陳文 浙江浙能電力股份有限公司臺(tái)州發(fā)電廠
財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為一種在財(cái)務(wù)組織深度變革基礎(chǔ)上所建立的新型的管理模式,是企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展與轉(zhuǎn)型的重要方向。面對(duì)顛覆性的時(shí)代進(jìn)步,企業(yè)必須重新定義與客戶交流的關(guān)鍵支持技術(shù)和新型的交互方式。近年來(lái),財(cái)務(wù)共享服務(wù)越來(lái)越受到集團(tuán)化企業(yè)的重視,它在提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的同時(shí)也能夠提升和改善企業(yè)的整體管理質(zhì)量。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是在財(cái)務(wù)組織深度變革基礎(chǔ)上所建立的一種管理模式。企業(yè)組織將提供獨(dú)立服務(wù)的財(cái)務(wù)組織進(jìn)行剝離或依托于法人單位的財(cái)務(wù)組織,使得分支公司的財(cái)務(wù)組織合并劃歸到共享服務(wù)中心,由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān)全集團(tuán)成員單位共同的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù),從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的集中管理。
實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)為企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值有以下幾點(diǎn):①集團(tuán)管控:統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一語(yǔ)言,為戰(zhàn)略性決策提供有力的支持;使財(cái)務(wù)專業(yè)化成為可能,全方位強(qiáng)化集團(tuán)管控能力。②整合信息:財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的一體化,確保財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效、完整地收集和傳遞。③降低成本:簡(jiǎn)化流程與操作;集中辦公,降低管理成本。④協(xié)調(diào)資源:通過(guò)對(duì)預(yù)算及績(jī)效的支持、保障資源使用的效率和效益。⑤風(fēng)險(xiǎn)控制:通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)制定、流程嵌入及效果檢測(cè),有效控制企業(yè)不斷增長(zhǎng)的戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)和其他各種風(fēng)險(xiǎn)。⑥財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型:推動(dòng)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型,釋放財(cái)務(wù)部門生產(chǎn)力,將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向預(yù)算管理、財(cái)務(wù)分析、決策支持等附加值較高的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中。
ZN 集團(tuán)有限公司,總部位于中國(guó)杭州,主要從事電力熱力生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、石油煤炭天然氣等開發(fā)貿(mào)易、能源科技、能源服務(wù)和能源金融等業(yè)務(wù)。ZN 集團(tuán)是一家跨區(qū)域、多業(yè)協(xié)同、板塊化管理的現(xiàn)代綜合國(guó)有能源企業(yè)。
1.組織架構(gòu)及職能
ZN 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,以戰(zhàn)略財(cái)務(wù)提供財(cái)務(wù)戰(zhàn)略支持、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)通過(guò)業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率提升,共享財(cái)務(wù)提高財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率,從而提升集團(tuán)整體財(cái)務(wù)管控能力,推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。
由于ZN 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心尚處于創(chuàng)立后的整合發(fā)展階段,因此近中期仍然主要依托于集團(tuán)的財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo),作為集團(tuán)財(cái)務(wù)部管轄下的新設(shè)組織機(jī)構(gòu)。這樣更有利于集團(tuán)財(cái)務(wù)部通過(guò)強(qiáng)管控把握發(fā)展方向,保證服務(wù)質(zhì)量。另外,也有利于內(nèi)部組織架構(gòu)的不斷完善,依托集團(tuán)總部職能部門為其提供部分運(yùn)營(yíng)支持。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總體設(shè)計(jì)原則:業(yè)務(wù)審批本地化、流程走向簡(jiǎn)單化、核算稽核集中化、系統(tǒng)集成自動(dòng)化。
2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程設(shè)置
對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建來(lái)說(shuō),流程設(shè)計(jì)就是它的靈魂所在。ZN 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心遵從“流程走向簡(jiǎn)單化”的原則,考慮現(xiàn)有系統(tǒng)流程,明確流程發(fā)起主題,定制流程最優(yōu)走向,以流程發(fā)起主體為抓手,梳理流程發(fā)起的合理性,切分流程職能。同時(shí),建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與各成員單位的溝通機(jī)制,及時(shí)反饋運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的制度、內(nèi)控、流程等各類情況及問(wèn)題,促進(jìn)運(yùn)營(yíng)單位的持續(xù)優(yōu)化。
3.配套信息系統(tǒng)建設(shè)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠順利開展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于利用信貸信息技術(shù)搭建和整合企業(yè)的信息化管理平臺(tái)。在信息技術(shù)平臺(tái)的支撐下,為集團(tuán)下企業(yè)提供持續(xù)、專業(yè)化、快速的服務(wù)。目前,ZN集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行主要依賴于SAP 這個(gè)核心模塊,輔以合同管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)以及一些尚在開發(fā)中的模塊。
綜上所述,ZN 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在構(gòu)建和財(cái)務(wù)共享運(yùn)行的過(guò)程中,取得了不錯(cuò)的效果。通過(guò)共享服務(wù)的運(yùn)用,ZN 集團(tuán)對(duì)自身的財(cái)務(wù)組織體系進(jìn)行了重塑,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理工作的扁平化管理。尤其在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性上以及財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和透明度上有了較大的提升。但是,ZN 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心尚處于成長(zhǎng)發(fā)展階段,仍然存在許多不完善的地方需要進(jìn)一步優(yōu)化提升,使它能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造更大的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)它最初設(shè)立的目標(biāo)。
由于現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案不能做到集中管理,現(xiàn)在的所有原始單據(jù)需要先有流程發(fā)起人在到達(dá)影像一致性審核環(huán)節(jié)后交由本地財(cái)務(wù)進(jìn)行影像與原始單據(jù)的核對(duì)工作,再到達(dá)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行審核及賬務(wù)處理。待賬務(wù)處理后生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證后再由本地財(cái)務(wù)進(jìn)入系統(tǒng)將會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行打印并歸檔。原來(lái)的財(cái)務(wù)憑證審核制證一步到位拆分成反復(fù)的三個(gè)步驟,重復(fù)耗費(fèi)了時(shí)間,大大降低了財(cái)務(wù)共享的效率。
財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)尚處在發(fā)展階段,在建設(shè)初期受到業(yè)務(wù)接管能力以及制度設(shè)置上的等等原因,一直未對(duì)本地業(yè)務(wù)、本地財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)的職責(zé)進(jìn)行嚴(yán)格的劃分,無(wú)書面文字制度規(guī)范。財(cái)務(wù)共享中心又僅能針對(duì)整個(gè)集團(tuán)層面的財(cái)務(wù)制度以及國(guó)家層面財(cái)政制度的角度進(jìn)行審核業(yè)務(wù)的合理性與合規(guī)性。本地財(cái)務(wù)根據(jù)職責(zé)劃分對(duì)日常業(yè)務(wù)影像一致性負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)真實(shí)性、合理性只能交本地業(yè)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部個(gè)性化的控制要求,財(cái)務(wù)共享無(wú)法做到個(gè)性化的內(nèi)部控制、審核,本地財(cái)務(wù)也受制于職責(zé)劃分以及財(cái)務(wù)共享上線后人員減少等因素,無(wú)法進(jìn)行控制。從而造成了管理上的難度,也存在較大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)共享人員雖然前期是由各運(yùn)營(yíng)單位抽調(diào)人員組成,但因?yàn)榧瘓F(tuán)化公司業(yè)務(wù)涉及范圍廣,差異化明顯。財(cái)務(wù)共享人員流動(dòng)性較大,且因?yàn)槿藛T交流與培養(yǎng)需要,定期進(jìn)行輪崗,造成對(duì)本地業(yè)務(wù)了解不足。本地財(cái)務(wù)人員遇到特殊化業(yè)務(wù)需要和其反復(fù)溝通,上傳業(yè)務(wù)說(shuō)明,影響財(cái)務(wù)工作效率。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)集團(tuán)內(nèi)幾百家單位的公司進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中處理,財(cái)務(wù)核算與實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在一定程度上脫離。共享財(cái)務(wù)人員無(wú)法詳細(xì)掌握各公司的具體經(jīng)營(yíng)活動(dòng),對(duì)其經(jīng)營(yíng)實(shí)質(zhì)無(wú)法準(zhǔn)確核實(shí),也使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性存在一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。
ZN 集團(tuán)現(xiàn)使用的信息系統(tǒng)有ERP 系統(tǒng)、海波龍預(yù)算系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、PMIS 基建系統(tǒng)、九恒星支付系統(tǒng)、興竹報(bào)表系統(tǒng),軟件使用壁壘較多,常常需要在不同瀏覽器反復(fù)切換,且各系統(tǒng)匹配程度也不足。不能實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接,數(shù)據(jù)信息就不能及時(shí)準(zhǔn)確地交互利用,不能完全滿足財(cái)務(wù)共享中心大數(shù)據(jù)服務(wù)功能需要。報(bào)表系統(tǒng)的取數(shù),預(yù)算系統(tǒng)的預(yù)算控制推送,各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的回傳,會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)間兼容性等各類障礙。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要實(shí)時(shí)完成從各個(gè)系統(tǒng)中的大量數(shù)據(jù)的采集、傳遞、由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要收集到公司所有相關(guān)業(yè)務(wù)信息,整合后以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)形式送出,這就需要我們?cè)谙到y(tǒng)上確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息的無(wú)縫對(duì)接,在各信息系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)傳遞,否則會(huì)嚴(yán)重影響到業(yè)務(wù)處理的效率以及共享服務(wù)的質(zhì)量。處理、儲(chǔ)存等各類工作,對(duì)數(shù)據(jù)傳輸度、傳輸能力以及傳輸速度都有著非常高的要求,當(dāng)前使用的信息系統(tǒng)繁雜不僅會(huì)造成系統(tǒng)間的壁壘,耦合度不高,對(duì)于數(shù)據(jù)推送的及時(shí)性、實(shí)時(shí)性要求上也有欠缺,因此仍然需要進(jìn)一步優(yōu)化和改進(jìn)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行,很大程度上依托于強(qiáng)大的硬件維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)支撐。ZN 集團(tuán)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況與財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)際的要求和未來(lái)的期望都還存在著一定差距,未能完全與之匹配。由于使用的系統(tǒng)繁多,系統(tǒng)間的接入和兼容上需要相互適應(yīng)與磨合,且隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的迅速發(fā)展,各種問(wèn)題也在逐漸暴露與顯現(xiàn),在很大的程度上會(huì)影響信息系統(tǒng)協(xié)同作用的發(fā)揮。因此,提高集團(tuán)信息系統(tǒng)的整合水平,同時(shí)開發(fā)更多更完善的與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相匹配的功能已經(jīng)成為公司的當(dāng)務(wù)之急。例如:能與稅務(wù)部門申報(bào)系統(tǒng)直聯(lián)的稅務(wù)管理系統(tǒng)、能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算管控與實(shí)時(shí)分析的預(yù)算管理系統(tǒng)、能夠提供自動(dòng)化詳盡數(shù)據(jù)支撐的財(cái)務(wù)報(bào)表與分析系統(tǒng)等。
在財(cái)務(wù)共享中心成立之前,ZN 集團(tuán)就結(jié)合該企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營(yíng)情況,對(duì)一些基本的業(yè)務(wù)處理和決策處理等制定了一系列的規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程,這也是上線前的重要工作之一。流程優(yōu)化的主要是針對(duì)逐漸走向成熟化的共享業(yè)務(wù),在運(yùn)行過(guò)程中不斷查找和分析現(xiàn)有流程存在的一些缺陷和問(wèn)題,有針對(duì)性地進(jìn)行整改或者流程再造,提高現(xiàn)有流程的效率,減少不必要的操作,從而實(shí)現(xiàn)高效率。業(yè)務(wù)人員是業(yè)務(wù)流程的直接使用者,因此他們是最能夠發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中存在缺陷和問(wèn)題的人員。因此,我們需要及時(shí)地收集和整理業(yè)務(wù)人員的建議和意見,并將其運(yùn)用到對(duì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化中去。
1.費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化
費(fèi)用報(bào)銷流程,需由報(bào)銷人提起申請(qǐng),本地業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核,最終由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行復(fù)核及制證和付款工作。①由報(bào)銷人將需要報(bào)銷的原始單據(jù)通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)將影像上傳,將相關(guān)的原始單據(jù)郵寄至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。②報(bào)銷流程審批流通過(guò)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)合理性審批。③主管領(lǐng)導(dǎo)審批完成后,進(jìn)入本地財(cái)務(wù)初審。財(cái)務(wù)部進(jìn)行特殊化及預(yù)算控制等審批,完成后提交給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。④接收?qǐng)D像后,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)合規(guī)性進(jìn)行審查并進(jìn)行防偽稅控系統(tǒng)的核驗(yàn)。如驗(yàn)證無(wú)誤,則預(yù)算將用于支付其對(duì)應(yīng)賬戶。如果審查未通過(guò),則進(jìn)行退回。⑤原始單據(jù)寄送至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,由財(cái)務(wù)共享中心專職人員負(fù)責(zé)核對(duì)紙質(zhì)發(fā)票和圖像信息,并在信息正確后進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理和存檔工作。如果發(fā)生信息不正確等概率較低的事件后,則由辦公室人員向經(jīng)辦人發(fā)起退款流程(可通過(guò)考核以控制退單率等小概率事件的發(fā)生)。
相較于現(xiàn)有的費(fèi)用報(bào)銷流程,從本地財(cái)務(wù)進(jìn)行票據(jù)的存檔轉(zhuǎn)變?yōu)闅w集到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行歸檔,使得報(bào)銷審核更加規(guī)范有效,提高了本地財(cái)務(wù)工作效率,減少了重復(fù)工作。并且增加了本地個(gè)性化及預(yù)算控制職能,提升了管理會(huì)計(jì)作用。
2.應(yīng)付賬款控制流程優(yōu)化
應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)現(xiàn)有的流程步驟主要為以下幾步:發(fā)票采集、業(yè)務(wù)審批、本地財(cái)務(wù)初審、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心復(fù)審、記賬、支付和反饋、憑證歸檔以及供應(yīng)商服務(wù)。
目前,現(xiàn)有的供應(yīng)商服務(wù)系統(tǒng)尚不夠完善,導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程存在重復(fù)拖沓的現(xiàn)象。建議財(cái)務(wù)共享中心盡早建立方便快捷的實(shí)時(shí)查詢系統(tǒng),供應(yīng)商可通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行票據(jù)的狀態(tài)、付款的狀態(tài)等查詢,同時(shí)可以加入供應(yīng)商信用及信用額度的維護(hù)、評(píng)價(jià)等功能。通過(guò)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享功能,提高溝通的效率。對(duì)于存在問(wèn)題的單據(jù),供應(yīng)商也可以通過(guò)平臺(tái)向財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心查詢,通過(guò)平臺(tái)的協(xié)同功能來(lái)處理問(wèn)題,幫助雙方更好更快捷地發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。相比現(xiàn)有的系統(tǒng),這樣可以有效解決供應(yīng)商與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之間的溝通與協(xié)調(diào),以及供應(yīng)商與本地業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門信息不對(duì)稱的問(wèn)題,有效加強(qiáng)信息傳導(dǎo),提高工作效率。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程設(shè)立關(guān)鍵控制點(diǎn),加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)核算過(guò)程的監(jiān)督,對(duì)各單位提出的個(gè)性化控制要求,系統(tǒng)內(nèi)開放個(gè)性化設(shè)置控制點(diǎn),保障服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督作用的履行。
明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的職責(zé)與定位,與各個(gè)單位盡快簽訂共享服務(wù)協(xié)議,確定各自的分工與職責(zé)范圍。在釋放本地財(cái)務(wù)核算職能后讓財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心更好地承擔(dān)起財(cái)務(wù)核算范圍內(nèi)的職責(zé)。對(duì)于本地財(cái)務(wù)人員,要向管理型會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)型,深化“業(yè)財(cái)融合”的工作理念,讓財(cái)務(wù)人員深入業(yè)務(wù)范疇,通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的緊密結(jié)合,進(jìn)一步改善內(nèi)部控制環(huán)境。注重提高整個(gè)業(yè)務(wù)流程的效率,優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),關(guān)注流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),降低非標(biāo)準(zhǔn)操作風(fēng)險(xiǎn),確保各類業(yè)務(wù)效率的提高。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心上線以后,本地財(cái)務(wù)與共享財(cái)務(wù)人員之間的培養(yǎng)模式都應(yīng)該有一個(gè)大的轉(zhuǎn)變。本地財(cái)務(wù)人員存在著長(zhǎng)期不接觸制證工作等財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作、專業(yè)基礎(chǔ)能力下降的問(wèn)題。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員則存在著,不了解本地業(yè)務(wù)流程,從事簡(jiǎn)單機(jī)械的制證以及規(guī)范性審核等機(jī)械化工作的問(wèn)題。因此,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心上線以后,我們一方面要提高財(cái)務(wù)的工作效率,另一方面要更加注重對(duì)本地財(cái)務(wù)員工以及共享財(cái)務(wù)員工的專業(yè)技能的培養(yǎng)和職業(yè)道路的規(guī)劃。本地財(cái)務(wù)與共享財(cái)務(wù)可以做到定期輪換和交流學(xué)習(xí),并形成相應(yīng)的制度,積極拓寬財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展通道。只有規(guī)范好人才的培養(yǎng),財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作效率才能有效地得到提高,最終達(dá)到我們所期望的目標(biāo)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,它作為一種新型財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)被推廣使用。本文通過(guò)ZN 集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的前期職能定位、近中遠(yuǎn)期建設(shè)目標(biāo)、組織架構(gòu)、流程設(shè)置、信息系統(tǒng)建設(shè)等方面以及對(duì)現(xiàn)有運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。并從信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、核算監(jiān)督、人員培養(yǎng)等方面提出改進(jìn)建議,對(duì)于ZN 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展與后續(xù)優(yōu)化具有借鑒作用。同時(shí),也可以為同類企業(yè)提供參考和借鑒。