基于VBA的實(shí)驗(yàn)室評(píng)審數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的研究

李偉澤 劉寶真

摘要：文中介紹了一種基于VBA的實(shí)驗(yàn)室評(píng)審ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，將實(shí)驗(yàn)室評(píng)審所需的數(shù)據(jù)一次性錄入，按指定格式生成所需要的文件，提高了實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)備評(píng)審資料的效率和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：VBA；實(shí)驗(yàn)室評(píng)審；ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)

Research on Database System of Laboratory Accreditation Based on VBA

LI Weize， LIU Baozhen

（Fujian Inspection and Research Institute for Product Quality， Fuzhou 350002， Fujian， China）

Abstract： This paper introduces a VBA-based ACCESS database system for laboratory accreditation， which can input the data needed for laboratory accreditation once and generate the required files according to the specified format. By doing so， the efficiency and accuracy of laboratory preparation and evaluation data are improved.

Key Words：? VBA; Laboratory accreditation; ACCESS database

1 問題的提出

文中介紹的實(shí)驗(yàn)室評(píng)審主要是指：實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可和資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審。實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可是由中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)（英文縮寫CNAS）使用《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》對(duì)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室能力進(jìn)行的認(rèn)可[1]（以下簡(jiǎn)稱“CNAS認(rèn)可”）。資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審是由國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)和省級(jí)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門依據(jù)《中華人民共和國(guó)行政許可法》的有關(guān)規(guī)定，自行或者委托專業(yè)技術(shù)評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)，組織評(píng)審人員，對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的基本條件和技術(shù)能力是否符合《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》和評(píng)審補(bǔ)充要求所進(jìn)行的審查和考核[2]（以下簡(jiǎn)稱“CMA評(píng)審”）。

在CNAS認(rèn)可和CMA評(píng)審中，有兩項(xiàng)非常重要的內(nèi)容：一是實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立和保持檢驗(yàn)檢測(cè)方法控制程序，提供能體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室使用的方法（通常是標(biāo)準(zhǔn)），即“能力表”，二是實(shí)驗(yàn)室應(yīng)具備從事檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)所必需的檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備設(shè)施，提供能滿足要求的設(shè)備和設(shè)施，即“設(shè)備配置表”。實(shí)際運(yùn)作中，實(shí)驗(yàn)室需要頻繁進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的變更和擴(kuò)項(xiàng)，以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

目前大多實(shí)驗(yàn)室的做法是，根據(jù)評(píng)審機(jī)構(gòu)提供的文件（EXCEL格式或WORD格式）進(jìn)行人工填寫，相同的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制粘貼，工作量大，出錯(cuò)率高。在進(jìn)行相同標(biāo)準(zhǔn)的其他評(píng)審時(shí)，又需要進(jìn)行相同內(nèi)容的填寫，工作繁瑣，特別是進(jìn)行大批量的數(shù)據(jù)操作時(shí)，耗時(shí)費(fèi)力，直接影響評(píng)審工作的質(zhì)量和效率。

2 問題的產(chǎn)生原因

不同機(jī)構(gòu)進(jìn)行的評(píng)審工作，雖然能力表和設(shè)備配置表的內(nèi)容基本一致，但對(duì)文件格式的要求卻大相徑庭。見評(píng)審需提供的擴(kuò)項(xiàng)能力表對(duì)比（圖1）和擴(kuò)項(xiàng)設(shè)備配置表對(duì)比（圖2），變更審批表對(duì)比（圖3）。

由圖1可見，對(duì)于擴(kuò)項(xiàng)能力表，CMA評(píng)審（上圖）和CNAS認(rèn)可（下圖）中有6個(gè)項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)，分別是 “類別/對(duì)象”和“對(duì)象名稱”、“項(xiàng)目/參數(shù)”和“參數(shù)名稱”、“依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)（方法）名稱”和“方法名稱”、“依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)（含年號(hào)）”和“依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)號(hào)”、“限制范圍”和“說明”、“備注”和“備注1”，表格格式不同。

由圖2可見，對(duì)于擴(kuò)項(xiàng)設(shè)備配置表，CMA評(píng)審（上圖）和CNAS認(rèn)可（中圖）中有5個(gè)項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)，分別是 “名稱”“型號(hào)”“測(cè)量范圍”“溯源方式”“確認(rèn)結(jié)果”，表格格式不同。在CNAS認(rèn)可時(shí)，還需要將設(shè)備配置表（中圖）和能力表（下圖）進(jìn)行對(duì)應(yīng)，形成一對(duì)多關(guān)系，這和CMA評(píng)審時(shí)在設(shè)備配置表（上圖）中的一對(duì)多形式完全不同，見細(xì)箭頭標(biāo)注。

由圖3可見，對(duì)于變更能力表，CMA評(píng)審（上圖）和CNAS認(rèn)可（下圖）中有3個(gè)項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)，分別是 “類別（產(chǎn)品/項(xiàng)目/參數(shù)）”和“名稱”、“已批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)（方法）名稱、編號(hào)（含年號(hào)）”和“原認(rèn)可內(nèi)容之檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)（方法）名稱及編號(hào)（含年號(hào)）”、“變更后的標(biāo)準(zhǔn)（方法）名稱、編號(hào)（含年號(hào)）”和“變更的內(nèi)容之檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)（方法）名稱及編號(hào)（含年號(hào)）”，表格格式迥異。

3 問題的探討

實(shí)驗(yàn)室評(píng)審一直是認(rèn)可委、省級(jí)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門高度重視的一項(xiàng)工作，提高評(píng)審工作的質(zhì)量與效率、規(guī)范和統(tǒng)一實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)資源，是有效地提升和促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)代化建設(shè)努力的方向[3]。而當(dāng)前在CNAS認(rèn)可和CMA評(píng)審工作使用不同系統(tǒng)進(jìn)行填報(bào)的前提下，要做到實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)資源的遷移，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，避免人工填寫帶來的差錯(cuò)，就需要采用信息化的手段。

4 問題的解決

建立實(shí)驗(yàn)室評(píng)審資料數(shù)據(jù)庫(kù)，替代目前的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，根據(jù)評(píng)審的不同內(nèi)容和文件格式要求，輸出指定格式的文件和報(bào)表，能夠有效地解決準(zhǔn)確性差和效率低下的問題。它的優(yōu)勢(shì)在于：

1）效率高。信息一次性錄入，通過電腦分類匯總，按指定格式輸出報(bào)表，將手工轉(zhuǎn)換問題交給數(shù)據(jù)庫(kù)自行處理，可大大提高表格的填寫效率。

2）零差錯(cuò)。在信息錄入準(zhǔn)確的前提下，不同評(píng)審需要的數(shù)據(jù)將保持絕對(duì)的一致，不會(huì)出現(xiàn)編輯性的差錯(cuò)。

3）格式一致。由于信息錄入人員對(duì)評(píng)審系統(tǒng)的操作不熟練，對(duì)數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)的重視程度不夠[4]，在有限的評(píng)審工作中，往往出現(xiàn)錄入的信息格式不一致。人工核對(duì)的效果往往差強(qiáng)人意。而數(shù)據(jù)庫(kù)能夠規(guī)范信息錄入人員的錄入方式，保證格式的一致性。

4）方便維護(hù)。數(shù)據(jù)庫(kù)能夠批量地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除和修改，減少維護(hù)成本。

文中介紹一種基于VBA的ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)，在程序界面內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、查詢等功能，自動(dòng)生成能力表和設(shè)備配置表等文件，形成實(shí)驗(yàn)室需要的各項(xiàng)報(bào)表。使用的軟件版本為ACCESS 2016。ACESS 2016是基于關(guān)系模型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。它具有統(tǒng)一的操作界面，能方便地與Microsoft Office中的WORD、EXCEL等文件進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，適合小型數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建。

（1）表及表關(guān)系的創(chuàng)建

對(duì)實(shí)驗(yàn)室評(píng)審中的能力表和設(shè)備配置表需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，創(chuàng)建表及表關(guān)系。如圖4所示。

“已認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)表”主要用于存放標(biāo)準(zhǔn)的信息，如標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、對(duì)象名稱、標(biāo)準(zhǔn)名稱、是否認(rèn)可等?！耙颜J(rèn)可能力表”主要用于存放評(píng)審需要的能力表中的信息，有公用信息（條款號(hào)、條款名稱）、CMA評(píng)審信息（認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)、限制范圍、備注、能力屬性、有效期開始、分類）、CNAS認(rèn)可信息（大類別編號(hào)、能源之星、藍(lán)牙、是否包含全部/部分參數(shù)、領(lǐng)域代碼、子目錄是否展開、檢測(cè)開展日期、近兩年檢測(cè)次數(shù)、認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)、限制范圍、備注等）?！耙颜J(rèn)可設(shè)備配置表”中包含能力代碼、儀器管理編號(hào)等。“全部可用設(shè)備查詢”中為實(shí)驗(yàn)室設(shè)備信息，包含儀器管理編號(hào)、儀器名稱、型號(hào)規(guī)格、量程、精度、下次計(jì)量日期、送檢類別、儀器狀態(tài)等。

“已認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)表”和“已認(rèn)可能力表”通過CMA標(biāo)準(zhǔn)編碼建立一對(duì)多聯(lián)系，實(shí)施參照完整性?！耙颜J(rèn)可能力表”和“已認(rèn)可設(shè)備配置表”通過CMA能力代碼建立一對(duì)多聯(lián)系，實(shí)施參照完整性。“已認(rèn)可設(shè)備配置表”和“全部可用設(shè)備查詢”通過儀器管理編號(hào)建立多對(duì)多聯(lián)系，連接類型為左連接。如圖5所示。

另外，建立其他輔助表格，如CMA領(lǐng)域代碼表，用于存放領(lǐng)域代碼、授權(quán)領(lǐng)域；CNAS領(lǐng)域代碼表，數(shù)據(jù)來源于CNAS-AL06《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可領(lǐng)域分類》。CNAS能力大類表，用于存放大類別編號(hào)、類別名稱、父類別名稱等。

（2）數(shù)據(jù)輸入窗體的創(chuàng)建

①用分割窗體模式創(chuàng)建“標(biāo)準(zhǔn)信息”窗體，進(jìn)行“已認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)表”信息錄入。

此窗體增加了按照領(lǐng)域進(jìn)行篩選的功能，便于擴(kuò)項(xiàng)評(píng)審時(shí)對(duì)CMA標(biāo)準(zhǔn)編碼的編號(hào)。

②用分割窗體模式創(chuàng)建“能力表”窗體，進(jìn)行“已認(rèn)可能力表”信息錄入。

該窗體設(shè)置子窗體用于預(yù)覽該能力代碼的設(shè)備配置表，可通過“配置預(yù)覽”按鈕進(jìn)行打開和關(guān)閉。其中CMA標(biāo)準(zhǔn)編碼、CNAS大類別編號(hào)、CNAS領(lǐng)域代碼可通過右側(cè)“查看”按鈕進(jìn)行編號(hào)規(guī)則的查看。帶“*”項(xiàng)目為必填項(xiàng)，可通過“檢查”按鈕檢查是否已填寫。“強(qiáng)制刪除”按鈕用于強(qiáng)制刪除實(shí)施了參照完整性的上一級(jí)和下一級(jí)有關(guān)數(shù)據(jù)，應(yīng)謹(jǐn)慎操作。

③創(chuàng)建“設(shè)備配置表”窗體，對(duì)能力代碼對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)備配置。

右側(cè)為已配置的設(shè)備，可通過左側(cè)的設(shè)備庫(kù)中的設(shè)備進(jìn)行添加?！霸O(shè)備組”功能，可利用相同項(xiàng)目的設(shè)備配置進(jìn)行快捷添加操作。

以上所有窗體均帶有增加、刪除、修改、查詢功能。

（3）文件和報(bào)表的導(dǎo)出

①導(dǎo)出用于系統(tǒng)填報(bào)的能力表和設(shè)備配置表。導(dǎo)出的文件格式為WORD、EXCEL等。

②導(dǎo)出用于實(shí)驗(yàn)室查詢的其他報(bào)表。

報(bào)表可根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的需要進(jìn)行定制。如已認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)、本次操作的標(biāo)準(zhǔn)等。

（4）綜合查詢功能的創(chuàng)建

用于查詢已認(rèn)可的能力表和對(duì)應(yīng)的設(shè)備，可用于實(shí)驗(yàn)室日常工作之用。

（5）登錄界面的創(chuàng)建

使用此管理系統(tǒng)，應(yīng)先進(jìn)行設(shè)備庫(kù)的更新，用于更新設(shè)備的計(jì)量狀態(tài)。之后進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)的導(dǎo)出、報(bào)表的生成等操作?！安樵儭庇糜诓樵円颜J(rèn)可的能力及設(shè)備配置?！疤峤弧庇糜诖_認(rèn)當(dāng)次評(píng)審工作的最終完成，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，此操作應(yīng)在機(jī)構(gòu)評(píng)審?fù)ㄟ^之后再進(jìn)行。

5 結(jié)語(yǔ)

導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的日常工作進(jìn)行改善，提高了工作效率，保證了工作質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)智慧實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的有效探索，也是踐行檢驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的具體表現(xiàn)。本系統(tǒng)的開發(fā)，將為實(shí)驗(yàn)室日常工作的信息化覆蓋和整體互聯(lián)提供有益參考。

參考文獻(xiàn)

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