丟失、操作簡(jiǎn)單、節(jié)省人力物力等特點(diǎn)，并且，還使檔案電子化管理功能進(jìn)一步拓展，使用戶能夠隨時(shí)隨地的調(diào)取存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案信息資源[3]。

2.2 有利于電子檔案文件傳遞的高效性和安全性

檔案文件信息是需要被用戶所使用的，而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息使用過程中，用戶必須先到固定的場(chǎng)所對(duì)檔案文件進(jìn)行調(diào)取，這一過程極大的受到時(shí)間和空間的限制，需要耗費(fèi)一定的人力、物力和財(cái)力，使檔案使用過程變得效率十分低下，并且，在檔案文件運(yùn)輸?shù)倪^程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失等情況的發(fā)生，并不利于檔案保管的安全性。而電子檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳遞，既體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)母咝院涂旖菪蕴攸c(diǎn)，也能夠使用戶百分之百的準(zhǔn)確獲得檔案信息資料，從而使文件在傳遞過程中的效率和安全性都大大增強(qiáng)。

2.3 有利于檔案信息的檢索和調(diào)取

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，處于閑置和封存的檔案文件非常普遍，許多檔案文件因?yàn)槟觐^久遠(yuǎn)等原因，極易造成無人問津，從而導(dǎo)致丟失、損毀等情況發(fā)生。而檔案電子化管理是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行無紙化的管理過程，因此，任何的檔案信息資料都是以電子數(shù)據(jù)信息形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)之中，沒有丟失和損毀的風(fēng)險(xiǎn)存在。另外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息資料檢索和調(diào)取功能十分強(qiáng)大，非常方便的可以使用戶精確的查詢到有用的檔案信息資源，既避免了檔案信息資源閑置的大量消費(fèi)，又使檔案信息查詢變得非常的便捷和高效。

2.4 有利于檔案信息的傳輸共享

傳統(tǒng)的檔案信息文件因?yàn)榇鎯?chǔ)等方面的原因，大多只有正本與副本兩種文件存儲(chǔ)類型進(jìn)行保管，而這種保管方式并不利于多人傳閱與共享文件信息的內(nèi)容[4]。檔案電子化管理方式就很好地解決了這個(gè)問題，電子檔案信息資料是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳閱和共享的，完全可以支持眾多用戶同時(shí)傳閱和共享電子檔案文件信息，以實(shí)現(xiàn)電子文檔資源多人共享和快速傳閱的目的。

3 檔案電子化管理易發(fā)生的問題

3.1 網(wǎng)絡(luò)的開放性使電子文件信息真實(shí)可靠性難以保證

檔案電子化管理雖然給人們調(diào)取和查詢檔案信息資料帶來了諸多的方便，然而，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性和共享性等原因，從而也造成了網(wǎng)絡(luò)上的檔案文檔信息內(nèi)容很容易被人修改和替換，并且，以現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來說，足可以做到以假亂真的程度，因此，也出現(xiàn)了檔案電子化文件信息的真實(shí)可靠性難以保證的問題。而電子文件在簽發(fā)時(shí)，簽發(fā)人的筆跡在網(wǎng)絡(luò)中非常容易被人偽造和篡改，從而使文件的真實(shí)性也無法得到進(jìn)一步的保障。

3.2 網(wǎng)絡(luò)開放性易造成電子文檔信息數(shù)據(jù)外泄

電子檔案信息文件依靠網(wǎng)絡(luò)擁有了快捷的傳輸性、廣泛的共享性和存儲(chǔ)的穩(wěn)定性等諸多優(yōu)勢(shì)，但是，網(wǎng)絡(luò)功能有時(shí)也是一把“雙刃劍”，網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性帶來便利的同時(shí)，也帶來了一些網(wǎng)絡(luò)常見的安全隱患。如：在電子文件傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，十分有可能因?yàn)槲募畔⒌貌坏綉?yīng)有的保護(hù)，從而極易造成信息數(shù)據(jù)的外泄和被竊取的可能，從而給檔案持有單位和用戶帶來不必要的損失。

4 電子檔案整理與保護(hù)方法對(duì)策

4.1 嚴(yán)格管理措施，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

由于我國(guó)的《信息保護(hù)法》已經(jīng)出臺(tái)，因此，對(duì)電子檔案文件信息資源的保護(hù)也逐步形成了一種完整的保護(hù)體系[5]。然而，在電子檔案文件信息保護(hù)的具體措施方面，還需要從我國(guó)的現(xiàn)有實(shí)際出發(fā)，詳細(xì)制定出針對(duì)性和操作性較強(qiáng)的具體的電子檔案管理機(jī)制，同時(shí)，進(jìn)一步統(tǒng)一電子檔案的管理要求和管理標(biāo)準(zhǔn)，特別是在風(fēng)險(xiǎn)管理、災(zāi)害管理、人員管理和系統(tǒng)安全管理等方面，要根據(jù)實(shí)際需要和安全等級(jí)，制定出詳細(xì)的具體內(nèi)容，形成強(qiáng)而有力的制度管理體系。

4.2 進(jìn)行電子檔案安全設(shè)置功能，防止內(nèi)容隨意修改

通過應(yīng)用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密設(shè)置及處理，強(qiáng)化電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全屬性。一是完善加密技術(shù)。通過先進(jìn)的數(shù)學(xué)和物理學(xué)科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步保護(hù)電子檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全，通過研發(fā)防止檔案信息外泄的科學(xué)技術(shù)，保護(hù)好各個(gè)使用環(huán)節(jié)的信息安全。二是簽署安全技術(shù)[6]。通過對(duì)電子文件的簽署安全技術(shù)和生物測(cè)定技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)各種文件和證書的簽字字跡進(jìn)行科學(xué)的識(shí)別和驗(yàn)證，進(jìn)一步確定簽署人與簽名之間的聯(lián)系。另外，通過密碼技術(shù)把簽名與文件使用聯(lián)系在一起。三是檔案電子文件信息的環(huán)境使用監(jiān)測(cè)。對(duì)于密級(jí)較高的檔案文件信息要做到全過程利用監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行全程監(jiān)控，進(jìn)一步防止文件信息資料的外泄。

4.3 嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案審批程序，保證文檔的安全性

電子文檔在傳閱和歸檔時(shí)，應(yīng)制定一整套的科學(xué)管用的審批程序，以保證電子文檔使用的安全性原則。而內(nèi)部用戶要使用電子檔案文件信息時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，做好登記并簽名確認(rèn)。而當(dāng)電子檔案使用完畢后，應(yīng)由使用者主動(dòng)上報(bào)檔案管理部門，由檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)使用的電子檔案文件內(nèi)容進(jìn)行審查，確認(rèn)文件內(nèi)容符合歸檔要求后，再進(jìn)行歸檔工作。如果有外單位對(duì)電子檔案文件進(jìn)行使用，那么，就需要本單位的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查把關(guān)，同時(shí)，簽署相關(guān)的使用管理協(xié)議，由雙方領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)同志簽字確認(rèn)，并派相關(guān)負(fù)責(zé)人到場(chǎng)全程進(jìn)行監(jiān)控[7]。電子檔案在使用過程中嚴(yán)禁復(fù)制、剪切、傳輸、刪除等操作，以保證原文檔的真實(shí)性和完整性。

4.4 加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)，培養(yǎng)提高管理人員信息化技術(shù)水平

電子檔案的整理和保護(hù)質(zhì)量與效率主要還是在于檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低，而檔案的管理單位平時(shí)就應(yīng)該定期組織檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育，提高管理人員的法律法規(guī)意識(shí)和職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。與此同時(shí)，更要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以請(qǐng)進(jìn)來和走出去的方法，聘請(qǐng)有關(guān)專家學(xué)者到單位對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)講座培訓(xùn)，或派檔案管理人員到當(dāng)?shù)貦n案館接受崗位實(shí)踐培訓(xùn)。檔案管理人員思想上應(yīng)高度重視，做好定期“充電”的思想準(zhǔn)備，珍惜任何學(xué)習(xí)培訓(xùn)的有利時(shí)機(jī)，不斷提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理理論知識(shí)和現(xiàn)代管理理論水平等業(yè)務(wù)理論素養(yǎng)。

4.5 加強(qiáng)管理服務(wù)意識(shí)，力求檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的管理服務(wù)意識(shí)，不斷的鉆研相關(guān)的業(yè)務(wù)理論，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求[8]。檔案電子化管理中能夠迅速發(fā)掘出電子檔案的相關(guān)價(jià)值和信息屬性，力爭(zhēng)使電子檔案管理工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、職能化和正規(guī)化，使電子檔案整理與保護(hù)工作邁向新的臺(tái)階。

5 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代的檔案信息電子化管理工作的最終目標(biāo)在于對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、傳輸、共享和開發(fā)利用。那么，如何推進(jìn)檔案電子化管理工作的各種職能和應(yīng)用水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化和數(shù)字化發(fā)展，也是當(dāng)前檔案管理人員需要積極思考的主要問題之一。因此，在檔案電子化管理及電子檔案整理和保護(hù)工作中，檔案管理部門應(yīng)充分考慮到單位工作實(shí)際，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、積極利用先進(jìn)的信息科學(xué)前沿技術(shù)，逐步完善檔案管理體系的各項(xiàng)功能應(yīng)用。同時(shí)，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，深入思考與分析研究電子化發(fā)展方向及發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)出現(xiàn)的問題，積極加以研究，尋求最佳解決途徑，以期達(dá)到電子檔案管理水平快速提升的目的。