人工智能背景下檔案數(shù)字化管理路徑研究

李雷

摘 要：人工智能時代，檔案管理模式呈現(xiàn)智能化、數(shù)字化發(fā)展趨勢。我國檔案數(shù)字化管理利用人工智能技術(shù)實現(xiàn)對信息收集、整理、保存及應(yīng)用。針對檔案管理中數(shù)字化管理機(jī)制落后、管理手段單一等問題，文章以人工智能背景下檔案數(shù)字化管理路徑為研究對象，介紹了人工智能在檔案管理中的作用。對檔案數(shù)字化管理中存在的問題深入分析，并提出幾點建議，希望為相關(guān)人士提供一定的價值參考。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案管理；數(shù)字化；管理制度

檔案管理作為社會管理工作重要組成部分，其中收錄較多與社會發(fā)展有關(guān)的內(nèi)容，對社會發(fā)展與進(jìn)步具有促進(jìn)作用。檔案數(shù)字化發(fā)展，不僅是時代發(fā)展的趨勢，也是社會發(fā)展的必然要求。人工智能背景下，加強(qiáng)對不同人工智能手段的運用，并與檔案管理有機(jī)融合，使檔案管理在現(xiàn)代技術(shù)手段的支持下穩(wěn)定發(fā)展。

一、人工智能在檔案管理中應(yīng)用的作用

人工智能（Artificial Intelligence），是計算機(jī)學(xué)科的延伸，是一種能夠做出與人類智能相似反應(yīng)的智能機(jī)器，包含智能機(jī)器人、語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等。隨著時代的發(fā)展，人工智能被運用在不同領(lǐng)域，取得非常理想的效果，成為推動各領(lǐng)域發(fā)展的內(nèi)在動力。

1.創(chuàng)新檔案管理模式

人工智能的運用，豐富了檔案管理工作的載體，優(yōu)化了檔案管理工作效果與質(zhì)量。在實際工作中，充分運用人工智能技術(shù)，將此與檔案管理深度融合，以推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。在以往工作中，檔案人員會利用人工操作的方式，將檔案信息以紙質(zhì)的方式保存在檔案室中。人工智能時代，工作人員可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)或者人工智能技術(shù)收集檔案數(shù)據(jù)，將檔案信息以數(shù)據(jù)化的方式保存在一起，提升檔案管理質(zhì)量與水平。數(shù)字化檔案管理模式，提高檔案信息收集、處理效果，優(yōu)化檔案管理水平。

2.構(gòu)建專業(yè)的檔案人員隊伍

在檔案管理工作中，人工智能的運用不僅轉(zhuǎn)變檔案管理模式，還提升了檔案管理人員綜合素質(zhì)，使檔案管理人員對自身的職責(zé)形成全面的認(rèn)識。在以往的檔案管理工作中，工作人員需要在信息收集、處理、保存等方面消耗較多的精力，以保證信息收集的全面性，為檔案信息使用者提供參考。在人工智能背景下，創(chuàng)新檔案管理手段，工作人員需要掌握數(shù)字化工作方法與技能，通過對不同檔案管理方法的學(xué)習(xí)提高自身技能，推動檔案管理快速升級轉(zhuǎn)型。人工智能技術(shù)的運用，激發(fā)檔案管理人員職業(yè)發(fā)展意識，在檔案管理轉(zhuǎn)型中提高檔案管理水平，為我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

3.提升檔案的應(yīng)用價值

以往檔案管理工作中，會因為紙質(zhì)檔案資料過多，導(dǎo)致在應(yīng)用上易出現(xiàn)問題，不能展示出檔案管理部門的職能優(yōu)勢。人工智能技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，豐富了檔案管理媒介，檔案信息使用者可以通過信息技術(shù)的操作獲取相關(guān)的信息，為工作提供參考的同時，提高檔案的應(yīng)用價值。鑒于此，應(yīng)提升對數(shù)字化檔案管理工作的重視，提高檔案信息利用率顯得尤為重要，同時，也為檔案事業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

二、人工智能背景下檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1.缺乏完善的檔案管理機(jī)制

數(shù)字化檔案管理工作中，需要建立與數(shù)字化管理相關(guān)的規(guī)章度，使檔案管理在現(xiàn)代化手段與制度的約束下順利開展。通過對檔案管理工作情況分析，發(fā)現(xiàn)以下問題：第一，仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理工作在信息收集、數(shù)據(jù)保存方面發(fā)生了較大的變化。工作人員應(yīng)利用數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施開展工作，以保證檔案管理工作的效果。在實際工作中，缺乏現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的支持，使檔案管理工作出現(xiàn)效率低下、應(yīng)用價值不高的問題。第二，檔案整理與運用不到位。為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，需要對原有的紙質(zhì)檔案資源實行數(shù)字化處理，通過分類處理的方式，提升檔案的利用價值與保存效果。因為紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)較多，所以數(shù)字化管理難度較大，不能保證檔案整理與運用效果。造成上述兩個問題的主要原因，就是缺乏完善的管理機(jī)制，不能約束數(shù)字檔案收集、保存、管理行為，從而影響檔案信息的運用。

2.信息收集渠道單一

在檔案數(shù)字化管理工作中，工作人員可以利用數(shù)字技術(shù)收集檔案信息，以保證檔案數(shù)據(jù)信息收集、管理的有效性。受種種因素影響，在檔案管理信息收集中出現(xiàn)以下問題：第一，信息采集渠道單一。工作人員僅僅是將各部門上傳的信息匯總管理，忽視與各部門人員的交流，無法從中獲取有價值的數(shù)據(jù)，不能展現(xiàn)檔案管理部門的作用。第二，檔案信息采集渠道的形式單一。因為大部分檔案信息都是通過紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化而來，所以檔案信息出現(xiàn)以文字為主的情況，很少有音頻、視頻或者圖片類檔案。人工智能時代，檔案信息的類型、檔案工作模式發(fā)生較大的變化。工作人員可以將不同類型檔案信息整合在一起，為相關(guān)工作開展提供便利。受傳統(tǒng)思想觀念的影響，部分工作人員產(chǎn)生固化思維，認(rèn)為紙質(zhì)文字才能被稱為檔案，而忽略對其他形式檔案數(shù)據(jù)的收集與管理。

3.從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

受檔案管理人員素質(zhì)的影響，制約了檔案管理數(shù)字化發(fā)展。這一問題主要體現(xiàn)在以下方面：首先，部分檔案管理人員沒有掌握數(shù)字技術(shù)，無法利用數(shù)字技術(shù)開展工作，出現(xiàn)工作效率低下的情況。數(shù)字技術(shù)是檔案管理工作實施的必要手段，通過相關(guān)技術(shù)的運用才能實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新的目的。其次，部分工作人員業(yè)務(wù)能力薄弱，無法根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行操作。檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，需要其掌握多元化的工作方法與技能，在專業(yè)知識輔助下優(yōu)化檔案管理效果，促使相關(guān)工作順利進(jìn)行。由于部分工作人員業(yè)務(wù)能力薄弱，而影響了檔案管理效果，不能為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供支持。

三、人工智能下檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

1.立足檔案數(shù)字化，建立完善的管理制度

針對檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)管理制度，明確檔案管理流程，為更好發(fā)揮信息技術(shù)手段提供保障。針對以往數(shù)字化管理問題，采取以下措施：首先，立足檔案管理內(nèi)容，建立崗位責(zé)任制度，明確檔案管理人員的工作范圍與責(zé)任，要求工作人員認(rèn)真參與崗位工作，以推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。由于部分人員錯誤的思想認(rèn)知，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理就是利用信息技術(shù)開展工作，不能促使檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展。實際上并非如此，數(shù)字化檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理有較大的不同，需要工作人員明確數(shù)字化檔案覆蓋的范圍，以檔案管理要求為工作的標(biāo)準(zhǔn)，利用數(shù)字化手段開展相關(guān)工作。在明確的規(guī)章制度約束下，提升檔案管理人員創(chuàng)新意識，減少傳統(tǒng)思維帶來的消極影響；其次，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，為信息化檔案管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。針對數(shù)字化檔案管理工作的要求，做好基礎(chǔ)設(shè)施的采購與建設(shè)，為檔案管理工作開展提供技術(shù)手段支持，促使管理工作有序進(jìn)行；最后，明確數(shù)字化檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)。基于檔案管理包含的環(huán)節(jié)，確定各個環(huán)節(jié)工作流程、操作標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員按照規(guī)定操作，以此提高檔案信息收集的全面性，為提升檔案管理質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。

2.豐富檔案信息收集渠道與手段

首先，豐富信息收集渠道。具體、真實的檔案信息，可以展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的參考價值，是檔案部門工作的重點。在具體操作中，從多個不同渠道收集檔案信息，保證檔案信息的真實性與全面性，提升檔案信息的參考價值。在數(shù)字化檔案管理工作中，不僅需要做好各部門上傳的信息保存工作，同時，還要發(fā)揮檔案管理人員的主動性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集各個部門產(chǎn)生卻沒有上傳至檔案部門的信息，豐富檔案收集渠道，提升檔案信息管理效果。

其次，優(yōu)化檔案信息類型。在數(shù)字化管理檔案中，應(yīng)重點突出“數(shù)字化”，將不同類型的檔案信息整合在一起，保存在數(shù)據(jù)庫中。以往檔案管理中，過于注重文字類檔案信息的收集，忽略視頻、圖片類信息的保存。實際工作中，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，利用人工智能技術(shù)收集多種不同類型的檔案，提升數(shù)字化檔案管理質(zhì)量，促使管理工作有序開展。

3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)

人工智能背景下，若想提升數(shù)字化檔案管理效果，應(yīng)借助人工智能手段，建立數(shù)字化管理平臺，將此作為各項工作實施的媒介，為提升檔案管理工作質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。部分檔案管理部門雖然建立了信息化管理平臺，但信息系統(tǒng)功能比較滯后，無法為檔案數(shù)字化發(fā)展提供支持。為解決這一問題，需做好以下工作：

第一，立足檔案管理要求，建立數(shù)字化管理平臺，為檔案信息一體化管理提供便利。在實際工作中，可以與第三方建立合作關(guān)系，由第三方負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理平臺的研發(fā)，為提高檔案管理工作質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。此外，檔案管理部門可以成立研發(fā)小組，結(jié)合自身的需求開展數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)，為檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展提供專業(yè)人員保障。第二，保證檔案數(shù)字化管理平臺與其他信息系統(tǒng)的資源共享。在檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)前，應(yīng)明確其他系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，將此作為檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的依據(jù)，保證各個系統(tǒng)的一致性，為信息資源共享提供便利。第三，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)系統(tǒng)的維護(hù)與升級管理。日常工作中，檔案管理人員應(yīng)主動維護(hù)與升級檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，提高各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量與效果，保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定。

例如，檔案管理部門與軟件開發(fā)商建立合作關(guān)系，將信息化檔案管理需求分享給軟件開發(fā)商，圍繞信息收集、處理、保存、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，建立一體化的全生命周期的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用集中管理的方式提升檔案管理效果。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)一體化，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，推進(jìn)各種業(yè)務(wù)審批智能化、自動化服務(wù)、移動化辦公，實現(xiàn)了企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)即時性統(tǒng)計、分析，以及并入數(shù)據(jù)庫類似的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺，為企業(yè)發(fā)展決策提供技術(shù)支撐。此外，借助信息技術(shù)，搭建起橫跨互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)的智慧檔案信息資源及安全管理平臺，對檔案實時在線備份，實現(xiàn)了檔案備份及異地備份，保障企業(yè)文件、文檔、檔案信息資源的安全。

4.加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

人工智能背景下，檔案管理人員應(yīng)掌握人工智能技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)等知識，通過信息技術(shù)的指導(dǎo)提升檔案管理效果，使醫(yī)院檔案管理工作高效發(fā)展。結(jié)合檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，可以采取以下手段：

第一，邀請檔案管理專家開展講座活動，將數(shù)字化檔案管理相關(guān)知識呈現(xiàn)出來，并與參與講座活動的檔案人員互動，分享工作經(jīng)驗與方法，使檔案管理人員在學(xué)習(xí)中形成數(shù)字化檔案管理意識。開展專家講座活動，給予檔案管理人員不一樣的學(xué)習(xí)感受，在講座中獲取更多與數(shù)字化檔案管理有關(guān)的知識，形成數(shù)字化管理理念，促使醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

第二，組織內(nèi)部培訓(xùn)，結(jié)合檔案管理數(shù)字化相關(guān)的要求，對檔案管理操作流程、數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度等展開分析，制定科學(xué)培訓(xùn)方案，使檔案管理人員在學(xué)習(xí)中形成完整的知識結(jié)構(gòu)與思想認(rèn)識。當(dāng)組織相關(guān)培訓(xùn)活動后，可以進(jìn)行書面考核活動，對檔案管理人員的學(xué)習(xí)情況、學(xué)習(xí)能力等開展綜合評價，也為內(nèi)部培訓(xùn)工作的開展提供參考。

第三，利用人才引進(jìn)的方式，優(yōu)化檔案管理隊伍。檔案數(shù)字化管理是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，也是檔案管理人員建設(shè)的核心因素。為了提升檔案管理水平，促使檔案數(shù)字化進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)做好人才的引進(jìn)工作，利用校企合作、社會招聘等渠道，選擇具備數(shù)字化工作能力與豐富檔案理論知識的人員，解決檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊、職業(yè)素養(yǎng)不高的問題。在人才引進(jìn)中，確定數(shù)字化檔案管理對從業(yè)人員的要求，制定招聘標(biāo)準(zhǔn)，確定招聘程序，以此提升檔案人才隊伍建設(shè)效果。

例如，某檔案管理部門為提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，組織多種不同的人才隊伍建設(shè)活動。首先，邀請工作經(jīng)驗豐富的檔案專家講解管理類檔案、建設(shè)檔案、項目檔案等五類檔案整理的歸檔要求和整理流程、檔案審核移交以及其他常見問題。以管理類檔案和建設(shè)檔案為例，詳細(xì)講解了檔案操作規(guī)范、檔案歸檔步驟。其次，由檔案主導(dǎo)其他部門配合組織內(nèi)部培訓(xùn)，分別從檔案數(shù)字化的意義、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性以及開展檔案數(shù)字化工作時應(yīng)注意的事項等方面開展專題培訓(xùn)，并對檔案數(shù)字化管理應(yīng)用方面開展講解演示。

四、結(jié)語

總而言之，人工智能背景下，檔案管理載體、手段發(fā)生較大的變化，為檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供動力。檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的必然趨勢，是提高檔案管理水平的有效舉措。由于缺乏完善的管理制度以及專業(yè)人員隊伍支持，所以，影響檔案管理工作效果。為解決這一問題，應(yīng)建立完善的管理制度，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)收集渠道與手段，構(gòu)建數(shù)字化管理平臺，將此作為檔案管理工作的媒介，使醫(yī)院檔案管理工作智能化開展。與此同時，明確檔案管理流程，借助培訓(xùn)手段構(gòu)建專業(yè)的檔案管理人員隊伍，使其掌握信息化工作方法，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提供支撐，促使醫(yī)院管理工作有序進(jìn)行。

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（作者單位：濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院）