重型裝備制造業(yè)用戶工廠審核提升企業(yè)質(zhì)量管理實(shí)踐研究

劉奔浪

1 用戶對(duì)企業(yè)工廠審核的主要目的

用戶在項(xiàng)目招標(biāo)前或招標(biāo)期間對(duì)意向合作企業(yè)（目標(biāo)供應(yīng)商）組織開展工廠評(píng)審，主要從管理體系保障、設(shè)計(jì)技術(shù)、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等方面進(jìn)行審核評(píng)估，通過一系列的檢查審核來評(píng)估、驗(yàn)證企業(yè)承接項(xiàng)目的技術(shù)、質(zhì)量、履約等資質(zhì)能力是否符合項(xiàng)目要求，包括企業(yè)的管理體系運(yùn)行情況、特殊過程管理、車間生產(chǎn)能力、項(xiàng)目執(zhí)行能力等全方面流程。審核過程的重點(diǎn)會(huì)根據(jù)不同的用戶和不同類型的產(chǎn)品而發(fā)生變化。本文以重型裝備制造業(yè)用戶工廠審核為例，系統(tǒng)分析重型裝備制造業(yè)用戶工廠審核的一般流程和審核要素，以及用戶工廠審核對(duì)提升企業(yè)質(zhì)量管理水平的作用，為準(zhǔn)備接受用戶審核的企業(yè)提供有益借鑒。

2 工廠審核過程與流程

2.1 審核前期準(zhǔn)備

在收到用戶發(fā)出的工廠審核通知后，企業(yè)應(yīng)為即將開始的工廠審核制定詳細(xì)的分工計(jì)劃，根據(jù)用戶規(guī)定的審核具體日期著手準(zhǔn)備審核事宜，包括接待審核人員、安排迎審負(fù)責(zé)人和陪審人員、準(zhǔn)備文件資料、設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)參觀路線等。

企業(yè)迎審牽頭部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)用戶審核計(jì)劃和其他相關(guān)需求，識(shí)別、分解迎審任務(wù)，明確各事項(xiàng)責(zé)任部門或責(zé)任人，并形成事項(xiàng)清單，以備內(nèi)部核查使用。各審核領(lǐng)域的待審事項(xiàng)需指定一名負(fù)責(zé)人對(duì)管轄范圍內(nèi)的工作進(jìn)行自查監(jiān)督，統(tǒng)一將備查資料、工作進(jìn)度以及出現(xiàn)的困難和疑問匯報(bào)給企業(yè)迎審負(fù)責(zé)人，由企業(yè)迎審負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)度解決。審核領(lǐng)域主要可以細(xì)分為商務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量管理體系運(yùn)行、物資采購、現(xiàn)場(chǎng)管理、產(chǎn)品檢驗(yàn)試驗(yàn)等領(lǐng)域，有時(shí)用戶還會(huì)著重對(duì)供應(yīng)商的安全環(huán)境進(jìn)行細(xì)致的審查。

2.2 正式審核流程

正式審核流程包括審核首次會(huì)議、文件審核、現(xiàn)場(chǎng)審核、審核討論、末次會(huì)議等（圖1），審核持續(xù)時(shí)間為1～5天不等，根據(jù)用戶審核安排時(shí)間點(diǎn)和項(xiàng)目需要來決定。

圖1 審核流程

2.3 審核內(nèi)容

工廠審核實(shí)施一般可以分為兩大階段：文件審核階段和現(xiàn)場(chǎng)審核階段。兩部分可以相互交叉、同時(shí)進(jìn)行、相互輔證。比如在對(duì)焊材庫進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)，焊材的實(shí)際領(lǐng)用情況必須與提供的焊材出入庫記錄一致；可通過現(xiàn)場(chǎng)焊工作業(yè)內(nèi)容查驗(yàn)其資質(zhì)是否滿足要求，以及焊工取證、續(xù)證等相關(guān)工作記錄是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求等。

工廠審核對(duì)企業(yè)而言是第二方審核，審核依據(jù)以ISO 9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為主，用戶會(huì)選擇自己公司的專家團(tuán)隊(duì)或聘請(qǐng)第三方團(tuán)隊(duì)對(duì)備選企業(yè)展開系統(tǒng)性的實(shí)地審核。

2.3.1 文件審核階段

文件審核是用戶了解目標(biāo)供應(yīng)商基本背景、企業(yè)組織、管理體系運(yùn)行、人員資質(zhì)、技術(shù)能力、生產(chǎn)組織策劃等企業(yè)管理能力符合性的先決環(huán)節(jié)，主要分為以下五大類目。

（1）資源介紹；

（2）管理體系運(yùn)行審核；

（3）特殊過程管理審核；

（4）項(xiàng)目管控程序?qū)徍耍?/p>

（5）項(xiàng)目管理與執(zhí)行計(jì)劃審核。

各個(gè)分類下的文件審核分解見表1。

表1 文件審核分解

2.3.2 現(xiàn)場(chǎng)審核階段

現(xiàn)場(chǎng)審核是為了讓用戶對(duì)工廠有更直觀的了解。其目的是通過最直接的觀察、交流和檢查來驗(yàn)證企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)管理和控制能力，對(duì)比管理要求與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的一致性，作為審核結(jié)論的支撐性證據(jù)?，F(xiàn)場(chǎng)審核主要圍繞被審企業(yè)的生產(chǎn)車間、倉儲(chǔ)區(qū)域、在建產(chǎn)品情況進(jìn)行，可以簡(jiǎn)單概括為三大內(nèi)容：生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、倉儲(chǔ)區(qū)域、在建產(chǎn)品。

以海工裝備制造企業(yè)為例，現(xiàn)場(chǎng)審核分解見表2。

表2 現(xiàn)場(chǎng)審核分解

2.4 審核關(guān)鍵要素

綜上，用戶對(duì)重型裝備企業(yè)的工廠審核主要圍繞三大關(guān)鍵要素進(jìn)行：一是企業(yè)的質(zhì)量保證能力；二是企業(yè)的項(xiàng)目建造能力；三是企業(yè)的技術(shù)水平。

用戶依據(jù)ISO 9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)管理體系標(biāo)準(zhǔn)（如API Q1、AISC、ASME等）對(duì)企業(yè)運(yùn)行質(zhì)量進(jìn)行有效性驗(yàn)證，有助于企業(yè)更深刻地理解標(biāo)準(zhǔn)要求和行業(yè)客戶期望，通過審核發(fā)現(xiàn)，企業(yè)可識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)，并不斷完善內(nèi)部管理，提升質(zhì)量管理水平。

在審核過程中，用戶會(huì)就特殊過程、監(jiān)控方式、人員能力等關(guān)注點(diǎn)與企業(yè)人員進(jìn)行詳細(xì)溝通，而溝通過程也會(huì)促進(jìn)企業(yè)人員進(jìn)一步了解用戶期望，思考下一步的改進(jìn)措施。

用戶主要從受審企業(yè)現(xiàn)有的資源設(shè)施、生產(chǎn)能力、項(xiàng)目管理能力、以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以及人員資質(zhì)能力對(duì)企業(yè)項(xiàng)目的建造能力進(jìn)行評(píng)價(jià)。針對(duì)項(xiàng)目的關(guān)鍵技術(shù)要求，工藝評(píng)定和文件準(zhǔn)備、項(xiàng)目各個(gè)階段的試驗(yàn)?zāi)芰Φ榷荚谄髽I(yè)技術(shù)水平的審核范圍內(nèi)。

3 受審核企業(yè)應(yīng)關(guān)注事項(xiàng)

3.1 審核方式

由于受審企業(yè)性質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模及條件、設(shè)備資源提供等情況的不同，用戶通常會(huì)選擇結(jié)構(gòu)形式和專業(yè)類別相同或相近的產(chǎn)品作為樣品進(jìn)行抽查，因此工廠審核是有針對(duì)性的抽樣審核，企業(yè)在迎審準(zhǔn)備階段要盡可能準(zhǔn)備與用戶產(chǎn)品類型相同或相近的產(chǎn)品作為業(yè)績(jī)證明。如果企業(yè)是首次進(jìn)入該領(lǐng)域，無在建和已交付的同類產(chǎn)品業(yè)績(jī)，必要時(shí)可提前試制樣品，以證明企業(yè)的承建能力。

3.2 以事實(shí)為依據(jù)

用戶作為審核方獨(dú)立開展工廠審核工作，是問題的觀察者和發(fā)現(xiàn)者，以觀察到的事實(shí)和數(shù)據(jù)作為審核結(jié)論的依據(jù)，因此，基于符合性審核的目的，用戶審核人員非常注重?cái)?shù)據(jù)的收集和工廠實(shí)際情況的展現(xiàn)。而受審企業(yè)的主要任務(wù)就是配合審核工作的開展，做到不隱瞞、不虛報(bào)，盡可能為用戶提供其所需要的支撐性數(shù)據(jù)，并確保審核數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而展現(xiàn)企業(yè)真實(shí)的生產(chǎn)能力和質(zhì)量水平。

3.3 改進(jìn)的及時(shí)性

在審核過程中，如果用戶就發(fā)現(xiàn)的問題與受審企業(yè)進(jìn)行溝通，要求其進(jìn)行解釋或者提供證據(jù)，那么為了避免該問題后續(xù)升級(jí)為不符合項(xiàng)或影響最終結(jié)論判斷，受審企業(yè)則應(yīng)在整個(gè)審核工作結(jié)束之前快速、及時(shí)地解決問題，或者使其提供的解釋和證據(jù)獲得用戶滿意。這樣既可以做到減少不符合項(xiàng)數(shù)量，又能最大化地降低改進(jìn)的時(shí)間成本和人工成本。

3.4 積極的態(tài)度

雖然用戶在開展工廠審核時(shí)以客觀性和獨(dú)立性審核為原則，審核的重點(diǎn)在于發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理的薄弱點(diǎn)、檢查生產(chǎn)和服務(wù)能力等，但是陪審人員良好的精神面貌、得體的行為舉止和積極響應(yīng)的態(tài)度也會(huì)給審核人員留下深刻的印象。在工廠審核過程中，受審企業(yè)應(yīng)保持積極的態(tài)度，主動(dòng)與審核人員溝通，對(duì)審核人員提出的疑問快速響應(yīng)，做到實(shí)事求是、不狡辯、不推卸責(zé)任；而對(duì)于審核人員的誤解或不恰當(dāng)?shù)呐袛?，則應(yīng)給出合理的解釋和說明。

4 審核結(jié)論

審核結(jié)束后，用戶會(huì)在末次會(huì)議上給出最終的審核判定總結(jié)，衡量決定受審企業(yè)的表現(xiàn)是否符合用戶項(xiàng)目的要求，是否可作為用戶備選合作企業(yè)。用戶會(huì)詳細(xì)說明在審核期間發(fā)現(xiàn)的問題，如果需要企業(yè)澄清或?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行復(fù)審，用戶會(huì)規(guī)定受審企業(yè)的整改期限和其他要求。一般而言，根據(jù)問題項(xiàng)的重要性和符合性程度，用戶會(huì)提出不符合項(xiàng)和建議項(xiàng)。不符合項(xiàng)是受審企業(yè)必須回復(fù)和整改的問題，而建議項(xiàng)是用戶針對(duì)差強(qiáng)人意之處提出的改進(jìn)建議，受審企業(yè)可以自行決定是否接受整改。

對(duì)于受審企業(yè)是否通過審核的判定，不同的用戶有不同的判定方法，采用較多的是記分法和問題項(xiàng)判定法。記分法通過對(duì)審核的內(nèi)容項(xiàng)設(shè)定分?jǐn)?shù)，然后按照權(quán)重計(jì)算每一項(xiàng)得分，最后匯總得出總分?？偡殖^及格線的企業(yè)則視為通過審核。問題項(xiàng)判定法是根據(jù)問題項(xiàng)的嚴(yán)重程度和數(shù)量來判斷是否通過審核。問題項(xiàng)判定法的判定大多基于用戶的主觀設(shè)定，受審企業(yè)必須避免在用戶關(guān)注的領(lǐng)域和專業(yè)上產(chǎn)生重大不符合項(xiàng)，并且不符合項(xiàng)的數(shù)量盡可能要少，這樣才有機(jī)會(huì)進(jìn)入用戶備選供應(yīng)商短名單。

5 審核后續(xù)工作

審核完成后的不合格項(xiàng)整改也非常重要，整改包括調(diào)查問題的根本原因及針對(duì)根本原因采取的糾正措施。整改是否獲得用戶認(rèn)可直接影響項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)果，因此受審企業(yè)必須在用戶規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，從人、機(jī)、料、法、環(huán)等方面分析問題的根本原因，并實(shí)施有效的糾正措施，避免類似問題再次發(fā)生。用戶會(huì)在審核之后的一段時(shí)間內(nèi)持續(xù)跟蹤整改情況，在必要的情況下進(jìn)行復(fù)審，核實(shí)糾正措施的實(shí)施效果。對(duì)于采取的糾正措施，受審企業(yè)必須提供客觀證據(jù)，如整改后的照片、修訂的文件記錄、培訓(xùn)記錄、過程資料等作為支撐性證明。

6 用戶工廠審核實(shí)例

以某重型裝備制造業(yè)用戶工廠審核為例，工廠審核意見及改進(jìn)措施如表3所示。

表3 某重型裝備制造業(yè)用戶工廠審核工作改進(jìn)示例

通過上述過程，企業(yè)的管理制度、質(zhì)量意識(shí)等都得了進(jìn)一步提升。在相關(guān)問題改進(jìn)過程中，企業(yè)也盡可能做到舉一反三，以用戶的思維和視角提升相關(guān)工作，完善并落實(shí)相關(guān)管理要求。

7 結(jié)語

每一次工廠審核都是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有管理體制的一次診斷。在積極準(zhǔn)備審核的過程中，企業(yè)應(yīng)該將審核作為尋求改進(jìn)機(jī)會(huì)的契機(jī)。在審核前期，應(yīng)按照審核計(jì)劃，從文件記錄、制度管理、現(xiàn)場(chǎng)布置、人員配合和分工等方面積極準(zhǔn)備；在審核過程中，應(yīng)及時(shí)回應(yīng)用戶提出的疑問和不符合內(nèi)容，靈活應(yīng)對(duì)和現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)狀況，盡可能降低最終的不符合項(xiàng)數(shù)量；在審核結(jié)束以后，應(yīng)根據(jù)用戶提出的意見和不合格項(xiàng)進(jìn)行整改，從人、機(jī)、料、法、環(huán)等方面分析問題的根本原因，采取對(duì)應(yīng)的糾正措施，并驗(yàn)證措施的有效性。