焦 曼 孟 雷
2014 年習(xí)近平總書(shū)記在中央全面深化改革指導(dǎo)小組會(huì)議上提出,要促進(jìn)傳統(tǒng)媒體輿論導(dǎo)向與新型傳媒融合發(fā)展,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新,以新型科技為基礎(chǔ)、信息服務(wù)為基礎(chǔ),促進(jìn)傳統(tǒng)媒體輿論導(dǎo)向與新型傳媒在信息、媒體、服務(wù)、運(yùn)營(yíng)、技術(shù)等領(lǐng)域的深入整合[1]。在此政策背景下,全國(guó)各個(gè)高校開(kāi)始進(jìn)行信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息平臺(tái)通常依托計(jì)算機(jī)客戶(hù)端或網(wǎng)頁(yè)端為主,伴隨著5G 和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,移動(dòng)平臺(tái)在信息化發(fā)展中逐漸體現(xiàn)出其獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)[2]。在眾多移動(dòng)端信息平臺(tái)中,微信公眾號(hào)以其龐大的用戶(hù)基礎(chǔ),多元化的功能,較高的開(kāi)放性和兼容性占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。因此,各高校紛紛建設(shè)財(cái)務(wù)微信公眾號(hào)平臺(tái),創(chuàng)建學(xué)校、部門(mén)或業(yè)務(wù)層級(jí)的公眾號(hào)。微信公眾號(hào)服務(wù)能有效對(duì)網(wǎng)頁(yè)端信息服務(wù)進(jìn)行拓展和補(bǔ)充,既可以跨越時(shí)空障礙為用戶(hù)提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息服務(wù),提高財(cái)務(wù)工作的效率,又為財(cái)務(wù)宣傳提供了全新的方式,通過(guò)圖片、語(yǔ)音和視頻等形式讓信息傳遞得更加立體,有助于拓展財(cái)務(wù)用戶(hù)的群體[3]。高校財(cái)務(wù)微信公眾號(hào)可以高效利用財(cái)務(wù)服務(wù)資源,減少財(cái)務(wù)人員重復(fù)勞動(dòng),有利于提高財(cái)務(wù)工作滿(mǎn)意度[4]。
蚌埠醫(yī)學(xué)院構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)化的綜合財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理與信息化的融合,建立基于校園網(wǎng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)網(wǎng)站,已基本普及電子化辦公。蚌埠醫(yī)學(xué)院擁有多個(gè)院區(qū)和附屬醫(yī)院,其附屬醫(yī)院有大量科研、教學(xué)業(yè)務(wù)需要與學(xué)校本部財(cái)務(wù)處對(duì)接[5]。對(duì)于擁有多校區(qū)或多附屬單位的高校,其工作人員在處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)時(shí)需要跨校(院)區(qū)辦理,將部分財(cái)務(wù)功能交由公眾號(hào)端口處理能有效提升辦事效率。2018 年5 月,蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)正式上線(xiàn)運(yùn)行,該公眾號(hào)認(rèn)證主體為蚌埠醫(yī)學(xué)院,公眾號(hào)類(lèi)型為服務(wù)號(hào),主要服務(wù)對(duì)象為蚌埠醫(yī)學(xué)院及其附屬醫(yī)院的師生和工作人員。該公眾號(hào)是某信息軟件開(kāi)發(fā)公司中標(biāo)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)軟件時(shí)的附贈(zèng)項(xiàng)目,公眾號(hào)的前期建設(shè)由該軟件公司技術(shù)人員負(fù)責(zé),后期運(yùn)營(yíng)維護(hù)交由財(cái)務(wù)處進(jìn)行管理。
微信公眾號(hào)分為訂閱號(hào)、服務(wù)號(hào)和企業(yè)號(hào),蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)為服務(wù)號(hào),主要提供財(cái)務(wù)平臺(tái)功能性服務(wù)。該公眾號(hào)的使用對(duì)象主要為教職工和學(xué)生兩大群體,需要分別以工號(hào)或?qū)W號(hào)作為賬號(hào)登錄才能使用該公眾號(hào),同時(shí)該公眾號(hào)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)使用同一賬號(hào)密碼,方便師生使用。該公眾號(hào)的主要功能包括:(1)教職工綜合查詢(xún)。工資、其他收入、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、個(gè)人往來(lái)。(2)教職工網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)。待辦事項(xiàng)、差旅費(fèi)、日常報(bào)銷(xiāo)、出差申請(qǐng)、借款、經(jīng)費(fèi)領(lǐng)取。(3)學(xué)生網(wǎng)絡(luò)繳費(fèi)查詢(xún)、繳費(fèi)查詢(xún)、電子發(fā)票查詢(xún)。(4)自助留言。
蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)上線(xiàn)以來(lái),部分原線(xiàn)下的報(bào)賬、繳費(fèi)、查詢(xún)業(yè)務(wù)經(jīng)線(xiàn)上微信公眾號(hào)處理,財(cái)務(wù)窗口工作量有所減輕,師生對(duì)財(cái)務(wù)流程滿(mǎn)意度有一定程度的提高。此外,運(yùn)用微信平臺(tái)對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行公開(kāi)還可以有效規(guī)范財(cái)務(wù)系統(tǒng)廉潔履職,有利于財(cái)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)管理和群眾監(jiān)督。
部分功能無(wú)法順利使用。對(duì)于教職工網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng),尚未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)以及手機(jī)端填報(bào)數(shù)據(jù);電子發(fā)票錄入不全,導(dǎo)致部分電子發(fā)票無(wú)法順利查詢(xún),在實(shí)踐中該功能主要供各級(jí)審核人員在審批時(shí)使用;該公眾號(hào)缺乏指定人員進(jìn)行內(nèi)容管理以及運(yùn)營(yíng)維護(hù),公眾號(hào)內(nèi)容更新比較緩慢,自助留言功能形同虛設(shè),沒(méi)有進(jìn)行答疑回復(fù)。
設(shè)置完備的微信公眾號(hào)通常具有五方面主要功能,包括信息推送、關(guān)鍵詞回復(fù)、自定義菜單、統(tǒng)計(jì)功能和管理功能。蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)功能設(shè)置較為單一,缺乏信息推送和自定義菜單的功能,財(cái)務(wù)處相關(guān)的規(guī)章制度和通知僅僅通過(guò)該學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布,并未在該微信公眾號(hào)進(jìn)行財(cái)務(wù)制度宣傳,業(yè)務(wù)辦理知識(shí)的講解。該微信公眾號(hào)的初期建設(shè)是由某信息軟件開(kāi)發(fā)公司承擔(dān),該公司為財(cái)務(wù)處提供信息服務(wù)時(shí)公眾號(hào)建設(shè)為附加贈(zèng)品,因此后續(xù)維護(hù)力度不足,進(jìn)而導(dǎo)致該公眾號(hào)出現(xiàn)使用率低、用戶(hù)黏性低的問(wèn)題。此外,雖然該公眾號(hào)開(kāi)通了后臺(tái)留言功能,但是由于沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)公眾號(hào)運(yùn)營(yíng),所以并沒(méi)有針對(duì)留言的問(wèn)題進(jìn)行回復(fù)和解答。
該公眾號(hào)并非由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心統(tǒng)一牽頭建設(shè)管理,缺乏與校內(nèi)其他相關(guān)平臺(tái)的對(duì)接規(guī)劃,因此蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)與學(xué)校的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、學(xué)生繳費(fèi)系統(tǒng)、科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)等多個(gè)OA 子系統(tǒng)之間仍然存在一定的跨平臺(tái)障礙,流程上缺乏協(xié)同工作的相關(guān)功能,阻礙了財(cái)務(wù)一體化的建設(shè)。比如,科研經(jīng)費(fèi)管理子項(xiàng)目中,申請(qǐng)人只能進(jìn)行查詢(xún),不能進(jìn)行報(bào)賬申請(qǐng),因?yàn)樵摴娞?hào)的錄入端口與科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)不一致,部分專(zhuān)業(yè)格式的附件或材料無(wú)法上傳。此外,由于網(wǎng)絡(luò)安全許可限制,不同系統(tǒng)間安全級(jí)別不統(tǒng)一,部分網(wǎng)頁(yè)跳轉(zhuǎn)無(wú)法在公眾號(hào)界面內(nèi)完成,導(dǎo)致財(cái)務(wù)流程不暢通。
蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處微信公眾號(hào)依托財(cái)務(wù)工作為基石,在日常運(yùn)營(yíng)管理中,圍繞財(cái)務(wù)相關(guān)的政策信息進(jìn)行內(nèi)容提供。包括蚌埠醫(yī)學(xué)院在內(nèi)的大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)公眾號(hào),沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)運(yùn)營(yíng)維護(hù)人員,通常由財(cái)務(wù)人員兼職管理。由于信息發(fā)布人員不固定,同時(shí)缺乏專(zhuān)業(yè)的公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)能力,該公眾號(hào)發(fā)布的文章大部分是轉(zhuǎn)發(fā)自其他平臺(tái),少量原創(chuàng)的文章內(nèi)容質(zhì)量難以保證。從蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)的后臺(tái)閱讀數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn),文章的總閱讀人數(shù)占關(guān)注人數(shù)的比重較低,該公眾號(hào)的傳媒作用有效性不高。
截至2022 年4 月底,蚌埠醫(yī)學(xué)院擁有教職工951 人,在校學(xué)生12267 人,蚌埠醫(yī)學(xué)院直屬附屬醫(yī)院擁有職工5211 人,同期“蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處”公眾號(hào)擁有關(guān)注者14251 人,當(dāng)月活躍用戶(hù)為1876 人。運(yùn)行四年以來(lái),通過(guò)該公眾號(hào)進(jìn)行繳費(fèi)、報(bào)銷(xiāo)等操作的僅有5000 余人次,一級(jí)菜單中學(xué)生繳費(fèi)和財(cái)務(wù)平臺(tái)的日均點(diǎn)擊人數(shù)分別為476 和193,該數(shù)據(jù)表明公眾號(hào)的關(guān)注者較多,但是活躍用戶(hù)較少,功能性服務(wù)使用率偏低,該公眾號(hào)具有服務(wù)覆蓋范圍廣但用戶(hù)使用深度淺的特點(diǎn)。這暴露出該公眾號(hào)的功能實(shí)用性較低,沒(méi)有能夠較好地滿(mǎn)足廣大師生教職工將財(cái)務(wù)流程由線(xiàn)下向線(xiàn)上轉(zhuǎn)移的核心需求。
財(cái)務(wù)公眾號(hào)的建設(shè)流于形式化,部分領(lǐng)導(dǎo)干部?jī)H僅將建設(shè)財(cái)務(wù)微信公眾號(hào)當(dāng)作考核指標(biāo)去完成,只需財(cái)務(wù)工作體現(xiàn)在新媒體形式中即可,不追求將財(cái)務(wù)公眾號(hào)打造得更加易用、高效,導(dǎo)致其形式意義大于實(shí)際意義。蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)開(kāi)通運(yùn)營(yíng)已超過(guò)三年,其間財(cái)務(wù)處更換過(guò)多位領(lǐng)導(dǎo),但均未意識(shí)到發(fā)展運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)公眾號(hào)的重要性,沒(méi)有承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。由于該微信公眾號(hào)作為財(cái)務(wù)信息軟件的附贈(zèng)項(xiàng)目,缺乏功能需求論證,該公眾號(hào)的設(shè)計(jì)是套用其他財(cái)務(wù)系統(tǒng)的模板,沒(méi)有針對(duì)蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處進(jìn)行特定優(yōu)化,導(dǎo)致公眾號(hào)的功能實(shí)用性不足。
蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)的二級(jí)自定義菜單在建設(shè)完成后一直沒(méi)有進(jìn)行模塊更新,公眾號(hào)的運(yùn)營(yíng)者沒(méi)有積極對(duì)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新和技術(shù)維護(hù)。公眾號(hào)管理混亂,內(nèi)容運(yùn)營(yíng)沒(méi)有固定人員,經(jīng)常由財(cái)務(wù)處不同工作人員進(jìn)行內(nèi)容管理。財(cái)務(wù)人員不具備自媒體運(yùn)營(yíng)能力,沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的自媒體運(yùn)營(yíng)訓(xùn)練,且需要兼顧財(cái)務(wù)日常工作。遇到技術(shù)問(wèn)題時(shí),網(wǎng)絡(luò)信息中心與公眾號(hào)建設(shè)方即信息系統(tǒng)供應(yīng)商互相推諉,導(dǎo)致公眾號(hào)疏于維護(hù),更新緩慢。公眾號(hào)的受眾群體對(duì)內(nèi)容反饋有限,運(yùn)維人員不能根據(jù)反饋有效改進(jìn)公眾號(hào),最終導(dǎo)致公眾號(hào)的閱讀量逐漸減少,陷入惡性循環(huán)。
財(cái)務(wù)信息本身具有一定的敏感性,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)一般會(huì)限制登陸的IP 地址,只能通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)地址或者專(zhuān)門(mén)授權(quán)的IP 地址進(jìn)行登陸,這也成為限制財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的重要原因之一。公眾號(hào)與其他財(cái)務(wù)平臺(tái)之間存在一定的障礙是因?yàn)槲⑿殴娖脚_(tái)作為移動(dòng)端平臺(tái),相較于傳統(tǒng)的網(wǎng)頁(yè)端的信息平臺(tái),先天擁有更加便利的使用和推廣模式,但同時(shí)也面臨著更復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,更容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或數(shù)據(jù)泄露,財(cái)務(wù)信息安全面臨的連帶風(fēng)險(xiǎn)更大[6]。所以,很多信息系統(tǒng)基于安全因素考慮沒(méi)有開(kāi)放與微信公眾號(hào)平臺(tái)的接口。
充分調(diào)研師生對(duì)公眾號(hào)的使用需求,有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)微信公眾號(hào)功能。通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷和走訪(fǎng)調(diào)查的形式,充分了解蚌埠醫(yī)學(xué)院教職工和學(xué)生群體對(duì)財(cái)務(wù)公眾號(hào)的功能需求,對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行搜集處理后如圖1 所示。我們發(fā)現(xiàn)在財(cái)務(wù)工作中師生對(duì)財(cái)務(wù)微信公眾號(hào)的主要業(yè)務(wù)需求集中以下幾方面:(1)工資、其他收入、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、獎(jiǎng)學(xué)金、校園一卡通等費(fèi)用的繳納、明細(xì)查詢(xún)和提??;(2)財(cái)務(wù)處的通知公告、賬號(hào)稅號(hào)、財(cái)務(wù)流程以及財(cái)務(wù)規(guī)章制度的公示與自助查詢(xún);(3)反饋功能,即財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)在線(xiàn)人工咨詢(xún)或自助留言回復(fù)功能。(4)文章推送,該公眾號(hào)可適當(dāng)進(jìn)行文章推送,如與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)政策的解讀、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程、其他財(cái)務(wù)重要通知等。(5)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)模塊手機(jī)端的填報(bào),在線(xiàn)審批、各類(lèi)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)查詢(xún),個(gè)人設(shè)置可進(jìn)行身份綁定及密碼修改。
圖1
整合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程,簡(jiǎn)化多余的手續(xù),積極與財(cái)務(wù)處公眾號(hào)關(guān)聯(lián)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)方溝通,從技術(shù)層面發(fā)掘不同平臺(tái)之間數(shù)據(jù)互通的障礙所在,從安全性、便利性、實(shí)用性等多角度出發(fā),綜合考慮財(cái)務(wù)公眾號(hào)跨平臺(tái)使用場(chǎng)景,以期解決平臺(tái)間兼容性問(wèn)題。搭建智慧校園平臺(tái),公眾號(hào)平臺(tái)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、圖書(shū)管理系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)的對(duì)接和集成。擴(kuò)大微信公眾號(hào)平臺(tái)承載校內(nèi)校外信息應(yīng)用和服務(wù)的范圍,不斷拓展線(xiàn)上服務(wù),充分發(fā)揮我校信息服務(wù)功能,推動(dòng)學(xué)校信息化水平再上新臺(tái)階。
該公眾號(hào)作為財(cái)務(wù)處對(duì)外宣傳窗口和業(yè)務(wù)平臺(tái)之一,主要承擔(dān)財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的功能,所以業(yè)務(wù)上應(yīng)該由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé),即提供內(nèi)容管理和流程服務(wù);技術(shù)上則由網(wǎng)絡(luò)信息中心負(fù)責(zé)提供支持,定期更新維護(hù)平臺(tái)信息,查看程序代碼執(zhí)行的有效性和安全性。兩個(gè)部門(mén)需要分別指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)微信公眾號(hào)的相關(guān)業(yè)務(wù)。微信公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)門(mén)檻并不高,但是如果想要打造高質(zhì)量的微信公眾號(hào)依然離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人員的支持。學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心工作人員主要負(fù)責(zé)日常技術(shù)維護(hù)與更新,而財(cái)務(wù)處工作人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)內(nèi)容的輸出和維護(hù),遇到一些難度較大的專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題,可以通過(guò)微信公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)服務(wù)項(xiàng)目公開(kāi)招標(biāo),購(gòu)買(mǎi)相關(guān)技術(shù)服務(wù)來(lái)解決。財(cái)務(wù)處可以牽頭搭建一個(gè)專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)信息內(nèi)容創(chuàng)作群,形成由財(cái)務(wù)、國(guó)資、審計(jì)等部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成的固定團(tuán)隊(duì),每個(gè)人保證一個(gè)月一到兩篇原創(chuàng)更新,充實(shí)公眾號(hào)輸出內(nèi)容。此外,需要通過(guò)多渠道加大蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)宣傳力度,可以通過(guò)學(xué)校官方網(wǎng)站、財(cái)務(wù)相關(guān)平臺(tái)的線(xiàn)上引流和財(cái)務(wù)處宣傳欄、培訓(xùn)會(huì)推介的線(xiàn)下宣傳相結(jié)合的方式推廣該公眾號(hào),增加公眾號(hào)影響力。
網(wǎng)絡(luò)信息安全是財(cái)務(wù)公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)的重要基石,要徹底解決公眾號(hào)平臺(tái)與其他信息平臺(tái)間的兼容問(wèn)題,保障微信公眾號(hào)的信息安全是基本前提條件。首先要公眾號(hào)的訪(fǎng)客進(jìn)行身份確認(rèn),蚌埠醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處公眾號(hào)主要服務(wù)于校內(nèi)教職工和學(xué)生群體,在進(jìn)行登錄身份驗(yàn)證時(shí),不僅僅要將工號(hào)、學(xué)號(hào)、身份證信息作為驗(yàn)證依據(jù),還要對(duì)長(zhǎng)期不使用的“僵尸賬號(hào)”進(jìn)行凍結(jié),避免賬號(hào)落入不法分子手中造成嚴(yán)重的后果。同時(shí)要對(duì)賬號(hào)信息安全進(jìn)行分級(jí)管理,對(duì)于具有高級(jí)的信息查閱權(quán)限、審批權(quán)限的部分賬號(hào)以及擁有管理員權(quán)限的賬號(hào),要進(jìn)行更加嚴(yán)格地二次加密驗(yàn)證,比如手機(jī)動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼或者對(duì)訪(fǎng)客設(shè)置特定的IP 地址限制。
財(cái)務(wù)公眾號(hào)受眾范圍廣、轉(zhuǎn)發(fā)方便,一旦發(fā)布的內(nèi)容涉密或存在重大錯(cuò)誤引導(dǎo),容易引發(fā)大范圍泄密、損害單位形象等嚴(yán)重后果,因此要設(shè)置專(zhuān)職人員對(duì)公眾號(hào)發(fā)布的財(cái)務(wù)信息和推文內(nèi)容要進(jìn)行嚴(yán)格的審查,確保公眾號(hào)的內(nèi)容符合正確的價(jià)值取向,維護(hù)清朗網(wǎng)絡(luò)空間。