事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的分析研究

文/張蔚

傳統(tǒng)的檔案管理模式，基于人力堆砌及手工作業(yè)，已無法滿足當(dāng)前社會需求，因而以不斷發(fā)展的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，一種新的檔案管理形式——檔案數(shù)字化順應(yīng)時代而生。面對新型模式的出現(xiàn)，愈加廣泛地應(yīng)用以及隨之而來的各項挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)如何應(yīng)對是本文思考研究的重點

一、檔案數(shù)字化——技術(shù)革新的產(chǎn)物

人類科學(xué)技術(shù)的發(fā)展經(jīng)歷了以蒸汽技術(shù)為代表的第一次工業(yè)革命、以電力技術(shù)為代表的第二次工業(yè)革命和以信息技術(shù)為代表的第三次工業(yè)革命三個階段。技術(shù)的革新從來不會停下腳步，面對信息時代智能化的更高要求，傳統(tǒng)模式的數(shù)字化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型尤為關(guān)鍵。

（一）數(shù)字化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型

數(shù)字化是信息從模擬到數(shù)字的轉(zhuǎn)變。通俗來講，就是將紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)換為計算機(jī)文件。數(shù)字化是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，它重新設(shè)想了如何利用技術(shù)、人員和流程，以新的方式推動業(yè)務(wù)發(fā)展。

（二）檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化，即一種全新的檔案信息模式，指把基于實物載體例如各種紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為可通過信息技術(shù)手段查詢的無實物檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)化形式在這些只具備虛擬形態(tài)的檔案之間建立某種聯(lián)系，并運用計算機(jī)技術(shù)加以集中管理，以此構(gòu)建一個龐大的檔案數(shù)據(jù)庫，由于數(shù)據(jù)庫基于序列結(jié)構(gòu)搭建，可以有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享從而達(dá)到資源開發(fā)利用的目的。其具體的實現(xiàn)流程為運用電子計算機(jī)信息、掃描工藝技術(shù)、OCR 工藝技術(shù)、數(shù)碼照相技術(shù)、數(shù)據(jù)庫工藝技術(shù)、多媒體教學(xué)工藝、存儲技術(shù)等把原始的信息形式轉(zhuǎn)換為保存在磁帶、光盤等載體上，并可被電腦辨認(rèn)的數(shù)字圖像以及數(shù)碼文件的新信息技術(shù)形式。

（三）檔案數(shù)字化的必然性

“十四五”規(guī)劃提出了“加快發(fā)展現(xiàn)代工業(yè)體系，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)體系優(yōu)化”的目標(biāo)。其中明確將“加快數(shù)字化發(fā)展”列為了重要指導(dǎo)方針。與傳統(tǒng)檔案的管理模式相比，檔案數(shù)字化基于時代背景下有著不可替代的先進(jìn)性：

1.節(jié)約成本，減少管理費用。在檔案管理中，由于面臨資料數(shù)量的增加，通常以增加辦公費用和辦公開支為主要處理方式，而通過檔案數(shù)字化將大量紙質(zhì)資料變成機(jī)讀資料，不但降低了管理費用，而且節(jié)約了存放空間，查閱歸檔簡單快捷，可以減少因重復(fù)打印而導(dǎo)致紙張和資源的損失。

2.提高檔案利用率與辦公效率。檔案數(shù)字化使信息能夠準(zhǔn)確歸檔，呈現(xiàn)完整、及時的檔案，減少查詢成本，效率得到極大的提升。一個資料能夠同時呈現(xiàn)給多個用戶，做到數(shù)據(jù)共享；利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)傳輸，可以異地調(diào)閱利用；對已開發(fā)的檔案可以提交指定平臺，方便人們隨時隨地利用。數(shù)據(jù)傳遞無限制的特點讓數(shù)字化后的檔案變成“無界檔案”，檔案庫也由實物保管庫變?yōu)樘摂M的數(shù)據(jù)控制中心。

3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)與可持續(xù)發(fā)展。通過副本或光盤等形式進(jìn)行備份，可以更好地應(yīng)對突發(fā)狀況；通過技術(shù)手段還可以對破損檔案進(jìn)行修補(bǔ)修復(fù)；另外，通過數(shù)字化處理，能夠有效減少篡改檔案的行為發(fā)生。

二、當(dāng)前檔案數(shù)字化整體進(jìn)程

（一）多類型項目試點分批推進(jìn)

近年來，我國在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中取得了積極進(jìn)展和成效，多類型項目試點推進(jìn)順利。2017年至今，國家檔案局聯(lián)合發(fā)改委已逐步開展三批試點。與此同時，各省、各行業(yè)也開展了相應(yīng)的工作，四川省檔案館、海南省檔案館等開展了檔案電子化管理的試點和推廣。

（二）加強(qiáng)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔和管理

2022 年3 月，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》，提出了相關(guān)要求。同時，國家檔案局按照“試點-應(yīng)用-推廣”模式推進(jìn)實施工作，截至“十四五”末，政府機(jī)構(gòu)電子文件歸檔和檔案管理能力明顯提升。

在此基礎(chǔ)上，圍繞檔案數(shù)字化建設(shè)的管理工作如何開展應(yīng)對，將是事業(yè)單位檔案管理的重點難點。

三、事業(yè)單位檔案管理工作開展

（一）事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位檔案管理水平參差不齊，大多數(shù)還處于紙質(zhì)檔案向信息化的轉(zhuǎn)變階段。由于事業(yè)單位相關(guān)數(shù)字化建設(shè)啟動相對較晚，并且存在檔案數(shù)字化管理制度及流程不明晰、人員專業(yè)水平、技術(shù)要求不明確等情況，造成了檔案數(shù)字化的開展在一定程度上的遲滯。

（二）事業(yè)單位檔案數(shù)字化難點分析

1.傳統(tǒng)模式思維轉(zhuǎn)變的難點。受長期辦公習(xí)慣的影響，仍會產(chǎn)生大量紙質(zhì)文件并保存，導(dǎo)致檔案的重復(fù)保存和資源浪費。

2.相關(guān)崗位人員管理的難點。與傳統(tǒng)檔案管理人員相對簡單的情況相比，數(shù)字檔案管理程序更加嚴(yán)謹(jǐn)，人員配置更加“復(fù)雜”。由于數(shù)據(jù)錄入工作和原文掃描機(jī)械加工的任務(wù)都相當(dāng)重，而數(shù)據(jù)錄入工作人員和原文掃描處理人員之間一旦出現(xiàn)責(zé)任感欠缺、操作上稍有疏漏甚至出現(xiàn)疲勞作業(yè)，以及內(nèi)容核對員的把關(guān)不嚴(yán)甚至技能不精，均有可能降低目錄錄入的準(zhǔn)確性，從而影響檔案數(shù)字化品質(zhì)效果。另外，查詢歸檔管理人員和專業(yè)電腦維護(hù)工作人員也都有機(jī)會接觸到檔案管理系統(tǒng)，如果工作人員的保密意識薄弱、責(zé)任意識不高，或是檔案保管系統(tǒng)維護(hù)不善、處理不好，很有可能會導(dǎo)致原本的資料流失、污損、毀壞，乃至出現(xiàn)刪減、修改檔案資料的現(xiàn)象，從而嚴(yán)重威脅原有檔案安全，這極大地增加了相關(guān)崗位人員工作難度，需要不斷加強(qiáng)其技能培訓(xùn)與專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。

3.信息安全隱患防范的難點。檔案管理工作固然能夠利用計算機(jī)技術(shù)手段提升檔案管理質(zhì)量與效率，但是同時也面臨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性經(jīng)營風(fēng)險，如計算機(jī)病毒入侵與黑客攻擊等，這都會導(dǎo)致大量數(shù)字化檔案的流失和被盜，并最終對檔案管理工作造成不良影響；另一方面，信息技術(shù)應(yīng)用的局限性容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)存在安全、不可讀的風(fēng)險。

4.數(shù)字化檔案應(yīng)用的難點。對于一些基本實現(xiàn)檔案工作信息化的單位，由于數(shù)據(jù)化技術(shù)應(yīng)用水平有待提高以及缺乏系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)，可能導(dǎo)致檔案內(nèi)容數(shù)字化識別水平低，難以形成精度高、存儲空間小的數(shù)字化資源，制約了檔案內(nèi)容的識別、挖掘、開發(fā)和利用，從而導(dǎo)致基于網(wǎng)絡(luò)等信息共享平臺的檔案資源綜合利用水平低。

四、事業(yè)單位應(yīng)對檔案數(shù)字化舉措研究

當(dāng)前事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理模式變革應(yīng)做好以下兩方面工作：一是現(xiàn)有檔案的數(shù)字化建設(shè)；二是完善電子檔案管理。在此基礎(chǔ)上建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，完成傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作應(yīng)包括五個方面：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。擁有先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基本條件。②檔案信息資源建設(shè)：包括現(xiàn)有檔案的數(shù)字化和電子文獻(xiàn)的收集。通過多種數(shù)據(jù)庫形式。③應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案信息的采集、管理、利用，以及檔案安全等方面，是數(shù)字化建設(shè)的中間環(huán)節(jié)，體現(xiàn)了檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)管理模式的差異。④制度建設(shè)：制定數(shù)字化檔案和電子檔案信息資源的識別、描述、存儲、查詢、交換、在線傳輸和管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并指導(dǎo)實施過程。⑤人力資源建設(shè)：在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，需要既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉電子信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的步驟可簡要概括為紙質(zhì)檔案的投遞、紙質(zhì)檔案數(shù)字化預(yù)處理、目錄數(shù)據(jù)庫的建立、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理、圖像處理、數(shù)據(jù)連接、接收、入庫。

（二）完善電子檔案管理

電子檔案是指文件在初始階段以電子形式存在，沒有紙質(zhì)實體，后續(xù)的使用和歸檔都是電子形式，可以直接數(shù)字化。電子檔案由于自身的數(shù)據(jù)類型屬性具有一定開放性，需要管理人員具備較好的計算機(jī)水平與網(wǎng)絡(luò)信息安全觀念。

針對電子檔案的技術(shù)特點與管理需求，事業(yè)單位可從以下幾個方面依次進(jìn)行優(yōu)化。①明確電子檔案管理流程：應(yīng)對電子檔案的信息錄入、存檔、編排、校審、輸入、取用、調(diào)取、查閱等環(huán)節(jié)制定明確標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，使檔案管理人員處理電子檔案的過程有據(jù)可依，有規(guī)可查。②電子檔案管理適應(yīng)性原則：應(yīng)根據(jù)檔案管理平臺的更新情況，及時改進(jìn)檔案管理方式，使工作人員能夠及時調(diào)整，確保電子檔案的數(shù)據(jù)變動情況可以及時、明確反饋，避免發(fā)生電子檔案失真。③優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制：引入專業(yè)人員針對管理系統(tǒng)完善和創(chuàng)新，并強(qiáng)化對電子檔案工作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的安全監(jiān)管，建立相關(guān)技術(shù)和安全監(jiān)管部門，提高電子檔案保管工作的安全和效率。

（三）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立

事業(yè)單位應(yīng)建立一套能夠聯(lián)合多個部門的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案管理工作在信息源的處理上具有統(tǒng)一性，能夠應(yīng)對各個部門的使用需求。這個過程一般可通過專業(yè)的檔案數(shù)字化軟件完成。

五、事業(yè)單位檔案數(shù)字化的未來展望

隨著對事業(yè)單位的檔案工作需求愈來愈大，檔案管理工作不但要表現(xiàn)出高效率，還要提升服務(wù)水平，信息技術(shù)的雙面性的存在也需強(qiáng)調(diào)安全管理的重要性。因此，需要加強(qiáng)該領(lǐng)域的資金注入、科技支撐和人才培養(yǎng)建設(shè)，完善檔案數(shù)字化操作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全保密制度等配套規(guī)章制度；加強(qiáng)掃描、OCR、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫、多媒體等技術(shù)的綜合應(yīng)用，在確保信息安全的前提下，實現(xiàn)從“數(shù)字化”到“數(shù)據(jù)化”、從內(nèi)容載體到內(nèi)容開發(fā)的拓展，進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。