中小型集團(tuán)企業(yè)搭建財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)探索
——以ZS 集團(tuán)為例

陸惠芳

（作者單位：中食安泓（廣東）健康產(chǎn)業(yè)有限公司）

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，許多中小型企業(yè)為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中生存和發(fā)展，紛紛采取跨行業(yè)、跨地區(qū)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，涌現(xiàn)出一批具有一定綜合實(shí)力的中小型企業(yè)集團(tuán)。但是，由于各子公司所處地域不同、信息交流不暢，集團(tuán)總部對(duì)下屬分公司的管理難度加大，同時(shí)也使得集團(tuán)總部難以及時(shí)準(zhǔn)確地掌握各個(gè)分公司的運(yùn)營(yíng)情況及資金使用狀況等重要數(shù)據(jù)資料，從而影響決策層作出正確判斷與合理安排。因此，中小型企業(yè)集團(tuán)建立一套適合本集團(tuán)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

一、ZS 集團(tuán)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)概述

近年來，ZS 集團(tuán)多元化業(yè)務(wù)不斷拓展，業(yè)務(wù)內(nèi)容涉及面十分廣泛。為此，ZS 集團(tuán)不僅需要加強(qiáng)當(dāng)前的各項(xiàng)管理工作，還要做好相應(yīng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工作，以應(yīng)對(duì)未來發(fā)展的需要。為更好地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，ZS 集團(tuán)需要建立一個(gè)完善的信息平臺(tái)作為支撐，使各個(gè)部門之間能夠相互協(xié)作，共同促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

（一）ZS 集團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

一是使用的金蝶財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)比較滯后。一方面版本低，另一方面僅能實(shí)現(xiàn)各分（子）公司的獨(dú)立賬套核算，且相互之間數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。二是進(jìn)銷存管理仍是手工制表登記，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)各自獨(dú)立，急需將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)打通，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化。三是由于各分（子）公司均獨(dú)立核算，科目、客商、職員等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)則不統(tǒng)一，相同的基礎(chǔ)資料檔案需要在不同的賬套內(nèi)多次維護(hù)，并且無法確定是否做到了一致。四是出納管理集團(tuán)全部銀行賬號(hào)收支情況，不僅需要手工記賬，還需要在月底與會(huì)計(jì)核對(duì)數(shù)據(jù)，工作繁重。五是目前集團(tuán)各分（子）公司僅實(shí)現(xiàn)了由財(cái)務(wù)軟件生成資產(chǎn)負(fù)債表及利潤(rùn)表，而現(xiàn)金流量表和集團(tuán)費(fèi)用匯總表等仍由手工編制。由于各分（子）公司報(bào)表格式不統(tǒng)一，集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表及集團(tuán)費(fèi)用匯總報(bào)表的匯總工作存在困難。六是集團(tuán)賬務(wù)核算有對(duì)外核算和對(duì)內(nèi)管理核算兩種核算模式，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有交叉，需要實(shí)現(xiàn)賬務(wù)的高效便捷處理。

綜合以上難點(diǎn)，ZS 集團(tuán)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)已不能滿足日益多元化的業(yè)務(wù)處理和核算需求，無法做到財(cái)務(wù)政策的統(tǒng)一與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的集中管控，各分子公司和部門均難以做到全局可視化，工作指令的下達(dá)和執(zhí)行、流程的上下交互、數(shù)據(jù)的向下穿透等都需要集團(tuán)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)來支撐。

（二）ZS 集團(tuán)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

ZS 集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息化已先行起步，業(yè)務(wù)系統(tǒng)已在多個(gè)業(yè)務(wù)板塊上線運(yùn)行，包括內(nèi)部自行開發(fā)的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM 系統(tǒng)）、對(duì)接外部電商平臺(tái)的訂單管理系統(tǒng)（OMS 系統(tǒng)）、倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)（WMS 系統(tǒng)）、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA 系統(tǒng)）等。其中，CRM 系統(tǒng)作為核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)之一，主要負(fù)責(zé)收集、處理、存儲(chǔ)、查詢各類銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，形成完整的客戶檔案資料庫(kù)，用于后期開展精準(zhǔn)營(yíng)銷服務(wù)，助力業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)。OMS 系統(tǒng)則是針對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)的一套全流程電子化操作體系，涵蓋從采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起到合同簽訂完成后付款的所有環(huán)節(jié)，覆蓋范圍廣、功能強(qiáng)大，極大方便了采購(gòu)人員日常工作中的各種內(nèi)容審批及流轉(zhuǎn)[1]。WMS 系統(tǒng)則是基于B/S 架構(gòu)研發(fā)的倉(cāng)儲(chǔ)物流管理系統(tǒng)，集入庫(kù)作業(yè)、庫(kù)存盤點(diǎn)、揀貨配貨、移庫(kù)移位、退料補(bǔ)貨和報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能于一體，以全面滿足倉(cāng)庫(kù)管理者的基本要求。OA 系統(tǒng)則是面向員工推出的綜合性移動(dòng)辦公平臺(tái)，具備公文收發(fā)、日程安排、通訊錄、個(gè)人事務(wù)提醒等多項(xiàng)實(shí)用功能。

（三）ZS 集團(tuán)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

本項(xiàng)目擬采用以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為中心，以開發(fā)成本投入最小化為原則，構(gòu)建一套適合中小型集團(tuán)內(nèi)部多個(gè)分（子）公司同時(shí)使用的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部與下屬分（子）公司實(shí)時(shí)共享財(cái)務(wù)信息，集團(tuán)資源合理配置，達(dá)到降低運(yùn)營(yíng)成本、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的[2]。具體目標(biāo)如下：

一是建立一套符合集團(tuán)實(shí)際情況的財(cái)務(wù)管理體系，以便更好地服務(wù)于各分（子）公司及下屬單位。二是將分散在各地區(qū)、各分（子）公司中的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)指標(biāo)等有機(jī)結(jié)合起來，形成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)層高效決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息支持。三是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)覆蓋整個(gè)集團(tuán)所有成員單位的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使得各級(jí)用戶可以方便快捷地獲取所需信息資源并加以充分利用。四是進(jìn)銷存核算由手工核算轉(zhuǎn)為系統(tǒng)核算。五是強(qiáng)化預(yù)算控制功能，有效監(jiān)控各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，合理配置各種資源，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)順利完成。六是通過完善績(jī)效考核機(jī)制，激發(fā)員工工作的積極性，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，從而提升企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建設(shè)想

（一）完善財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)

將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目及編碼規(guī)則，統(tǒng)一財(cái)務(wù)報(bào)表體系，滿足政府部門的管理需要。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)需要包括以下7 個(gè)模塊：

總賬管理：以組織架構(gòu)、科目體系為軸心，以統(tǒng)一客戶、供應(yīng)商、核算項(xiàng)目編碼為基礎(chǔ)，建立全面的財(cái)務(wù)核算體系。

固定資產(chǎn)管理：以固定資產(chǎn)分類、折舊年限分類為依托，建立具有固定資產(chǎn)卡片新增、變更、調(diào)撥、拆分和清理等功能的核算系統(tǒng)，并與總賬管理集成。

出納管理：以金融機(jī)構(gòu)、存款屬性分類為依托，設(shè)置出納日常收付款業(yè)務(wù)核算、期末業(yè)務(wù)核對(duì)、資金報(bào)表管理等出納管理功能，并與總賬管理集成。

報(bào)表管理：以集團(tuán)統(tǒng)一報(bào)表模板為依托，設(shè)置統(tǒng)一報(bào)表取數(shù)公式，建立個(gè)別報(bào)表核算體系。

應(yīng)付管理：處理與供應(yīng)商的資金往來，通過資金結(jié)算、往來對(duì)賬、賬齡分析等功能幫助用戶統(tǒng)一安排資金，節(jié)約資金成本，為資金的統(tǒng)籌管理提供信息及控制依據(jù)。

庫(kù)存管理：以財(cái)務(wù)視角管控企業(yè)庫(kù)存，通過系統(tǒng)設(shè)置的入庫(kù)業(yè)務(wù)、出庫(kù)業(yè)務(wù)、組裝拆卸、庫(kù)存調(diào)撥和庫(kù)存盤點(diǎn)等功能，對(duì)倉(cāng)存業(yè)務(wù)的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤。

存貨核算：通過數(shù)量與金額的記錄與計(jì)算為企業(yè)各種基礎(chǔ)的庫(kù)存與財(cái)務(wù)報(bào)表提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）OA 系統(tǒng)、銀企、核算一體化

OA 系統(tǒng)是業(yè)務(wù)流程的審批系統(tǒng)，為了實(shí)現(xiàn)OA 系統(tǒng)與資金核算的一體化，集團(tuán)可以通過開發(fā)接口和實(shí)施銀企直連模塊，方便業(yè)務(wù)人員通過OA 系統(tǒng)發(fā)起報(bào)銷，以此解決付款效率較低及銀行回單打印時(shí)間成本較高的問題[3]。此階段上線內(nèi)容包括以下幾方面：

業(yè)財(cái)一體化：業(yè)務(wù)人員通過OA 系統(tǒng)發(fā)起報(bào)銷時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)付款單，待業(yè)務(wù)人員發(fā)起銀企支付后，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。

查詢實(shí)時(shí)化：對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀企平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)查詢銀行賬戶余額和交易明細(xì)。

電子回單線上化：可以查詢企業(yè)在不同銀行的各類交易電子回單，并提供回單打印功能，以減少業(yè)務(wù)員匹配業(yè)務(wù)單據(jù)與電子回單進(jìn)行歸檔的工作量。電子回單要加蓋銀行電子回單專用章，標(biāo)注電子回單驗(yàn)證碼，以確保電子回單的真實(shí)性與可認(rèn)證性。

CA 身份驗(yàn)證配置：提交銀企付款時(shí)強(qiáng)制校驗(yàn)簽名，通過驗(yàn)簽后才允許提交銀企付款，以防止關(guān)鍵支付信息被篡改，保證資金安全。

（三）OMS 系統(tǒng)、WMS 系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化

以O(shè)MS、WMS 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)為支點(diǎn)，即時(shí)、快速、準(zhǔn)確地將各方所需表單的相關(guān)數(shù)據(jù)可視化呈現(xiàn)。這一階段上線內(nèi)容包括以下幾方面：

商品資料：將財(cái)務(wù)系統(tǒng)的商品資料通過接口同步至OMS 系統(tǒng)和WMS 系統(tǒng)，也可在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)商品資料進(jìn)行手工導(dǎo)入。

銷售訂單管理模塊：銷售訂單管理是OMS 系統(tǒng)的一部分，包含訂單的錄入、審核、查詢及售后處理流程，訂單發(fā)貨后會(huì)更新訂單的狀態(tài)。

采購(gòu)入庫(kù)模塊：由業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)庫(kù)存情況在財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起采購(gòu)訂單，生成收料通知單，并同步WMS系統(tǒng)的到貨通知單。入庫(kù)完成后，將單據(jù)異動(dòng)至財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成采購(gòu)入庫(kù)單，通過庫(kù)存異動(dòng)接口將數(shù)據(jù)同步至OMS 系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與WMS 系統(tǒng)、OMS 系統(tǒng)的收貨入庫(kù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)的統(tǒng)一[4]。

平臺(tái)電商銷售訂單模塊：在電商ERP 系統(tǒng)中進(jìn)行訂單審核、配貨操作后，將發(fā)貨通知單通過系統(tǒng)接口同步至WMS 系統(tǒng)操作發(fā)貨，WMS 系統(tǒng)在完成訂單發(fā)貨后將發(fā)貨信息同步至財(cái)務(wù)系統(tǒng)和電商ERP 系統(tǒng)，電商ERP 系統(tǒng)再把已發(fā)貨訂單信息同步至平臺(tái)完成發(fā)貨。

三、ZS 集團(tuán)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)實(shí)施過程

（一）項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

在此階段完成5 項(xiàng)工作：項(xiàng)目外圍調(diào)研；信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門通過充分溝通了解和分析需求，制訂可行的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃和方案；硬件、軟件、實(shí)施環(huán)境方面的準(zhǔn)備；項(xiàng)目完成后測(cè)試環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境的申請(qǐng)和部署。

（二）藍(lán)圖設(shè)計(jì)確認(rèn)階段

此階段主要是確定設(shè)計(jì)方案和系統(tǒng)集成施工方。通過收集、整理和分析OA 系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)和相關(guān)基礎(chǔ)資料，確定OA 系統(tǒng)、銀行、核算和WMS 系統(tǒng)的整合需求；重新組織和完善前期調(diào)查數(shù)據(jù)，最終確定藍(lán)圖方案。

（三）系統(tǒng)開發(fā)階段

此階段主要完成基礎(chǔ)資料、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文檔的編制，以及系統(tǒng)功能模塊劃分、代碼編寫、單元測(cè)試、集成測(cè)試、用戶培訓(xùn)、上線支持服務(wù)和各模塊靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入等內(nèi)容。

（四）試運(yùn)行階段

首先，在財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)運(yùn)行之前，應(yīng)對(duì)期初余額進(jìn)行全面整理，以確保所有記賬憑證都能夠被準(zhǔn)確無誤地輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，這也是檢查系統(tǒng)效能的有效方式。通過對(duì)固定資產(chǎn)、出納和應(yīng)收系統(tǒng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保各個(gè)子模塊的工作能夠順利進(jìn)行并與總賬相通；結(jié)合專業(yè)的指導(dǎo)設(shè)計(jì)報(bào)表，確保每一份報(bào)表的準(zhǔn)確性，最終實(shí)現(xiàn)報(bào)表自動(dòng)生成且經(jīng)得起原有系統(tǒng)的校驗(yàn)[5]。其次，開展銀企直聯(lián)相關(guān)業(yè)務(wù)測(cè)試，確認(rèn)測(cè)試報(bào)告達(dá)到預(yù)期效果后，可配置正式銀企平臺(tái)環(huán)境；對(duì)OA 系統(tǒng)對(duì)接接口進(jìn)行測(cè)試并提出改進(jìn)意見，以達(dá)到預(yù)期效果。再次，為保障財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)順利實(shí)施，要定期進(jìn)行進(jìn)度追蹤，并根據(jù)各個(gè)部門的職能，采取群聊、實(shí)地考察、制定周進(jìn)度表等措施來解決實(shí)施過程中遇到的問題；通過完善OA 系統(tǒng)對(duì)接核算和銀行業(yè)務(wù)流程，確保所有使用者都能夠獲得明確的操作指南，從而提升其工作效率。最后，對(duì)財(cái)務(wù)核算和庫(kù)存管理模塊的用戶進(jìn)行培訓(xùn)，以提升其對(duì)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)的操作熟練度。待財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)正式上線后，要不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，使系統(tǒng)達(dá)到最佳使用效果。

（五）后期運(yùn)行維護(hù)階段

在財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)操作運(yùn)行過程中，要定期檢查各模塊常見的問題和漏洞，通過制訂問題解決方案、及時(shí)修復(fù)漏洞、更新維護(hù)手冊(cè)來確保系統(tǒng)的安全性。

四、財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)實(shí)施后的效果

ZS 集團(tuán)通過對(duì)接OA 系統(tǒng)、WMS 系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)，解決了原有系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行的問題，同時(shí)也為系統(tǒng)用戶的日常辦公提供了便利。ZS 集團(tuán)通過實(shí)施財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)總體上實(shí)現(xiàn)了3 個(gè)目標(biāo)：一是通過信息共享減少了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約了人力物力財(cái)力，降低了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本；二是通過流程再造，強(qiáng)化了內(nèi)控機(jī)制，促進(jìn)了業(yè)財(cái)融合，增強(qiáng)了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控能力；三是通過實(shí)時(shí)監(jiān)控和快速響應(yīng)，加快了決策速度，提高了企業(yè)管理水平。

（一）財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)方面的效果

財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一賬套和統(tǒng)一報(bào)表模板設(shè)置，按照統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策進(jìn)行核算處理，不同會(huì)計(jì)制度可并存；財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)可進(jìn)行固定資產(chǎn)自動(dòng)折舊，并關(guān)聯(lián)總賬系統(tǒng)；對(duì)于暫估應(yīng)付款，系統(tǒng)可進(jìn)行智能化核銷，減少了財(cái)務(wù)人員查找數(shù)據(jù)的工作量；實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)掌握集團(tuán)財(cái)務(wù)的狀況和需求的目標(biāo)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化操作及自動(dòng)對(duì)賬；統(tǒng)一了數(shù)據(jù)分析的口徑，可采用多種方法從多個(gè)維度進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，滿足了分析需求。

（二）OA 系統(tǒng)、銀企、核算一體化對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)取得的成果

通過建立基礎(chǔ)資料接口，將會(huì)計(jì)科目相關(guān)的字段信息傳輸?shù)絆A 系統(tǒng)，便于費(fèi)用報(bào)銷接口、付款申請(qǐng)接口、采購(gòu)訂單接口對(duì)基礎(chǔ)資料的調(diào)用；將OA 系統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷、付款申請(qǐng)單分別與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)付單、付款單進(jìn)行對(duì)接，并將財(cái)務(wù)系統(tǒng)采購(gòu)訂單與OA 系統(tǒng)采購(gòu)訂單進(jìn)行對(duì)接，同時(shí)將付款信息直接對(duì)接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)出納模塊的應(yīng)付單和付款單，實(shí)現(xiàn)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中利用銀行直聯(lián)功能在不切換銀行平臺(tái)的情況下直接支付，并將付款信息反饋到OA 系統(tǒng)；可直接通過應(yīng)付單、付款單生成相關(guān)憑證，降低財(cái)務(wù)核算的出錯(cuò)率，提高財(cái)務(wù)核算與資金管理的工作效率。

（三）財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接方面取得的成果

將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與WMS系統(tǒng)、OMS系統(tǒng)的訂單進(jìn)行同步，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)出入庫(kù)數(shù)據(jù)一致；在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中可實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品組裝、拆卸的成本自動(dòng)化分?jǐn)偅约皫?kù)存成本的自動(dòng)化計(jì)算，從而提高成本核算的準(zhǔn)確性；根據(jù)不同的分析需求，提供多維度的存貨收發(fā)匯總數(shù)據(jù)，可以提高財(cái)務(wù)分析水平。