信息時代下園林檔案管理工作的發(fā)展路徑

摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市化進程在快速推進。城市園林項目的建設數(shù)量也顯著增加，對園林建設部門的檔案管理工作水平提出了更高要求。園林檔案管理工作是后續(xù)項目建設和運行管理的關鍵環(huán)節(jié)，加強檔案管理工作是十分必要的。鑒于此，本文首先分析了在信息時代園林檔案管理工作的意義，然后針對其工作中存在的不足提出了具體的優(yōu)化管理策略，以供廣大園林檔案管理工作者參考。

關鍵詞：信息時代；園林檔案管理；發(fā)展路徑

園林科學和技術檔案是園林領域的重要記錄和反映，包含了許多關鍵內(nèi)容，如園林施工單位的技術資格、研究和應用成果、技術推廣、生態(tài)影響、不同地域的種植要求以及溫度和濕度要求等。這些檔案在園林研究和技術管理部門的生產(chǎn)和經(jīng)營活動中發(fā)揮著關鍵作用。盡管科學和技術檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但利用綜合信息資源有助于避免和減少管理和生產(chǎn)方面的重復和不必要的損失，從而間接節(jié)省了園藝部門大量的人力和資金成本。這有助于提高所有園藝部門的經(jīng)濟效率，并為相關部門創(chuàng)造巨大財富。由于檔案不能直接為園林建設帶來經(jīng)濟利益，有些決策者沒有給予足夠的重視。這是導致檔案管理工作的優(yōu)先級低，缺乏投入和支持的原因之一。但需認識到，科學和技術檔案在園林建設的長期發(fā)展中具有重要的作用，它們能夠為園林建設提供可靠的技術支持和決策依據(jù)，有助于提高整體規(guī)劃、設計和施工質量，為社會和經(jīng)濟帶來持續(xù)利益。因此，加強園林科學和技術檔案的管理和利用，是提升園林業(yè)發(fā)展水平和經(jīng)濟效益的關鍵步驟之一。

一、園林檔案信息化建設的重要性

與傳統(tǒng)紙質檔案管理相比，信息化檔案管理在園林工程建設各個階段發(fā)揮著重要作用。首先，利用檔案管理系統(tǒng)，可以對電子檔案進行分類、組卷、立卷、裝訂等操作，減少了人工操作的問題。通過適當?shù)拇鎯γ浇?，實現(xiàn)了一次投入、多次產(chǎn)出的便利。其次，電子檔案便于管理人員保存和使用，可以通過硬盤、光盤等方式存儲，并借助現(xiàn)代化的閱讀工具進行查閱。電子檔案不會出現(xiàn)破損和磨損等問題，保證能長時間保存。第三，借助完善的檔案管理系統(tǒng)，電子檔案可以幫助管理人員進行內(nèi)容查詢和檢索。即使出現(xiàn)記憶模糊，利用關鍵詞搜索功能，能夠快速定位和查找到所需的檔案文件。

二、園林工程檔案材料收集的形式

（一）對內(nèi)部收集

根據(jù)本單位的歸檔制度要求，園林工程項目的相關有價值檔案材料應按照歸檔時間進行系統(tǒng)收集，同時應涵蓋園林工程立項、規(guī)劃、設計、施工、竣工、驗收等各個環(huán)節(jié)。

（二）對外部收集

作為園林工程檔案歸檔管理的建設單位，應通過多種渠道收集檔案材料，特別是外部形成的關于工程項目資料，如設計方、中標單位、招標代理單位、投資方、監(jiān)理方、公共資源交易部門、審計部門、政府其他部門等凡是和本園林工程相關的部門形成的、關于本園林工程的檔案資料，切實做到應收盡收。

三、園林檔案信息化管理中存在的不足

（一）對檔案信息化認識不夠深入

當前階段，我國大多數(shù)園林單位已經(jīng)實現(xiàn)了園林檔案管理信息化，但是仍然有一些園林單位的信息化技術水平較低，導致相關軟件沒有及時更新和升級，使得這些單位的園林檔案管理仍停留在紙質管理狀態(tài)。這嚴重影響了園林檔案管理信息化建設工作的發(fā)展。

（二）欠缺專業(yè)的檔案信息化管理人才

檔案管理工作在信息化時代對計算機互聯(lián)網(wǎng)技術提出了要求，這意味著管理人員不僅需要扎實的檔案管理基礎知識，還需要熟練掌握計算機操作。因此，選擇專業(yè)的檔案管理人員來執(zhí)行檔案信息化管理是非常重要的。目前來看，我國在園林檔案管理專業(yè)人才方面存在一定的缺乏，這在一定程度上影響了園林檔案信息化管理的順利進行。

（三）尚未完善檔案管理機制

園林檔案管理機制的不完善主要存在四個方面的問題：首先，館藏機制不健全。缺乏明確的檔案歸檔標準和收集渠道，無法確定哪些園林需要歸檔以及需要收集的檔案材料，缺乏相應的運行保障機制。其次，平時管理機制不健全。檔案文件更新進度跟不上實際建設的步伐，導致部分園林的改建、擴建檔案無法及時更新。管理者的疏忽也導致園林文件受到蟲蛀等損壞。第三，監(jiān)管機制不健全。園林檔案管理中缺乏有效監(jiān)管，導致管理不當或管理人員長期離職，造成園林檔案管理存在安全隱患。第四，資金投入機制不健全。部分園林檔案管理缺乏必要的資金投入，無法滿足實際需求。例如，由于空間不足，檔案文件混亂，不僅影響查閱效率，還存在較大的安全隱患。

四、信息時代下園林檔案管理工作的發(fā)展路徑

根據(jù)園林工程的建設階段，其檔案的形成可分為準備、施工、竣工三個階段，且每個階段的側重點都有不同。但作為園林建設工程檔案中的重要組成部分，每個階段都應做到真實且詳盡。對此，要想順利實現(xiàn)園林建設檔案管理的信息化，應當做好以下幾方面的工作：

（一）把握檔案形成的根源

為了確保園林建設工程檔案的完整性和準確性，檔案材料的收集工作應在項目開工之前的檔案形成源頭處做好準備。在實際工程中，每個步驟都涉及檔案管理工作。在開工前，需要記錄現(xiàn)場勘查情況，并核實其中容易出現(xiàn)的設計變更等問題，同時收集施工許可證、開工報告等必要文件。在歸檔這些材料時，檔案管理人員可以同時采用電子版文本和紙質文檔的方式進行歸檔，以實現(xiàn)檔案保管的雙保險目標。

（二）關注檔案形成的過程

在許多園林建設工程中，檔案室通常是在施工階段逐步形成的。在施工過程中，需要記錄一些重要資料，例如隱蔽工程驗收單、土方登記單等。同時，還需要收集施工分布圖、技術交底、操作記錄等相關資料。這些記錄不僅反映了工程的進度，也是對工程質量監(jiān)管的重要過程。另外，這些檔案資料具有當時產(chǎn)生、當?shù)睾炇?、即刻生效的特征，決定了檔案的實時產(chǎn)生和及時收集性。其中還涉及現(xiàn)場簽字和認可的過程。為了滿足這些要求，檔案管理人員需要完善電子簽名、電子印章系統(tǒng)等技術手段，以配合工作的完成。這樣可以增強檔案的可靠性和時效性，確保這些檔案記錄的真實性和準確性。

（三）留意竣工驗收階段

園林建設工程的最終評價是通過竣工驗收階段實現(xiàn)的。在園林建設工程竣工后，將產(chǎn)生各種相關檔案，如竣工報告、竣工圖紙、工程決算、驗收會議記錄等。此外，還會包括各種反映開工前地形、地貌、隱蔽工程和竣工情況的圖片和視頻資料。在這一過程中，會產(chǎn)生大量具有結論性的文本，用于對園林建設工程項目進行最終評價和總結。這些檔案不僅是對工程本身的評價，也是總結經(jīng)驗、吸取教訓、開拓創(chuàng)新的前提。因此，檔案管理人員需要特別注意對這些檔案的收集、整理和保存工作。

（四）構建完善的信息化檔案管理平臺

計算機互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展為檔案管理提供了高效、便捷的信息化管理平臺。這個平臺可以滿足園林景觀設計底圖、設計項目以及相關資料的查詢、檢索和下載需求。此外，還提供了針對園林景觀設計底圖的瀏覽工具。通過這一平臺，管理人員可以方便地獲取所需的檔案信息，大幅提升了檔案管理的效率。因此，構建完善的信息化檔案管理平臺勢在必行。在整個管理過程中，應該建立一個獨立的檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案資源集中整合起來。這樣可以確保檔案的完整性和高度整合度，進而提高檔案信息的利用率。

（五）注重檔案管理信息化建設

在信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性變得更加明顯。特別是人工管理模式不僅費時費力，而且會嚴重影響檔案資料收集和整理的質量。因此，推動園林檔案管理工作的信息化建設變得尤為重要。通過信息化建設，園林檔案管理可以實現(xiàn)數(shù)字化生成檔案資料，從而推動各類檔案記錄和格式的規(guī)范化建設。同時，依托大數(shù)據(jù)和云計算技術，檔案管理人員可以利用檔案管理系統(tǒng)平臺快速完成檔案信息的收集和整理。這樣做不僅提高了工作效率，而且極大地提升了信息的準確性。因此，園林單位要高度重視檔案管理的信息化建設。

（六）建立健全相關機制

在信息時代背景下，為了實現(xiàn)園林檔案管理的最佳效果，需要采取一系列有效的措施來完善機制，優(yōu)化工作流程，以確保園林事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。首先，需要健全園林檔案的館藏機制。園林檔案收集范圍應涵蓋園林建設項目開工前的各項規(guī)定、施工資料、竣工驗收資料和投入使用的相關資料等。要對規(guī)劃者、政策制定者、建造者等相關人員的物質資料進行綜合收集，實現(xiàn)全過程數(shù)據(jù)采集。其次，需要完善園林檔案的投入機制。建立園林檔案資助項目，落實專項資金，以防止園林檔案因資金不足或項目中斷而無法進行檔案收集，從而避免園林檔案的流失。再次，要健全日常管理機制。定期檢查文件存放環(huán)境，防止紙質檔案因漏水、天氣等原因而發(fā)霉，同時要加強對電子文件的保護，防止受到木馬病毒等威脅。最后，要建立健全的監(jiān)督機制。確保園林檔案管理人員到位，并通過年度考核來規(guī)范園林檔案的布局和合理存放。

（七）強化信息技術在檔案管理中的應用

園林建設檔案的信息化管理涉及施工單位、政府審批機構等各個方面，并包括了整個工程建設的全部資料。為了確保園林建設檔案的信息化管理體制建設，需要應用完善且先進的信息技術手段。首先，建立完整、規(guī)范的園林建設檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應具備綜合性、實用性的功能，包括文件存儲、自動編目、自動組卷、智能搜索和統(tǒng)計編研等。該系統(tǒng)在升級和遷移時需關注計算機兼容性和數(shù)據(jù)備份，以防止檔案丟失。其次，要保證檔案資料的真實有效性，可運用數(shù)字簽名、身份認證和加密保護等方法，確保檔案文件在傳輸和處理過程中不出現(xiàn)偏差。同時，為所有檔案文件設置相應的安全密碼，確保檔案的只讀性、原始性和真實性。最后，加強專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)能力，使其能夠在實際工作中發(fā)揮作用。應加強對管理人員的學習培訓和教育，使他們熟悉行業(yè)標準和國家規(guī)范，能夠做好日常建設活動記錄工作，參與項目的驗收活動，增強檔案資料的可靠性和完整性。此外，檔案管理人員還需要具備識圖能力，掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的使用規(guī)范，清楚建設施工流程，避免出現(xiàn)后補資料的問題。同時，相關部門應建立良好的合作關系，意識到園林建設檔案管理工作的重要性，加強審查工作，做好歸檔前后的資料鑒別，全面提升管理人員的園林建設檔案管理能力。

五、園林工程檔案收集、歸檔、管理應注意的事項

維護園林工程檔案的成套性圍繞一個獨立的園林工程項目，形成全套檔案是一個密切聯(lián)系的有機整體。一個典型的園林工程項目經(jīng)歷立項批復、預算、設計、招標、施工、竣工、驗收、審計決算等程序，形成一個完整的工作流程。在這個流程中，園林工程檔案具有成套性的重要特點，體現(xiàn)在檔案的形成和內(nèi)容構成兩個方面。首先，所有有價值的檔案材料都應根據(jù)系統(tǒng)化的歸檔原則進行歸檔。整個活動過程中形成的有價值的檔案材料都應得到妥善保存，并按照一定的分類規(guī)則和文件組織原則進行整理和歸檔。對于分標段的工程項目檔案材料，同一工作內(nèi)容每個標段要依次排列，確保沒有遺漏。對于同一名稱的招標資料、投標資料，需要注意組卷時相鄰，并且編號要連續(xù)，以便于后續(xù)的查閱和使用。其次，園林工程檔案的內(nèi)容構成也需要具備成套性。這意味著園林工程檔案應涵蓋項目的所有重要環(huán)節(jié)和信息，包括項目立項批復文件、預算報告、設計文件、招標文件、施工記錄、竣工報告、驗收報告、審計決算報告等。這些檔案材料應按照規(guī)定的順序進行歸檔，以確保檔案的完整性和連貫性。

保持園林工程檔案動態(tài)性對于已經(jīng)竣工驗收完成審計決算的園林工程項目，雖然已經(jīng)進行了歸檔，但后續(xù)仍會陸續(xù)完成資金撥付、養(yǎng)護期滿的工程驗收交付等相關工作。在這些工作中，會產(chǎn)生資金撥付審批表、項目結算材料、驗收證明等重要材料，這些材料也是園林工程檔案的有機組成部分。另外，為了保持園林工程檔案的完整性和動態(tài)性，可以采取補充歸檔的措施。即對新增的重要材料進行整理、分類，并按照規(guī)定的歸檔原則進行歸檔。

歸檔的園林工程檔案的系統(tǒng)性為了達到檔案歸檔的要求，文件必須具備完整、準確的特點，并經(jīng)過系統(tǒng)的整理、編目、劃分保管期限、組成案卷才能歸檔。因此，需要提高檔案整理人員對歸檔文件完整性、準確性、材料屬性、保存價值的鑒別能力。在整理過程中，應嚴格審核把關，確保手續(xù)齊全、簽字完整、章蓋齊全等要求的材料。對于需要補充手續(xù)的文件，在歸檔之前要及時完善相關手續(xù)，保證工作的科學性和嚴謹性。同時，對于沒有歸檔價值的材料，應予以剔除，以防止出現(xiàn)不該歸檔的材料被歸檔，或者應歸檔的材料沒有納入進來，從而影響園林工程檔案歸檔質量。

要遵循集中統(tǒng)一管理園林工程檔案的原則園林工程檔案應由專門的檔案管理機構保管，不得出現(xiàn)園林工程檔案散失于業(yè)務部門不統(tǒng)一歸檔管理的情形，這會嚴重影響檔案的安全性、完整性。

要抓住重要環(huán)節(jié)和關鍵階段進行園林工程檔案的收集工作園林工程檔案的收集工作要貫穿整個園林工程建設過程。從項目開始之初，就需要指定專人負責實時收集工程相關資料。同時，在工程竣工驗收階段，應抓住關鍵節(jié)點，要求施工方和監(jiān)理方嚴格抓好竣工資料的整理和上報工作。對于資料不全或未按時上報的情況，不得進行完工驗收。

園林工程檔案的整理歸檔要便于管理和提供利用同一個園林工程項目的所有檔案應集中保存在一起，并且不突破工程項目的界限。這樣可以全面地反映一個工程項目的全部情況。在檔案的分類和組卷過程中，需要準確地進行案卷分類，確保每個案卷都能科學合理地組織起來。同時，案卷的提名應具有高度概括性和包容性，以便清晰明了地描述檔案內(nèi)容。這樣做可以方便按照工程項目和案卷的題名快速準確地查找和利用與園林工程相關的檔案。

規(guī)范園林工程檔案的管理和利用要嚴格執(zhí)行檔案查借閱登記管理制度，未經(jīng)許可不得擅自帶離檔案；查閱檔案必須兩人在場，嚴禁擅自涂改、抽取、替換已歸檔的園林工程檔案材料。

六、結束語

綜上所述，園林建設檔案信息化管理體制的建設是一項長遠的系統(tǒng)工程，需要得到有關部門的重視和支持。在推進信息化管理的過程中，需要關注檔案的形成和整理工作，加強信息技術在檔案管理中的應用，同時建立信息化管理系統(tǒng)，以確保檔案資料的真實可靠性。此外，還需注重培養(yǎng)管理人員的信息素質，提供相關培訓和學習機會，使他們能夠靈活運用信息化工具來進行檔案管理工作。通過這些措施的實施，促進園林建設檔案管理工作的高效開展，實現(xiàn)更好的信息化管理水平。

作者單位：毛宇 長春市林業(yè)科學研究院

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