關(guān)于創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式的思考

□ 長沙 趙佳蓉

縱觀我國近十幾年的變化發(fā)展，在面對新時代的特殊歷史機(jī)遇和面臨新變化的社會發(fā)展的階段進(jìn)程中，事業(yè)單位管理的業(yè)務(wù)發(fā)展方式與經(jīng)營管理思想要更加與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新與現(xiàn)代科學(xué)的管理方法相結(jié)合，才能有效地保障工作的高質(zhì)量和高效率。檔案現(xiàn)代化管理人才是保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位長期、穩(wěn)定與發(fā)展水平的最關(guān)鍵，是保障機(jī)關(guān)日常工作管理中需要涉及具體到單位的其他各部門、各方面管理人員的工作專業(yè)性強(qiáng)度和管理專業(yè)性度都要求很高，也是我們總結(jié)過去機(jī)構(gòu)的發(fā)展和路徑設(shè)計中諸多缺陷問題與管理不足經(jīng)驗的一項重要借鑒途徑。在當(dāng)今新歷史形勢環(huán)境下，機(jī)關(guān)檔案和管理信息工作也可以得到更好地處理與各種現(xiàn)代管理信息技術(shù)成果相結(jié)合，特別是利用大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)信息等，它都可以更直接地被用于黨政機(jī)關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)營及決策服務(wù)和社會管理，從而使管理工作的綜合效益得到不斷提高。在這一背景下，探索新時期機(jī)關(guān)檔案工作的改革與改革，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、事業(yè)單位檔案行政管理具體工作規(guī)范應(yīng)遵循的原則

1.尊重差異性原則。檔案管理員在整理檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的種類和內(nèi)容，將其歸類，并根據(jù)其使用的不同，編制不同的編號和名稱，以便于日后的歸類，以便更好地查找，但如果把所有的文件都亂堆在一起，就很難在短時間內(nèi)找到自己所需要的文件。因此，一定要落實好管理制度和差別制度，檔案管理員要按照規(guī)范對檔案進(jìn)行分類，并將其歸類，并將其保存在相關(guān)的文件和資料中。

2.遵守職責(zé)、權(quán)益兼顧的原則。在建立檔案管理體系時，必須明確其職責(zé)范圍和職權(quán)。比如，機(jī)關(guān)檔案科的主管，可以承擔(dān)檔案管理工作的任務(wù)、目標(biāo)的制定、定期的、不定期的檢查、指導(dǎo)。同時，在明確責(zé)任時，也要注重對員工合法權(quán)利的保護(hù)。機(jī)關(guān)若經(jīng)常忽略員工的權(quán)利，勢必會影響其工作積極性，進(jìn)而影響其整體的發(fā)展。因此，在機(jī)關(guān)檔案工作中，要堅持責(zé)任清晰，維護(hù)自身權(quán)益，兩手抓。

3.靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合的原則。想要繼續(xù)向前發(fā)展，就必須有一段時間的制度來保證。然而，體制并非一成不變。隨著人類時代生產(chǎn)力的高度發(fā)展自然和歷史社會發(fā)展的變遷，機(jī)關(guān)的各種體制都要與時俱進(jìn)，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前工作的要求。當(dāng)前，我國的各項事業(yè)已經(jīng)與國際接軌，機(jī)關(guān)事業(yè)的國際化進(jìn)程也在不斷加快。因此，檔案局要積極借鑒國際上先進(jìn)的檔案管理方法，并根據(jù)自己的工作特點，不斷地總結(jié)和完善現(xiàn)有的檔案工作體系。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的特點

1.管理組織形式化。在加強(qiáng)檔案管理的工作實際中，我們認(rèn)為可以嘗試通過運(yùn)用其他單位和企業(yè)先進(jìn)的管理學(xué)經(jīng)驗，構(gòu)建一種檔案工作科學(xué)化的管理思想理念，并進(jìn)一步落實貫徹到管理實際各項工作流程中，指導(dǎo)我們檔案工作的管理方式可以保持高水平發(fā)展。

2.科學(xué)化管理。對于檔案管理人員來說，要自覺地把信息管理工作做好，充分展示自己的知識儲備，培養(yǎng)一批既有豐富的專業(yè)知識，又有很高的專業(yè)技術(shù)水平。

3.技術(shù)化。隨著國家檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程不斷深入發(fā)展，檔案技術(shù)管理領(lǐng)域的相關(guān)技術(shù)手段本身也都在進(jìn)行不斷地深化發(fā)展改造和改革創(chuàng)新，信息技術(shù)應(yīng)用是我們當(dāng)前信息化社會檔案服務(wù)管理應(yīng)用技術(shù)成熟的一次重要實踐體現(xiàn)，隨著數(shù)字化檔案技術(shù)管理應(yīng)用技術(shù)本身的技術(shù)不斷深入發(fā)展，可以幫助進(jìn)一步實現(xiàn)強(qiáng)化檔案館管理與工作技術(shù)服務(wù)的整體信息化，從而有力推動全國檔案科技管理和工作技術(shù)持續(xù)發(fā)展。

三、檔案工作存在的問題

1.意識不強(qiáng)。在我國檔案事業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程中，我國的檔案管理意識還處于弱化、陳舊的狀態(tài)，很多管理者和專家對檔案工作的認(rèn)識還停留在基本的層次，而且有一些領(lǐng)導(dǎo)沒有從根本上關(guān)注這些問題。同時，管理者的管理觀念也存在落后的特點，即缺乏重視信息化，認(rèn)為只要采用傳統(tǒng)的管理方式，就可以實現(xiàn)管理工作的質(zhì)量。

2.管理設(shè)備陳舊。由于檔案管理需要資金的支撐和缺乏管理意識，造成了對檔案的資源投資不足、設(shè)備落后、管理資源不足等原因。

3.事業(yè)單位對檔案管理的重視不夠。在機(jī)關(guān)工作中，工作的態(tài)度與觀念很重要，是一切工作的根本。在事業(yè)單位，由于管理觀念落后于時代，會對其發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。一些檔案機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏個人對自身檔案和管理能力的客觀認(rèn)識，認(rèn)為單位檔案工作能力是可有可無的，有些機(jī)關(guān)職工不重視管理檔案工作。因此，公司的文件管理相對薄弱，極大地影響到員工的工作效率，在尋找數(shù)據(jù)的過程中，會耽誤很多時間，從而影響到員工的工作積極性，降低了工作的效率。

4.部分事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)管理信息化制度體系不完善。機(jī)關(guān)檔案管理的有關(guān)制度還不健全，許多機(jī)關(guān)檔案管理工作存在著一些混亂的情況，一些工作人員沒有按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的管理，導(dǎo)致檔案的管理工作只是走個過場，并不能真正實施。造成這一現(xiàn)象的主要原因是在檔案工作中，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，致使基層干部未能履行好自己的職責(zé)。有關(guān)工作人員抱著僥幸心理，為自己的懈怠尋找理由，最終相關(guān)的管理體制不能適應(yīng)時代發(fā)展，造成了工作的低效。

5.事業(yè)單位檔案管理人員水平不夠。如今科技日新月異，機(jī)關(guān)招聘文秘人員時，往往要到正規(guī)大學(xué)進(jìn)行應(yīng)聘，并招收相應(yīng)的應(yīng)屆畢業(yè)生。接受正式訓(xùn)練后才能進(jìn)入工作崗位。在機(jī)關(guān)工作中，有些工作人員的檔案管理能力較差，工作缺乏耐性，對新電腦技術(shù)的掌握還不熟練，對材料的整理工作也不夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)任。對單位其它工作產(chǎn)生了影響。因此，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，要不斷地加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)和檔案的現(xiàn)代化管理。

四、新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

1.建立信息化檔案管理理念。在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)展應(yīng)用的宏觀背景下，檔案管理模式信息化是當(dāng)今時代發(fā)展必然與趨勢，為適應(yīng)不斷變化的時代，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注，根據(jù)當(dāng)前的形勢，進(jìn)行信息化建設(shè)。此外，要善于發(fā)現(xiàn)檔案管理上不合理的方面，對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟疲⒔∪珯n案管理工作的制度，從而使檔案管理工作有了相應(yīng)的規(guī)范和依據(jù)，在發(fā)生錯誤時，可以對責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)，并予以處罰。檔案電子化管理中的崗位制度設(shè)計要注重從一個層次職責(zé)分明清晰的單位職責(zé)體系設(shè)置出發(fā)，細(xì)微化工作方法，把單位責(zé)任明確落實分解到單位每個關(guān)鍵崗位，系統(tǒng)中的工作內(nèi)容也應(yīng)該要包括電子檔案數(shù)據(jù)的檢索查閱、保管和傳輸，防止檔案的管理和使用過程中的混亂和信息泄漏。同時，要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的素質(zhì)培訓(xùn)，不斷提升員工的整體素質(zhì)。檔案工作人員的培養(yǎng)是檔案工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。在檔案管理人員的培訓(xùn)中，要重視檔案技術(shù)和服務(wù)理念，強(qiáng)化檔案工作的整體性。

2.完善事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。面對市場競爭日益激烈的社會，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的廣泛運(yùn)用變得尤為重要，利用計算機(jī)因特網(wǎng)技術(shù)，能夠快速及時的建立起這樣一套比較完善的公共機(jī)構(gòu)檔案電子管理服務(wù)系統(tǒng)，為我國行政機(jī)關(guān)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用提供便利。事業(yè)單位檔案信息管理的工作重點是信息管理基礎(chǔ)設(shè)施體系的健全完善，特別是繼續(xù)強(qiáng)化全市事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)中心的基礎(chǔ)性建設(shè)和工作。以檔案館網(wǎng)絡(luò)工作規(guī)范作為技術(shù)基礎(chǔ)，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的信息流程化特征。對此，需要各級管理人員要進(jìn)一步地強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施硬件以及工作條件方面的基礎(chǔ)建設(shè)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門還是需要著重加大網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)配套設(shè)備方面的人員引入力度以及網(wǎng)絡(luò)人才培養(yǎng)力度，及時調(diào)整完善自身網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理平臺系統(tǒng)并強(qiáng)化人員對于內(nèi)部系統(tǒng)維護(hù)與管理知識的重視程度，規(guī)避企業(yè)內(nèi)部可能會出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息方面的丟失以及個人信息泄露等風(fēng)險問題，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)檔案方面的檔案信息化建設(shè)管理水平，保障在大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。在未來信息化管理時代，檔案資料部門的業(yè)務(wù)管理服務(wù)工作模式必然會繼續(xù)向著檔案信息化服務(wù)方向快速發(fā)展，此時勢必也必會衍生開發(fā)出更大量優(yōu)秀的檔案信息化的檔案資料。一方面，今后更需要我們加大對于檔案現(xiàn)代化管理部門的社會資源投入，增加相關(guān)技術(shù)系統(tǒng)與管理設(shè)備系統(tǒng)的開發(fā)投入，并要保持檔案與信息社會環(huán)境的同步向前發(fā)展。每一年我們都會需要繼續(xù)做好檔案資金方面的開發(fā)投入，做好管理設(shè)備系統(tǒng)與信息系統(tǒng)方面的開發(fā)更新及維護(hù)。另一方面，需要企業(yè)進(jìn)一步持續(xù)強(qiáng)化企業(yè)信息化質(zhì)量管理提升工作領(lǐng)域的技術(shù)資源及投入，借助內(nèi)部不同專業(yè)部門成員之間良好的工作相互交叉配合，持續(xù)穩(wěn)步提升企業(yè)檔案自動化管理服務(wù)方面服務(wù)的全面信息化工作水平。檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)工作目標(biāo)不僅體現(xiàn)在于對信息資產(chǎn)的電子化管理利用與電子儲存，更多體現(xiàn)的重點是體現(xiàn)在于加強(qiáng)信息資料的電子加工整合與信息價值深度挖掘，強(qiáng)化電子服務(wù)和終端服務(wù)的整體信息化的建設(shè)工作水平，提高各類檔案資料數(shù)據(jù)庫的全面信息化和總匯查詢與統(tǒng)計分析等能力，可以通過引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來快速實現(xiàn)對各種檔案數(shù)據(jù)資料的深度價值分析和挖掘，強(qiáng)化檔案系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)的綜合管理信息化水平。

3.細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益。在檔案工作中，要不斷提高檔案工作的質(zhì)量。在工作中，首先要保證精細(xì)的歸檔工作，要在工作中適時地制定出一個完整的存檔范圍，這個范圍要做到細(xì)致入微、清晰，這樣才能在工作職能的調(diào)整和業(yè)務(wù)發(fā)展過程中持續(xù)地發(fā)展。在要求確定某個特定信息的傳輸范圍時，必須事先充分的考慮到該文件資料的可保存時間完整性問題和傳輸信息資料的完整性，從而可以保證企業(yè)整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部質(zhì)量控制系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的信息化整體建設(shè)。同時，要進(jìn)一步做好各類檔案移交方面的跟蹤管理，不僅每年要注意及時發(fā)展各類檔案工作機(jī)制，還要認(rèn)真及時組織制定各項歸檔檢查計劃，針對影響歸檔各項工作進(jìn)程的幾個突出共性問題，在本年末做好各類重點隱患排查處理工作，及時落實集中化管理與全面性覆蓋的精細(xì)化歸檔流程管理，保障歸檔檢查工作進(jìn)程的全面細(xì)致和規(guī)范。對機(jī)關(guān)來說，要把檔案資料的移交視為首要工作，并以標(biāo)準(zhǔn)化措施為依據(jù)，確保資料的明確性。同時，要注重不斷深化加強(qiáng)政府對各類檔案工作人員經(jīng)常性的學(xué)習(xí)培訓(xùn)管理和廉政教育，通過加強(qiáng)現(xiàn)場作業(yè)指導(dǎo)、視頻講解教育、手冊輔導(dǎo)等教育方式，加強(qiáng)公務(wù)員對基層檔案規(guī)范化管理培訓(xùn)工作內(nèi)容的實際針對性水平，提高全體檔案業(yè)務(wù)管理培訓(xùn)工作參加人員學(xué)習(xí)的制度自覺的意識，確保全市檔案專業(yè)管理骨干團(tuán)隊整體素質(zhì)保持著較高良好的綜合性水平。此外，隨著我國信息技術(shù)手段的持續(xù)不斷快速發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)管理與工作處理的全過程信息化應(yīng)用程度都將會達(dá)到越來越高，未來更要考慮繼續(xù)研究加強(qiáng)基層檔案管理人員應(yīng)用的各種信息化先進(jìn)技術(shù)，保證其在操作人員層面基礎(chǔ)上又能夠繼續(xù)促進(jìn)全國檔案事業(yè)管理服務(wù)工作信息化的健康持續(xù)發(fā)展。

4.加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在市場發(fā)展的大環(huán)境下，利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)文字、文件、音頻、視頻等各種信息的存儲，并借助計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)傳送和共享，實現(xiàn)系統(tǒng)的文件管理。對相關(guān)管理者來說，不僅要切實提高崗位信息采集更新機(jī)制的制度重要性，還要切實加強(qiáng)政府各部門系統(tǒng)的交流協(xié)作，掌握與有關(guān)單位的數(shù)據(jù)庫管理信息和各種計算機(jī)軟件技術(shù)，及時提升更新各級事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)工作整體水平，構(gòu)建較為完善長效的崗位管理考核機(jī)制，為強(qiáng)化后續(xù)風(fēng)險管控機(jī)制措施有效的有效落實和奠定基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)各部門系統(tǒng)和系統(tǒng)各管理職能部門都必須嚴(yán)格堅持網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)要求系統(tǒng)的信息化融合式發(fā)展，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享，切實保證做到計算機(jī)檔案系統(tǒng)內(nèi)部各項信息要素的快速及時的高效安全傳輸，確保機(jī)關(guān)各項網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施網(wǎng)絡(luò)的有效正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

5.創(chuàng)新檔案管理體系。從大量的機(jī)關(guān)檔案工作實踐和工作實踐來看，檔案工作應(yīng)有清晰的管理機(jī)制，有規(guī)范的工作程序，有具體的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時，在整個檔案管理工作中，應(yīng)由專人監(jiān)督。健全高效的內(nèi)部管理運(yùn)作體系才是我們提高內(nèi)部工作效能質(zhì)量的真正必要之前提，而要建設(shè)是適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)快速發(fā)展時代要求提出的、適應(yīng)未來企業(yè)高速發(fā)展提出的、適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)迅速發(fā)展要求的需要。在管理體制中，要有思想上的創(chuàng)新，要有管理方法上的創(chuàng)新。合理地安排管理機(jī)構(gòu)和工作崗位，使之適應(yīng)時代發(fā)展，對資源進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化，以達(dá)到資源的合理分配和使用。始終確保檔案管理工作的規(guī)范化、獨(dú)立性，是一種創(chuàng)新的管理方法。

6.豐富檔案管理的實際價值。新發(fā)展時期，要重視不斷充實提升本機(jī)關(guān)檔案工作信息的重大實際及應(yīng)用技術(shù)價值，根據(jù)各類檔案服務(wù)的實際內(nèi)容，進(jìn)行全面有重點針對性持續(xù)地更新優(yōu)化工作。例如，在一個機(jī)關(guān)單位編制單位的基本人事檔案表中，除了必須要完整記載單位基本完整的原雇員資料檔案外，還要盡量包含對某些人提供的其它一些的隱性信息資料，例如個人職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能、品德狀況等，充分的體現(xiàn)該檔案表的工作實際價值，發(fā)掘其潛在的潛能。在全面深入分析挖掘崗位信息內(nèi)容的過程同時，對所有員工信息進(jìn)行全面定期詳細(xì)的綜合評估，根據(jù)所評估信息的核心內(nèi)容，將相關(guān)工作技術(shù)能力、工作表現(xiàn)狀態(tài)、職業(yè)道德素養(yǎng)等四個方面信息的基本內(nèi)容等都一并記錄保留下來，并適時將綜合審核評價的相關(guān)結(jié)果書面反饋傳遞給所有相應(yīng)責(zé)任的主體。機(jī)關(guān)檔案工作首先應(yīng)從檔案信息主動獲取能力的整體視角下進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，使基層行政機(jī)關(guān)決策者在實際決策工作過程活動中就能主動充分的參照館藏檔案文件的內(nèi)容，從而促進(jìn)機(jī)構(gòu)運(yùn)作機(jī)制的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。要如何使文書檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)在今后新社會時期里更好地去發(fā)揮好其積極作用，這些就必須從各個層次上改進(jìn)工作思路。一是增強(qiáng)服務(wù)意識，切實認(rèn)識檔案工作的重要性，從工作層次上提升服務(wù)意識。過去只記錄檔案的記錄，轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗?、供?yīng)、決策支持的服務(wù)方式，加強(qiáng)服務(wù)意識，使機(jī)關(guān)在決策過程中發(fā)生問題時，能在檔案中找到有關(guān)的信息，保證機(jī)構(gòu)運(yùn)作的合理性；二是要有競爭意識，要加強(qiáng)與各部門的協(xié)作與溝通，要利用競爭意識，擴(kuò)大機(jī)關(guān)檔案工作的價值；通過競爭手段加強(qiáng)檔案管理的目的，增強(qiáng)檔案管理的獨(dú)立性。

五、結(jié)語

隨著時代的不斷發(fā)展，檔案工作的重要性也越來越突出。隨著現(xiàn)代社會技術(shù)的迅速長期地發(fā)展，云計算、云存儲管理等許多新型應(yīng)用的管理業(yè)務(wù)模式等也正日趨完善成熟，并開始在計算機(jī)檔案安全管理服務(wù)中逐漸得到了更為廣泛成熟的商業(yè)應(yīng)用。在這樣新時代的歷史形勢環(huán)境下，必須在實踐中不斷進(jìn)行創(chuàng)新規(guī)范和進(jìn)一步完善基層檔案機(jī)關(guān)管理各項工作，不斷總結(jié)探索成功經(jīng)驗并繼續(xù)在其以往固有的行政管理體制模式基礎(chǔ)之下繼續(xù)進(jìn)行各項改革，從而切實推動各級檔案部門管理業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展。