高校檔案資源數(shù)字化建設的路徑分析

◎方美文

一、引言

現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案資源是高校檔案管理的重要表現(xiàn)形式之一，高校檔案管理業(yè)務是現(xiàn)階段高校綜合管理的重要項目，為高校管理和發(fā)展提供重要的人才數(shù)據(jù)支持。隨著智能終端和移動互聯(lián)的大力發(fā)展，各大高校相繼加快開展數(shù)字檔案資源建設，這為傳統(tǒng)的高校檔案管理業(yè)務帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。高校要抓住和運用好數(shù)字檔案資源技術(shù)帶來的時代紅利，開展高效便捷的檔案管理服務，提升自身綜合管理的質(zhì)量，為高校的長期高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。

二、高校檔案規(guī)范化管理的必要性

高校檔案管理的標準化、程序化有著一定的重要性。因為高校數(shù)字檔案資源的標準化、程序化，能夠提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，規(guī)范檔案管理，體現(xiàn)出檔案管理的必要性和重要性。

（一）高校檔案管理是高校人力資源管理的基礎(chǔ)

高校檔案管理能夠協(xié)調(diào)人力資源配置。高校所管理的教職員工檔案資料，是教職員工日常工作水平和業(yè)務能力的重要參考，也是高校聘用和引進人才的主要依據(jù)之一。高校管理層通過對檔案的查閱和細致分析，優(yōu)化崗位職能的設定，并以此對每一位教職員工進行績效考核、職務任免等，進行對員工的有效配置和管理。通過數(shù)字化檔案管理，還可以對高校工作人員進行全面系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并在此基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)分析，進而有效量化高校工作人員的業(yè)務能力和專業(yè)水平，為高校人才引進、人才培養(yǎng)，以及后備人才梯隊的建立提供數(shù)據(jù)支持?；诖?，高校檔案管理是推進高校人力資源管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的有效措施之一，也是提升高校檔案工作整體水平的重要基礎(chǔ)。

（二）高校數(shù)字檔案資源管理具有自身優(yōu)勢

1.提高檔案材料的準確性、耐久性

數(shù)字檔案資源管理可以有效提高檔案材料的準確性、耐久性。傳統(tǒng)的高校檔案管理嚴重依賴紙質(zhì)化材料和人工管理模式，這大大提升了檔案管理的物質(zhì)成本、人力成本、時間成本。紙質(zhì)化材料容易出現(xiàn)破損或遺失的情況，提升了檔案維護、保存的難度，極大地阻礙了檔案管理工作的正常進行。而數(shù)字檔案資源管理實現(xiàn)了材料無紙化，其依托互聯(lián)網(wǎng)平臺和智能終端，將檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺和云端服務器進行傳輸和保存，不需要大量場地來進行實體檔案的存儲，避免了材料損毀的風險，同時實現(xiàn)了材料信息的互聯(lián)互通和快速傳遞。數(shù)字化檔案信息還可以隨時修正，甚至可以通過大數(shù)據(jù)對相關(guān)人員進行專門的檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計，使檔案材料的準確性和耐久性大大提升，這都是傳統(tǒng)高校檔案管理無法比擬的。

2.實現(xiàn)檔案信息的精準檢索和定向查閱

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式下，檔案管理人員在日常工作時要耗費大量的時間對檔案材料進行篩選、整理、歸類，建立手工臺賬。當想要查閱特定的檔案信息時，只能依托人工查詢。由于紙質(zhì)材料分類煩瑣，占據(jù)空間較大，檔案管理工作人員難以實現(xiàn)快速查找，需要一定的時間才能實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案信息的定位，這不僅占用了大量人力資源，且效率低下。相比之下，數(shù)字檔案資源管理實現(xiàn)了對檔案信息的精準檢索和定向查閱。檔案管理人員通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，運用其中分類、篩選的功能，就可以設計數(shù)字化目錄，并依照檔案分類設置不同的標簽，進而實現(xiàn)對檔案的精準檢索。同時，通過對數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的開發(fā)和運用，檔案管理人員可以隨時檢查檔案信息的完整性，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或數(shù)據(jù)遺漏，可以隨時進行查缺補漏，這從本質(zhì)上改變了檔案檢索和檔案查閱的工作形式，推動了檔案管理工作的進步?；诖?，檔案管理人員可以認識到，傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源不僅使檔案檢索更加快捷便利，并且實現(xiàn)了對檔案信息的數(shù)據(jù)維護。

3.有利于推進高校數(shù)字化檔案資源平臺建設

高校檔案資源數(shù)字化建設是高校數(shù)字化檔案資源平臺建設的前提和基礎(chǔ)。一方面，通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案資源的數(shù)字化處理，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，為高校數(shù)字化檔案資源平臺建設提供了信息數(shù)據(jù)的支撐；另一方面，通過數(shù)字化設備和相關(guān)軟件的配置，在推進實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化建設的同時，也為高校數(shù)字化檔案資源平臺建設提供了硬件和軟件方面的支撐。因此，高校檔案資源數(shù)字化建設，能夠極大地推進高校數(shù)字化檔案資源平臺建設。

三、高校數(shù)字檔案資源管理的現(xiàn)狀

（一）高校數(shù)字檔案資源基礎(chǔ)薄弱

目前我國高校數(shù)字檔案資源管理基礎(chǔ)相對薄弱，存在著意識不強、資源不足、利用受限等問題。高校對數(shù)字檔案資源管理投入的人力和物力有限，數(shù)字檔案資源建設過程中，既缺少足夠的硬件配置，又缺少完善的軟件支持，這導致高校檔案資源數(shù)字化建設進程滯后，檔案信息資源難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化和共享共建，進而影響了高校檔案的利用率。

（二）數(shù)據(jù)傳輸存在安全問題

高校數(shù)字檔案資源中包含著高校每一位教職員工的相關(guān)信息，這其中既包括工作信息，也包括個人信息，對其的管理和維護涉及每一位教職員工的切身利益。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)的泄露，會造成較為嚴重的后果。因此，在高校檔案資源數(shù)字化建設過程中，信息安全是重中之重，必須受到高校檔案管理人員的高度重視。在檔案數(shù)字化管理的日常工作中，不管是通過互聯(lián)網(wǎng)進行信息傳輸，還是通過智能終端、云端服務器進行信息存儲，都有可能發(fā)生信息泄露等安全事故，這就對高校信息安全方面的硬件和軟件建設，以及檔案管理人員的信息化素質(zhì)提出了較高的要求。

（三）部分檔案管理工作者素質(zhì)有待提高

社會經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，要求檔案管理人員必須不斷地適應各方面帶來的變化，尤其要適應檔案數(shù)字化建設的新趨勢。當前，一些檔案管理人員業(yè)務水平不高，專業(yè)技能有所欠缺，他們僅具備傳統(tǒng)檔案管理模式下的基本工作技能，但缺少系統(tǒng)的數(shù)字化知識框架和專業(yè)的信息化素養(yǎng)，難以適應高校檔案資源數(shù)字化管理模式下的各方面工作，阻礙了高校檔案資源數(shù)字化建設的進程。

四、高校數(shù)字檔案資源管理優(yōu)化策略

（一）從基礎(chǔ)層面推進檔案資源數(shù)字化建設

高校要加大重視力度，持續(xù)投入，加快檔案資源數(shù)字化建設的步伐。可以設立專門的數(shù)字檔案資源推進小組，規(guī)劃場地和設備，從而通過硬件支持為高校數(shù)字檔案資源管理提供數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)，循序漸進地提升檔案管理業(yè)務信息水平，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務的發(fā)展與提升。同時，也可以獨立或聯(lián)合第三方建立管理平臺，以加強對高校數(shù)字檔案資源的軟件支持。從硬件和軟件兩個基礎(chǔ)層面，推進檔案資源數(shù)字化建設。

（二）建立健全管理機制

高校檔案資源數(shù)字化建設不僅要注重軟硬件設施的配置，更要注重建立健全科學合理、規(guī)范系統(tǒng)的檔案管理機制。高校要依據(jù)本校檔案資源數(shù)字化建設水平和學校人力資源的實際情況，健全檔案管理機制。要通過相關(guān)機制的推進與落實，對檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，對素質(zhì)較高、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員予以激勵，對素質(zhì)較差、工作態(tài)度欠佳的人員予以懲戒。要通過檔案管理機制的常態(tài)化、長效化運行，推進高校檔案資源數(shù)字化建設。

（三）加強信息安全保障

高校數(shù)字檔案資源的保護可分為外部安全和內(nèi)部安全兩個層面。外部安全是指在硬件設備層面，服務器以及其他存儲介質(zhì)容易因為自然或人為因素發(fā)生損壞，進而造成檔案資源信息的丟失；內(nèi)部安全則是指互聯(lián)網(wǎng)或檔案室內(nèi)部網(wǎng)絡可能會因互聯(lián)網(wǎng)病毒或其他原因造成檔案資源信息的泄露或損毀。對此，要建立事前預防機制和全過程監(jiān)控機制。在外部安全層面，要在綜合考慮各方面因素的基礎(chǔ)上，設置服務器以及其他存儲介質(zhì)。同時，要做好對存儲介質(zhì)的日常保養(yǎng)和維護，嚴禁無關(guān)人員的接觸，避免因存儲介質(zhì)的故障對檔案信息資源造成破懷。內(nèi)部安全則需要健全網(wǎng)絡防火墻和安全防護軟件的配置，并且要對各類網(wǎng)絡防火墻和安全防護軟件進行模擬測試，保證其在各種情況下都能發(fā)揮防護作用。另外，對檔案管理人員也要定期進行安全培訓，培養(yǎng)其保密意識和數(shù)字化安全素養(yǎng)，使其具備熟練掌握各種安全防護軟件的操作。

（四）加強高校檔案管理人才隊伍建設

要進行高校檔案管理業(yè)務流程優(yōu)化，就要加強高校檔案管理人才隊伍建設。檔案管理人才隊伍越強大，檔案管理工作就會越順利，反之亦然。兩者相輔相成，能夠形成良性循環(huán)，逐漸成為檔案管理發(fā)展的重要力量。

高校必須加強檔案管理人員培訓，提升其信息化素養(yǎng)，促使檔案管理人員掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，能夠利用計算機完成各種檔案的數(shù)據(jù)采集、錄入、數(shù)據(jù)分析和利用工作，提高檔案管理水平。提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，要從以下幾個方面入手。

1.對檔案管理人員定期開展數(shù)字化培訓

定期舉辦檔案管理業(yè)務培訓班，邀請檔案館的工作人員現(xiàn)場授課，分享自身工作經(jīng)驗，闡述檔案管理的作用、價值和檔案管理規(guī)范化的意義，讓廣大檔案管理人員認識到檔案管理的積極意義，使高校檔案管理人員改變傳統(tǒng)的工作思維和工作觀念，主動轉(zhuǎn)變工作形式，學習數(shù)字化檔案技術(shù)，充分發(fā)揮檔案自身的價值。

2.加強檔案管理工作人員自主學習

檔案管理人員在工作之余要加強自我學習，學習網(wǎng)絡信息技術(shù)，提高計算機應用能力，進一步滿足數(shù)字檔案資源管理工作要求。

3.提升檔案管理工作人員的積極性

實踐中要重視檔案管理人員的工作積極性的提升，對此，檔案管理部門要制訂考核機制，對各個崗位的工作制訂考核標準，定期進行考核，促進各項工作穩(wěn)定開展。

（五）加強高校檔案數(shù)字化管理

當前，在高校數(shù)字檔案資源管理的過程中，很多教職員工依舊對數(shù)字化檔案資源缺乏了解和利用意識。因此，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，創(chuàng)新工作方法，要拓展多種渠道，從多個層面推進高校檔案資源的數(shù)字化建設。高校檔案管理人員可以舉辦檔案宣傳教育活動，邀請相關(guān)專業(yè)人士進行知識普及，讓師生進一步了解高校檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化所帶來的便利。高校檔案室還可以利用本校已有的教育資源，舉辦數(shù)字化檔案知識講座，向教職員工介紹檔案工作中基本的收錄信息、數(shù)字化檔案使用方法等。同時，還可以通過向本校師生開設專題知識培訓，提高其數(shù)字化檔案使用常識，使學生在利用檔案過程中能夠順利解決問題。此外，在校內(nèi)張貼宣傳海報、通過微信公眾號進行相關(guān)知識的推送、在學校論壇中發(fā)布相關(guān)內(nèi)容的帖子等，也都有助于推進高校檔案資源數(shù)字化建設和高校檔案管理工作的開展。

五、結(jié)語

綜上所述，高校檔案數(shù)字化建設要從多方面進行綜合考量，要在保證檔案資源安全性的前提下，進行數(shù)字檔案資源建設。在大數(shù)據(jù)背景下，信息呈現(xiàn)出爆炸式發(fā)展，這對傳統(tǒng)檔案管理帶來較大沖擊，基于當前數(shù)據(jù)量激增的實際情況，對各單位的檔案管理工作也提出了全新的要求，檔案數(shù)字化建設有了明確的方向，因此，相關(guān)工作人員要在實際工作中加快檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，進一步對檔案數(shù)字化管理策略進行優(yōu)化，使檔案數(shù)字化建設能夠更好地順應時代的發(fā)展和變化，全面提高檔案數(shù)字化建設的水平，向規(guī)范要求看齊，更好地服務高校教學科研、綜合管理、社會服務、文化傳承等工作，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。