基于治理視角的企業(yè)檔案工作作用研究

焦妍

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)等各種信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)意義上的信息記錄機(jī)器載體均發(fā)生了翻天覆地的改變，如何最大限度地將企業(yè)檔案的重要性發(fā)揮出來，并以此為基礎(chǔ)打好這場“數(shù)據(jù)之戰(zhàn)”，是當(dāng)前各企業(yè)開展工作中最為重要的一環(huán)。企業(yè)檔案的主要內(nèi)容是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所使用的信息材料，還包括企業(yè)管理活動中的各項(xiàng)信息，對企業(yè)檔案進(jìn)行深層次挖掘以及進(jìn)一步管理，能夠充分反映出企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程。本文主要基于治理工作開展視角下，著手探究企業(yè)檔案管理工作，分析目前企業(yè)數(shù)據(jù)治理路徑所能夠使用的方式和內(nèi)容，如動態(tài)化管理企業(yè)檔案，明確企業(yè)管理工作的實(shí)際內(nèi)涵，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作良好開展，助力企業(yè)獲得更強(qiáng)大的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：治理視角；企業(yè)；檔案工作

處于信息化時(shí)代浪潮中，我國市場經(jīng)濟(jì)的競爭環(huán)境與之前有著非常大的差異性，并且，在海量、復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息中，如何挖掘、利用對企業(yè)發(fā)展具有良好作用的信息，從而掌握市場主導(dǎo)權(quán)是企業(yè)面臨的巨大挑戰(zhàn)。目前，大多企業(yè)采用的仍是傳統(tǒng)的檔案管理模式，對各項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入采用簡單、機(jī)械化手段完成，在對檔案數(shù)據(jù)信息挖掘、集成以及處理的過程中，并不知曉該如何正確地操作信息化。在新形勢下，檔案管理工作人員以及企業(yè)負(fù)責(zé)人都應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理工作能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。隨著時(shí)代發(fā)展，開展更加系統(tǒng)、現(xiàn)代化以及科學(xué)化的檔案管理工作是保障企業(yè)順利發(fā)展的有效措施，檔案管理人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性，不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作模式，提升企業(yè)的檔案管理水平。

一、信息化時(shí)代背景下，檔案管理信息化與傳統(tǒng)管理方式的差異性

1.檔案信息來源的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，一方面，企業(yè)的檔案信息資源能夠從更加多元化的渠道獲得，隨著企業(yè)所擁有的運(yùn)營方向出現(xiàn)相應(yīng)的變化，不僅局限線下，而是轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上線下并舉，也正是因?yàn)槲锫?lián)網(wǎng)所擁有的數(shù)據(jù)粘連這一特征，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)能夠與網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)完美接軌，擁有更加龐大的電子交易數(shù)據(jù)，不僅能夠提供企業(yè)經(jīng)營決策所必需的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)，相應(yīng)信息資源的來源也不斷增加。另一方面，當(dāng)前企業(yè)所開展的檔案管理工作，其獲取相應(yīng)信息的渠道也有了非常大的變化，相關(guān)途徑變得更多樣化。

例如，就市場調(diào)研所獲得的數(shù)據(jù)來看，傳統(tǒng)企業(yè)所開展的市場調(diào)研工作主要是通過線下方式完成對數(shù)據(jù)的獲取，而在信息化時(shí)代背景下，在企業(yè)市場調(diào)研工作中，可以通過線上+線下互相轉(zhuǎn)變的方式完成，企業(yè)可以使用網(wǎng)絡(luò)社交媒體等相關(guān)平臺，獲取各類商品信息，并且，能夠獲得潛在的市場用戶數(shù)據(jù)信息。

2.檔案信息資源整合的變化

信息全球化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，所謂“護(hù)城河”這一企業(yè)效應(yīng)的正常運(yùn)行受到嚴(yán)重阻礙。企業(yè)能夠更加充分地掌握相應(yīng)信息，能夠在競爭激烈的市場環(huán)境中掌握牢固的主導(dǎo)權(quán)。有些企業(yè)的檔案信息種類繁雜、內(nèi)容瑣碎，各部門之間的檔案沒有連接，沒有規(guī)范地收集、整理和歸檔，只有制定相應(yīng)環(huán)節(jié)檔案管理制度，明確各部門職責(zé)，才能按照實(shí)際的發(fā)展情況，對企業(yè)的各類檔案信息歸類與整理，使企業(yè)檔案信息能夠充分得到挖掘和使用，獲得更高的應(yīng)用價(jià)值，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)利益。

除此之外，企業(yè)擁有更加成熟的資源計(jì)劃技術(shù)，不僅能夠讓業(yè)務(wù)流程重組這一目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)，而且使企業(yè)檔案信息能夠重新得到整理與歸納。為了達(dá)到企業(yè)檔案信息資源與實(shí)際業(yè)務(wù)的良好對接，可以在使用企業(yè)資源計(jì)劃技術(shù)下完成，還能在更短的時(shí)間內(nèi)將檔案信息資源做到實(shí)時(shí)推送，保證企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營的過程中匯總，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)營狀況實(shí)時(shí)監(jiān)控，企業(yè)能夠知曉現(xiàn)代化時(shí)代的熱潮，并做好充足準(zhǔn)備。

3.檔案信息資源共享以及技術(shù)的改變

檔案信息資源共享是企業(yè)目前開展檔案管理工作的目標(biāo)之一，檔案管理工作的智能化改變，使得企業(yè)管理者所接收信息的準(zhǔn)確率和有效性更高，能夠幫助其提出最理想的經(jīng)營決策，也是公眾對企業(yè)充分了解的一個(gè)重要途徑。

例如，某乳業(yè)在完成對乳制品的采集和生產(chǎn)一系列的環(huán)節(jié)，可以通過錄制視頻，將各種數(shù)據(jù)公布在企業(yè)的官網(wǎng)上，讓社會大眾根據(jù)視頻上的相應(yīng)數(shù)據(jù)信息，對企業(yè)的生產(chǎn)情況進(jìn)行監(jiān)督，通過這樣的方式讓企業(yè)擁有的市場美譽(yù)度也得到了有效提升。企業(yè)還可以從檔案信息技術(shù)作為切入點(diǎn)，該項(xiàng)工作的開展重點(diǎn)是為了將信息技術(shù)融入檔案管理工作之中，如互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)以及云存儲等各種先進(jìn)技術(shù)和智能檔案管理系統(tǒng)理念。通過智能檔案管理工作系統(tǒng)，企業(yè)自身能夠完成對相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息的分析與管理，使得企業(yè)能夠在眾多繁雜的數(shù)據(jù)中篩選出符合自身企業(yè)需要的各項(xiàng)數(shù)據(jù)與信息，完成所需信息資源的歸檔與整理，從而讓檔案數(shù)據(jù)信息的獲取變得更加便捷，提升企業(yè)現(xiàn)代化信息處理以及實(shí)時(shí)分析能力。

二、企業(yè)開展檔案管理工作的具體措施

1.強(qiáng)化企業(yè)檔案管理機(jī)制建設(shè)

企業(yè)開展智能檔案管理工作，可以使用非結(jié)構(gòu)化技術(shù)完成數(shù)據(jù)采集工作，并實(shí)現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營管理階段所出現(xiàn)的孤立信息的調(diào)整與整合，其所涉及對象有文本信息、圖像和視頻等。后續(xù)可以通過二次分類整合，讓具有一定關(guān)聯(lián)的信息整合到一個(gè)范圍內(nèi)，從而能夠達(dá)到數(shù)據(jù)資源智能化重組這一最終目標(biāo)，讓企業(yè)內(nèi)部對于相應(yīng)檔案資源的獲取效率更高，做到隨時(shí)拿取，并獲得更快捷的信息獲取方式，有利于提升檔案資源綜合利用率。不僅如此，企業(yè)還應(yīng)該主動對檔案數(shù)據(jù)獲取的途徑不斷擴(kuò)展。

另外，企業(yè)為了能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)整合工作，需要不斷引入現(xiàn)代化的技術(shù)平臺，擁有更高兼容性的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)管理平臺，將不同的管理系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)對外部資料的實(shí)時(shí)監(jiān)管工作，使得不同檔案資源之間有更高的聯(lián)動性，讓檔案數(shù)據(jù)管理工作實(shí)現(xiàn)多方向的貢獻(xiàn)。除此之外，對于企業(yè)而言，檔案管理軟件系統(tǒng)和硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)工作也是非常重要的內(nèi)容，企業(yè)不僅需要充分使用OA辦公自動化系統(tǒng)，還應(yīng)該引進(jìn)更高效且先進(jìn)的技術(shù)處理方式，完成對企業(yè)檔案的管理工作，能夠有效拓寬檔案數(shù)據(jù)管理的路徑。

同時(shí)，通過基于治理視角的企業(yè)檔案工作管理，能夠創(chuàng)建無障礙的溝通通道，其中，涉及橫向和縱向溝通，不管是企業(yè)管理還是企業(yè)治理工作都需要無障礙的溝通交流，也因此需要得到充分的信息支持，才能獲得更加詳細(xì)且客觀的信息，只有對溝通渠道不斷的擴(kuò)寬，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)相應(yīng)問題，為臨床正確決策的提出提供有利的基礎(chǔ)條件。因此，企業(yè)需要將溝通納入經(jīng)戰(zhàn)略發(fā)展體系，從而獲得更為合理且有效的溝通模式，輔助開展治理工作，讓各部門的聯(lián)系增進(jìn)，在確定共同目標(biāo)的情況下開展各項(xiàng)企業(yè)管理活動，讓公司能夠得到更好的發(fā)展，管理人員所開展的管理工作能夠更加順利實(shí)施。

2.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

當(dāng)前，與企業(yè)檔案信息化建設(shè)有緊密聯(lián)系的是推行檔案資源共享機(jī)制。在信息化時(shí)代背景下，為了保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)順利開展，需要保證企業(yè)擁有更多的渠道獲取更多的資源信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)所擁有的檔案信息資源獲取途徑變得更多樣化，國家宏觀政策發(fā)生了一定的變化，確保企業(yè)能夠順利完成各項(xiàng)經(jīng)營活動，就需要獲得更加真實(shí)、有效的檔案信息資源，也因此需要知曉本企業(yè)產(chǎn)品的競爭對手的發(fā)展情況。為了能夠更加牢固地掌握市場競爭主動權(quán)，企業(yè)應(yīng)該完成對智能檔案管理模式的深度挖掘，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的深層次管理。

以產(chǎn)品戰(zhàn)略方案為例：

第一，企業(yè)能夠通過智能檔案管理系統(tǒng)，調(diào)取關(guān)于該產(chǎn)品5年內(nèi)的銷售情況，同時(shí)，還可以調(diào)取競爭對手對同一產(chǎn)品的銷售情況，再通過對數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的變化情況實(shí)施對比，找到與對方企業(yè)競爭的突破口。

第二，企業(yè)還可以使用各種線上平臺，充分調(diào)研，了解該產(chǎn)品的受眾對象，明確目標(biāo)消費(fèi)者的消費(fèi)方向，使產(chǎn)品的銷售目標(biāo)更準(zhǔn)確，并以此作為產(chǎn)品改進(jìn)的主要著手點(diǎn)，并不斷深入研究，從而使得產(chǎn)品所擁有的受眾影響力得到提升。需要注意的是，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員要時(shí)刻具備保密意識，確保檔案信息的安全。檔案數(shù)據(jù)信息的保密是為了避免企業(yè)所擁有的重要數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、被竊取的問題，從而造成的檔案管理工作無法正常開展，甚至給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)不僅需要擁有高精尖的軟硬件設(shè)備設(shè)施，為了保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的高安全性，還需要不斷地升級與更新對智能檔案管理系統(tǒng)以及病毒庫，確保相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、原始性、真實(shí)性和完整性，為檔案數(shù)據(jù)管理工作提供安全保障。

3.優(yōu)化企業(yè)檔案管理人力資源團(tuán)隊(duì)，推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)

為了能夠讓在治理角度下所開展的企業(yè)檔案管理工作得到更加順利的實(shí)施，最主要的措施就是更新人力資源配置。作為企業(yè)經(jīng)營管理者，應(yīng)該擁有企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展有著重要作用的思想意識，明確該管理工作能夠順利完成數(shù)據(jù)治理，并且需要企業(yè)更加積極地引入具有檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識的“高精尖”人才，為智能檔案管理工作順利開展創(chuàng)建堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)條件。

此外，通過不斷完善檔案管理人才的培養(yǎng)方案，促進(jìn)檔案管理人力資源團(tuán)隊(duì)進(jìn)步。在日常開展的培訓(xùn)工作中，不僅需要相應(yīng)工作人員詳細(xì)學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的專業(yè)應(yīng)用能力，還應(yīng)使其在學(xué)習(xí)過程中，對檔案數(shù)據(jù)管理工作擁有新的思路與想法，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，從而能夠更加精準(zhǔn)地完成對檔案信息資源的分析。

4.有利于促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成

在企業(yè)管理過程中，相應(yīng)管理人員應(yīng)該從企業(yè)本身的戰(zhàn)略發(fā)展層面重點(diǎn)審視檔案數(shù)據(jù)信息管理工作，以具有更加全局性和綜合性的發(fā)展角度去看待該問題，不能僅僅將目光停留在檔案數(shù)據(jù)信息管理的某個(gè)方面。在對企業(yè)發(fā)展應(yīng)該做什么、如何做、怎么做等問題的思考時(shí)，不僅要在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)作用下完成人員職責(zé)調(diào)配，還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況選擇最為合適的管理方式，為企業(yè)提供更加科學(xué)、合理的治理結(jié)構(gòu)，這不僅能夠讓企業(yè)的戰(zhàn)略執(zhí)行力得到提升，還能夠保證企業(yè)在對應(yīng)的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)所設(shè)定的運(yùn)營目標(biāo)，使企業(yè)的核心競爭力得到增強(qiáng)，使企業(yè)資源得以優(yōu)化，獲得更高的生產(chǎn)效率，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了非常的積極影響和作用。同時(shí)，在治理視角下所開展的檔案管理工作，通過對治理結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，能夠更好地決定企業(yè)的發(fā)展方向。

三、小結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的重要作用顯而易見，智能檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略決策提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐，但當(dāng)企業(yè)面對大量數(shù)據(jù)資源時(shí)，若不能正確管理檔案信息數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分析消耗更多時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本，將會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營效率低下。為了能夠讓檔案管理工作的作用得到有效體現(xiàn)，就需要對其開展現(xiàn)代化、科學(xué)化和智能化的管理工作，以期更好地推進(jìn)企業(yè)信息化管理工作的建設(shè)。

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（作者單位：山東省日照市園林環(huán)衛(wèi)集團(tuán)有限公司）