引江濟(jì)淮工程檔案高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)新實(shí)踐

俞 蕾

（安徽省引江濟(jì)淮集團(tuán)有限公司，安徽 合肥 230000）

引江濟(jì)淮工程以城鄉(xiāng)供水和發(fā)展江淮航運(yùn)為主，結(jié)合農(nóng)業(yè)灌溉補(bǔ)水、改善巢湖及淮河水生態(tài)環(huán)境、排澇等綜合利用，跨流域、跨省的重大戰(zhàn)略性水資源配置工程。一期工程基本完成建設(shè)任務(wù)，二期工程2022 年底也已開(kāi)工。工程項(xiàng)目點(diǎn)多線(xiàn)長(zhǎng)、建設(shè)單位多，形成的檔案種類(lèi)多、數(shù)量大，檔案管理復(fù)雜程度高。安徽省引江濟(jì)淮集團(tuán)公司高度重視檔案管理工作的科學(xué)決策與實(shí)踐，加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計(jì)，完善管理制度體系、推進(jìn)信息化建設(shè)等各項(xiàng)措施，取得了一系列成果。

1 扛起“一號(hào)工程”檔案管理職責(zé)擔(dān)當(dāng)

引江濟(jì)淮一期工程是全國(guó)172 項(xiàng)節(jié)水供水重大水利工程之一，二期工程納入國(guó)家150 項(xiàng)重大水利工程之一，是安徽省基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)“一號(hào)工程”，也是集供水、航運(yùn)、生態(tài)于一身的千年工程、民生工程、德政工程。引江濟(jì)淮工程立足“一河清泉水、一道風(fēng)景線(xiàn)、一條經(jīng)濟(jì)帶”的美好愿景，按照“雙線(xiàn)引江、三湖調(diào)蓄、四路北上、八大樞紐”的總體布局，集供水、航運(yùn)、生態(tài)效益于一身，是國(guó)內(nèi)最具綜合效益的跨流域調(diào)水工程。引江濟(jì)淮工程檔案承載著大量基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性信息資源，將在后續(xù)的工程建設(shè)、管理、運(yùn)行和開(kāi)發(fā)利用等方面發(fā)揮重要的作用。為此必須履行好“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命，為安徽“一號(hào)工程”存檔留史，充分彰顯政治擔(dān)當(dāng)。

2 加強(qiáng)工程檔案管理，不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化

2.1 以項(xiàng)目為導(dǎo)向，落實(shí)建管“一體”

2.1.1 項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)相融合

以工程項(xiàng)目為檔案管理導(dǎo)向，將檔案工作納入項(xiàng)目管理程序，納入項(xiàng)目建設(shè)考核體系，納入合同管理和崗位責(zé)任制。把工程檔案管理的要求落實(shí)到項(xiàng)目招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試運(yùn)行和竣工的各個(gè)環(huán)節(jié)之中,落實(shí)到項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。

2.1.2 統(tǒng)籌檔案建設(shè)、管理與考核三位一體

一是在招標(biāo)文件中將檔案管理納入合同條款中，明確檔案收集、整理、歸檔范圍，提出紙質(zhì)、電子檔案數(shù)量及質(zhì)量的要求。二是組織開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)參建單位等進(jìn)行全面檢查，對(duì)存在的問(wèn)題下發(fā)檢查記錄單和評(píng)分表，提出具體整改要求，形成閉環(huán)管理。三是工程建設(shè)與工程檔案同步管理。根據(jù)分部工程為控制節(jié)點(diǎn)同步檔案預(yù)歸檔工作，嚴(yán)把工程檔案收集關(guān)，對(duì)文件不完整不齊全、檔案管理整改不到位的單位，不予支付合同工程款和履約保證金。四是將檔案管理工作納入年度KPI 考核和市場(chǎng)信用評(píng)價(jià)，充分發(fā)揮考核的約束、監(jiān)督和保護(hù)的作用。

2.2 創(chuàng)新檔案管理，推進(jìn)“兩化”建設(shè)

2.2.1 推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)

按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全檔案管理體系。組建工程檔案管理社交軟件群，確保檔案管理工作有力有序落實(shí)。依據(jù)國(guó)家檔案局以及水利、交通行業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際制定集團(tuán)公司檔案內(nèi)控管理的相關(guān)制度。主要包括《安徽省引江濟(jì)淮集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》《安徽省引江濟(jì)淮集團(tuán)有限公司聲像、實(shí)物檔案管理辦法》《引江濟(jì)淮工程（安徽段）檔案管理實(shí)施細(xì)則》《引江濟(jì)淮工程（安徽段）合同完工項(xiàng)目法人檔案驗(yàn)收管理辦法（試行）》等制度，為規(guī)范開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.2.2 推動(dòng)信息化和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

集團(tuán)公司檔案管理信息系統(tǒng)于2019 年12 月正式上線(xiàn)運(yùn)行，檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)銜接，并涵蓋所有參建單位工程檔案管理，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件雙套制管理。在引江濟(jì)淮二期工程（水利部分）選取合肥水源工程實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理單軌制試點(diǎn)。利用數(shù)字引江濟(jì)淮集成平臺(tái)部署，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率。推進(jìn)數(shù)字引江濟(jì)淮工程建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置監(jiān)控管理和考核模塊，對(duì)各參建單位進(jìn)行全過(guò)程管控和預(yù)立卷在線(xiàn)管理，做到工程檔案與工程建設(shè)同步管理，實(shí)現(xiàn)并創(chuàng)新了水利工程項(xiàng)目檔案在線(xiàn)整編、自動(dòng)檢測(cè)、在線(xiàn)管控和歸檔模式，推進(jìn)利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理全過(guò)程管控，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.3 促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化、運(yùn)用與共享“三同步”

2.3.1 同步轉(zhuǎn)化

積極參加國(guó)家檔案局創(chuàng)新案例和建設(shè)項(xiàng)目檔案微課征集活動(dòng)。2021 年申報(bào)的《信息化檢測(cè)技術(shù)背景下引江濟(jì)淮工程檔案監(jiān)控管理的研究探討》案例，被國(guó)家檔案局甄選為全國(guó)經(jīng)濟(jì)科技檔案工作創(chuàng)新二等獎(jiǎng)；2022 年申報(bào)的《四方四審一平臺(tái)》被國(guó)家檔案局甄選為建設(shè)管理檔案微課三等獎(jiǎng)作品。

2.3.2 同步運(yùn)用

為促進(jìn)創(chuàng)新成果運(yùn)用，由水利部辦公廳推薦國(guó)家科研課題《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理監(jiān)測(cè)的研究——以引江濟(jì)淮工程（安徽段）H004 標(biāo)亳州供水為例》獲得立項(xiàng)并于2022 年6 月28 日通過(guò)國(guó)家檔案局驗(yàn)收，在《中國(guó)檔案報(bào)》頭版刊登。課題研究過(guò)程中同時(shí)取得軟件著作專(zhuān)利權(quán)和實(shí)用新型專(zhuān)利。該研究成果在引江濟(jì)淮工程一期主體工程選取25 個(gè)代表性標(biāo)段進(jìn)行創(chuàng)新成果推廣運(yùn)用，后期積極在全省水利、交通等其他行業(yè)進(jìn)行推廣運(yùn)用。

2.3.3 同步共享

為推動(dòng)數(shù)字引江濟(jì)淮建設(shè)，圍繞加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用、創(chuàng)新檔案管理研究與實(shí)踐等內(nèi)容，開(kāi)展了多項(xiàng)科研課題研究，并推動(dòng)多項(xiàng)成果運(yùn)用到檔案管理的日常實(shí)踐中，促進(jìn)成果與更多企事業(yè)單位共享交流。

3 提高檔案信息化管理創(chuàng)新模式成效

3.1 加強(qiáng)檔案全過(guò)程監(jiān)控管理

以引江濟(jì)淮工程為例，現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目高達(dá)到100多個(gè)標(biāo)段，且分布在安徽省多個(gè)區(qū)域，開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)檢查至少需要三個(gè)月時(shí)間，全覆蓋、高頻次地開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查工作存在一定難度，檢查過(guò)程中只能抽查部分案卷，無(wú)法做到全面檢查。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)展目錄數(shù)據(jù)和電子文件的檢查工作，覆蓋率能達(dá)到100%，而且大大縮短了檢查時(shí)間。

3.2 提高各參建單位檔案管理水平

各參建單位均配備檔案管理人員，大部分沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)檔案管理工作進(jìn)行考核，制訂實(shí)施細(xì)則，促進(jìn)提高檔案管理水平。對(duì)各單位檔案管理制度及組織機(jī)構(gòu)、庫(kù)房建設(shè)、設(shè)施設(shè)備等進(jìn)行檢查考核，是保障工程檔案安全、完整的前提條件。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)檢查和考核模塊進(jìn)行在線(xiàn)考核，形成考核記錄和結(jié)果，既提高了考核工作的效率，也便于被考核單位進(jìn)行整改閉環(huán)管理。同時(shí)系統(tǒng)對(duì)各參建單位考評(píng)結(jié)果進(jìn)行匯總和分析，便于建設(shè)單位全面了解工程檔案管理現(xiàn)狀，更好地立典型、抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)監(jiān)管，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作。

3.3 檔案管理創(chuàng)新模式具有推廣性

檔案管理工作在線(xiàn)檢查和考核功能不僅適用于工程檔案管理工作，也適用于其他行業(yè)檔案管控工作，具有普適性、可推廣性。集團(tuán)公司檔案管理按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，每年定期對(duì)各子公司進(jìn)行檢查，普遍以現(xiàn)場(chǎng)抽查為主，很難對(duì)各子公司進(jìn)行全面檢查。通過(guò)在線(xiàn)檢查和考核功能開(kāi)展檔案工作檢查，可提高檔案檢查效率，加強(qiáng)檔案工作在線(xiàn)監(jiān)管。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)在線(xiàn)檢查參建單位檔案收集和整理情況，一方面可以促進(jìn)各參建單位及時(shí)開(kāi)展檔案預(yù)立卷整理，有效縮短工程完工驗(yàn)收后檔案移交時(shí)間；另一方面檔案管理人員可通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)展檔案在線(xiàn)檢查和監(jiān)督，對(duì)各參建單位要求限期整改落實(shí)，確保滿(mǎn)足工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收要求。初步推算，通過(guò)在線(xiàn)檢查各參建單位檔案，工作效率可提高80%以上，檔案檢查覆蓋率達(dá)到100%，可適用于各類(lèi)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程監(jiān)控管理