高效視角下的科研院所公文規(guī)范化管理1

劉 敏

（上海船舶設(shè)備研究所，上海 200031）

0 引言

隨著社會(huì)節(jié)奏的加快，各行各業(yè)均對(duì)工作效率提出了更高的要求。如何在更短的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造更多的收益成為了普遍關(guān)心的問題[1]。

在科研工作中，公文的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理與提升科研院所的整體工作效率息息相關(guān)。要做到可持續(xù)、高質(zhì)量的發(fā)展，就必須充分認(rèn)識(shí)到公文規(guī)范化管理的重要意義，給予足夠重視，認(rèn)真分析各環(huán)節(jié)的不足。本文從高效視角出發(fā)，對(duì)公文規(guī)范化管理的重要性進(jìn)行闡述，并對(duì)公文管理的特點(diǎn)和現(xiàn)存問題進(jìn)行分析。在此基礎(chǔ)上，提出一種公文管理可持續(xù)發(fā)展模式，以期為科研院所的公文管理提供一定參考。

1 公文規(guī)范化管理的意義

1.1 內(nèi)部信息傳遞高效化

公文的應(yīng)用范圍較廣，具有一定程度上的通用性。科研院所內(nèi)部諸多的信息傳達(dá)工作依賴規(guī)范化的公文。雖然科研院所統(tǒng)歸于一個(gè)整體，但其內(nèi)部依據(jù)職能的不同劃分為各個(gè)部門。由于科研院所的職工人數(shù)較多，單純依靠口頭傳遞無法實(shí)現(xiàn)高效化信息傳遞的目標(biāo)。規(guī)范化的公務(wù)文書可使多人在不同地點(diǎn)同時(shí)接收信息。公文在形式上簡(jiǎn)潔明了，在整體上規(guī)范劃一，可使員工在短時(shí)間內(nèi)對(duì)傳遞的內(nèi)容形成共識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息傳達(dá)的高效性。

1.2 外部協(xié)作溝通高效化

科研院所承擔(dān)的研究任務(wù)往往比較復(fù)雜，需要和社會(huì)組織、公司企業(yè)等建立協(xié)作。規(guī)范化的公文能在科研院所和外部機(jī)構(gòu)之間建立起有效的溝通橋梁。規(guī)范化的公文就像是信息傳遞的衡量標(biāo)尺，可在彼此間建立高速銜接通道，有效提高信息傳遞、協(xié)同合作的效率。

1.3 日常工作處理高效化

科研項(xiàng)目是科研院所的主營(yíng)業(yè)務(wù)，日常管理工作是科研院所的重要后備保障。政治學(xué)習(xí)、人員管理、物資調(diào)用等日常工作包含的信息往往比較瑣碎，規(guī)范化的公文對(duì)于信息的準(zhǔn)確高效傳達(dá)具有重要作用。只有信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性得到保障，任務(wù)才能順利完成。只有高效處理日常瑣碎工作，才能為主營(yíng)業(yè)務(wù)預(yù)留出足夠的時(shí)間和精力。

1.4 科研項(xiàng)目安排高效化

科研工作的基本要求是全面化、準(zhǔn)確化、客觀化、科學(xué)化。科研工作中重要文件轉(zhuǎn)接、重點(diǎn)任務(wù)部署等環(huán)節(jié)都離不開公文。公文準(zhǔn)確精練，有利于科研任務(wù)的快速安排、項(xiàng)目的順利實(shí)施。

2 科研院所公文管理的特點(diǎn)

2.1 工作對(duì)象特殊

科研院所的工作內(nèi)容多為高新技術(shù)、重點(diǎn)項(xiàng)目的研發(fā)推進(jìn)，這些工作往往涉及諸多技術(shù)機(jī)密。我國(guó)保密形勢(shì)面臨著竊密主體多元化、領(lǐng)域擴(kuò)大化、方式多樣化等挑戰(zhàn)，關(guān)鍵技術(shù)一旦被泄露，將嚴(yán)重制約研發(fā)進(jìn)程，侵害知識(shí)產(chǎn)權(quán)，后果不堪設(shè)想。

科研院所的公文機(jī)密性較強(qiáng)，其公文管理工作也應(yīng)當(dāng)注意保密。做好保密措施是科研院所公文規(guī)范化管理的重中之重。

2.2 工作內(nèi)容專業(yè)

科研工作具有專業(yè)性，科研院所的公文多用于傳達(dá)科研工作內(nèi)容，其用詞也具有專業(yè)性和準(zhǔn)確性。一旦公文欠缺準(zhǔn)確性，出現(xiàn)細(xì)節(jié)錯(cuò)誤，很可能對(duì)項(xiàng)目的順利進(jìn)行產(chǎn)生負(fù)面影響。公文的規(guī)范化管理能有效提升公文撰寫發(fā)布的準(zhǔn)確性，符合科研工作嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的要求。

3 科研院所公文管理現(xiàn)存問題

3.1 思想層面不夠重視

由于公文管理工作具有間接性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性、隱蔽性，故常被視為附加性工作，很多單位會(huì)將公文管理工作納入后勤工作或行政工作的范疇。長(zhǎng)期以來，科研院所未對(duì)公文工作給予足夠重視，這往往會(huì)導(dǎo)致公文管理工作不夠規(guī)范，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看來制約了科研工作的整體有序發(fā)展[2]。

3.2 撰寫階段不夠嚴(yán)謹(jǐn)

科研院所大部分員工為從事科研工作的技術(shù)人員，而從事行政事務(wù)的人員占極少部分。此外，負(fù)責(zé)公文管理的人員往往專業(yè)不對(duì)口，無法按照規(guī)范要求完成公文相關(guān)工作，在撰寫過程中往往存在“照貓畫虎”等問題，未能嚴(yán)格遵守規(guī)范形式。

3.3 下發(fā)環(huán)節(jié)混亂無序

思想是行動(dòng)的指引，科研院所整體上對(duì)公文管理工作不夠重視，相關(guān)負(fù)責(zé)人員意識(shí)跟不上、工作不到位，在傳遞下發(fā)的過程中存在著下發(fā)主體不對(duì)應(yīng)、重復(fù)下發(fā)等問題。公文管理缺乏規(guī)范化往往會(huì)導(dǎo)致管理失效、事倍功半。

3.4 后續(xù)工作缺乏跟進(jìn)

當(dāng)前，公文工作多呈現(xiàn)策劃、起草、下發(fā)等3 個(gè)過程，而缺乏對(duì)于公文下發(fā)之后的管理。很多單位認(rèn)為公文下發(fā)就意味著公文上傳下達(dá)任務(wù)的完成，就標(biāo)志著公文管理工作的結(jié)束。然而，公文規(guī)范化管理過程也包括公文效果驗(yàn)收以及公文歸檔整理等后續(xù)總結(jié)工作。只有對(duì)后續(xù)工作進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和分析，才能為公文規(guī)范化管理提供進(jìn)一步指引。

4 可持續(xù)發(fā)展模式

4.1 建立有序的管理體系，實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)規(guī)范化

公文管理規(guī)范化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以管理體系規(guī)范化建設(shè)為基礎(chǔ)。有序合理的組織管理架構(gòu)是規(guī)范化管理的前提。管理體系的規(guī)范化包括人員結(jié)構(gòu)規(guī)范化、制度機(jī)制規(guī)范化、運(yùn)行方式規(guī)范化等諸多方面。有序的管理體系可為實(shí)現(xiàn)公文高效上傳下達(dá)創(chuàng)造便利條件。暢通無阻的管理體系可提高公文傳遞的效率[3]。公文管理人員應(yīng)當(dāng)向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，積累充足經(jīng)驗(yàn)，助力科研院所公文管理邁上新臺(tái)階。

4.2 運(yùn)用信息化管理工具，科技賦能助力規(guī)范化建設(shè)

科學(xué)技術(shù)為生產(chǎn)生活、經(jīng)營(yíng)管理提供了更為廣闊的發(fā)展空間。公文管理規(guī)范化、高效化建設(shè)可借助大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

傳統(tǒng)的公文多以書面形式呈現(xiàn)，以文件形式存檔，這種方式較為低效[4]?？衫么髷?shù)據(jù)技術(shù)搭建公文管理信息系統(tǒng)，在統(tǒng)一開放的系統(tǒng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)公文的一鍵化處理，簡(jiǎn)化公文傳遞、保存等過程，提升工作效率。公文管理數(shù)據(jù)庫可將公文按照時(shí)間、類型、對(duì)象等分類依據(jù)進(jìn)行規(guī)范化的整理和保存，以便日后查閱。

4.3 暢通反饋機(jī)制，做好收效工作

當(dāng)前，公文管理工作的形式化問題較為突出，存在疲于應(yīng)付的情況。在公文下發(fā)之后，研究院所對(duì)于公文的收效情況缺少掌握，應(yīng)當(dāng)暢通公文管理的反饋機(jī)制，以問卷調(diào)查、訪談等途徑反饋員工對(duì)公文管理全環(huán)節(jié)存在的問題[5]。只有充分掌握基層管理過程中存在的問題，才能開展有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。問題長(zhǎng)時(shí)間堆積會(huì)降低管理成效，影響工作進(jìn)度，需要對(duì)問題進(jìn)行及時(shí)化解與應(yīng)對(duì)。

5 結(jié)論

公文的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理與提升科研院所的整體工作效率息息相關(guān)。本文從高效視角出發(fā)，對(duì)公文規(guī)范化管理的重要性進(jìn)行了闡述，并對(duì)公文管理的特點(diǎn)和現(xiàn)存問題進(jìn)行了分析。在此基礎(chǔ)上，提出從建立有序的管理體系、運(yùn)用信息化管理工具、暢通反饋機(jī)制等3 方面構(gòu)建公文規(guī)范化管理的可持續(xù)發(fā)展模式。希望本文的研究成果可為科研院所公文管理提供一定參考，推動(dòng)科研院所高效健康發(fā)展。