公路檔案信息化建設

侯艷嬌

煙臺市牟平公路建設養(yǎng)護中心 山東 煙臺 264100

引言

伴隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的需求和打通交通運輸網(wǎng)“最后一公里”的要求，我國交通行業(yè)還將獲得更大的增長空間。新的發(fā)展機遇、新的時代背景下，我國公路工程建設想要跟上時代發(fā)展的趨勢的同時，滿足經(jīng)濟發(fā)展的需求進而取得更加長遠的進步實現(xiàn)高質量發(fā)展，強化公路檔案管理工作的有效性成為“破題秘鑰”。在大數(shù)據(jù)時代背景下，將信息化這一利器引入公路檔案管理工作中，有助于破解在傳統(tǒng)公路檔案管理工作中歸檔質量低、制度規(guī)范不嚴謹?shù)葐栴}，推動公路檔案管理工作提質增效。

1 公路檔案信息化建設的重要意義

在公路檔案管理工作中推進信息化建設能夠轉變傳統(tǒng)公路檔案管理工作難以適應當下公路建設實際情況的局面，能夠加強檔案管理工作的適應性和有效性，提升檔案管理工作的主動性，實現(xiàn)對檔案的分類管理，滿足實際工作中的檔案使用需求，推動檔案管理工作的高效、高質量開展。

信息化的公路檔案管理工作能夠對檔案的管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化提升，充分發(fā)揮智能化設備的性能，使檔案管理工作具備更強的時效性，高水平保護檔案信息資源。公路檔案管理的信息化建設還能夠將靜態(tài)的檔案信息資源轉變?yōu)樾畔ⅰ案坏V”，通過數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)深埋于檔案中的潛在有效數(shù)據(jù)信息，對當前公路建設工作產(chǎn)生鮮明的指向性作用，為項目建設決策工作提供堅實的數(shù)據(jù)基礎和支撐。通過公路檔案信息化建設打通各個門類檔案建設的通道，分類保存各個類型的檔案信息，形成脈絡清晰、隨用隨取的檔案信息資源體系，提升檔案信息的利用率。

由于公路檔案信息化建設的特殊性，使得許多人對其產(chǎn)生了一定的誤解，認為公路檔案的作用只有在工程建設完成之后才能夠體現(xiàn)出來。實際上在公路施工建設的全過程檔案資料始終是貫穿于其中的重要組成部分。反映公路工程施工進度的文書、項目決策進度、項目審批文書等都是記載于公路檔案中的內容，公路工程立項文書是以工程預算為主的立項依據(jù)，而在編總進度計劃、招標投標時產(chǎn)生的文書資料也一直是工程實施過程的重要依據(jù)。特別是在隱蔽工程施工過程中，還會產(chǎn)生質量評定、進度批復等文件。從各方面來說，在公路施工項目中，工程檔案起到了十分重要的作用。

2 公路檔案的特征

2.1 數(shù)量大、種類多

公路建設工程是一項建設周期較長、報批手續(xù)多的工程項目。從項目立項到通過工程設計審查，從準備工作開始到工程驗收一般需要三四年的時間。長時間形成的項目建議書、申請文書、工程設計資料、招投標文本、施工圖、技術資料、質量申報表等材料都將以圖片、文字和表格形式記錄下來，構成了總量龐大、類別繁雜的公路施工文檔。

2.2 價值高、實用性強

公路工程檔案可以比較直接地體現(xiàn)出施工質量。在公路工程中，施工檔案的內容主要涉及工程記錄、工程進度、變更設計材料和質量驗收報告等內容。在建成后，人們?yōu)榱丝吹揭粋€建設項目的過程及檢驗該項目施工過程質量，都必須使用到工程項目檔案。工程檔案可以協(xié)助人們把整個施工流程還原出來，從而發(fā)現(xiàn)施工過程中可能存在的進度、質量等問題。若是牽涉到評價施工效率和分析問題的原因，工程檔案則是無法替代的重要依據(jù)，它也是對施工過程品質管理和保證工程進度的關鍵。

3 公路檔案信息化建設存在的主要問題

3.1 制度規(guī)范不夠嚴謹

公路檔案管理作為一項科學性強、實用程度高的工作決定了公路檔案信息化建設必須具備較高的科學性、專業(yè)性、嚴謹性、規(guī)范性，在信息化建設的過程中不僅要建設完善好相應的信息化檔案管理系統(tǒng)，還要將具體的檔案制作標準進行細化，只有這樣才能夠實現(xiàn)利用檔案大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)挖掘，從而促進公路建設工作高質量開展。但是在實際的公路檔案信息化建設的過程中存在著制度規(guī)范不嚴謹?shù)膯栴}，信息化建設工作缺少必要的經(jīng)驗借鑒，導致在公路檔案信息化建設過程中操作不規(guī)范、標準設定不合理、檔案信息資料缺失的問題時有發(fā)生，這不僅無法構建出可靠、有效的公路檔案信息化管理系統(tǒng)，還會造成檔案管理工作標準性不強、時效性和專業(yè)性不高，嚴重影響了信息化對檔案管理工作的促進作用。

3.2 人員專業(yè)技術水平不高

公路檔案信息化建設是將以大數(shù)據(jù)技術為代表的信息化技術引入到傳統(tǒng)的檔案管理工作中，改進并完善傳統(tǒng)公路檔案管理工作中的不足之處，借助大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)對檔案信息資源的高效利用。因此，在公路檔案信息化建設的過程中需要大量具有信息化技術背景、公路建設專業(yè)背景、檔案管理技術能力的專業(yè)化技術人才。但是在實際的公路檔案信息化建設過程中普遍面臨著相關技術人才匱乏的窘境，原本從事公路檔案管理的人員不具備信息化操作能力和相關技術知識，導致了對檔案信息數(shù)據(jù)的挖掘浮于表面，未能真正產(chǎn)生應有的價值。并且公路檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)工作缺位，使得部分檔案員對檔案信息化的要點理解得不深入、不全面，在一定程度上影響了檔案信息化建設的進程。

3.3 檔案歸檔質量較低

在部分公路工程建設過程中檔案管理部門沒有及時建立起適合于工程實際的檔案信息歸集體系，導致了在檔案歸檔工作中除了留存的報告、設計圖、竣工圖以外的基本資料的缺失，以及檔案數(shù)據(jù)真實度不高等問題，這些問題共同影響了檔案的歸檔質量。

3.4 檔案服務意識不強

公路檔案信息化建設的一大目標是通過信息化建設，挖掘檔案信息數(shù)據(jù)中蘊含的價值，指導公路建設工作高質量開展并且提高檔案服務的效能。在信息化的公路檔案管理工作中用戶的需求是第一位的，因此服務意識增強在公路檔案信息化建設中的優(yōu)先級較高，以服務好用戶需求為中心打造高水平的公路檔案信息化管理系統(tǒng)。但是，實際的公路檔案管理工作受制于傳統(tǒng)的重管輕用的檔案管理思維，對用戶使用需求的感知程度和服務意識不強，沒有對檔案中蘊含的價值形成正確的認識，影響了檔案信息服務水平，檔案信息資源的使用價值未能得到體現(xiàn)。

4 公路檔案信息化建設的實現(xiàn)路徑

4.1 數(shù)字化技術創(chuàng)新使用路徑

在公路檔案信息化建設的過程中檔案管理的核心技術是數(shù)字化技術，數(shù)字化技術的引入能夠實現(xiàn)智能化檔案管理并提升檔案管理工作的效率，使檔案信息數(shù)據(jù)資源的挖掘成為可能。在公路工程建設技術水平的不斷提高、施工環(huán)境復雜度日益提升、公路養(yǎng)護作業(yè)標準不斷提高的背景下，公路檔案信息化建設的主要實現(xiàn)路徑之一便是在檔案管理工作實踐中不斷地創(chuàng)新實用數(shù)字化技術，將數(shù)字化技術有機地融合進檔案管理工作之中。例如，以公路工程建設的實際需要為出發(fā)點，統(tǒng)籌分析參與工程建設的各部門的實際辦公需要，以智能化、實時化、數(shù)字化為要求開發(fā)數(shù)字化辦公管理系統(tǒng)，將各部門的辦公工作與檔案管理工作深度綁定，實現(xiàn)檔案的實時收集、整理、校訂、分類，全面獲取、歸檔工程建設過程中產(chǎn)生的有效檔案數(shù)據(jù)信息。

在公路工程建設過程中不僅要加強數(shù)字化技術的創(chuàng)新使用，還要在檔案管理的實際工作中大力推廣智能化檔案管理系統(tǒng)的使用，形成檔案信息集成共享平臺，全面收集工程建設過程中產(chǎn)生的檔案信息，高效收集整理歸檔信息數(shù)據(jù)，在實際工作中體現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的價值。檔案管理部門在應用智能化管理系統(tǒng)的同時還要結合實際工作中的情況和不足，探索檔案管理信息技術手段的升級，保證信息化、智能化檔案管理系統(tǒng)隨著技術的發(fā)展實現(xiàn)技術迭代，更好地適應公路工程建設的發(fā)展趨勢，以高效的檔案管理工作服務好用戶的檔案信息使用需求。下一個階段，公路檔案信息化建設還需要結合當下移動互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)移動化、分布式公路檔案管理，使參與到公路工程建設全過程的每一位管理人員都成為檔案信息的收集節(jié)點，使檔案信息數(shù)據(jù)資源更加豐富、全面，進一步夯實公路檔案信息化建設大數(shù)據(jù)信息資源優(yōu)勢。

4.2 采用規(guī)范化檔案建設路徑

公路作為連接華夏大地每一座城鎮(zhèn)、每一處鄉(xiāng)村的“神經(jīng)元”，公路事業(yè)的發(fā)展就是將這些相互獨立的“神經(jīng)元”連接形成一張覆蓋范圍廣泛的“神經(jīng)網(wǎng)絡”，從這個角度來看公路事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展將會為我國經(jīng)濟社會的發(fā)展產(chǎn)生極大的促進作用。公路事業(yè)發(fā)展過程中的得失充分反映于公路檔案之中，檔案信息資源既反映過去公路建設的全面、整體的情況，又能夠對當下公路工程建設產(chǎn)生指導意義和價值。公路檔案信息化建設的另一重要路徑便是實現(xiàn)規(guī)范化的檔案建設，以規(guī)范化的檔案管理保證檔案信息的安全，實現(xiàn)檔案的科學存取，為下一步利用大數(shù)據(jù)技術進行檔案數(shù)據(jù)信息挖掘奠定基礎。

為了實現(xiàn)規(guī)范化的公路檔案建設，首先需要采取規(guī)范化手段盡可能地避免檔案使用和管理過程中可能產(chǎn)生的風險。其次，檔案管理人員的崗位責任意識需要得到進一步強化和確立，以規(guī)范化的公路檔案管理意識指導管理工作的規(guī)范化開展，將相關法律規(guī)范和技術標準有機地融合進入檔案管理工作之中。規(guī)范化的檔案建設不僅需要降低風險和強化人員責任意識，還要加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設，形成標準統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全、高效存取，建成兼容性與數(shù)據(jù)交互性俱佳的綜合性檔案管理平臺。

4.3 強化落實以人為本的路徑

在公路檔案信息化建設的過程中將以人為本的理念有機地融合于其中，有助于克服傳統(tǒng)公路檔案管理中的重管輕用、服務效能不足、管理模式僵化、管理方式機械化的問題。以人為本理念的貫徹一方面可以減輕檔案管理人員的工作壓力，促進形成正向、積極的檔案管理工作氛圍，有利于構建協(xié)同合作的檔案管理工作體系。在協(xié)同合作的工作體系中加強管理人員的溝通交流，有助于理清工作思路、細化責任分工、明確責任意識，形成共同推進公路檔案管理工作高質量開展的工作局面。另一方面，以人為本理念的貫徹有利于公路檔案管理工作向著人性化的方向發(fā)展，圍繞著檔案信息使用者的需求開展檔案數(shù)據(jù)收集、歸檔、分類工作，提升公路檔案管理工作的服務效能。切實從使用角度創(chuàng)新檔案管理工作方式，真正體現(xiàn)信息技術在檔案檢索、供給、校對和服務方面的作用，高效進行檔案的深度挖掘，積極體現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云存儲和智能化檔案技術的使用價值。另外，公路檔案管理工作還要強化檔案文化建設工作，全面展示檔案信息化工作成果，加強信息化檔案技術培訓，促進各方面人員有效使用智能化檔案技術手段，從而在集思廣益中全面提高檔案信息化建設水平。

5 結語

綜上所述，公路檔案信息化建設是現(xiàn)階段我國公路事業(yè)高質量發(fā)展的必然要求，需要檔案管理人員明確公路檔案的特征，從公路工程建設檔案管理工作的實際情況出發(fā)，深入分析現(xiàn)階段公路檔案管理中存在的問題，以破解問題為抓手，結合信息化技術的優(yōu)勢對傳統(tǒng)公路檔案管理進行改進完善，實現(xiàn)對檔案大數(shù)據(jù)信息資源的高效挖掘，充分利用檔案信息資源的價值產(chǎn)生對當前公路工程建設的促進作用，推動我國公路事業(yè)的健康、穩(wěn)定、高質量發(fā)展。