商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的應(yīng)用

文/合肥師范學(xué)院 張成成

美國加特納集團（Gartner Group）在1996 年提出商業(yè)智能的概念。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展，商業(yè)智能近年來越來越受到人們的重視。檔案信息資源，作為信息資源的重要組成部分，具有資源豐富、形式多樣、分類科學(xué)的特點，基于檔案信息資源進行商業(yè)智能信息展現(xiàn)與利用，以作為信息資源開發(fā)利用的重要形式，有著很大的優(yōu)勢，但目前少被人重視。

一、商業(yè)智能

(一)商業(yè)智能的定義。在工作中，我們每天會接觸大量的信息，但是接觸知識卻很少，大部分信息是沒有經(jīng)過加工或者只經(jīng)過初步加工的零散信息，這些信息對我們的作用很小，需要我們花費很多時間去計算和分析，最終才能轉(zhuǎn)化為知識。而商業(yè)智能是在信息利用的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的更高級的信息利用形式，商業(yè)智能通過數(shù)據(jù)倉庫(Data Warehousing)、輔助決策分析的聯(lián)機分析處理（OLAP）工具和數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)等技術(shù)把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀的知識，幫助利用者做出正確決策。這里所涉及的數(shù)據(jù)信息來源廣泛，包括各種活動中形成的檔案信息，既指各信息系統(tǒng)（CRM、SCM、ERP、HR）的信息，又指各種類型（訂單、庫存、交易賬目、客戶和供應(yīng)商資料）的信息。通過對這些信息進行處理，把它轉(zhuǎn)化成為可以直接提供決策的圖表等直觀的知識。

通過對商業(yè)智能內(nèi)涵的理解，我們可以將商業(yè)智能定義為：是用來處理組織中現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換成知識、分析和結(jié)論等，為決策者或利用者做出正確且明智的決定的工具。

（二）商業(yè)智能的特點。1.數(shù)據(jù)來源的廣泛性。從數(shù)據(jù)來源上來說，數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)源不僅來源于組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、辦公數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)，還包括來源于組織外部一些數(shù)據(jù)，如互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)據(jù)和其他一些數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)。2.信息技術(shù)的深度應(yīng)用。從技術(shù)上來說，商業(yè)智能涉及的技術(shù)主要有大數(shù)據(jù)(Big Data)、聯(lián)機分析處理（OLAP）、圖形頁面交互（GUI）、多維數(shù)據(jù)模型（Multidimensional Data Model）、數(shù)據(jù)挖掘等。3.信息展現(xiàn)的多樣性。從展現(xiàn)形式來說，商業(yè)智能產(chǎn)生的信息展現(xiàn)形式多樣，包括統(tǒng)計圖和統(tǒng)計數(shù)據(jù)表等多種形式。以上這些特點，可以更好地滿足檔案利用者需求。檔案利用者在進行檔案信息資源開發(fā)利用時，更希望利用信息有更大的廣度，利用手段的便捷化，利用結(jié)果的多樣化。

（三）商業(yè)智能的四個核心功能。為了更好地將商業(yè)智能應(yīng)用于檔案信息資源的開發(fā)和利用，必須先了解其功能，主要有以下四個核心功能：1.數(shù)據(jù)倉庫。商業(yè)智能發(fā)揮著數(shù)據(jù)存儲倉庫的功能，數(shù)據(jù)來源的廣泛性決定其存儲資源的豐富性。多種信息技術(shù)的支持，使得該數(shù)據(jù)倉庫能夠穩(wěn)定和安全的運行。2.數(shù)據(jù)ETL。ETL（Extract Transform Load）是指從來源端將數(shù)據(jù)提取、加載和轉(zhuǎn)換至目的端的過程。數(shù)據(jù)ETL 支持多維數(shù)據(jù)庫、多格式數(shù)據(jù)文件、多數(shù)據(jù)源等多數(shù)據(jù)存儲格式和多平臺的數(shù)據(jù)組織，能根據(jù)規(guī)則和描述自動的查找數(shù)據(jù)。這樣就可以精簡大量、無序和復(fù)雜數(shù)據(jù)，提取支持決策所需信息。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計輸出（報表）。這類報表包括統(tǒng)計圖和統(tǒng)計數(shù)據(jù)表展示，其能夠快速高效完成設(shè)計和展示數(shù)據(jù)統(tǒng)計，也能更好地輸出給Html 形式或者其他應(yīng)用程序展示和存儲。還能夠自動發(fā)布輸出內(nèi)容，并能靈活的支持?jǐn)?shù)據(jù)填報。4.分析功能。商業(yè)智能可以根據(jù)檔案利用者需求形成分析內(nèi)容，這些分析內(nèi)容，可以幫助管理者和決策者做出正確的決策和判斷。

二、商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的必要性分析

（一）檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀。1.檔案信息資源開發(fā)利用信息化水平穩(wěn)步提升。隨著信息技術(shù)不斷推進，大數(shù)據(jù)、人工智能廣泛運用，知識管理越來越被人們重視，信息化水平也在不斷提高，檔案信息資源開發(fā)利用隨之具備了一定的信息化水平，體現(xiàn)在以下兩點：一是建立了各種類型的信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)在各行各業(yè)中運用特別普遍，各種類型、各種廠商提供的信息系統(tǒng)琳瑯滿目，種類和功能各具特色，價格從幾千到幾十萬、幾百萬不等，如檔案管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)產(chǎn)品開發(fā)系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)等。這些信息系統(tǒng)生成的檔案信息，為檔案信息資源開發(fā)利用提供了平臺基礎(chǔ)。二是檔案數(shù)字化穩(wěn)步推進。存量檔案數(shù)字化和增量電子化，數(shù)字化檔案數(shù)量越來越多，為檔案信息資源開發(fā)利用提供了資源基礎(chǔ)。存量檔案數(shù)字化如以前形成的檔案，進行數(shù)字化，如現(xiàn)在的數(shù)字化博物館、圖書館、檔案館、各種財務(wù)憑證的數(shù)字化；增量檔案信息化，主要依托各種信息系統(tǒng)生成電子信息。各種類型信息系統(tǒng)的建立和檔案數(shù)字化的推進，為商業(yè)智能提供了數(shù)據(jù)資源，對商業(yè)智能的應(yīng)用，提出了迫切需求及可行性。2.檔案信息資源處于被動式開發(fā)利用狀態(tài)。檔案信息資源開發(fā)利用目前仍是以檔案利用者需求為主，只有在檔案利用者有檔案需求的時候，才查詢利用檔案信息，檔案的信息資源才能發(fā)揮作用。檔案主管部門主動開發(fā)檔案信息資源，主動提供檔案信息資源利用少之又少。商業(yè)智能技術(shù)的應(yīng)用，可以變被動為主動，變單一利用需求為多個預(yù)設(shè)需求方式，改變目前開發(fā)利用不良狀態(tài)。3.檔案信息資源的開發(fā)利用與發(fā)展規(guī)劃嚴(yán)重脫節(jié)。社會信息化水平越來越高，特別是近年來人工智能和大數(shù)據(jù)的發(fā)展應(yīng)用取得了重大的進步，反觀其檔案信息管理，特別是檔案信息資源的開發(fā)利用，與目前的社會信息化水平嚴(yán)重不符，與信息化發(fā)展規(guī)劃也嚴(yán)重脫節(jié)。檔案信息資源的開發(fā)利用中可以運用商業(yè)智能技術(shù)，同社會各種信息化同步實施，發(fā)揮其在檔案信息化和社會信息化同步發(fā)展的橋梁作用。

（二）檔案利用者對檔案信息資源開發(fā)利用的需求。1.檔案利用者需要更智能的檔案信息資源。隨著信息化水平的不斷推進，大數(shù)據(jù)、人工智能取得了重大突破，與以往檔案利用者只查詢檔案個體不同，檔案利用者需要大量的信息；檔案信息系統(tǒng)中檔案數(shù)量越來越龐大，信息量越來越多，這就需要檔案信息系統(tǒng)篩選有用的信息；檔案利用者除了需要一次信息以外，更希望檔案信息資源提供二次信息和三次信息，更希望利用的檔案信息更加智能。2.檔案利用者需要更全面的檔案信息資源。檔案信息資源開發(fā)利用的最終目的是為檔案利用者提供有用的信息，或者說是知識。以往檔案利用者通過查詢單個的需求，能解決某一個、某一方面的問題，而隨著競爭越來越激烈，要在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中取得發(fā)展，必須全面的掌握各類信息，為其發(fā)展規(guī)劃提供決策。這就需要檔案信息資源能夠提供更全面的檔案信息。3.檔案利用者需要更直觀的檔案信息資源。檔案信息資源目前的展現(xiàn)形式有條目和原文，原文包括傳統(tǒng)介質(zhì)的和數(shù)字化介質(zhì)的。隨著信息化水平的提高，檔案利用者需要檔案信息系統(tǒng)能夠提供更直觀、更有效、更有針對性的檔案信息資源，如各種圖表、柱狀圖和分析報告。從而方便檔案利用者更直觀的了解和快捷利用檔案信息資源。

三、商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的應(yīng)用可行性分析

（一）檔案信息資源的豐富性是商業(yè)智能應(yīng)用的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。商業(yè)智能挖掘海量檔案信息資源。商業(yè)智能應(yīng)用前提是信息資源，如果沒有信息資源，商業(yè)智能成為無源之水、無本之木。檔案作為重要的信息資源，保管了大量的重要信息，這些信息存在于各類載體中，存在于各類信息系統(tǒng)中，具有一定的保存價值，而且它還被加工處理過，進行了科學(xué)分類，可以說它是最為重要的財富之一。

（二）檔案信息化水平是商業(yè)智能的技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理工作隨著信息技術(shù)的發(fā)展，都廣泛開展信息化建設(shè)，建立了檔案信息系統(tǒng)。商業(yè)智能正式在檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案利用方式。可以說，商業(yè)智能開創(chuàng)檔案信息資源開發(fā)利用新時代。商業(yè)智能把海量的碎片化的檔案信息資源變成了更智能的、更直觀的和更有用的圖表，由信息化時代檔案信息系統(tǒng)為檔案用戶提供一次信息，解決單個問題、一個方面的問題，發(fā)展成為在人工智能時代為決策提供全方位的解決方案。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用者需求的多樣性是商業(yè)智能應(yīng)用的價值基礎(chǔ)。商業(yè)智能提供了更高層次信息利用方式。檔案標(biāo)準(zhǔn)的分類方案和標(biāo)準(zhǔn)的著錄規(guī)則，為數(shù)據(jù)挖掘提供了有效的保障。滿足檔案利用者信息資源需求是檔案工作中需解決最重要的問題，檔案利用者對檔案信息資源的需求問題，歸根到底是需要檔案信息資源為其提供什么樣的信息。商業(yè)智能的應(yīng)用正好可以滿足目前檔案信息資源開發(fā)利用者的多種需求。

四、商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的應(yīng)用路徑

（一）商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的應(yīng)用原則。商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用離不開檔案事業(yè)的發(fā)展，離不開服務(wù)組織決策，商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用應(yīng)該堅持以下幾個原則：1.堅持服務(wù)組織發(fā)展原則。商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用，要有利于組織的發(fā)展，通過商業(yè)智能，挖掘更直觀和更有用的信息，發(fā)揮檔案信息資源的重要價值，促進組織的發(fā)展。2.堅持服務(wù)決策原則。決策信息支持是檔案信息資源開發(fā)利用的目的，商業(yè)智能的應(yīng)用不能脫離決策。只有檔案信息資源能夠為發(fā)展規(guī)劃提供更多的決策信息，才能發(fā)揮檔案信息資源的作用。3.堅持服務(wù)檔案事業(yè)發(fā)展原則。商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的應(yīng)用不能離開國家對檔案信息資源的統(tǒng)計，生成的圖表要支持國家對檔案信息資源統(tǒng)計的需求。

（二）商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用的任務(wù)來源。1.來源于更高效的決策需求。隨著“大檔案”概念得到越來越多人的認(rèn)可，各種信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都可以認(rèn)為是檔案信息資源，而這些檔案信息資源為商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中的應(yīng)用提供了大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些形成在各種系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，通過商業(yè)智能應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用，能夠為決策者提供更有用和更直觀的決策信息。2.來源于檔案利用者的需求。商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用首先要符合檔案利用者的需求，根據(jù)檔案利用者最常見的查詢主題，生成常用的圖表，為利用者提供直觀的信息，滿足利用者的需求。3.來源于國家檔案統(tǒng)計工作的需求。每年國家檔案局都對檔案信息資源進行統(tǒng)計，在沒有運用商業(yè)智能創(chuàng)建前，需要檔案工作者大量的統(tǒng)計，最后形成報表，如果利用商業(yè)智能工具，可以輕松、快速、準(zhǔn)確的形成報表。4.來源于檔案管理者決策的需求。檔案事業(yè)的發(fā)展，需要檔案管理者清楚的掌握館（室）藏數(shù)量、種類、載體類型、庫房余量、狀態(tài)等信息，以便檔案管理者提前布局檔案資源，如檔案的設(shè)備、裝具、人員、數(shù)字化、信息系統(tǒng)等。這就需要商業(yè)智能應(yīng)用于檔案信息資源開發(fā)利用中來解決。

（三）商業(yè)智能在檔案信息資源開發(fā)利用中應(yīng)用的展現(xiàn)形式。1.報表。形成便于直接開發(fā)利用的各種報表。以應(yīng)用于檔案信息系統(tǒng)為例，可以形成館藏數(shù)量的報表、檔案年、月、日利用的報表、歸檔數(shù)量的報表、查詢主題的報表、保管期限的報表、電子檔案存儲內(nèi)存的報表。2.分布圖。形成各種信息資源的分布圖，基于各類信息系統(tǒng)的商業(yè)智能應(yīng)用，可以形成如文檔創(chuàng)建者的分布、利潤形成分布圖、資金占用分布圖、成本分布控制圖。3.趨勢圖。趨勢圖可以動態(tài)的反應(yīng)在一段時間內(nèi)的狀態(tài)，從而來預(yù)測未來的走勢，為決策提供有效的依據(jù)，如通過財務(wù)系統(tǒng)，運用商業(yè)智能工具，可以形成現(xiàn)金流的趨勢圖、存貨的趨勢圖、應(yīng)收賬款的趨勢圖等。

五、結(jié)語

檔案信息資源開發(fā)和利用具有巨大的社會價值和經(jīng)濟價值，數(shù)字化的浪潮給予其開發(fā)利用方法和途徑新的挑戰(zhàn)。為了發(fā)揮檔案信息資源的最大價值，尋求適應(yīng)時代發(fā)展新的檔案信息資源開發(fā)利用方法和途徑，已經(jīng)是目前檔案事業(yè)發(fā)展急需解決的首要難題。商業(yè)智能產(chǎn)生和發(fā)展，是適用現(xiàn)在這個“數(shù)據(jù)為王”的時代，商業(yè)智能的應(yīng)用，使得我們更易管理、存儲和開發(fā)利用檔案信息資源。為此，我們必須開始重視商業(yè)智能的運用，在檔案信息資源開發(fā)利用過程中形成高效和先進的利用方法和途徑，以適應(yīng)新形勢要求，提高檔案信息資源價值開發(fā)與利用的工作效率，增強檔案信息資源價值，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。