試析系統(tǒng)論在企業(yè)檔案工作中的構(gòu)成和應(yīng)用

□ 江蘇徐州 王 巍

企業(yè)檔案室是一個(gè)系統(tǒng)。因此，我們應(yīng)先從系統(tǒng)這一角度來觀察檔案室的諸方面。系統(tǒng)是什么？系統(tǒng)就是集合體，這個(gè)集合體是由兩個(gè)以上的因素組合而成，這些因素之間必須是構(gòu)成互相聯(lián)系、互相制約的關(guān)系，即有機(jī)聯(lián)系的關(guān)系。這個(gè)“集合體”具有特定的功能。檔案工作的發(fā)展規(guī)律表明，檔案工作是一動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，也是持續(xù)不斷的發(fā)展過程。檔案工作作為一種社會(huì)現(xiàn)象，是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)，由簡單管理到復(fù)雜管理， 由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理，由手工管理到計(jì)算機(jī)管理，由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)發(fā)展的系統(tǒng)工程。企業(yè)檔案工作是一個(gè)大的系統(tǒng)，按系統(tǒng)觀點(diǎn)來講，它又可以分為許多小的系統(tǒng)，是由許多小的系統(tǒng)構(gòu)成的。所以從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)出發(fā)，對于檔案工作的要求是，既注意局部，又注意整體。既在整體上發(fā)揮其作用，又在具體問題上做好工作。檔案工作可以分為收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等具體環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)也構(gòu)成檔案工作的系統(tǒng)，形成檔案工作的系統(tǒng)性。在這個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，各個(gè)環(huán)節(jié)都是這個(gè)系統(tǒng)的要素，其中一項(xiàng)工作搞不好，就影響整個(gè)系統(tǒng)的檔案工作，而這幾個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，辯證統(tǒng)一，從而形成系統(tǒng)性的檔案與檔案的系統(tǒng)性管理。系統(tǒng)論強(qiáng)調(diào)最優(yōu)化，這是系統(tǒng)論的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。所謂最優(yōu)化，就是在有限的條件下，利用各種手段和方法來促使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)最理想的目標(biāo)。在這里，最優(yōu)化與整體性是有密切聯(lián)系的。一般來講，系統(tǒng)的最優(yōu)化是指整體的最優(yōu)化，而整體的最優(yōu)化并不等于各要素的最優(yōu)化。對于檔案工作來講，不同單位的檔案與檔案工作，盡管有時(shí)在整體上有很多相同或相似之處，但其發(fā)展卻有很大的不同， 這可能有很多的原因，但是否堅(jiān)持最優(yōu)化卻是非常重要的問題。檔案學(xué)中常講的收集檔案的齊全、精煉原則，實(shí)際上就是強(qiáng)調(diào)了在要素已定的情況下，要科學(xué)地組織檔案與檔案工作，使之形成檔案系統(tǒng)的最優(yōu)化過程。

一、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的構(gòu)成

在企業(yè)檔案室內(nèi)，不論從工作管理角度來看，還是從檔案管理的角度來看，都是這樣一個(gè)“過程的集合體”。由于各單位的檔案室都貫穿著檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，我們便主要從檔案管理系統(tǒng)的角度來談系統(tǒng)原理。檔案室的管理系統(tǒng)就是由“檔案實(shí)體管理”、“檔案信息開發(fā)利用”、“對反饋信息處理”這三個(gè)大的環(huán)節(jié)組合而成的集合體。它是一個(gè)人工系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)又是企業(yè)單位工作系統(tǒng)中的一個(gè)要素。在檔案管理系統(tǒng)所屬的三大環(huán)節(jié)下面，又排著許多小的環(huán)節(jié)，這些小的環(huán)節(jié)之間保持著有機(jī)聯(lián)系，而每一個(gè)小的環(huán)節(jié)下面，又包含著許多更小的環(huán)節(jié)。這樣，在檔案管理系統(tǒng)中，我們就會(huì)看到上下之間分層次，左右之間相關(guān)聯(lián)的多種管理項(xiàng)目，構(gòu)成了一個(gè)縱橫交錯(cuò)的檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。上面是一個(gè)最簡單的檔案室管理系統(tǒng)，它的構(gòu)成符合“系統(tǒng)是許多組成要素保持有機(jī)的秩序，向同一目標(biāo)行動(dòng)的東西”的定義。系統(tǒng)工程是為了更好地達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo)而對系統(tǒng)的構(gòu)成要素、組織結(jié)構(gòu)、信息流動(dòng)和控制機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析與設(shè)計(jì)的技術(shù)。長期的實(shí)踐，使企業(yè)檔案室的工作者十分注重工作的秩序、條理和排列。任何一個(gè)小的系統(tǒng)，在必要的時(shí)候都可以依據(jù)系統(tǒng)原理制定出自己的工作程序，如收集工作程序、整理工作程序、保管工作程序、編研工作程序等，這實(shí)際上就是運(yùn)用系統(tǒng)原理實(shí)施檔案管理的系統(tǒng)工程。目前，絕大多數(shù)企業(yè)檔案室并不是剛剛制定工作程序，而是按照已經(jīng)制定的工作程序正在運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，最重要的問題還不是檔案管理工作程序的制定，而是如何運(yùn)用系統(tǒng)原理對已有的工作程序進(jìn)行檢驗(yàn)、調(diào)整和實(shí)施。在實(shí)踐中應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)那些不符合系統(tǒng)規(guī)律的東西，及時(shí)加以糾正，補(bǔ)充新的符合系統(tǒng)原理的程序，使管理系統(tǒng)隨著時(shí)間的推移更加優(yōu)化。所謂優(yōu)化并不是沒有任何缺陷，而是在一定的時(shí)間、環(huán)境、人、財(cái)、物條件下比較出來的最佳方案。為此，在檔案管理實(shí)踐中，我們必須時(shí)刻注意掌握上述系統(tǒng)原理，即系統(tǒng)化的規(guī)律。

二、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的整體性

整體性是系統(tǒng)論中的一個(gè)重要概念。檔案室管理系統(tǒng)是一個(gè)整體，因而具有整體性。由于檔案室的檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)整體，因而存在著明確的整體目標(biāo)，這種目標(biāo)可能是一個(gè)，也可能是多個(gè)。例如檔案室的檔案管理總目標(biāo)是向本企業(yè)單位提供用戶所需要的檔案信息資源。同時(shí)，也向社會(huì)提供某些部分檔案信息。另外，定期或不定期地將具有長期、永久保管價(jià)值的檔案向檔案館移交，以豐富檔案館館藏。這些目標(biāo)中，滿足本單位用戶所需是主要的。整體目標(biāo)的存在，是檔案管理系統(tǒng)整體運(yùn)行的基礎(chǔ)，否則這個(gè)整體就會(huì)失去方向。在檔案室檔案管理系統(tǒng)中，各個(gè)環(huán)節(jié)之間是否能保持有機(jī)聯(lián)系，各環(huán)節(jié)與整體目標(biāo)之間是否能保持一致性，關(guān)系到檔案室的檔案管理的效果，亦稱整體效應(yīng)。如果各環(huán)節(jié)之間互不協(xié)調(diào)，甚至是一盤散沙，整體效果絕不會(huì)好。綜合檔案室建立之前，各類檔案分別管理，達(dá)不到“集中統(tǒng)一管理”的目的。就是在綜合檔案室成立之后，曾出現(xiàn)過“名統(tǒng)實(shí)散”的狀況，整體效果也不會(huì)好。就像一輛自行車，表面是一個(gè)整體，而實(shí)際上鏈條松動(dòng)，閘不好使，鏍絲未擰緊，也會(huì)影響它的整體效果。因此，檔案室必須將檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)有機(jī)整體，防止各環(huán)節(jié)之間失去協(xié)調(diào)，各自為戰(zhàn)，互不配合，局部失去整體目標(biāo)，整體又失去各局部協(xié)調(diào)一致的有力支持。必須時(shí)時(shí)注意避免這種情況，保持各環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系，并且統(tǒng)一指向整體目標(biāo)。這樣，才能體現(xiàn)檔案管理的整體效應(yīng)。

三、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系性

1.整體性的保證。檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性是整體性的深化。整體性是檔案管理系統(tǒng)的核心。這個(gè)核心之所以存在，是由系統(tǒng)內(nèi)部諸因素之間以及系統(tǒng)與環(huán)境之間的有機(jī)聯(lián)系及其相互作用來保證的。

2.有機(jī)聯(lián)系的空間分布。檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系性從空間分布來說，有縱、橫兩方面。從縱的方面來說，是上下層次關(guān)系，屬于隸屬關(guān)系。如果把“檔案管理”稱作第一層次，即母系統(tǒng)，那么“檔案實(shí)體管理”、“檔案信息開發(fā)利用”“對反饋信息處理”就是第二層次，即子系統(tǒng)。子系統(tǒng)下面還有第三層次，如“檔案實(shí)體管理”下面的收集、整理、鑒定、保管等。隸屬于它們的下面還有第四層次。如整理下面的“區(qū)分全宗、分類、立卷、編目”。而在它們各自的下面仍可分若干層次。究竟分多少層次，可因不同單位的具體情況而定。上面層次的某一項(xiàng)目，總是包容下面若干層次，而下面的層次，總是被包容和服從上面層次的某一項(xiàng)目。各個(gè)層次是不能顛倒的。其有機(jī)聯(lián)系表現(xiàn)在下面層次的多個(gè)項(xiàng)目是上面層次一個(gè)項(xiàng)目的具體化。區(qū)分全宗、分類、立卷、編目恰恰是上一層次“檔案整理”的具體化。從橫向關(guān)系來說，主要是同一層次中的左右相關(guān)項(xiàng)目。這些項(xiàng)目形成從左至右的有序排列。它們之間的位置是平行的，一般也是不允許串換的。例如“實(shí)體管理”子系統(tǒng)下屬的項(xiàng)目是：收集、整理、鑒定、保管。這些項(xiàng)目存在著有機(jī)聯(lián)系，先后有序，一環(huán)扣一環(huán)，一般不可顛倒（但也有例外，如統(tǒng)計(jì)工作，它可以穿插到各個(gè)環(huán)節(jié)之中）。我們了解了檔案管理中諸環(huán)節(jié)間的內(nèi)在聯(lián)系之后，就要時(shí)時(shí)注意那些影響整體效果的局部。這些局部有可能“松動(dòng)”，必須把它像鏍絲釘一樣擰緊。例如，案卷質(zhì)量出了問題，它不僅影響信息篩選和加工，也影響提供利用的效果。要分析檢查是案卷的內(nèi)在質(zhì)量有問題還是案卷外在質(zhì)量有問題。如果是內(nèi)在質(zhì)量有問題，就要在文件材料形成階段和歸檔時(shí)下工夫。如果是外在質(zhì)量有問題，就要在整理上下工夫。對文件材料的加工整理，也是一項(xiàng)小的系統(tǒng)工程，必須在系統(tǒng)化思想和立卷原則指導(dǎo)下精心規(guī)劃設(shè)計(jì)，排列組合。案卷的個(gè)體質(zhì)量提高了，還要進(jìn)而通觀案卷的群體質(zhì)量。案卷群體質(zhì)量提高后，這一薄弱環(huán)節(jié)的缺點(diǎn)才算克服，如果其它環(huán)節(jié)沒毛病，整個(gè)檔案管理的整體效應(yīng)就會(huì)大大提高。因此，我們在檔案管理過程中必須看到“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的道理，時(shí)時(shí)為強(qiáng)化其整體性而在系統(tǒng)內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系上下工夫。

3.系統(tǒng)與環(huán)境的關(guān)系。檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性的另一方面表現(xiàn)在系統(tǒng)與環(huán)境之間的關(guān)系。所謂環(huán)境，這里指檔案室之外的空間。具體說，主要指檔案室所在的企業(yè)單位的各機(jī)構(gòu)。它們既是檔案信息的來源，又是檔案信息的用戶。此外還有大環(huán)境，即本單位之外的其它系統(tǒng)。作為檔案室來講，其環(huán)境以其所在單位為主。概括說，檔案室與環(huán)境有下列兩種關(guān)系：第一，檔案室寓于環(huán)境之中，它依賴于環(huán)境而存在和發(fā)展；第二，環(huán)境需要檔案室的檔案信息為其作有效的服務(wù)。總之檔案室的檔案管理的功效受環(huán)境的檢驗(yàn)，環(huán)境是評價(jià)檔案室工作成績大小最重要的客觀標(biāo)準(zhǔn)。

四、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)性

1.動(dòng)態(tài)即過程與時(shí)間。如果說，系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)調(diào)的是系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)和空間分布，那么動(dòng)態(tài)性則強(qiáng)調(diào)的是系統(tǒng)在時(shí)間上的變化。檔案管理系統(tǒng)是“過程的集合體”?！斑^程”正是一種時(shí)間的流動(dòng)，是動(dòng)態(tài)的。因此，我們不能用靜止不變的眼光去看待檔案管理系統(tǒng)。雖然在某一短時(shí)間內(nèi)看它是穩(wěn)定的，是相對靜態(tài)的，但從總體上考察，它是無時(shí)無刻不在運(yùn)動(dòng)、變化和發(fā)展著的。我們從這樣一種角度去觀察和處理檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，就要努力做到善于總結(jié)過去，正確把握現(xiàn)在，準(zhǔn)確地預(yù)測未來，使檔案室沿著正確的方向發(fā)展。

2.新陳代謝與吐故納新。檔案管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)性，不僅表現(xiàn)在它是一個(gè)信息流動(dòng)過程，而且表現(xiàn)在這個(gè)系統(tǒng)具有新陳代謝和吐故納新的作用。如果說收集一環(huán)是“納新”的話，那么，鑒定一環(huán)除將有保存價(jià)值檔案留用之外，還起著“吐故”的作用。這便是檔案管理中的新陳代謝。

3.系統(tǒng)與環(huán)境的動(dòng)態(tài)關(guān)系。檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)開放系統(tǒng)，因而它與系統(tǒng)之外的環(huán)境時(shí)刻保持著物質(zhì)、能量、信息的交流關(guān)系。這是它保持旺盛生命力的原動(dòng)力。這種系統(tǒng)與環(huán)境之間的動(dòng)態(tài)關(guān)系，是檔案工作者所要側(cè)重加以掌握的。過去有一段相當(dāng)長的時(shí)間，檔案室采取看家守業(yè)，坐等上門的封閉式或半封閉式工作方式，致使檔案工作不能很快發(fā)展。改革開放之后，愈來愈多的人掌握了開放式的動(dòng)態(tài)工作方法，包括主動(dòng)登門提供利用、誘導(dǎo)式提供利用，以及跟蹤式、系列式、參與式提供利用，致使檔案管理系統(tǒng)與本單位、外單位之間的大小環(huán)境和諧一致，使檔案室的工作變得有聲有色。這正是動(dòng)態(tài)性規(guī)律運(yùn)動(dòng)的結(jié)果。

五、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的有序性

1.有序狀態(tài)。檔案室的檔案管理系統(tǒng)中各環(huán)節(jié)不論從空間分布或是時(shí)間分布看，都表現(xiàn)出了系統(tǒng)的有序性特點(diǎn)。檔案系統(tǒng)化是一個(gè)由無序變成有序的過程。檔案整理之前是“無序”或半無序狀態(tài)，經(jīng)過系統(tǒng)整理變成了“有序”狀態(tài)。推而廣之，檔案管理中任何一個(gè)環(huán)節(jié)，包括最細(xì)小的環(huán)節(jié)，都要經(jīng)過從無序到有序的過程。檔案管理實(shí)質(zhì)上就是把無序變成有序，形成系統(tǒng)內(nèi)諸環(huán)節(jié)的有機(jī)聯(lián)系性和整體性。因此，在管理上下工夫，實(shí)質(zhì)上就是在“有序化”上下工夫。

2.有序與無序。它是系統(tǒng)科學(xué)研究中一對重要概念。檔案管理從無序到有序標(biāo)志著系統(tǒng)的組織性和組織度的增長。也就是檔案管理工作質(zhì)量提高的過程。但是，人們很容易看到從無序到有序的過程，卻容易忽略從有序到無序的過程。例如某檔案室經(jīng)檢驗(yàn)已達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)即有序化。此后檔案管理人員有所松懈，各環(huán)節(jié)滲透進(jìn)“無序”因素，如保管一環(huán)，出現(xiàn)鼠、蟲，破壞了檔案的“有序”狀態(tài)，檔案被咬，不能利用了。這說明無序可向有序轉(zhuǎn)化，而有序也可向無序轉(zhuǎn)化。由于種種干擾是經(jīng)常存在的一種客觀因素，因而有序性會(huì)經(jīng)常受到破壞而無法自動(dòng)保持，所以檔案工作者在管理工作中就不可松懈，即便已經(jīng)取得很大的成績，也要注意防止無序因素的增長，不斷強(qiáng)化系統(tǒng)中的有序因素。

六、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的目的性

檔案管理工作的有序性是有方向性的，它就是管理系統(tǒng)所要達(dá)到的目的。檔案室由于處在不同的行業(yè)，不同層次的單位，它的環(huán)境以及環(huán)境對檔案室的要求有所不同。因而，檔案管理系統(tǒng)所要達(dá)到的具體目標(biāo)也各不相同。雖然提供本單位利用檔案信息這一原則目標(biāo)是一致的，但涉及具體業(yè)務(wù)、具體階段，便出現(xiàn)了各自業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同。檔案管理工作的最后狀態(tài)是提供有質(zhì)量的信息。但對不同的利用者，同一質(zhì)量的檔案價(jià)值又是不同的。同一檔案利用者在不同時(shí)間對于同一檔案的評價(jià)也不盡相同。為此，檔案工作者還要學(xué)會(huì)對未來加以預(yù)測。捕捉住活動(dòng)目標(biāo)，巧妙地將現(xiàn)實(shí)條件與預(yù)測中的必然性結(jié)合起來。

七、企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)的效益性

企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用是指揭示檔案信息及其價(jià)值，通過各種有效的方法，使企業(yè)檔案資源直接服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作，滿足各種利用需求的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案的開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的途徑。企業(yè)檔案通過利用可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來我們在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

1.案例分析一。徐州電廠1號機(jī)組寬負(fù)荷脫硝改造是筆者公司2021年重大技術(shù)改造項(xiàng)目，2021年12月3日，施工單位青島達(dá)能環(huán)保設(shè)備股份有限公司項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理葉某到檔案室要求查找1號爐寬負(fù)荷脫硝改造中三個(gè)進(jìn)口閥門的重量，由于我公司給施工單位三個(gè)進(jìn)口閥門的重量不準(zhǔn)確，造成三個(gè)進(jìn)口閥門的支吊架發(fā)生偏移，給機(jī)組運(yùn)行帶來安全隱患。檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，耐心細(xì)致，葉某查閱了0401-925-007、0401-935-004等科技檔案，終于查找到三個(gè)進(jìn)口閥門的重量，施工單位青島達(dá)能環(huán)保設(shè)備股份有限公司將對支吊架重新設(shè)計(jì)，保證1號機(jī)組安全運(yùn)行。

2.案例分析二。徐州公司綜合管理部張某利用公司檔案處理法律糾紛。2021年3月10日，徐州公司綜合管理部法律專業(yè)人員張某為處理徐州公司深井泵房勞動(dòng)爭議案件，到檔案室要求查找公司深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運(yùn)行維護(hù)合同等檔案，這些檔案涉及到徐州公司的科技檔案和文書檔案，筆者因業(yè)務(wù)嫻熟，熟悉館藏，具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，查找檔案全面、準(zhǔn)確，迅速調(diào)出0300-905-112等3份合同檔案，張某辦理相關(guān)檔案借閱手續(xù)后借出在法庭使用，檔案為憑，檔案為徐州公司處理法律糾紛提供強(qiáng)有力的保障。

綜上所述，檔案管理的系統(tǒng)原理著重強(qiáng)調(diào)了系統(tǒng)的整體性。與系統(tǒng)整體性相關(guān)的是系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性、動(dòng)態(tài)性、有序性、目的性和效益性。掌握這些規(guī)律，有助于檔案室的檔案管理工作的系統(tǒng)化。