水土保持信息系統(tǒng)管理機(jī)制模式構(gòu)建

羅志東

(水利部水土保持監(jiān)測中心,100053,北京)

水土保持信息化是實現(xiàn)水土保持現(xiàn)代化的重要途徑。水土保持信息系統(tǒng)是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。2000年以來,隨著全國水土保持監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)建設(shè)工程的實施,水土保持信息化建設(shè)全面啟動。水利部開發(fā)建設(shè)涵蓋監(jiān)督管理、生態(tài)治理和監(jiān)測評價三大主要業(yè)務(wù)的全國水土保持信息管理系統(tǒng),建設(shè)相應(yīng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫,并根據(jù)水土保持業(yè)務(wù)更新,信息系統(tǒng)也不斷進(jìn)行系統(tǒng)更迭,對提升水土保持信息化管理水平,支撐水土保持業(yè)務(wù)現(xiàn)代化管理發(fā)揮重要作用。同時,近年來北京、重慶、貴州等約20個地方水行政主管部門[1],結(jié)合各自特色實際需求,也開發(fā)建設(shè)本級水土保持信息管理系統(tǒng),進(jìn)一步推進(jìn)本地水土保持信息化建設(shè)。當(dāng)前,隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展應(yīng)用和國家“放管服”改革的深入推進(jìn),對水土保持信息系統(tǒng)的期望需求和應(yīng)用要求也越來越高。水土保持信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用成效能否充分發(fā)揮的關(guān)鍵因素,一般認(rèn)為要取決于系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架是否先進(jìn)、功能是否完善等。但更為關(guān)鍵的決定性因素是管理機(jī)制是否科學(xué)合理。如果先進(jìn)的技術(shù)手段與現(xiàn)實管理需求不符,沒有充分調(diào)動管理與技術(shù)人員主動性,沒有有效的管理機(jī)制激勵與約束,信息系統(tǒng)也難以充分發(fā)揮其應(yīng)有成效。目前關(guān)于系統(tǒng)技術(shù)框架和功能的研究相對較多。以往研究[2-5]針對安徽、新疆、河南和太湖流域等水土保持信息系統(tǒng)設(shè)計思路與應(yīng)用提出了針對性的解決方案,但關(guān)于信息系統(tǒng)管理機(jī)制的研究尚沒有解決方案,還不能系統(tǒng)全面有效指導(dǎo)水土保持信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)和持續(xù)應(yīng)用;因此,迫切需要按照系統(tǒng)需求、建設(shè)、應(yīng)用、運(yùn)維等全流程環(huán)節(jié)研究提出一套完成的管理機(jī)制模式,從管理機(jī)制角度切實保障信息系統(tǒng)建設(shè)成效持續(xù)發(fā)揮,真正提升水土保持信息化管理水平。

1 機(jī)制體系框架

管理機(jī)制的構(gòu)建是一個系統(tǒng)性工作,不是僅針對某一個建設(shè)管理環(huán)節(jié)的任務(wù),而需要針對系統(tǒng)建設(shè)管理全流程、全環(huán)節(jié)進(jìn)行構(gòu)建。同時,管理機(jī)制的建設(shè)也反映信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用的定位,最終服務(wù)目標(biāo)是行業(yè)管理部門,而不僅是信息技術(shù)支撐單位。圍繞上述2個層面進(jìn)行梳理分析,筆者提出構(gòu)建 “四環(huán)節(jié)+兩融合”的信息系統(tǒng)管理機(jī)制整體框架(圖1)?！八沫h(huán)節(jié)”是基于信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用的全流程,劃分為需求管理、建設(shè)管理、應(yīng)用管理和運(yùn)維管理的4個信息系統(tǒng)生命周期環(huán)節(jié)。“兩融合”是指行業(yè)管理部門的管理措施與技術(shù)部門的技術(shù)手段要相互融合、緊密聯(lián)系,融合建立相應(yīng)的管理機(jī)制體系,同時行業(yè)管理部門側(cè)重需求與應(yīng)用環(huán)節(jié)為主,技術(shù)部門以建設(shè)和運(yùn)維環(huán)節(jié)為主,即行政主管部門和技術(shù)支撐部門在相應(yīng)環(huán)節(jié)融合過程中的功能定位也不同,分為“主導(dǎo)”和“參與”2種定位?！爸鲗?dǎo)”定位是核心,起到牽頭和支配作用;“參與”定位是輔助,起到配合和支持作用?！皟扇诤稀币w現(xiàn)在“四環(huán)節(jié)”過程中,“四環(huán)節(jié)”要通過“兩融合”來實現(xiàn)。

圖1 系統(tǒng)管理機(jī)制體系整體框架圖

2 需求管理

2.1 問題對象

信息系統(tǒng)需求分析是建設(shè)信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)。一般在系統(tǒng)建設(shè)周期中,需求分析階段在系統(tǒng)建設(shè)過程中是主要的,其次才應(yīng)是系統(tǒng)代碼開發(fā)實現(xiàn)。在需求管理階段,存在的常見問題主要有2方面:一是系統(tǒng)定位不清,到底是為行業(yè)管理服務(wù)的管理信息系統(tǒng),還是為技術(shù)單位服務(wù)的工具性系統(tǒng)不清晰,致使未來信息系統(tǒng)使用對象也不明確。另外管理部門介入程度低,常見需求分析為信息技術(shù)部門或開發(fā)單位負(fù)責(zé),相應(yīng)管理部門不介入或介入很少,致使開發(fā)出來的信息系統(tǒng),不能滿足相應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求。

2.2 機(jī)制模式

水土保持信息系統(tǒng)主要由各級水行政主管部門主導(dǎo)提出,其定位應(yīng)為行業(yè)管理服務(wù)的管理信息系統(tǒng),而不是為實現(xiàn)某項技術(shù)工作的工具性系統(tǒng)。系統(tǒng)使用對象應(yīng)為管理部門及其對應(yīng)的業(yè)務(wù)支撐部門,需求管理應(yīng)由管理部門人員主導(dǎo)。需求管理機(jī)制的建立應(yīng)包括管理主導(dǎo)機(jī)制和雙向交互機(jī)制2個方面。

2.2.1 管理主導(dǎo)機(jī)制 建立“管理部門主導(dǎo)、技術(shù)部門實現(xiàn)”的主導(dǎo)機(jī)制,確立信息系統(tǒng)為管理部門所用、為管理部門服務(wù)的主導(dǎo)思想,明確系統(tǒng)的管理功能定位和功能實現(xiàn)目標(biāo),技術(shù)部門協(xié)助理順管理業(yè)務(wù)流程分析,為最終建設(shè)定位準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)奠定堅實基礎(chǔ)。

2.2.2 雙向交互機(jī)制 建立“目標(biāo)導(dǎo)向—技術(shù)實現(xiàn)”的交互機(jī)制,信息技術(shù)部門或開發(fā)單位圍繞管理部門提出的定位與目標(biāo),充分發(fā)揮技術(shù)部門信息技術(shù)優(yōu)勢,采用成熟可靠的信息技術(shù),按照“技術(shù)成熟穩(wěn)定、安全可靠”的原則,與管理部門充分溝通交互,不斷優(yōu)化調(diào)整系統(tǒng)目標(biāo)與流程,最終形成系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)需求。

3 建設(shè)管理

3.1 問題對象

建設(shè)管理是建設(shè)信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)。信息技術(shù)支撐部門或開發(fā)單位要基于確定的需求情況,設(shè)計科學(xué)、先進(jìn)、合理的技術(shù)框架,完成系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)。系統(tǒng)變更隨意發(fā)生、沒有控制約束是系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)環(huán)節(jié)的主要問題,待到系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)完成后,再提出很大的改動,已難以修改或修改經(jīng)費(fèi)和時間成本過高,一些系統(tǒng)開發(fā)甚至出現(xiàn)推倒重來的情況,造成建設(shè)投資的浪費(fèi)。

3.2 機(jī)制模式

系統(tǒng)建設(shè)管理過程中,要確保按照既定的系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn),建立以技術(shù)單位為主,管理應(yīng)用單位參與的機(jī)制,推進(jìn)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)。建設(shè)管理機(jī)制的建立應(yīng)包括變更決策機(jī)制和確認(rèn)移交機(jī)制2個方面。

3.2.1 變更決策機(jī)制 系統(tǒng)需求分析報告是系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的重要依據(jù)和根本指南,系統(tǒng)建設(shè)過程根據(jù)實際情況發(fā)生變更也是正常的事,但變更不是隨意進(jìn)行,要建立嚴(yán)格的變更約束機(jī)制。一些技術(shù)性和常規(guī)有依據(jù)的變更可由技術(shù)單位審定予以實施,但對于涉及管理方面的重大變更,必須由原業(yè)務(wù)管理部門主導(dǎo)研究和審定,按照約定的變更程序予以變更,確保系統(tǒng)建設(shè)主導(dǎo)方向不變。

3.2.2 確認(rèn)移交機(jī)制 系統(tǒng)需求分析環(huán)節(jié)對系統(tǒng)的描述主要停留在文本描述或原型描述狀態(tài),和最終實現(xiàn)的系統(tǒng)狀況還有一定的差異。要建立系統(tǒng)確認(rèn)移交機(jī)制,作為系統(tǒng)的主要管理應(yīng)用方,在系統(tǒng)開發(fā)完成并驗收之前,要對系統(tǒng)的功能、性能、界面布局以及易用性等方面進(jìn)行審核確認(rèn),確保系統(tǒng)建設(shè)滿足管理期望的建設(shè)目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。同時也要建立系統(tǒng)移交機(jī)制,在系統(tǒng)全面完成開發(fā)轉(zhuǎn)入應(yīng)用運(yùn)維環(huán)節(jié)之前,由系統(tǒng)承建的信息技術(shù)部門正式轉(zhuǎn)交系統(tǒng)應(yīng)用單位,轉(zhuǎn)向應(yīng)用環(huán)節(jié)。

4 應(yīng)用管理

4.1 問題對象

信息系統(tǒng)的生命力在于應(yīng)用。目前水土保持信息系統(tǒng)最為突出的問題是應(yīng)用不充分,主要體現(xiàn)在2方面:一是應(yīng)用主體部門不明確,出現(xiàn)“誰開發(fā)、誰負(fù)責(zé)應(yīng)用”的現(xiàn)象,系統(tǒng)承建的信息技術(shù)部門也經(jīng)?！氨蛔鳛椤睉?yīng)用部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)應(yīng)用,但實際上信息技術(shù)部門根據(jù)職責(zé)分工,不直接參與基于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理工作。二是業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)用較少,在業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)也形不成對系統(tǒng)應(yīng)用的約束機(jī)制,系統(tǒng)數(shù)據(jù)填報不全面、質(zhì)量不高、不及時等問題難以從根本上得到解決,系統(tǒng)應(yīng)用成效發(fā)揮不明顯。

4.2 機(jī)制模式

對應(yīng)用環(huán)節(jié)存在問題,應(yīng)堅持問題導(dǎo)向,建立相應(yīng)管理約束機(jī)制,在日常業(yè)務(wù)管理工作中進(jìn)行融合應(yīng)用,充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)效益,提升業(yè)務(wù)管理的效率與水平。應(yīng)用管理機(jī)制的建立應(yīng)包括責(zé)任管理機(jī)制和約束激勵機(jī)制2方面。

4.2.1 責(zé)任管理機(jī)制 要樹立系統(tǒng)為管理部門所用的理念,建立以業(yè)務(wù)管理部門為主體的系統(tǒng)應(yīng)用責(zé)任管理機(jī)制,切實發(fā)揮系統(tǒng)應(yīng)用的主動作用。責(zé)任管理機(jī)制的建立要結(jié)合業(yè)務(wù)管理部門的實際情況來落實,按照水土保持監(jiān)督、治理、監(jiān)測等業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分的管理部門,可將信息系統(tǒng)按照相應(yīng)的子系統(tǒng)或功能模式進(jìn)行應(yīng)用責(zé)任劃分,明確相應(yīng)的應(yīng)用部門及責(zé)任人員;機(jī)構(gòu)相對較小,沒有相應(yīng)部門劃分的單位,可以按照承擔(dān)相應(yīng)業(yè)務(wù)管理工作的人員建立應(yīng)用責(zé)任機(jī)制,落實到具體的人員,掌握系統(tǒng)的使用,結(jié)合系統(tǒng)功能開展業(yè)務(wù)管理查詢、統(tǒng)計、調(diào)度以及分析、決策等工作。

4.2.2 約束激勵機(jī)制 除業(yè)務(wù)管理部門作為系統(tǒng)應(yīng)用的應(yīng)用主體外,還要建立覆蓋涉及全部系統(tǒng)功能使用用戶的約束激勵機(jī)制。以“系統(tǒng)功能數(shù)據(jù)流”為核心,全面梳理系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集的源頭用戶,按照“誰生產(chǎn)、誰錄入、誰負(fù)責(zé)”的基本原則,結(jié)合業(yè)務(wù)管理要求,分別建立不同的管理約束考核機(jī)制,確保數(shù)據(jù)采集及時、準(zhǔn)確和完整,從而為高效業(yè)務(wù)管理和科學(xué)決策提供科學(xué)準(zhǔn)確的支撐。約束激勵機(jī)制應(yīng)以提升管理效率、減輕用戶負(fù)擔(dān)為出發(fā)點(diǎn),已通過系統(tǒng)填報的數(shù)據(jù),不再通過其他方式統(tǒng)計上報,在用戶角度既滿足上級管理需要,又方便自己信息查閱使用,減少重復(fù)工作量,進(jìn)而增加用戶系統(tǒng)應(yīng)用的積極主動性,提升系統(tǒng)的生命力。

5 運(yùn)維管理

5.1 問題對象

系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作是系統(tǒng)管理的重要基礎(chǔ)性工作,其主要作用是保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行,過程中不產(chǎn)生大的故障;加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)與指導(dǎo),及時解答管理者和用戶的疑問,保障應(yīng)用順利開展;實施開發(fā)性維護(hù),針對管理者和用戶使用過程中提出的一些功能優(yōu)化、局部功能等進(jìn)行開發(fā)維護(hù),保障系統(tǒng)與業(yè)務(wù)與時俱進(jìn),不斷完善。而在系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用的實際工作中,“重建設(shè)、輕運(yùn)維”現(xiàn)象比較普遍,運(yùn)維工作重視程度不夠,經(jīng)費(fèi)落實保障不足,運(yùn)維服務(wù)意識淡泊,從而產(chǎn)生管理部門和用戶反饋的問題得不到及時回復(fù),難以支撐系統(tǒng)業(yè)務(wù)開展,降低系統(tǒng)的使用效率。

5.2 機(jī)制模式

要將系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)納入信息系統(tǒng)全生命周期的重要一環(huán),樹立“以信息技術(shù)部門為主體,以服務(wù)為理念”的管理原則,建立“保障、服務(wù)、反饋”三位一體的運(yùn)行管理機(jī)制,切實保障系統(tǒng)不斷完善發(fā)展。運(yùn)維管理機(jī)制的建立應(yīng)包括經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制、用戶反饋機(jī)制和服務(wù)體驗機(jī)制3方面。

5.2.1 經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制 要將系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)放在與系統(tǒng)建設(shè)同等重要的地位,在信息系統(tǒng)項目立項環(huán)節(jié)(包括初步設(shè)計,實施方案等)明確系統(tǒng)運(yùn)維的保障要求,按照國家及水利系統(tǒng)維護(hù)定額標(biāo)準(zhǔn),分年度列支足額的系統(tǒng)運(yùn)維經(jīng)費(fèi),保障系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作的正常開展。運(yùn)行維護(hù)工作可由信息技術(shù)支撐部門承擔(dān),或者委托第三方系統(tǒng)外包服務(wù)單位開展。

5.2.2 用戶反饋機(jī)制 系統(tǒng)的生命力在于應(yīng)用,應(yīng)用的核心在用戶體驗。要建立用戶反饋機(jī)制,暢通與用戶的聯(lián)系溝通渠道,約束或引導(dǎo)用戶在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和優(yōu)化建議及時進(jìn)行反饋,制定規(guī)范的用戶反饋登記表,將用戶通過書面、網(wǎng)絡(luò)、電話或面對面交流反饋的意見登記在案,規(guī)范意見處理流程與處理時限,及時將處理結(jié)果向用戶進(jìn)行反饋。

5.2.3 服務(wù)體驗機(jī)制 系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)是一項服務(wù)性很強(qiáng)的工作,特別是在政府行業(yè)管理部門,這種理念體現(xiàn)的不理想,與社會企業(yè)的服務(wù)理念有很大差距。要建立服務(wù)管理機(jī)制,加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)人員的培訓(xùn),強(qiáng)化系統(tǒng)運(yùn)維單位和人員的服務(wù)意識,同時建立運(yùn)維人員考核評價體系,將系統(tǒng)運(yùn)維工作量、工作成效以及服務(wù)水平作為考核依據(jù),有效提升系統(tǒng)運(yùn)維的良好的服務(wù)體驗。

6 結(jié)論與討論

管理機(jī)制是保障信息系統(tǒng)有效建設(shè)與應(yīng)用的重要舉措。信息系統(tǒng)管理機(jī)制的建立不是一個標(biāo)準(zhǔn)的事物,不同的管理層級、管理單位在業(yè)務(wù)管理方式、部門組成和人員結(jié)構(gòu)等方面還存在很多差異,管理機(jī)制在具體落實過程中要結(jié)合各自實際有針對性的細(xì)化,并在實施過程中結(jié)合特殊情況及時調(diào)整完善,最終建立完善符合本地或本單位實際情況的信息系統(tǒng)管理機(jī)制,有效提升信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用效能。