供應鏈信息共享對企業(yè)采辦管理的影響

岳喜利

（中國核工業(yè)二三建設有限公司，北京 101300）

工程建設是一項長周期的系統(tǒng)性工程，工程建設地開展需要適時、適當、適量建設材料供應，這與采購業(yè)務密切相關。建筑企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制是以工程建設需求為基礎，明確采購業(yè)務流程及各階段的采購目標，對物資采購全流程尤其是關鍵控制點進行內(nèi)部控制活動。

合理開展采購業(yè)務內(nèi)部控制，可以提高采購業(yè)務開展的精準性與高效性，保障工程建設所需的物資供給；可以結(jié)合市場規(guī)律提前規(guī)劃材料采購計劃，發(fā)揮統(tǒng)籌規(guī)劃功能，獲得最佳的采購折讓，減少采購業(yè)務資金投入；可以提升采購業(yè)務開展的規(guī)范性，保障其符合國家相關法律法規(guī)規(guī)定；可以督促相關部門做好日常采購會計信息記錄工作，提升采購業(yè)務資金流動的真實性與客觀性，為后續(xù)會計核算與分析提供依據(jù)。

由此可見，加強采購業(yè)務內(nèi)部控制是建筑企業(yè)實現(xiàn)長遠可持續(xù)發(fā)展的必然路徑，對保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)、降低采購成本、規(guī)避采購風險與經(jīng)營風險等具有重要意義。

供應鏈金融是以核心企業(yè)為主體，整合和控制物流、資金、信息流，通過成本分析、財務管理等方法，對資金的獲取和利用進行了系統(tǒng)性的優(yōu)化。供應鏈金融必須建立在實物供應鏈的基礎上。金融服務機構(gòu)既要關注重點企業(yè)，又要根據(jù)實際的交易，為供銷企業(yè)提供融資優(yōu)惠，實現(xiàn)真正的以供應鏈為導向的金融系統(tǒng)，再以融資的方式加強整個供應鏈。

供應鏈金融是一種集物流運作、商業(yè)運作和財務管理于一身的業(yè)務和過程，它把買賣雙方的買方、賣方、第三方物流、金融機構(gòu)緊密聯(lián)系在一起，實現(xiàn)用供應鏈物流盤活資金，同時用資金拉動供應鏈物流的作用。

一、供應鏈信息共享的基本概述

信息共享是供應鏈管理工作的開展基礎。它通過供應鏈協(xié)調(diào)運行的方式，增加企業(yè)在信息共享以及傳輸過程中的節(jié)點，促使信息共享能夠成為增強合作伙伴關聯(lián)度的有效途徑。因此，供應鏈信息共享受到了業(yè)內(nèi)的廣泛關注。

信息共享主要包含共享庫存、訂單狀態(tài)、銷售數(shù)據(jù)、銷售預測以及生產(chǎn)及配送計劃（如圖1）。其中，供應鏈內(nèi)的成員可以運用互聯(lián)網(wǎng)渠道實現(xiàn)對銷售數(shù)據(jù)以及多方數(shù)據(jù)的分析，判定顧客的分布狀況以及偏好，增加企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、庫存水平以及貨架布置方面的功能。這樣一來，制造商可根據(jù)供應商的生產(chǎn)以及配送方式，衡量自己的計劃水準。另外，供應商也可根據(jù)制造商的生產(chǎn)計劃，完成相應的補給工作。

二、供應鏈信息共享對企業(yè)采辦管理的作用及影響

（一）提高物流工作效率，增加供應鏈伙伴聯(lián)系

供應鏈的管理工作是具有主動性的，其與其他項目之間存在密切關聯(lián)。因此，供應鏈中信息共享工作的開展，可更好地反映精度需求，讓采辦人員通過采辦訂單，掌握企業(yè)的庫存狀況。

例如：在設備服務、物資招標等環(huán)節(jié)，企業(yè)內(nèi)采辦管理人員為避免出現(xiàn)信息不準確的現(xiàn)象，可應用供應鏈信息共享的方式，在第一時間掌握物資的流通情況。在提升物流的開展效率的同時，增強供應商對企業(yè)的信任度。合理運用采辦信息，確保企業(yè)固定資產(chǎn)流動頻率下降。據(jù)此，則可運用透明化的供應鏈管理方式，增加一體化信息的應用，促使企業(yè)的工程量、人力資源等信息能夠展現(xiàn)。

建立信任是企業(yè)合作的前提。因此，在企業(yè)采辦管理工作開展過程中，企業(yè)采辦人員應增加與合作伙伴之間的聯(lián)系。企業(yè)應運用專人專事的方式，了解供應商的企業(yè)結(jié)構(gòu)以及文化，通過共同目標的設置，保證二者之間存在穩(wěn)定的合作關系，保證企業(yè)與供應商之間互利共贏。

另外，可通過供應鏈信息共享的方式，增加供應商與企業(yè)之間的信息交流，讓供應鏈信息作為二者合作的紐帶，確保管理變革不會對雙方的發(fā)展帶來影響。

（二）降低采辦管理成本，開展信息共享服務

傳統(tǒng)的采辦管理方式，只能發(fā)揮采辦部門的事務職能。由于各個部門之間的信息溝通不足，導致企業(yè)在發(fā)展過程中存在采辦信息被屏蔽的現(xiàn)象，造成企業(yè)采辦部門出現(xiàn)盲目購置材料的問題。因為供應鏈企業(yè)之間的信息共享機制不完善，導致庫存成本或是缺貨成本過高。

長此以往，上下游企業(yè)之間的隔閡增加，無法保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展。所以，在供應鏈信息共享工作實施過程中，企業(yè)要運用共同的采辦計劃，降低企業(yè)的采辦成本。

因此，在供應鏈的管理工作中，信息共享的方式是傳統(tǒng)領域采辦管理工作的升級表現(xiàn)，其可以讓所采辦的物質(zhì)資源直接進入制造部門，既能緩解采辦部門員工的工作壓力，又能簡化后續(xù)的工作流程，降低采辦管理成本。

（三）細化采辦管理流程，健全供應鏈共享機制

根據(jù)企業(yè)發(fā)展過程中的實際狀況，細化采辦管理工作的流程。首先，可依靠互聯(lián)網(wǎng)將供應鏈中的各個節(jié)點進行對接，通過供應鏈中各單位之間的聯(lián)系，使上游企業(yè)與下游企業(yè)能夠進行信息互通。

其次，通過相互依存的管理方式，可保證物流成本以及企業(yè)的倉儲成本最小化，利益最大化。將企業(yè)的內(nèi)部信息以及物流管理信息作為其后續(xù)發(fā)展的基礎要素，運用一體化的管理方式，確保企業(yè)的物資與供應鏈能夠協(xié)調(diào)。

最后，通過健全的供應鏈共享機制，創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)平臺。增加彼此之間的合作，互利共贏，保證鏈條上的各方主體都是受益者。這樣一來，則可保證企業(yè)能夠接收到更多的訂單，通過企業(yè)的增值服務，讓鏈條中的主體能夠明確自己的運營方式，通過信息流來打通企業(yè)在發(fā)展階段的全鏈路，促使企業(yè)向著信息化、自動化的方向發(fā)展。

（四）升級采辦管理模式，降低企業(yè)采購風險

采購風險的出現(xiàn)在于企業(yè)操作的不規(guī)范，采辦人員的防范行為不正確，為保證企業(yè)在采辦管理工作實施過程中不會出現(xiàn)過多的風險，可升級當前的采辦管理模式，慎重選擇供應商。

首先，通過供應鏈信息共享的方式，可執(zhí)行對供應商評級篩選工作。在采辦工作實行前期，雙方應簽訂訂貨合同，在采辦人員完成合同的審查后，將其中的條款進行完善。通過健全的風險防控機制，保證供應鏈管理工作中的供需要求得到滿足。

其次，通過控制以及跟蹤的方式，及時掌握企業(yè)采辦管理工作中存在的問題。采用供應鏈信息共享的方式，幫助采辦人員隨時隨地獲取信息，實現(xiàn)對產(chǎn)品以及供應商的評判，運用產(chǎn)品或原材料質(zhì)量檢查的方式，分散采辦風險，從而控制企業(yè)的物料成本，運用銷售預測等方式，使企業(yè)的采辦風險有所下降。

三、對企業(yè)采辦管理工作的相關建議

（一）落實采辦管理權(quán)責

在企業(yè)物資采辦工作實行過程中，應重視采辦管理工作的效率，控制好工程的進度和質(zhì)量。

首先，為落實采辦管理工作的權(quán)責，可通過采辦平臺的創(chuàng)建，增加現(xiàn)代化信息技術的應用，確保各區(qū)域內(nèi)的管理工作能夠順利實施。通過物資資源的交換方式，保證在信息化采辦管理工作實行過程中，企業(yè)能夠秉承“分級管理、統(tǒng)一領導”的基本思想，促使采辦部門能夠落實自身的信息化平臺建設責任，從而保證每位管理人員都能對自己的采辦工作負責。

其次，主管部門應創(chuàng)建完整的供應鏈體系。明確企業(yè)在發(fā)展階段的戰(zhàn)略核心，讓工作人員遵循上級領導的意見，創(chuàng)建出完整的采辦流程，確保管理工作在執(zhí)行過程中不會出現(xiàn)問題。同時，可通過各級采辦部門任務的劃分，建設一支信息化與專業(yè)化能力較強的采辦隊伍，保證其能夠落實自身崗位職責，完成對應的采辦工作。

再次，可通過集中中標采辦的方式，在網(wǎng)絡平臺公布中標信息。利用信息平臺對物資進行分類和編碼，方便采辦人員查詢信息平臺中的資產(chǎn)。通過固定資產(chǎn)編碼的設置，確保后續(xù)供應商審核不會出現(xiàn)問題。讓采辦人員將物資信息上傳到網(wǎng)絡渠道，做到企業(yè)人人可查，人人可看。

最后，監(jiān)管部門應對每一項采辦信息進行審查，運用信息化管理的方式，統(tǒng)計方法，掌握各單位采辦情況。

（二）確認采辦招標方案

在企業(yè)采辦工作開展階段，應保證各單位員工能夠完成物資設備的調(diào)取工作。通過競爭的方式，保證采辦詢價和招標采辦等方面工作順利實施。因為不同的采辦方案所展現(xiàn)出的采辦效果不同，所以在各單位應用采辦招標方案時，應考慮實際情況，根據(jù)當前采辦物資設備市場的特性、需求及環(huán)境進行思考，保證采辦管理人員能夠在短時間內(nèi)確認采辦方法，簡化采辦工作流程，使該部分內(nèi)容透明化。

首先，可通過公開招標或是邀請招標的方式，對企業(yè)的資質(zhì)、售后情況以及信譽進行公開，秉承著為企業(yè)負責的思想，邀請更多的投標單位。同時，在公開招標過程中，可通過供應商采辦表的應用，邀請?zhí)囟ǖ墓獭I(yè)務方若存在物質(zhì)或設備需求過多的情況，可邀請指定供應商執(zhí)行投標工作，確定規(guī)定程序作為競爭及采辦談判工作的主要依據(jù)。

其次，在招投標談判階段，企業(yè)可聘請專家小組，聯(lián)合供應商共同探討招投標方案，選擇合適的采辦招標方式，確保在企業(yè)后續(xù)工程實施過程中不會出現(xiàn)問題。另外，若部分供應商資質(zhì)較好，信用較高，可將其信息錄入到信息平臺中，保證各方可以核查其資料，確保采辦方面的信息內(nèi)容可以進行共享。

（三）提升采辦人員能力

基于供應鏈模式進行分析。企業(yè)對采辦人員的能力是具有極高要求的，其個人素質(zhì)能力會直接對工作效率以及工作質(zhì)量造成影響。所以，在企業(yè)物資采辦管理工作實行過程中，應提升采辦人員的綜合能力，根據(jù)物資種類特點，建設高業(yè)務能力的采辦團隊。

1．提高采辦人員專業(yè)素質(zhì)

廣納人才，提升企業(yè)采辦人員的專業(yè)素質(zhì)能力。在招聘環(huán)節(jié)，需要對應聘者的能力進行考核，通過對其能力的評價，促使其社會能力、語言能力以及業(yè)務能力可以滿足標準要求。在保證其各項水平能夠滿足招聘要求后，方可進入候選名單。

2．建立企業(yè)績效考核機制

運用綜合測評的方式，調(diào)動采辦人員的工作積極性。首先，要將員工工資獎金與考核結(jié)果關聯(lián)，讓員工薪資與績效掛鉤，讓員工主動提高自身的業(yè)務能力。其次，在采辦環(huán)節(jié)員工會受到利益的誘惑，需要增強其對崗位的責任感。

3．完善采辦業(yè)務進修機制

采辦集中管理工作離不開專業(yè)的采辦人員。企業(yè)可通過完善采辦業(yè)務進修機制，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)秀人才。通過采辦小組員工專業(yè)能力的增強，為后續(xù)企業(yè)的采辦管理工作做好鋪墊。

（四）加強材料庫存監(jiān)控

為避免在企業(yè)采辦工作中出現(xiàn)超成本的現(xiàn)象，可通過物資預備庫的創(chuàng)建，加強對企業(yè)材料庫存的監(jiān)控，使企業(yè)內(nèi)不會出現(xiàn)物資長期積壓，或是浪費問題。通過對采辦人員行為的管控，使其不會出現(xiàn)中飽私囊等問題。同時，若企業(yè)內(nèi)存在囤貨過多的問題，可優(yōu)先應用該部分材料，通過妥善保管的方式，為材料設置編碼，將信息存儲于物資預備庫內(nèi)，方便后續(xù)施工人員的調(diào)取。

例如，在某企業(yè)因為鋼筋材料存在隨意堆放的現(xiàn)象，導致部分鋼筋材料出現(xiàn)腐蝕嚴重的問題。由于采辦人員未將其進行整理，由于保管不妥善，造成企業(yè)損失百萬元。所以，為規(guī)避此類風險的發(fā)生，應對企業(yè)所采辦的物資加強管理，運用物資管理平臺，實現(xiàn)對供應鏈內(nèi)物資信息的共享。

（五）實行供應商管理計劃

在采辦管理工作開展階段，供應商的管理工作起到至關重要的作用。因此，應實行供應商的管理計劃，創(chuàng)建供應商網(wǎng)絡，根據(jù)采辦環(huán)境，創(chuàng)設對應的采辦項目。

首先，在采辦管理工作實施階段，可創(chuàng)建日常管理體系，將采辦內(nèi)容應用于審核工作的范疇內(nèi)，通過全面開放的方式，保證采辦管理工作能夠順利實施。

其次，在準入審核工作開展階段，企業(yè)需結(jié)合自身的情況，遵循采辦流程中的標準，明確所執(zhí)行工作是否滿足供應商的要求。運用日常審核的方式，可保證采辦人員在執(zhí)行日常管理工作時能夠掌握企業(yè)的需求信息，規(guī)避不良合作方面風險的發(fā)生。

（六）采辦企業(yè)供應鏈管理的優(yōu)勢

首先，基于采辦的供應鏈管理模式，各個節(jié)點企業(yè)可以與不同的客戶展開交流溝通，這種平等雙贏的溝通可以幫助企業(yè)掌握客戶的實際需要，進而針對性地選擇成本低、效率高的商業(yè)運作模式，在維持現(xiàn)有客戶的同時，還可以幫助企業(yè)不斷拓展新的業(yè)務，發(fā)展新的客戶。

其次，采辦供應鏈可以促進現(xiàn)有業(yè)務的增長和拓展，因為一條供應鏈對應著整個鏈條中的各個企業(yè)，可以針對客戶的個性化需要開展針對性的服務，也可以對產(chǎn)品實施電子化和模塊化的管理，同時企業(yè)間可以共享供應鏈的市場與資源，打破傳統(tǒng)供應鏈的局限性，促進企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務的增長和拓展。

再次，采辦供應鏈管理可以促進企業(yè)進行成本控制，借助供應鏈管理模式，各個企業(yè)之間能夠進行有效的交流溝通，建立親密的合作模式，可以將各自的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，進而縮減整個供應鏈的供應環(huán)節(jié)，實現(xiàn)產(chǎn)品成本的有效控制。

最后，加強采辦供應鏈的管理是促進效率與便捷性的兼顧，在同一條供應鏈中，企業(yè)可以高度實現(xiàn)各個領域的資源整合和效率提升，發(fā)揮整條供應鏈的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，促進產(chǎn)品流通的效率和便捷性。

（七）采辦企業(yè)供應鏈管理的優(yōu)化建議

推動供應鏈技術與管理的協(xié)同。管理制度和硬件設施是采辦企業(yè)供應鏈的保障，管理制度指的是對供應鏈各個環(huán)節(jié)企業(yè)制定的約束機制，合理的管理機制是保障供應鏈持續(xù)高效運轉(zhuǎn)的基礎，硬件設施包括物流設施和網(wǎng)絡設施，硬件設施的構(gòu)建需要整條采辦供應鏈企業(yè)和合作商的共同參與。

要針對企業(yè)信息共享、企業(yè)利益之間的權(quán)衡、其內(nèi)部存在沖突的內(nèi)容預見性等方面進行管理制度的設立，需要從整體層面進行考慮，協(xié)調(diào)好供應鏈各個企業(yè)間的利益關系，處理好可能出現(xiàn)的各種矛盾，推動供應鏈的良性運轉(zhuǎn)。

建立健全供應鏈信息共享體系。建立健全供應鏈信息共享體系需要從加強信息化建設和加強信息共享兩個方面來進行。加強信息化建設要從數(shù)據(jù)管理和信息技術兩個方向出發(fā)，要充分利用大數(shù)據(jù)進行應用分析，整理和反饋行業(yè)的實時信息，完善企業(yè)的數(shù)據(jù)管理；利用條碼技術和電子交換技術，實現(xiàn)物流配送的機械化與自動化，減少運輸成本，提高運輸效率。

企業(yè)之間要想獲得更大的合作效益，就必須要加強合作伙伴之間的信息共享，必要時可以交換一些商業(yè)秘密，同一條供應鏈之間的合伙企業(yè)可以就商業(yè)秘密這一內(nèi)容簽訂協(xié)議，規(guī)定合伙企業(yè)之間必須要共享的信息內(nèi)容，以幫助建立企業(yè)合作的信心。

（八）暢通采購業(yè)務信息溝通渠道

建筑企業(yè)要注意捕捉與采購業(yè)務密切相關的外部信息，如最近出臺的相關政策法規(guī)、市場供需變化、供應商相關新聞等，提升對外部信息的敏感度，通過整理、分析與研討優(yōu)化對外部宏觀環(huán)境的洞察能力，以掌握在采購業(yè)務內(nèi)部控制中的主動權(quán)。同時建筑企業(yè)應以合作共贏為指導，加強與優(yōu)質(zhì)供應商的關系維系，為采購業(yè)務的高質(zhì)、高效開展奠定堅實基礎。

從采購業(yè)務內(nèi)部控制的角度來看，建筑企業(yè)應優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，暢通內(nèi)部溝通渠道，既要滿足管理層與業(yè)務層的管理溝通需求，也要使業(yè)務層能向管理層傳遞與反饋關鍵信息、橫向部門之間信息交流無障礙。

只有構(gòu)建完善的、適當雙向暢通的溝通渠道，才能提升采購業(yè)務內(nèi)部控制的完整性，充分調(diào)動員工在采購業(yè)務內(nèi)部控制中的職能與價值，進而最大限度地提升采購業(yè)務內(nèi)部控制的合理性與有效性。

為保障內(nèi)部信息溝通效果，建筑企業(yè)一方面可以構(gòu)建采購業(yè)務信息溝通機制，讓內(nèi)部信息溝通形成一個閉環(huán)，以確保內(nèi)部信息溝通的對稱性、全面性與精準性；另一方面可以嘗試渠道創(chuàng)新，暢通員工與管理層溝通的渠道，如門戶開放、員工訴求、建言獻策等。

四、結(jié)束語

在企業(yè)發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的采辦管理方式已經(jīng)無法適用于企業(yè)的管理要求，而通過供應鏈信息共享的采辦管理方式，則可降低企業(yè)在發(fā)展過程中的資金花費，落實企業(yè)在發(fā)展過程中的采辦權(quán)責。讓企業(yè)管理人員可以運用合適的招標方式，提升企業(yè)采辦人員的綜合能力，促使材料庫存能夠被有效監(jiān)控。通過供應商管理的方式，保證采辦管理工作具備良好的效果，確保企業(yè)進一步發(fā)展。