從檔案專項驗收看項目檔案的規(guī)范管理

文/孫慶楠 張春喜

本文以項目檔案專項驗收為契機，結(jié)合工作實際，簡要闡述項目檔案工作中遇到的難題以及存在的問題，并以項目檔案專項驗收的視角分析應(yīng)對策略，提出提升項目檔案管理水平和檔案質(zhì)量的具體方法

項目檔案真實記錄了項目建設(shè)從立項、設(shè)計、監(jiān)理、施工到竣工驗收的全過程，是企業(yè)檔案資源的重要組成部分。如何以檔案專項驗收為契機，提升企業(yè)對檔案的重視程度，通過培養(yǎng)、引進檔案專業(yè)高技能人才加強規(guī)范項目檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效，已成為各單位檔案工作的重中之重。

一、項目檔案管理及專項驗收中存在的問題

項目檔案專項驗收是建設(shè)項目綜合竣工驗收必備條件之一，《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定“未經(jīng)檔案驗收或驗收不合格的項目不得進行或通過項目竣工驗收”。項目檔案專項驗收雖處于建設(shè)項目的后期，但是項目檔案來源于項目建設(shè)的整個過程所形成的文件，項目文件的齊全完整和質(zhì)量好壞直接關(guān)系到項目檔案的真實完整和合法合規(guī)。然而，時下項目檔案管理及驗收中存在的問題不容忽視。其問題主要在于：

問題之一，檔案意識和專業(yè)人才隊伍建設(shè)急需提升與加強

對于大多數(shù)企業(yè)來說，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和檔案人員的專業(yè)水平是檔案工作能否做好的根本性、決定性因素，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是項目檔案規(guī)范管理，檔案合法合規(guī)驗收的前提和基礎(chǔ)，大多數(shù)建設(shè)單位在項目建設(shè)初期往往忙于趕項目工期，很少能設(shè)置專職的、具有專業(yè)的項目檔案管理知識和實踐經(jīng)驗的檔案人員，并且對業(yè)務(wù)不熟悉，組織協(xié)調(diào)能力的缺乏，人員的頻繁更換，都直接導(dǎo)致項目檔案的收集整理沒有章法。

問題之二，項目檔案制度體系和管理機制不夠健全

陜煤集團所屬單位眾多，建設(shè)項目涉及煤炭、化工、電力、鋼鐵等多個行業(yè)，建設(shè)單位欠缺檔案專業(yè)人士指導(dǎo)，往往吃不透、弄不清檔案專業(yè)的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，以及這些行業(yè)本身對項目檔案的收集、整理、過程用表、驗收以及管理等方面的具體規(guī)定，所以未能形成科學(xué)的項目檔案制度體系和管理機制指導(dǎo)實踐工作，也不能將位于項目建設(shè)后期的檔案專項驗收要求貫徹至項目建設(shè)全過程，導(dǎo)致項目檔案管理工作混亂。

問題之三，項目各階段文件收集不全、質(zhì)量存在嚴(yán)重問題

建設(shè)單位缺乏專職且專業(yè)的檔案人員，很多項目的文檔管理都是后端被動式的，普遍存在過程資料收集不全、后期補資料的現(xiàn)象，例如，前期資料中缺失報批文件，有批復(fù)無請示文件。施工資料綜合卷中缺失項目部成立文件、項目經(jīng)理任命文件、法人授權(quán)書、承諾書等。施工圖、竣工圖、設(shè)備文件未見清單臺賬。其次，項目文件無法真實、同步地反映項目建設(shè)實際情況，存在嚴(yán)重的質(zhì)量問題，例如，組卷標(biāo)準(zhǔn)混亂，邏輯欠缺，不能做到文件排序邏輯時間自洽，施工資料沒有按照單位工程劃分組卷、排序混亂；整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，有的按“卷”整理，有的按“件”整理；施工過程資料簽章等不規(guī)范；施工過程資料、竣工圖、設(shè)計變更臺賬不明晰；案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等填寫不規(guī)范等。

問題之四，建設(shè)單位驗收流程仍需進一步規(guī)范

檔案專項驗收前的準(zhǔn)備工作往往不充足，缺乏自查和申請上級單位預(yù)驗收的環(huán)節(jié)。建設(shè)單位檔案意識欠缺，組織各參建單位自查環(huán)節(jié)缺乏檔案專業(yè)人士的指導(dǎo)，檢查的專業(yè)度和細致度不夠，導(dǎo)致建設(shè)單位向各參建單位交底不夠?qū)I(yè)，對于施工過程資料的監(jiān)督指導(dǎo)檢查的工作欠缺。另外一些大項目忽視申請上級單位項目檔案預(yù)驗收環(huán)節(jié)，而是直接進行檔案專項驗收，但檢查出來的問題已不能改正。某些建設(shè)單位對于檢查、預(yù)驗收環(huán)節(jié)專家組提出的建議和意見重視程度不夠，對于問題的整改不積極，上一階段提出的問題仍出現(xiàn)在正式驗收過程中，不能形成閉環(huán)管理。

問題之五，特殊載體和電子檔案管理不夠重視

在項目建設(shè)過程中往往忽視照片檔案和錄音錄像檔案等特殊載體檔案的收集整理。建設(shè)單位進行紙質(zhì)檔案管理的同時，由于缺乏檔案專業(yè)知識和基本的電子檔案管理意識，對于大量移交的照片、聲像、光盤檔案的保存環(huán)境不夠重視、不知如何管理，極少數(shù)使用檔案級藍光光盤，對于普通光盤的保管未采用防磁柜。在整理過程中特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案的互見工作也做得不到位。原生項目電子文件歸檔和電子檔案管理仍處于初級階段，業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)大多數(shù)處于未歸檔狀態(tài)。

二、項目檔案規(guī)范管理的對策

對策之一，提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度，培養(yǎng)引進專業(yè)人才

多渠道宣傳、提升領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的認識，培養(yǎng)、使用檔案專業(yè)高技能人員，擴展檔案職業(yè)發(fā)展和職稱晉升通道，把檔案團隊建設(shè)納入其管理職責(zé)和工作計劃，項目建設(shè)初期成立檔案工作小組，配備具有項目管理經(jīng)驗和超強組織協(xié)調(diào)能力，能夠靈活運用、解讀檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，且具備指導(dǎo)實際工作執(zhí)行力和檢查監(jiān)督能力的檔案人員，并確保人員的穩(wěn)定性，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和文檔人員具體工作職責(zé)，提前明確驗收要求，組織編制制度，按照項目建設(shè)階段前置檔案收集工作，全過程組織收集前期管理文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、竣工圖、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、特殊載體文件等各類文件，以及各種類型載體的項目文件。同時根據(jù)合同或協(xié)議中的要求條款，檢查應(yīng)提供的文件是否按照合同約定交付。

對策之二，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和驗收要求，建立健全管理體系機制

項目檔案管理應(yīng)符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，首先應(yīng)符合《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）。其次，建筑工程符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2019）；電力工程符合《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T 241-2012）；化工項目檔案組卷和用表應(yīng)符合《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T 3503-2017）和《石油化工建設(shè)工程項目施工過程技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T 3543-2017）；檔案驗收參照《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等。建設(shè)單位結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和驗收要求，除了從宏觀體系層面編制頂層管理制度外，還應(yīng)針對承包商文件交付、設(shè)備供應(yīng)商文件交付、項目過程文件流轉(zhuǎn)控制等方面，編制包含收集范圍、整理要求、業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容的指導(dǎo)手冊，全維度、多層級地構(gòu)建項目文檔管理制度體系和網(wǎng)格化的檔案工作機制，為項目文檔管理提供工作依據(jù)。

對策之三，把握工作原則，從源頭全過程收集，全面提升質(zhì)量

建設(shè)單位應(yīng)從項目立項初期全過程監(jiān)督指導(dǎo)檢查項目檔案基礎(chǔ)工作，遵守“三納入、四參加、四同步”原則，提前介入，狠抓節(jié)點，做好合同管理、進場交底、過程聯(lián)合檢查、項目檔案專項驗收四個環(huán)節(jié)。在重要合同簽訂時納入檔案要求，明確文件交付質(zhì)量、份數(shù)、時間、電子版等相關(guān)要求，以及違約條款。檔案交底時應(yīng)提出施工資料、聲像檔案的歸檔范圍、組卷標(biāo)準(zhǔn)、以及竣工圖編制要求，全面把控項目檔案質(zhì)量：1.準(zhǔn)確性。歸檔文件內(nèi)容需簽署齊全，手續(xù)完備；卷內(nèi)目錄與檔案實物應(yīng)翔實、匹配?？⒐D準(zhǔn)確、清楚、修改到位，真實反映項目竣工時的實際情況；竣工圖加蓋并簽署竣工圖章、竣工圖審核章。2.系統(tǒng)性。檔案組卷應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系和案卷之間的邏輯順序；案卷封面、卷內(nèi)和案卷目錄、備考表填寫規(guī)范、清晰。3.安全性。文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，檔案庫房采取“十防”要求和溫濕度控制措施；檔案柜架、裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求；采取有效措施保證檔案實體和信息安全。

對策之四，規(guī)范檔案專項驗收流程，形成閉環(huán)管理

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定項目檔案驗收在項目竣工驗收前三個月完成。項目建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合項目綜合竣工驗收和集團公司的項目檔案專項驗收時間安排，提前確定項目檔案的自查、組織申請上級單位檢查、預(yù)驗收和檔案專項驗收的時間，積極組織項目參建單位對項目檔案進行自查。對于上級單位檢查、預(yù)驗收專家組提出的意見，應(yīng)積極整改完成后，正式組織項目檔案的專項驗收，規(guī)范編寫驗收匯報材料，存在質(zhì)量問題比較多的項目還應(yīng)組織問題整改“回頭看”，同時將項目各單項驗收、質(zhì)量驗收、檔案專項驗收匯報材料和專家意見等文件及時歸檔，形成閉環(huán)管理。

對策之五，重視項目特殊載體和電子檔案的管理

國家出臺的《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》是對項目電子文件收集歸檔的指導(dǎo)性文件，建設(shè)單位應(yīng)建立相關(guān)制度，明確項目電子文件的歸檔范圍，及時收集專業(yè)軟件、信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的原生電子文件，同時收集、整理隱蔽工程、每道工序的交接、關(guān)鍵工程節(jié)點等在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，進一步加強傳統(tǒng)載體紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，確保工程項目建設(shè)與項目電子檔案工作同步進行，提高項目電子檔案利用率。

通過上述分析研究可見，項目檔案專項驗收是項目綜合竣工驗收的前提條件和法定動作之一，從檔案專項驗收角度出發(fā)，前置項目檔案管理要求，不僅能夠?qū)Ⅱ炇盏囊鬂B透至檔案收集整理利用等基礎(chǔ)工作中，倒逼建設(shè)單位建立健全項目檔案制度體系和管理機制，促進檔案的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，還能提升單位領(lǐng)導(dǎo)和全員的檔案意識和重視程度，加強檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，提高建設(shè)單位的檔案專業(yè)知識和技能，全面提升項目檔案質(zhì)量，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。