提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

閆林曉

河南省林州市人事檔案管理中心

引言

進(jìn)入二十一世紀(jì)后，隨著計算機(jī)以及信息技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展，大大提升了各行各業(yè)信息化建設(shè)水平效率。目前中國社會已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代。對于企事業(yè)單位而言亦是如此。與傳統(tǒng)事業(yè)單位單位不同，事業(yè)單位承擔(dān)著特殊使命和責(zé)任。信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，大大提升了檔案管理水平和效率，提升了檔案信息管理精準(zhǔn)性和規(guī)范性。本文旨在研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意義及檔案管理信息化建設(shè)存在問題，探討新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略，為各地區(qū)事業(yè)單位，在檔案管理信息化建設(shè)方面提供可行性的思路。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，積極進(jìn)行信息化建設(shè)推進(jìn)，是現(xiàn)代化社會和信息時代下，事業(yè)單位體制改革的重要途徑和思路。事業(yè)單位檔案管理工作，有著重要的現(xiàn)實意義和應(yīng)用價值。首先,信息技術(shù)的發(fā)展，促使著信息技術(shù)在各行各業(yè)中有著極為廣泛性的應(yīng)用。信息技術(shù)的不斷疊新，極大程度上影響著人們的生活和工作方式。而檔案管理工作，作為事業(yè)單位人力資源管理的關(guān)鍵，具有著安全性和有效性的要求。而信息化技術(shù)的滲透和植入，使得事業(yè)單位檔案管理工作，管理模式更加便捷和資源節(jié)約。其次，信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案資源管理的復(fù)雜性得以改善。借助計算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)，使得事業(yè)單位檔案管理快速的實現(xiàn)分類保存和分類歸檔，使得檔案管理工作者的工作效率和工作價值得以實現(xiàn)，減少了檔案管理工作中人力、物力、財力的投入。整體化提升了事業(yè)單位檔案管理整體社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

實時性共享，是信息化檔案管理的重要應(yīng)用優(yōu)勢，檔案管理信息化建設(shè)能夠在一定程度上提高檔案的利用效率，而事業(yè)單位若想使信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中最大化應(yīng)用效果，便必須要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理信息化平臺，以此結(jié)合信息化技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，進(jìn)而從總體上提高文書檔案管理的應(yīng)用價值，此外事業(yè)單位還需要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)展開統(tǒng)一化的管理，以此提高事業(yè)單位各個崗位部門的溝通效率，實現(xiàn)檔案的共享應(yīng)用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）檔案管理理念陳舊

信息化的檔案管理，需要建立在先進(jìn)管理意識的基礎(chǔ)上和實際上，部分組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員忽視了此項工作的重要性，具體表現(xiàn)在：第一，管理層意識淡薄，未能重視信息化辦公這一格局的轉(zhuǎn)變，還停留在傳統(tǒng)辦公思想之中，對信息化檔案管理技術(shù)設(shè)備的投入較少，派遣的人力資源不足。第二，檔案管理人員未能提高對信息化檔案管理的重視，部分資料仍以紙質(zhì)化的方式存儲，未能發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。第三，管理層忽視了對相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員對信息化檔案管理工作模式意識模糊，更無從談起應(yīng)用與創(chuàng)新。

（二）管理機(jī)制落后

近年來，我國許多事業(yè)單位已經(jīng)開始認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并積極對其探索和研究改革。然而，對于涉及檔案管理機(jī)制的改革，卻鮮有探討。一些事業(yè)單位忽視了檔案管理工作的重要作用和地位，也沒有意識到現(xiàn)代信息化手段對于檔案管理工作效率提升的重要作用。這導(dǎo)致檔案管理機(jī)制落后，無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的速度和進(jìn)程。即使現(xiàn)代化信息化手段被引入，也無法快速被接受和使用，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率與實際需求之間存在差距。

（三）管理規(guī)范不統(tǒng)一

事業(yè)單位內(nèi)部的知識管理涉及到各個部門的工作內(nèi)容，其組織體系龐大，但每個部門在進(jìn)行知識管理信息化建設(shè)時因具體情況選擇適合自己的知識管理規(guī)范程序軟件，這雖然能夠提升本部門知識管理工作的效率和質(zhì)量，但也導(dǎo)致不同部門之間很難做到數(shù)據(jù)互通，造成信息交流和溝通上的一定難度。另外，還有部分部門并沒有制定完整規(guī)范的知識信息化流程，導(dǎo)致知識在信息化管理中易出現(xiàn)規(guī)格模式不統(tǒng)一的問題，致使信息化知識的優(yōu)勢作用無法得到充分發(fā)揮。

（四）安全管理的方式有待完善

事業(yè)單位的檔案中涉及到很多的私密信息，一旦信息泄漏，就會造成嚴(yán)重的后果。這就要求事業(yè)單位應(yīng)該要重視安全管理，確保檔案資料的完整性和安全性。目前，在信息化建設(shè)的過程中安全管理的方式還不夠完善，導(dǎo)致檔案資料存在很大的安全隱患。一些管理人員在操作中沒有按照規(guī)范執(zhí)行，很有可能會出現(xiàn)文件丟失或是被黑客竊取的情況。同時，對公開信息的審查程序也不嚴(yán)格，經(jīng)常會出現(xiàn)各種安全漏洞。

（五）人員素養(yǎng)不足

為了確保事業(yè)單位信息化建設(shè)取得更加明顯的成效，管理人員的配備至關(guān)重要。他們需要具備應(yīng)有的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，以發(fā)揮應(yīng)有的人才支撐作用。然而，一些事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面往往缺乏必要的人才和技術(shù)支持，相關(guān)人員也未能得到嚴(yán)格細(xì)致的培訓(xùn)，存在業(yè)務(wù)素養(yǎng)低、職業(yè)道德不高、專業(yè)技能不夠硬等方面的問題，這限制了整體質(zhì)量和水平的提升。同時，一些事業(yè)單位的信息化管理人員也缺乏創(chuàng)新意識和能力，不能充分掌握相關(guān)軟件和硬件的功能和匹配，對操作方法也不夠熟悉，沒有更好的把理論知識應(yīng)用于實際工作中，這導(dǎo)致信息化建設(shè)的效率無法得到顯著提升。此外，一些管理人員年齡較大，缺乏與時俱進(jìn)的精神，不能跟進(jìn)專業(yè)技能和新技術(shù)的發(fā)展步伐，導(dǎo)致信息化建設(shè)無法適應(yīng)時代的要求。尤其是在科技迅猛發(fā)展的背景下，如果相關(guān)人員缺乏學(xué)習(xí)能力和接受新成果的意愿，事業(yè)單位的信息化操作環(huán)節(jié)就會受到很大限制，工作效率也會受到影響。因此，事業(yè)單位需要加強(qiáng)人才培養(yǎng)和管理，提高管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，以確保信息化建設(shè)能夠順利實施。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實施和開展策略

（一）樹立科學(xué)理念，推動檔案信息化管理

科學(xué)的信息化管理理念是實現(xiàn)檔案管理工作信息化的第一步。首先，事業(yè)單位各個部門需要站在信息化的新視角重新認(rèn)識檔案管理工作，了解其相關(guān)性和重要性，第二步，審視當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，思考如何運(yùn)用信息化技術(shù)與工作結(jié)合，并且在實際檔案管理工作中擁有敏銳的意識，善于發(fā)現(xiàn)和學(xué)習(xí)，將信息技術(shù)與實際工作進(jìn)行優(yōu)質(zhì)結(jié)合，在信息化管理中，需要加大對高素質(zhì)的信息技術(shù)人才的培養(yǎng)力度，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)人員在理念上和技術(shù)上的培訓(xùn)，開展講座、專家培訓(xùn)、技術(shù)學(xué)習(xí)等方式提升員工的信息化素養(yǎng)，培養(yǎng)信息化建設(shè)的理念，推動檔案管理工作信息化在理念上的樹立。

（二）健全檔案信息化管理制度

為了更好地管理事業(yè)單位檔案，建立完善的檔案信息化管理體系顯得尤為重要。事業(yè)單位檔案記錄了事業(yè)單位的歷史發(fā)展、戰(zhàn)略目標(biāo)、決策過程等重要信息，是事業(yè)單位管理的重要依據(jù)和參考。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的需求，因此必須建立起完善的檔案信息化管理體系，使之適應(yīng)現(xiàn)代信息化建設(shè)的要求。在信息化建設(shè)的過程中，需要考慮到事業(yè)單位的實際情況和管理需求，建立適合事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)，滿足各種文件的管理和利用需要，提高檔案管理的效率。同時，建立科學(xué)的績效考核體系也是必不可少的，以激勵檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理的質(zhì)量。為了保證數(shù)字化文件的安全性，事業(yè)單位還需要建立相應(yīng)的維護(hù)體系，對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期保養(yǎng)和檢修，并及時更新已有的信息系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)在工作中的正常運(yùn)行。只有這樣，事業(yè)單位才能更好地利用檔案信息化管理體系，提高事業(yè)單位的管理水平和競爭力。

（三）完善安全管理的方式

現(xiàn)階段，檔案安全性問題備受關(guān)注，也是信息化建設(shè)過程中需要重點考慮的問題，在事業(yè)單位信息化建設(shè)的過程中，保障信息系統(tǒng)的安全是非常重要的。為了進(jìn)一步提升信息化建設(shè)的安全性，事業(yè)單位需要安裝防火墻和殺毒軟件，以防止信息系統(tǒng)受到外部攻擊。同時，事業(yè)單位也需要定期派遣專業(yè)人員對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患就要及時處理，確保計算機(jī)系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行。在檢查的過程中，如果發(fā)現(xiàn)有病毒或木馬，也需要及時清除。管理人員在電腦操作的過程中，需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，禁止連接外網(wǎng)，禁止外部U 盤與電腦連接，從根本上確保事業(yè)單位數(shù)據(jù)的安全性。為了方便管理者操作，事業(yè)單位需要制定統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，確保電子文檔目錄信息能夠及時轉(zhuǎn)移。此外，事業(yè)單位還需要注意檔案人員在操作時做好電子備份，以防文件丟失。在檔案信息錄入的過程中，也需要依照規(guī)范詳細(xì)進(jìn)行分類，確保數(shù)字信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性，方便后續(xù)的查詢。實現(xiàn)只需要輸入關(guān)鍵詞就能查找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。

（四）提高事業(yè)單位工作人員的專業(yè)技能

事業(yè)單位檔案管理的信息化體制還不夠完善，主要表現(xiàn)就是現(xiàn)在很多事業(yè)單位對于檔案的管理，仍舊是人力管理與信息管理結(jié)合。在對信息的錄入歸類等較大工作量和智能化程度較高的工作上，仍舊是需要人力進(jìn)行完成。但其實為了適應(yīng)當(dāng)下，信息化在各行各業(yè)之中程度地加深，相關(guān)的事業(yè)單位工作人員也需要具備專業(yè)技能。能夠在信息平臺之中熟練地對檔案進(jìn)行操作管理。但是由于觀念問題，現(xiàn)今很多事業(yè)單位的工作人員仍舊不重視信息化方面專業(yè)技能的培養(yǎng)。仍舊保持原來的那一套工作流程，在信息錄入等方面仍舊使用人力進(jìn)行操作，這樣不僅僅降低了信息保存的精度，很容易帶來錯漏。

樹立現(xiàn)代化檔案管理意識現(xiàn)在信息化管理，面臨的很多問題，主要因為涉及到的相關(guān)人員缺乏現(xiàn)代化的檔案管理意識所造成的。因此，改變觀念在整個信息化進(jìn)程之中也十分必要?，F(xiàn)代社會發(fā)展十分迅速，科技的發(fā)展日新月異，而且從科技變?yōu)榧夹g(shù)，最終投入生產(chǎn)的這個周期過程逐漸縮短。所以在生活和工作之中，我們所面臨的新事物新現(xiàn)象層出不窮，現(xiàn)代化的檔案管理也是大勢所趨。當(dāng)下隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息的規(guī)模越來越龐大，在各項工作之中，對于信息精度的要求也逐漸提升，只有現(xiàn)代化的檔案管理才能夠滿足當(dāng)下對于檔案管理工作的需求，所以我們都要建立現(xiàn)代化的檔案管理意識，支持檔案管理工作信息化。落實到事業(yè)單位之中，最好是自上而下，從領(lǐng)導(dǎo)層開始樹立現(xiàn)代化檔案管理的觀念，帶動基層員工樹立相關(guān)意識，從而使得信息化工程的推進(jìn)事半功倍。

（五）加快檔案信息管理基礎(chǔ)建設(shè)

檔案信息管理離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在加快檔案管理信息化的同時,事業(yè)單位也應(yīng)注重加快檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐。應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的信息化管理平臺，使得檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更加快捷地檢索與管理，從而提升檔案管理的效率與質(zhì)量。其中，在信息平臺的構(gòu)建過程中，首先應(yīng)注重的是要提高平臺的占有率，要注重做好宣傳工作,，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，使得整體事業(yè)單位的檔案管理工作遷移至平臺實行統(tǒng)一管理。其次，平臺的運(yùn)行離不開良好的硬件支持與軟件優(yōu)化。因而在平臺的構(gòu)建過程中，也應(yīng)注重加強(qiáng)設(shè)備引入，確保信息設(shè)備的質(zhì)量。同時做好對軟件的優(yōu)化工作，開發(fā)軟件功能,，優(yōu)化軟件運(yùn)行，,確保檔案管理信息的儲存與保管，以提升檔案信息的可靠性。最后，為了更好地實現(xiàn)信息的傳輸，各事業(yè)單位也應(yīng)注重加強(qiáng)信息共享與流通，應(yīng)聯(lián)合起來制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與體系，確保辦公設(shè)備與工作系統(tǒng)的一致性，并積極與國外軟硬件事業(yè)單位加強(qiáng)聯(lián)系，打造特色化的高效信息處理系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

新時代的到來，讓信息技術(shù)走入生活的方方面面，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，要從管理、人才和細(xì)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)，在新形勢下的工作中，要及時開展新工作、新方法，從優(yōu)化檔案管理體制、細(xì)化檔案管理責(zé)任和強(qiáng)化管理人員素質(zhì)出發(fā)，實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理，促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。